秘書培訓教你不做＂花瓶＂ -文秘文書

隨著經濟的發(fā)展和企業(yè)觀念的提升，一個特殊的白領群體出現：她們外表靚麗，談吐不俗，氣質高雅，甚至能講一口流利的英語，對外善溝通，處理事情游刃有余，對內則巧處理，復雜瑣事安排妥帖。她們不一定都很年輕，但卻都拿著令人羨慕的高薪，她們就是日漸吸引人們眼球的高級秘書；她們正以其出色的能力一掃過去的花瓶形象，成為上司的好助手，公司的好管家。 　　　　年輕漂亮不再是首選 　　　　在過去很長一段時間內，企業(yè)在招秘書時往往為了滿足老總的虛榮心，不看重文化程度和能力，只要年輕漂亮能帶得出去即可，秘書扮演的不過是花瓶角色，其工作無非是端茶倒水，做一些迎來送往的接待工作。 　　　　近幾年，隨著社會經濟的迅速發(fā)展和商業(yè)結構的改變，老板文化層次也有了較大提升，對秘書的要求也不再滿足于年輕漂亮和做雜事這種低層次的需要。越來越多的企業(yè)認識到找一個徒有外表而沒能力的秘書已經不能滿足企業(yè)發(fā)展的需求。他們在選擇秘書時，更看重能力，如會英語、會寫作、具有較高的溝通和社交能力等，對形象的要求反而退居其次。在國外，秘書年齡大于老總的屢見不鮮，甚至一些企業(yè)還認為50歲的秘書更精明，豐富的閱歷讓她們有很好的應變能力，處理事務更加得體。在我國一些發(fā)達地區(qū)，高級秘書大都介于30~40歲中間，年輕漂亮已經不再是企業(yè)挑選秘書的首選。 　　　　分清輕重，把握尺度 　　　　作為秘書，替老總安排一天的工作非常重要，有的還要提前安排一個星期甚至一個月的工作，包括文件起草、來訪接待、電話記錄、會議安排等，工作雜而具體，繁瑣細微，而且不能出絲毫差錯。如果處理不好，輕則造成不必要的誤會，得罪客人，重則影響到生意的流失。這就要求秘書懂得科學合理安排，分清孰重孰輕，幫助領導梳理好架構，安排好日常工作細節(jié)。 　　　　一般來說，秘書的性格要內斂，處事冷靜，如果大事出現遺漏，工作就會很被動，每件事的處理先后要勤動腦，做到既能替領導分憂，也要利于老總做出判斷，另外也要學會處理人際關系，把握一定的分寸，并處理好與領導的私人關系。 　　　　合理進行角色轉換 　　　　通常來說，秘書的職業(yè)生涯并不長，一般就三五年，但并不是說這三五年之后秘書就沒了飯碗，對那些只憑美色獲得這個位置的女孩可能會是這樣，但是憑能力取勝的秘書往往還會抓住機會，合理進行角色轉換。 　　　　武漢商學院精之杰教育培訓機構的周總認為，想成為成功的人，就要和成功的人士接近，作為一名秘書，天天和成功的老板在一起，能學到很多處理事務的方法和一些談判技巧，各方面的能力也會快速提高，更容易得到更多發(fā)展和成功的機會。所以，作為秘書雖然職業(yè)生涯不長，但要學會平常多學、多看，少說話，做好本職工作，才能漸漸贏得領導信任，關鍵時抓住機會進行角色轉換。 　　　　復合型人才優(yōu)勢凸顯 　　　　英華職業(yè)資格培訓中心的戴主任介紹，武昌一家教育學院的一個中文班90％學生都報考了秘書資格證的考試，戴主任說，現在文員、辦公室工作的應聘競爭很激烈，多拿一個秘書證，能夠成為求職者的一個重要砝碼。另外有的已從事秘書崗位的人員，感覺自己的知識結構和技能不能滿足社會發(fā)展的需要也會報名進行充電。 　　　　隨著秘書作用的凸顯，企業(yè)在招人時更傾向于選擇那些有較高溝通能力和組織能力、閱歷豐富的高素質人才，所以一些培訓機構也開始調整培訓方向，加大了實踐培訓課程，讓學員掌握更多的應變技能和工作技巧。目前除了國家勞動保障廳推出的學費在三百至五百元的秘書、涉外秘書等職業(yè)上崗證書的培訓認證外，一些專業(yè)性的商務秘書、白領總經理秘書等價格三四千元的高級秘書課程也開始涌現，著重培養(yǎng)企業(yè)需要的復合型高級秘書人才。 　　　　　　來源：漢網教育

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