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做個高效工作的秘書(六) -文秘文書
社會是復(fù)雜的,人也是復(fù)雜的。要把一件事情搞清楚是很不容易的。秘書人員由于在工作過程中接觸的人多而且雜,所以在處事過程中更需要很多的技巧。這些技巧包括:學(xué)會洗耳恭聽;處處留心;一目十行;百問不煩;不可輕信等! 1、洗耳恭聽:秘書是辦事的,聽懂事情是辦好事的前提。在聽的過程中秘書要注意不要隨便打斷別人,不要漫不經(jīng)心,不要強(qiáng)加于人。這些都是秘書與同事相處時候必須掌握的。作為秘書,經(jīng)常接觸領(lǐng)導(dǎo),如何傾聽領(lǐng)導(dǎo)的談話,接受指示,領(lǐng)會意圖,也是非常重要的。所以秘書要學(xué)會注意聽,拼命記,聽不明白一定要及時請示,以免執(zhí)行中出現(xiàn)偏差。平時多注意事情的來龍去脈,避免聽不明白。此外,秘書還要盡可能站在領(lǐng)導(dǎo)的角度去想問題,這樣才能深切領(lǐng)會他們的意圖! 2、處處留心:越是煩雜的工作就越需要細(xì)心。秘書在平時的工作生活中如果不能做到處處留心,辦事能力肯定不會提高! 3、一目十行:有的秘書在工作中需要看大量的文件,一目十行的技巧對于他們來說是必需的。有經(jīng)驗(yàn)的秘書面對大量文稿時不會認(rèn)為這是壞事,文件多,接受的信息也就多?创罅课募䲡r候的技巧主要是抓住頭尾,先看提要,記住要點(diǎn),注意但是等轉(zhuǎn)折詞等。一目十行的能力需要逐步培養(yǎng),不可操之過急。 4、百問不煩:秘書人員為了工作要經(jīng)常與人打交道,要弄明白一些事情就難免要向人提問。問得不好,一句話就可能把局面弄緊張;問得不妙,幾句話就可能讓對方厭煩。所以在這個過程中也是要掌握一些技巧的: 了解談話對象的身份、年齡、經(jīng)歷、文化程度、脾氣性格等。不同的人區(qū)別對待。 向?qū)Ψ浇淮约旱纳矸、來意,特別說明為什么找對方,盡快建立融洽關(guān)系! 栴}要問得簡單明確而具體,對方能夠回答! 〗o對方留下思考的時間,不要緊追不舍,引起對方的反感! £P(guān)鍵地方請對方講清楚,不可爭辯,更不可說教。 要認(rèn)真傾聽,不要輕易打斷對方! ∫吢犨呄,發(fā)現(xiàn)有價值的問題繼續(xù)深挖下去! ”M量縮短時間。 注意給對方保密,尤其在取得對方的信任后就更需要如此! 5、不可輕信:要注意分析自己的談話對象。在沒有弄清楚情況的前提下,不妨把談話對象所說的東西簡單記錄下來,以便分析。 作為一個秘書人員,在辦事過程中要掌握一些技巧和藝術(shù),這些藝術(shù)包括一次完成的藝術(shù)、化繁為簡的藝術(shù)和委曲求全的藝術(shù)。 所謂一次完成的藝術(shù)就是指在辦事工程中盡量在辦事前把細(xì)節(jié)想好,一蹴而就。一次完成是處理藝術(shù)的一個高峰,同樣一件事情,有的人一下就解決了,有的人需要兩次、三次乃至拖拉上很長時間也辦不完,嚴(yán)重影響工作效率。要鍛煉出一次完成的辦事能力就需要秘書平時多看多想、全面了解情況! ∮幸粋經(jīng)驗(yàn)豐富的司機(jī),開車來到一座橋下的時候發(fā)現(xiàn)橋身比車略矮了一些,司機(jī)施盡渾身解數(shù)仍然不能通過,正準(zhǔn)備繞道而行的時候一個小孩子告訴他:把車胎放一些氣就行了。司機(jī)恍然大悟,原來很簡單的事情卻被自己搞復(fù)雜了。小孩的頭腦比大人要簡單,想的辦法也是簡單的,然而卻是可行的,生活中、工作中有許多問題其實(shí)都是可以化繁為簡的! ∶貢藛T在工作中有許多事情要處理,如果用復(fù)雜的方法,很可能越處理越復(fù)雜,不妨換個角度想想,用最簡單的方式去處理最復(fù)雜的問題! ∽鳛槊貢,有的是侯很需要自己受點(diǎn)委屈,求得問題的解決。這里的委曲求全指的是”自虧處理”,有句話說:神仙打架,百姓遭殃。當(dāng)事情涉及秘書人員本人和其他人的利益關(guān)系時,切不可死活不讓步。秘書必須具備整體效益的觀念。【做個高效工作的秘書(六) -文秘文書】相關(guān)文章:
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