如何策劃一場出色的年會

　　1.年會的定義

　　年會指社會團(tuán)體每年要舉行的一次集會，即各單位或組織一年一度不可缺少的“年度盛會”，主要是為了激揚(yáng)士氣，營造組織氣氛、深化內(nèi)部溝通、促進(jìn)戰(zhàn)略分享、增進(jìn)目標(biāo)認(rèn)同，并制定目標(biāo)，為新一年度的工作奏響序曲。

　　一般還伴隨著表彰、歷史回顧、未來展望等重要內(nèi)容，增加會員組織之間的溝通，促進(jìn)會員單位之間的共同進(jìn)步。

　　2.年會的意義

　　1、辭舊迎新：舊歲近尾聲，新年闊步而來，歡聚一堂，共迎新春。

　　2、聯(lián)誼交流：營造全體同德同心，堅持不懈發(fā)展的和諧氛圍，發(fā)揚(yáng)文化的凝聚力和向心力，聯(lián)誼交流之余，更可發(fā)現(xiàn)商機(jī)商訊。

　　3、展示成果：成立成效，各項工作越來越規(guī)范，也越來越和諧，可通過年會集中展示。

　　4、感恩答謝：迎新年，賀新春之意，增添節(jié)前慶祝氛圍，也可體現(xiàn)對會員的節(jié)日關(guān)懷；以抽獎、聯(lián)歡、宴請等多種方式酬謝社會各界領(lǐng)導(dǎo)嘉賓、友好人士、會員同仁，可增進(jìn)社會各界的歸屬感和感恩之情。

　　3.年會的氣氛

　　團(tuán)結(jié)、大氣、熱烈、喜慶才是年會最為追求的氛圍。

　　4.年會的組織

　　為了保證會務(wù)順利進(jìn)行，特別是年會一經(jīng)確定召開，應(yīng)成立會務(wù)工作機(jī)構(gòu)，根據(jù)分工情況認(rèn)真落實(shí)好辦理會議每一項事宜。分工一定明確、責(zé)任到人，應(yīng)成立分工組織：

　　一旦活動的使命被確定下來，活動項目負(fù)責(zé)人就要開始建立活動的目標(biāo)和任務(wù)。開始確認(rèn)形式和場所尤為重要。一般情況下，要進(jìn)行現(xiàn)場組織：

　　5.年會的形式

　　年會活動，不僅需要高層的鼎力支持，也需要全體會員的大力協(xié)助。不僅要有專門的組織特色還要具有文化品味。這樣即意味著在操持運(yùn)作中要秉承文化為先，力圖打破常規(guī)，在形式上不落俗套。

　　給邀請到的嘉賓、參與其中的每一位員工都留下深刻、美好的記憶。每一個年會，都有自己的訴求和主題，都是希望在年尾為總結(jié)一年，鼓勵團(tuán)隊、展望未來而策劃實(shí)施的一種聚會形式。

　　6.準(zhǔn)備工作執(zhí)行表

　　7年會流程

　　A.準(zhǔn)備事項確定

　　1、會前事項：時間、地點(diǎn)、嘉賓、領(lǐng)導(dǎo)。其中，邀請能出席的嘉賓，應(yīng)在會前半天作進(jìn)行最后確認(rèn)。

　　2、與會通知（注意提前簽到、維持秩序）。

　　3、發(fā)言稿、主持稿、發(fā)言稿、概要起草和審核定稿并制作。

　　4、流程安排：活動時間、具體內(nèi)容等。

　　5、會場準(zhǔn)備

　　1）會議場所需布置圖片背景的制作和懸掛；

　　2）會場屏幕、手提、音響、話筒、相機(jī)配備并試效果；

　　3）嘉賓胸花、會場鮮花購買并放置；

　　4）主席臺：桌、椅、座位牌（制作、位次安排）、臺布、茶水、點(diǎn)心等落實(shí)；

　　5）臺下座椅安排（注意測算人數(shù)，只多不可少）；

　　6）會場簽到處確定、簽到資料準(zhǔn)備及提前簽到；

　　7）材料、資料內(nèi)容打印，帶到現(xiàn)場；

　　8）先進(jìn)頒獎嘉賓或頒獎領(lǐng)導(dǎo)的事先確定；

　　9）主持人、會場禮儀小姐或工作人員的確定、到位；

　　10）會前交通工具和乘車的組織；

　　B.年會開始

　　1、按議程開始活動。

　　2、主持人注意控制和調(diào)節(jié)會場氣氛。

　　3、工作人員對過程進(jìn)行攝影攝像。

　　4、聚餐匯演抽獎同時可進(jìn)行。

　　C.年會結(jié)束

　　1、感謝領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓的光臨，歡送離開。

　　2、會場整理。

　　3、將簽到資料、照片、會議各類稿件、會議記錄或總結(jié)等收集、歸檔，上傳至Q群、Q空間、軟件共享存儲空間公享。

　　4、及時將慶典新聞通稿、照片發(fā)送媒體，制作相冊、視頻光碟等。

　　8.年會費(fèi)用

　　1、年會費(fèi)用，屆時根據(jù)初步方案，確定活動流程、時間地點(diǎn)等后再確認(rèn)詳細(xì)報價表。

　　2、最終以實(shí)際發(fā)生費(fèi)用為準(zhǔn)，可根據(jù)主辦方預(yù)算進(jìn)行調(diào)整，具體明細(xì)以最終定案為準(zhǔn)。（所有發(fā)生費(fèi)用均應(yīng)在預(yù)算范圍內(nèi)作增減）

　　3、建議開創(chuàng)電子內(nèi)刊或網(wǎng)絡(luò)管理服務(wù)，共享年會報導(dǎo)、新聞、資訊、商機(jī)等信息，環(huán)保高效，同時還能動員專訪，內(nèi)文吸引友商企業(yè)做廣告商情。

　　4、年會活動可以動員各分會有影響會員企業(yè)積極贊助支持，在展板、會刊、主持人鳴謝、與領(lǐng)導(dǎo)合影等各項展示機(jī)會中使其得到適當(dāng)?shù)膹V告回報和榮譽(yù)回報。

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