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秘書寶典絕招

時間:2023-08-25 17:13:25 曉麗 文秘文書 我要投稿
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秘書寶典絕招

  秘書節(jié)或稱為國際秘書日是在1952年由國際專業(yè)秘書協(xié)會所訂立,安排在每年4月最后一個完整星期中的星期三,這一周也叫秘書周。目的為肯定秘書行業(yè)在職場上的貢獻,并鼓勵人們投入此專業(yè)生涯發(fā)展,以下是小編為大家整理的秘書寶典絕招,僅供參考,希望能夠幫助大家。

秘書寶典絕招

  秘書寶典絕招

  一、站穩(wěn)腳跟,獲得認(rèn)可最重要。

  領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可是秘書開展所有工作的基礎(chǔ)。因為秘書工作是以領(lǐng)導(dǎo)為中心的,領(lǐng)導(dǎo)對你能力或態(tài)度不認(rèn)可,你的工作將無法在公司得到開展。

  書中提到一個案例,小馬在做秘書工作時,因為一次粗心,把一個專業(yè)術(shù)語寫錯了,因為領(lǐng)導(dǎo)在會上直接指出,導(dǎo)致后來他在執(zhí)行其他工作的時候,其他部門的同事都不太配合。因此,在日常工作中,如果你得到領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可,當(dāng)你在辦事情時,有領(lǐng)導(dǎo)幫你“站臺”的情況下推進工作,會順利許多。

  如何快速獲得領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可,不要一進公司只顧低頭拉車,而是學(xué)會抬頭看路。

  1、了解公司信息。

  來公司后,先弄清楚公司的情況,包括公司性質(zhì)、發(fā)展史、公司創(chuàng)始人、規(guī)模、組織架構(gòu)、部門職責(zé)等等,只有在把信息了解的夠徹底后做事才能有的放矢,事半功倍。

  2、了解領(lǐng)導(dǎo)對秘書崗位的期待。

  為什么要招聘一名秘書,領(lǐng)導(dǎo)期望秘書能做什么工作?秘書在開展工作之前可以好好地想一想,一是通過招聘網(wǎng)站,秘書崗位寫明了基本要求和職責(zé);二是前任秘書,在做交接工作時,可以通過前任秘書嘗試深入地了解領(lǐng)導(dǎo)情況;三是領(lǐng)導(dǎo)本人,完成的每一項事情,需要記得領(lǐng)導(dǎo)的反饋,時間長了,就會與領(lǐng)導(dǎo)形成默契。

  另外,秘書要做的事情多而雜,想要盡早獲得領(lǐng)導(dǎo)的肯定,不能眉毛胡子一把抓,可以單點突破,然后復(fù)制經(jīng)驗,由點到線,再由線到面。突破點就從交給你的第一項任務(wù)開始,當(dāng)你的工作超出領(lǐng)導(dǎo)預(yù)期,慢慢地獲得領(lǐng)導(dǎo)信任,后期你就會獲得更多的權(quán)限和機會。

  二、發(fā)光發(fā)亮,細(xì)節(jié)決定成敗。

  書中介紹了一個經(jīng)典案例,秘書Selina負(fù)責(zé)接待一行十幾人的大客戶。其中有一位高管臨時提出要回上海,他訂了次日早上6點半的飛機。

  Selina知曉情況后,告訴作者,由她來負(fù)責(zé),第二天4點半,Selina已經(jīng)坐在車?yán)锏群蛄恕?/p>

  待客戶一上車,Selina就像變魔術(shù)一樣給客戶遞上面包、三明治和熱漢堡,讓客戶自己挑選。

  過了會兒,Selina又像變戲法一般從包里拿出一個膳魔師的保溫杯,誠懇地對客戶說:“天氣冷,我給您倒了一杯熱茶,早上剛泡的!

  客戶對Selina連聲道謝后,她又從口袋掏出幾個口罩和感冒藥,還用干凈的塑料袋子裝起來。她說:“吳總,昨天聽說您感冒了,我給您準(zhǔn)備了口罩和感冒藥。等您上了飛機吃了正好休息,您拿著哈!

