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洽商函的格式 -書信

時(shí)間:2024-08-15 01:14:28 書信 我要投稿
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洽商函的格式 -書信

1、函的概念、特點(diǎn)
函是不隸屬機(jī)關(guān)相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題;或者向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)所使用的公文,

洽商函的格式

。
函作為公文中唯一的一種平行文種,其適用的范圍相當(dāng)廣泛。在行文方向上比較靈活,不僅可以在平行機(jī)關(guān)之間、不相隸屬的機(jī)關(guān)之間行文,而且還可以向上級(jí)機(jī)關(guān)或者下級(jí)機(jī)關(guān)行文。在適用的內(nèi)容方面,它除了主要用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題外,還可以向有關(guān)有管部門請(qǐng)示批準(zhǔn)事項(xiàng);向上級(jí)機(jī)關(guān)詢問具體事項(xiàng),也還可以用于上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的詢問或請(qǐng)示批準(zhǔn)事項(xiàng),以及上級(jí)催辦下級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)事宜,如要求下級(jí)機(jī)關(guān)函報(bào)報(bào)表、材料、統(tǒng)計(jì)數(shù)字等。此外,函有時(shí)還可用于上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)某件原發(fā)文件作較小的補(bǔ)充或更正,不過這種情況并不多見。
函具有以下幾個(gè)特點(diǎn):
⑴溝通性。函對(duì)于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題,起著溝通作用,充分顯示著平行文種的功能,這是其它公文所不具備的特點(diǎn)。
⑵靈活性。表現(xiàn)在兩個(gè)方面:一是行文關(guān)系靈活。函是平行公文,但是它除了平行行文外,還可以向上行文或向下行文,沒有其他文種那樣嚴(yán)格的特殊行文關(guān)系的限制。二是格式靈活。除了國(guó)家高級(jí)機(jī)關(guān)的重要函必須按照公文的格式、行文要求行文外,其它一般函,比較靈活自便?梢园凑展牡母袷郊靶形囊筠k,也可以不完全按照公文的格式及行文要求辦;可以有文頭版,也可以沒有文頭版,不編發(fā)文字號(hào),甚至可以不擬標(biāo)題。
⑶單一性。函的主體內(nèi)容應(yīng)該具備單一性的特點(diǎn),一份函只宜寫一件事項(xiàng)。
2、函的分類
函可以從不同角度分類:
按性質(zhì)分,可以分為公函和便函兩種。公函用于機(jī)關(guān)單位較為正式和公務(wù)活動(dòng)往來;便函則用于日常事務(wù)性工作的處理。
按發(fā)函的目的分,可以分為發(fā)函和復(fù)函兩種。發(fā)函即主動(dòng)提出公務(wù)事項(xiàng)所發(fā)的函;復(fù)函則是回復(fù)對(duì)方詢問所發(fā)的函。
另外從內(nèi)容和用途上,還可以分為商洽事宜函、征求意見函、催辦事宜函、請(qǐng)求批準(zhǔn)函、答復(fù)事宜函、報(bào)送材料函,等等。
3、函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法
由于函的類別較多,從制作格式到內(nèi)容表述均有一定靈活機(jī)動(dòng)性,茲不一一列述,

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《洽商函的格式》(http://www.oriental01.com)。這里主要介紹規(guī)范性公函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法,其他類別的函可以比照來寫。
公函由首部、正文和尾部三部分組成。各部分的格式、項(xiàng)目?jī)?nèi)容和寫法如下:
⑴首部。發(fā)文字號(hào)、主送機(jī)關(guān)等項(xiàng)目?jī)?nèi)容。
 ①標(biāo)題。公函的標(biāo)題一般有兩種形式,一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。
、诎l(fā)文字號(hào)。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字后加“函”字、年份和序號(hào)構(gòu)成,如“國(guó)辦函〔1994〕103號(hào)”。
 ③主送機(jī)關(guān)。即受文單位,寫明全稱,后面用冒號(hào)。
⑵正文。這是公函的主體部分。主要包括緣由、事項(xiàng)和結(jié)語(yǔ)三項(xiàng)內(nèi)容。
、倬売。概括交代發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容,然后用“現(xiàn)將有關(guān)問題說明如下:”或“現(xiàn)將有關(guān)問題函復(fù)如下:”等過渡語(yǔ)轉(zhuǎn)入下文。
、谑马(xiàng)。函的事項(xiàng)部分內(nèi)容單一,一函一事,行文要直陳其事。是相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題,還是向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn),要用簡(jiǎn)潔得體的語(yǔ)言把需要告訴對(duì)方的問題、意見敘寫清楚。如果屬于復(fù)函,還要注意答復(fù)事項(xiàng)的針對(duì)性和明確性。
有的公函,事項(xiàng)涉及的內(nèi)容比較多,也可以分類列明。
 ③結(jié)語(yǔ)。一般根據(jù)函詢、函告、函商或函復(fù)的事項(xiàng),選擇運(yùn)用不同的結(jié)束語(yǔ)。
⑶尾部。一般包括署名和成文時(shí)間兩個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)容。
署名寫上機(jī)關(guān)單位名稱,并加蓋公章;成文時(shí)間寫明年、月、日期。
4、撰寫函件應(yīng)注意的問題
首先,要注意行文簡(jiǎn)潔明確,用語(yǔ)把握分寸。特別是平行機(jī)關(guān)之間的行文,一定要注意語(yǔ)氣平和有禮貌,不要倚勢(shì)壓人或強(qiáng)人所難,也不必逢迎恭維,謹(jǐn)小慎微。至于復(fù)函,要注意行文的針對(duì)性,答復(fù)的明確性。
其次,函也有關(guān)于時(shí)效性的問題,特別是復(fù)函更應(yīng)該迅速、及時(shí)。不少單位在處理函件時(shí),誤以為它的時(shí)效性不很強(qiáng),于是就拖辦或者緩辦,有的甚至不辦,這樣勢(shì)必會(huì)給工作造成一定損失。所以,函雖然不像“命令”、“指示”等文種那樣具有權(quán)威性,但它畢竟是公務(wù)活動(dòng)中不可或缺的文種,我們應(yīng)該像對(duì)待其它公文一樣,及時(shí)處理函件,以保證公務(wù)活動(dòng)的正常進(jìn)行。

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