公司印章管理辦法

*公司印章管理辦法

第一章 總 則

一、印章是公司經(jīng)營管理活動中行使職權的重要憑證和工具，印章的管理，關系到公司正常的經(jīng)營管理活動的開展，甚至影響到公司的生存和發(fā)展，為防止不必要事件的發(fā)生，維護公司的利益，制定本辦法。此辦法適用于百利集團的印章管理。本辦法未盡事宜或界定不清的呈請集團總經(jīng)理或集團董事長裁決。

二、集團董事會授權由財務部全面負責公司總部的印章（各類印章共計20枚）管理工作，發(fā)放、回收印章，監(jiān)督印章的保管和使用。銷售管理部經(jīng)理處存放公司總部公章、合同章、董事長簽名章各一枚，以供非正常上班時間備用，使用流程同第九條，所有單據(jù)由銷售管理部經(jīng)理事后轉交集團財務部。

第二章 印章的雕刻

三、印章雕刻的申請、審核和批準：由需刻印部門負責人據(jù)工作需要提出雕刻印章的申請，經(jīng)系統(tǒng)副總/總監(jiān)或分公司總經(jīng)理/分廠副總審核，集團總經(jīng)理批準方可雕刻。

四、印章雕刻：經(jīng)過批準后的雕刻申請，統(tǒng)一由采購部辦理。

第三章 印章的領取和保管

五、公司各類印章由各級和各崗位專人依職權領取并保管。

六、印章必須由各保管人妥善保管，不得轉借他人。

七、公司建立印章管理表，專人領取和歸還印章情況在表上予以記錄。

八、印章持有情況納入員工離職時移交工作的一部分，如員工持有公司印章的，須辦理歸還印章手續(xù)后方可辦理離職手續(xù)。

第四章 印章的使用

九、公司各級人員每次需使用印章須按要求填寫印章使用單（見附件1），將其與所需印的文件一并逐級上報，經(jīng)公司有關人員審核。各類印章使用應具備的條件及審核權限應為：

（一）、集團總部：

1．各類行政章僅限于與之相對應的性質文件方能蓋。（業(yè)務→業(yè)務，合同→合同）

2．合同章（含①廣州市百利文儀實業(yè)有限公司上海分公司合同專用章；②上海百利文儀實業(yè)有限公司合同專用章；③廣州市白云韋卓辦公家具廠合同專用章；④廣州市百利文儀實業(yè)有限公司合同專用章）的使用：經(jīng)銷單合同經(jīng)部門經(jīng)理、分管系統(tǒng)總監(jiān)/副總審核批準后蓋章；直銷單合同（含系統(tǒng)銷售單等直接與甲方簽署的）一律需評審（經(jīng)法務專人評審條款，財務經(jīng)理評審價格及付款方式，制造副總評審貨期，銷售總監(jiān)綜合評審），最終經(jīng)集團總經(jīng)理批準后，將合同遞財務，由財務指定專人蓋章。市場部所有對外行為均需蓋章。

銷售合同蓋章時，須有訂貨產(chǎn)品清單，且報價審核后的附件（單價、金額等）需體現(xiàn)審核過程，即要有審定人的簽名，否則不予以蓋章。

3．公章（含①廣州市百利文儀實業(yè)有限公司上海分公司；②上海百利文儀實業(yè)有限公司；③廣州市白云韋卓辦公家具廠；④廣州市百利文儀實業(yè)有限公司；⑤百利文儀集團（中國）有限公司）的使用：適用于以公司名義發(fā)文情況下，經(jīng)總經(jīng)辦審核，集團總經(jīng)理簽署，由財務指定專人蓋章（部分合同需加蓋公章情況下，公章使用權限等同合同章）。

4．私章（含①“甄玉嬋”兩枚；②“梁納新”兩枚；③“梁敏寧”兩枚）的使用：適用于簽發(fā)支票、文件等，須經(jīng)過其本人或其授權人確認，方可蓋章。如合同中需使用私章，征得同意后也可辦理。

5．董事長簽名章（大、小各一枚）：適用于需其簽名的文件以及對外財務會計報告、納稅申報表等；原則上須經(jīng)其書面確認（使用《印章使用單》）后方可蓋章，特殊情況下可通過電話確認（應有記錄），事后補簽單。

（二）、各下屬公司：

1．各類行政章僅限于與之相對應的性質文件方能蓋（業(yè)務→業(yè)務，合同→合同，財務→財務）。

2．合同章（含總部及各分公司名義合同章）的使用：銷售人員簽訂合同、訂購單，須有各部門總監(jiān)的簽名方可蓋章；采購部使用合同章須經(jīng)分管系統(tǒng)副總簽名，基建、設備須經(jīng)董事長簽名后方可蓋章。

3．公章（含總部及各分公司名義的公章）的使用：公司之間各類證明文件需有各部門總監(jiān)簽名方可蓋章，投標書的加蓋章需各分公司總經(jīng)理簽名后方可蓋章，采購部使用公章須經(jīng)分管系統(tǒng)副總簽名，基建、設備須經(jīng)董事長簽名后方可蓋章。

4．人力資源用章、行政章的使用：由人力資源部經(jīng)理簽名后蓋章。

十、經(jīng)有關人員審核，并最終由具有該印章使用決定權的人員批準后方可交印章保管人蓋章。通過審批后的銷售訂單遞至財務蓋章，無特殊情況一般規(guī)定五分鐘內給予落實。

十一、印章保管人應對文件內容和印章使用單上載明的簽署情況予以核對，經(jīng)核對無誤的方可蓋章。

十二、在逐級審核過程中被否決的，該文件予以退回。

十三、集團總經(jīng)理對公司所有的印章的使用擁有絕對的決定權。

十四、涉及法律等重要事項需使用印章的，須依有關規(guī)定經(jīng)法律顧問審核簽字。

十五、財務人員依日常的權限及常規(guī)工作內容自行使用財務 印章無須經(jīng)上述程序。

十六、用印后該印章使用單作為用印憑據(jù)由印章保管人留存，定期進行整理后交財務部歸檔。

十七、印章原則上不許帶出公司，確因工作需要將印章帶出使用的，應事先填寫《印章借用申請單》（見附件2），注明事項，經(jīng)集團總經(jīng)理批準后方可由區(qū)域經(jīng)理級以上（含）人員攜帶使用。

十八、公章的使用決定權歸集團總經(jīng)理，其他各印章的使用決定權由集團總經(jīng)理根據(jù)實際工作需要進行授權。

第五章 印章的作廢和銷毀

十九、印章的作廢包括不適用作廢、磨損作廢、遺失作廢等。

二十、經(jīng)確認作廢的印章由使用部門提出銷毀申請，填寫印章銷毀申請（見附件3）經(jīng)系統(tǒng)副總/總監(jiān)或分公司總經(jīng)理/分廠副總審核，集團總經(jīng)理批準后方能銷毀。

第六章 責 任

二十一、印章保管人必須妥善保管印章，如有遺失，必須及時向公司總經(jīng)辦報告。

二十二、任何人員必須嚴格依照本辦法規(guī)定程序使用印章，未經(jīng)本辦法規(guī)定的程序，不得擅自使用。

二十三、違反本辦法的規(guī)定，給公司造成損失的，由公司對違紀者予以行政處分，造成嚴重損失或情節(jié)嚴重的，移送有關機關處理。

第七章 附 則

二十三、本辦法解釋權歸集團總經(jīng)辦。

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