  到了機場,待客戶下車之后,Selina從車的后備箱拿出幾盒本地特產(chǎn),一邊提著一邊說:“吳總,這是當(dāng)?shù)氐奶厣朗,我給您托運哈!

  兩個星期后,吳總發(fā)微信跟作者說,送機這么小的事情也能做得如此妥帖的公司,相信做業(yè)務(wù)也一定不會差。于是,價值1億元的合作順利達(dá)成。

  正是因為Selina的把細(xì)節(jié)做到極致,讓客戶看到了她整個人在發(fā)光發(fā)亮,所以促成了公司的業(yè)務(wù)。

  商務(wù)禮儀是秘書工作中的一部分,作為秘書,需要掌握會面、接待、行走、乘車、就餐、涉外等一整套禮儀細(xì)節(jié)。當(dāng)你在工作之余多加練習(xí),成為禮儀達(dá)人,就會讓你在對外展示中為領(lǐng)導(dǎo)和自己大大地爭光添彩。

  三、運籌帷幄,改變思路讓你事半功倍。

  秘書工作繁雜瑣碎,事情多像地天上的星星,如何才能讓你的工作輕松一點,有以下三個方法:

  1、萬事提前想。凡事預(yù)則立,不預(yù)則廢。有些事情可以提前做好的,就可以在事前深思熟慮,雖然可能多花一點時間,但是總比后期手忙腳亂、無疾而終要好。

  2、借用外物。工作內(nèi)容瑣碎,但是我們可以進行分門別類。對所有的事情進行模塊化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、清單化、可視化。

  3、借用外力。一個人的能力有限,但是我們?nèi)绻朴诮柚鷦e人的力量,就可以快速地達(dá)成工作目標(biāo)。

  在本書的最后,張小文還給大家介紹了秘書在工作中需要經(jīng)常用到的輔助工具,包括辦公軟件、轉(zhuǎn)換工具、壓縮工具、筆記工具等等。

  秘書寶典絕招

  1、有些事要想到上司前邊雖然你要聽上司布置工作,但有些事,秘書要想在上司前邊,當(dāng)好上司參謀。這樣,上司才會感到你是個好秘書。

  2、上司布置的工作要提前交卷如寫材料、搞調(diào)查等,一定爭取提前一點完成,對于按照要求完不成的任務(wù),要提前向上司打招呼,使上司早有安排,免得被動。

  3、注意保密工作秘書和在上司身邊工作的職員,知道好多機密事情,有的事要比其他員工早一些時候知道,一定注意保密,不能為了顯示自己的優(yōu)越,隨意亂說。泄密的秘書是不稱職的,而且會給上司添麻煩的。

  4、負(fù)責(zé)做上司與他人的溝通工作當(dāng)上司與另外上司或其他人發(fā)生矛盾時,做秘書工作的不能在上司面前火上加油,而要做上司的思想工作,使其消氣,并為上司向他人溝通,使矛盾盡快消除,別人會以為秘書的行動是受他的上司指使的。

  5、平時多給上司提供資料上司比較忙,有一些材料顧不上看,秘書就要將有關(guān)資料及時提供給上司,這會對他的決策有參考價值。

  6、善于聽取上司意見對上司的批評或要求,要認(rèn)真聽取,不要因小事而同上司翻臉。有不同意見,可慢慢與上司溝通。

  7、不要輕易在上司面前告別人的狀輕易告別人的狀,影響上司對他人的看法,如果看錯了人,上司會從內(nèi)心埋怨秘書。最好,只同上司談某些工作,不做那種議論是非的事。

  8、不向上司提過高的有利于自己的要求有的要求會使上司為難,如果辦不成,以后上司會過敏地認(rèn)為你不滿意了,即便辦成,影響也不好。

  9、多到公司基層去聽聽普通職工對一些事情的議論和看法,以便提供給上司。 秘書做到及時反映員工要求,可以使上司辦事不脫離群眾,普通職工也會對秘書反映群眾情緒的作法極為滿意。

  10、要關(guān)心上司的生活經(jīng)常在上司身旁工作,對上司的飲食、作息時間、身體健康多進行關(guān)懷照顧,既體現(xiàn)了關(guān)心上司,又反映了同事之情。

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