秘書職業(yè)的成長規(guī)則 -文秘文書

提起秘書多數(shù)人會想到年輕漂亮的女孩子，也會認為那是她們吃“青春飯”的專利。實際上秘書作為一個行業(yè)已經(jīng)形成了獨特的行業(yè)特色，在國外頂級的秘書有兩種：一種是高級決策層的成員，另一種被稱為“PA”（personalassistant）私人助理。所以秘書并不是吃“青春飯”，而是捧著“金飯碗”。當你從前臺秘書—部門初級秘書—中級秘書—高級秘書甚至升至助理、行政總監(jiān)等位置時，秘書的發(fā)展空間實在很大。 　　　　初級秘書之“七種武器” 　　　　秘書并不像想象的那么輕松。所以，如果有意做秘書這行，那就必須先審視一下自己是否具備必要的素質： 　　　　（1）具有細致、周到的思考習慣，一絲不茍的工作作風；　�。�2）辦事條理清楚、記憶準確；　�。�3）忠心、誠實、不喧賓奪主；　　（4）了解企業(yè)和公司的部門機構和人員配置，精通文秘工作的基本知識；　�。�5）具有較高的外語水平和文字能力；　　（6）具有中英文打字等現(xiàn)代化辦公手段；　　（7）具有一定的公關能力，懂得一定的社交禮儀。 　　　　中級秘書之“越老越值錢” 　　　　僅僅是具備秘書的基本素質，遠遠不夠，要想成為高級秘書，領導力、協(xié)調能力、管理能力都需要多年甚至十幾年的培養(yǎng)和修煉。所以秘書年輕并不是資本，反而是“越老越值錢”。高級的秘書合理年齡至少在30歲以上，年齡偏大不影響達到秘書職位的頂點。只有到此時才能真正領悟秘書工作的全部內涵。 　　高級秘書之角色轉換 　　　　從世界范圍來看，高級的秘書并沒有幾個是從初級、中級做到現(xiàn)在，絕大部分曾轉行做過管理工作，因此積累了豐富的管理經(jīng)驗。 　　　　然而在國內優(yōu)秀的資深秘書還未出現(xiàn)，因為目前從事秘書工作即使做到頂級的秘書例如總裁助理這樣的位置，月薪也只在1萬元左右，而實際上真正具備這樣素質的或者說經(jīng)過鍛煉已經(jīng)有這種能力的女性，完全可以從事高級經(jīng)理的工作，因此她們不會繼續(xù)做秘書而是選擇更好的發(fā)展了。所以那些正在做秘書的女性，大多有雙學歷的，她們的目的不是一輩子當秘書，她們是一邊干，一邊學，等到她們積累了足夠的經(jīng)驗，也就中途轉型了。 　　　　高級秘書需要有以下五方面的能力： 　　　　一、多元化才能（Multi-skilled）。秘書應當懂得兩國甚至三國以上的語言，具有一定的語言處理能力和計算機技能； 　　　　二、組織能力（Organiser）。秘書應當是一個組織者，她要為各種會議和活動作計劃，并落實安排。同時，她還需要應付一大堆的工作日記、計劃表、文件和電子檔案； 　　　　三、溝通能力（Communicator）。秘書需要和老板、同事以及客戶打交道，她要善于協(xié)調企業(yè)內外部的關系； 　　　　四、獲取新知識的能力（Knowledgeable）。秘書必須通過繼續(xù)深造來不斷增長知識和提高技能，特別是在辦公技術方面，她需要跟上計算機應用的發(fā)展步伐； 　　　　五、團隊合作能力（Team-player）。秘書要參加到許多實際項目中去，她需要收集信息，需要督促團隊努力工作。因此團隊合作能力也是秘書工作的一個關鍵部分。 　　　　對中國想從事秘書的年輕人，專業(yè)人士建議：“要成為一名好秘書，最關鍵的是對這份工作真正感興趣，并以此為動力抓住每個機會，不斷學習，提高自我，以適應不斷發(fā)展著的市場的需求�！� 　　　　　　來源：中華秘書網(wǎng)

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