做個高效工作的秘書(六) -文秘文書

社會是復(fù)雜的，人也是復(fù)雜的。要把一件事情搞清楚是很不容易的。秘書人員由于在工作過程中接觸的人多而且雜，所以在處事過程中更需要很多的技巧。這些技巧包括：學(xué)會洗耳恭聽；處處留心；一目十行；百問不煩；不可輕信等�！　�1、洗耳恭聽：秘書是辦事的，聽懂事情是辦好事的前提。在聽的過程中秘書要注意不要隨便打斷別人，不要漫不經(jīng)心，不要強(qiáng)加于人。這些都是秘書與同事相處時候必須掌握的。作為秘書，經(jīng)常接觸領(lǐng)導(dǎo)，如何傾聽領(lǐng)導(dǎo)的談話，接受指示，領(lǐng)會意圖，也是非常重要的。所以秘書要學(xué)會注意聽，拼命記，聽不明白一定要及時請示，以免執(zhí)行中出現(xiàn)偏差。平時多注意事情的來龍去脈，避免聽不明白。此外，秘書還要盡可能站在領(lǐng)導(dǎo)的角度去想問題，這樣才能深切領(lǐng)會他們的意圖�！　�2、處處留心：越是煩雜的工作就越需要細(xì)心。秘書在平時的工作生活中如果不能做到處處留心，辦事能力肯定不會提高�！　�3、一目十行：有的秘書在工作中需要看大量的文件，一目十行的技巧對于他們來說是必需的。有經(jīng)驗(yàn)的秘書面對大量文稿時不會認(rèn)為這是壞事，文件多，接受的信息也就多�？创罅课募�時候的技巧主要是抓住頭尾，先看提要，記住要點(diǎn)，注意但是等轉(zhuǎn)折詞等。一目十行的能力需要逐步培養(yǎng)，不可操之過急。　　4、百問不煩：秘書人員為了工作要經(jīng)常與人打交道，要弄明白一些事情就難免要向人提問。問得不好，一句話就可能把局面弄緊張；問得不妙，幾句話就可能讓對方厭煩。所以在這個過程中也是要掌握一些技巧的：　　了解談話對象的身份、年齡、經(jīng)歷、文化程度、脾氣性格等。不同的人區(qū)別對待。　　向?qū)Ψ浇淮�自己的身份、來意，特別說明為什么找對方，盡快建立融洽關(guān)系�！　�問題要問得簡單明確而具體，對方能夠回答�！　〗o對方留下思考的時間，不要緊追不舍，引起對方的反感�！　￡P(guān)鍵地方請對方講清楚，不可爭辯，更不可說教。　　要認(rèn)真傾聽，不要輕易打斷對方�！　∫�邊聽邊想，發(fā)現(xiàn)有價值的問題繼續(xù)深挖下去�！　”M量縮短時間。　　注意給對方保密，尤其在取得對方的信任后就更需要如此�！　�5、不可輕信：要注意分析自己的談話對象。在沒有弄清楚情況的前提下，不妨把談話對象所說的東西簡單記錄下來，以便分析。　　　　作為一個秘書人員，在辦事過程中要掌握一些技巧和藝術(shù)，這些藝術(shù)包括一次完成的藝術(shù)、化繁為簡的藝術(shù)和委曲求全的藝術(shù)。 　　所謂一次完成的藝術(shù)就是指在辦事工程中盡量在辦事前把細(xì)節(jié)想好，一蹴而就。一次完成是處理藝術(shù)的一個高峰，同樣一件事情，有的人一下就解決了，有的人需要兩次、三次乃至拖拉上很長時間也辦不完，嚴(yán)重影響工作效率。要鍛煉出一次完成的辦事能力就需要秘書平時多看多想、全面了解情況�！　　　∮幸粋�經(jīng)驗(yàn)豐富的司機(jī)，開車來到一座橋下的時候發(fā)現(xiàn)橋身比車略矮了一些，司機(jī)施盡渾身解數(shù)仍然不能通過，正準(zhǔn)備繞道而行的時候一個小孩子告訴他：把車胎放一些氣就行了。司機(jī)恍然大悟，原來很簡單的事情卻被自己搞復(fù)雜了。小孩的頭腦比大人要簡單，想的辦法也是簡單的，然而卻是可行的，生活中、工作中有許多問題其實(shí)都是可以化繁為簡的�！　∶貢�人員在工作中有許多事情要處理，如果用復(fù)雜的方法，很可能越處理越復(fù)雜，不妨換個角度想想，用最簡單的方式去處理最復(fù)雜的問題�！　　　∽鳛槊貢�，有的是侯很需要自己受點(diǎn)委屈，求得問題的解決。這里的委曲求全指的是”自虧處理”，有句話說：神仙打架，百姓遭殃。當(dāng)事情涉及秘書人員本人和其他人的利益關(guān)系時，切不可死活不讓步。秘書必須具備整體效益的觀念。

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