秘書技能期末復(fù)習(xí)指導(dǎo) 第二部分工作要求 -工作總結(jié)范文

   
   3、介紹出現(xiàn)失誤時(shí)仍應(yīng)沉著應(yīng)付
   4、自我介紹
   二、名片設(shè)計(jì)與名片接遞方法
   1、名片是讓新結(jié)識(shí)的朋友記住你的姓名、地址和電話號(hào)碼等的一種有效辦法。
   2、一張形象、效果俱佳的名片通常包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：
   （1）公司標(biāo)志、商標(biāo)或公司的徵記；（2）姓名；（3）職務(wù)；（4）公司名稱；（5）公司地址；（6）電話號(hào)碼；（7）傳真號(hào)碼；（8）若有必要，也可印上其他辦事處的地址。
   3、名片交換時(shí)機(jī)
   （1）當(dāng)你與某人第一次見面時(shí)，一般都要贈(zèng)送一張名片，這是十分得體的禮儀；
   （2）在展銷會(huì)開始時(shí)，銷售經(jīng)理與客戶之間互換名片是一種傳統(tǒng)，表示非正式的業(yè)務(wù)往來已經(jīng)開始；
   （3）在賓客較多的場合，一開始就接受名片可幫助你及早了解來客的身份；
   （4）去拜訪某人時(shí)，如果主人沒有出示名片，客人可在道別前索要；
   （5）用餐時(shí)不要出示名片，而應(yīng)等到用餐結(jié)束；
   （6）有時(shí)，如果本人不能親自前往，可以送上名片來“代表”你。
   三、掌握正確儀態(tài)
   儀態(tài)是人的舉止行為的統(tǒng)稱，也是現(xiàn)代人的職業(yè)文明標(biāo)志，包括：站姿、坐姿、走姿、氣質(zhì)和風(fēng)度等。
   1、站姿：最容易表現(xiàn)姿勢(shì)特征的是人處于站立時(shí)的姿勢(shì)。
   2、坐姿：是秘書活動(dòng)中最重要的人體姿勢(shì)，是一種靜態(tài)造型，其包容的信息也非常豐富。
   四、影響秘書職業(yè)形象的不良習(xí)慣動(dòng)作。
   五、職業(yè)女裝有以下三種基本類型：西服套裙；夾克衫或不成型的上衣；連衣裙或兩件套裙。
   六、領(lǐng)帶打法的種類：（1）浪漫結(jié)；（2）溫莎結(jié)；（3）王子結(jié)；（4）四手結(jié)。
   七、服飾穿戴選擇的基本原則。
   第二節(jié)接待
   一、做好接待的準(zhǔn)備工作。
   二、接待預(yù)約來訪者的工作程序
   （1）以良好的公司形象迎侯來訪者，當(dāng)來訪者走近時(shí)，以站立姿態(tài)面帶微笑主動(dòng)問侯；
   （2）了解來訪者約定見面的部門或人員；
   （3）如果來訪者是在約定的時(shí)間到達(dá)，應(yīng)立即通知被訪者；
   （4）如果來訪者比約定的時(shí)間來的早，請(qǐng)其入座，款待飲料，遞送書報(bào)以排遣時(shí)間，或輕松地和他們交流，使他們感到不被冷淡，待離約定時(shí)間前5至10分鐘，再執(zhí)行第（3）條；
   （5）按照單位要求給來訪者發(fā)放賓客卡，并提醒來訪者離開前返還賓客卡；
   （6）正確引導(dǎo)來訪者至他們要去的部門或者按單位要求安排工作人員陪同前往；
   （7）來訪者離開時(shí)，應(yīng)禮貌送客，需要時(shí)可協(xié)助來訪者預(yù)定出租車。
   三、接待未預(yù)約來訪者的工作程序
   （1）面帶微笑主動(dòng)問候來訪者，當(dāng)了解到對(duì)方未做預(yù)約時(shí)，仍以歡迎的態(tài)度禮貌友好地接待，為其服務(wù)；
   （2）詢問來訪者要訪問的部門工工作人員姓名；
   （3）努力為來訪者安排一個(gè)盡可能早的預(yù)約時(shí)間；
   （4）如果來訪者要求當(dāng)天見面，慶設(shè)法聯(lián)系有關(guān)部門或人員，看是否被訪人或其他人員能接見來訪者；
   （5）如果當(dāng)天可以接見，按照接待預(yù)約客人的工作程序進(jìn)行；
   （6）如果當(dāng)天確實(shí)不能找到適當(dāng)?shù)娜伺c來訪者見面，要立即向來訪者說明情況，切忌不要讓客人產(chǎn)生“等一等還有希望”的誤解，以免浪費(fèi)雙方時(shí)間，使自己更被動(dòng)；
   （7）在無法接待來訪者的情況下，應(yīng)主動(dòng)請(qǐng)來訪者留言，并向其保證盡快將留言遞交給被訪人；
   （8）再次給來訪者一個(gè)預(yù)訂約會(huì)的機(jī)會(huì)，并耐心聽取對(duì)方的要求；
   （9）在接待過程中，要確保來訪者感到舒適，比如聯(lián)系過程中，為來訪者提供坐椅和飲料等。
   四、禮貌送客
   （1）主動(dòng)為客人取衣帽等物，并掃視一下桌面，看是否有東西被遺忘；
   （2）為客人開門；
   （3）送客人到電梯時(shí)，要為客人按電梯按鈕，在電梯門關(guān)上前道別，如送到大門口，要一直等到客人所乘坐的汽車開出視野后再轉(zhuǎn)身回去；
   （4）和上司一起送客時(shí)，要比上司稍后一步；
   （5）馬上整理好會(huì)客室，以便迎接下一位客人。
   第三節(jié)溝通
   一、克服有效傾聽中的障礙
   通常在聽的時(shí)候無法專心的原因有：
   1、語意不清；2、預(yù)期反應(yīng)；3、分散注意力；4、預(yù)先下結(jié)論；5、某些字眼引起反應(yīng)；6、相逃避困難的工作；7、只聽取自己想要的內(nèi)容；8、只重形式而不重內(nèi)容；9、想送另外的問題；10、過分依賴筆記。
   二、獲得良好的傾聽效果，聽之前的準(zhǔn)備工作
   1、約束自我，傾聽本身是一種勞心勞力的事，一般人者傾向于隨意、懶散，所以傾聽前要對(duì)自己有所約束。
   2、做好心理準(zhǔn)備，提醒自己一定要專心，并清除頭腦中的雜念。

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