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文書(shū)類(lèi)檔案管理辦法
為了加強(qiáng)z師范大學(xué)附屬中學(xué)文書(shū)類(lèi)檔案（以下簡(jiǎn)稱(chēng)文書(shū)檔案）業(yè)務(wù)建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案工作的規(guī)范化，不斷提高科學(xué)管理水平，有效地為學(xué)校工作和社會(huì)服務(wù)，依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》和《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》等法律、法規(guī)、規(guī)章，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制定本管理方法。
一、文書(shū)檔案歸檔和不歸檔范圍
凡是學(xué)校在黨務(wù)、行政、外事、出版、設(shè)備等管理活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表等文件材料，均屬文書(shū)檔案。
（一）歸檔范圍
1、反映學(xué)校管理職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)學(xué)校工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料。主要包括黨務(wù)、行政、出版、外事、設(shè)備五個(gè)系統(tǒng)職能活動(dòng)的內(nèi)容，具體范圍見(jiàn)附表。
2、本校工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料。
3、本校需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料。
4、其他對(duì)本校工作具有查考價(jià)值的文件材料。
（二）不歸檔范圍
1、上級(jí)機(jī)關(guān)普發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)供參閱、不辦的文件材料，征求意見(jiàn)未定稿的文件。
2、重份文件。
3、無(wú)參考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿。
4、無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性來(lái)信、電話記錄。
5、本校負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無(wú)關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料。
6、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料。
7、下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。
8、未生效的合同、協(xié)議書(shū)。
二、文書(shū)檔案工作崗位責(zé)任制
�。ㄒ唬┎块T(mén)分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
1、組織本部門(mén)人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，執(zhí)行學(xué)校檔案工作規(guī)章制度，把檔案工作納入議事日程，定期研究檔案工作。
2、加強(qiáng)同檔案室聯(lián)系，共同做好業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查工作，保證歸檔檔案的質(zhì)量。
3、對(duì)文秘工作人員和兼職檔案人員，提出檔案工作的具體要求，幫助他們解決工作中的實(shí)際困難。
（二）各部門(mén)兼職檔案人員職責(zé)
1、負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的收集工作。
2、按文書(shū)材料的歸檔范圍，負(fù)責(zé)形成與積累階段各環(huán)節(jié)的文件材料并及時(shí)向檔案室移交。
3、做好存放在本部門(mén)的文件材料的裝訂、分類(lèi)、編目、登記、保管、利用等工作。
三、文書(shū)材料的歸檔流程
�。ㄒ唬┬纬膳c積累
1、年初各部門(mén)布置工作時(shí)，同時(shí)布置形成積累文件材料的任務(wù)。
2、部門(mén)兼職檔案員按文書(shū)檔案歸檔范圍和保管期限表分別積累文件材料，并定期進(jìn)行整理。
3、歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡模糊或易褪變的文件材料應(yīng)予復(fù)制。
4、部門(mén)產(chǎn)生的文件材料，一般整理一份送檔案室，一份自存檔。
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1、裝訂
歸檔文件材料應(yīng)按件裝訂，一般在左側(cè)裝訂，要求文件材料左、下側(cè)邊對(duì)齊。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來(lái)文和復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后。文件材料用不銹鋼釘或線裝訂，對(duì)破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)。
2、分類(lèi)
分類(lèi)方案：分年度──分二級(jí)類(lèi)目──分保管期限
�。�1）分年度
先將文件材料按其形成或針對(duì)的年度分開(kāi)，一般文件材料歸入其形成年度；跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，歸入批復(fù)年度。
�。�2）分二級(jí)類(lèi)目（分問(wèn)題）
每個(gè)年度下按問(wèn)題分類(lèi)，一級(jí)類(lèi)目是文書(shū)類(lèi)檔案實(shí)體分類(lèi)的最高層位，標(biāo)識(shí)為“WS”。文書(shū)檔案劃分為二級(jí)類(lèi)目的，其分類(lèi)標(biāo)識(shí)規(guī)定如下：
二級(jí)類(lèi)目名稱(chēng)標(biāo)識(shí)代號(hào)
黨務(wù)WS11
行政WS12
外事WS13
出版WS14
設(shè)備WS15
�。�3）分保管期限
歸檔文件材料在二級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)劃分保管期限，分為永久、定期兩種，其中永久用“Y”表示，定期一般分為30年、10年，具體保管期限見(jiàn)附表。
3、排列
歸檔文件材料應(yīng)在二級(jí)類(lèi)目下同一保管期限內(nèi)排列，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列，會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件材料可集中排列。
4、編號(hào)
歸檔文件材料按排列順序逐件編號(hào)。
5、編制歸檔文件目錄
歸檔文件材料應(yīng)依據(jù)檔號(hào)的順序編制歸檔文件目錄，其格式式樣如下表：
歸檔文件目錄
20xx—WS11—Y
件號(hào)，責(zé)任者，文號(hào)，題名，日期，頁(yè)數(shù)，備注
上述表中各項(xiàng)填寫(xiě)要求如下：
件號(hào)：檔案室編件號(hào)；
責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者；
文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)；
題名：文件材料標(biāo)題。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“[ ]”號(hào)；
日期：文件材料形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日；
頁(yè)數(shù)：每一件歸檔文件材料的頁(yè)數(shù)（需在對(duì)應(yīng)檔案實(shí)體件的最后一頁(yè)的右上角標(biāo)注頁(yè)數(shù)），文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)；
備注：注釋文件需說(shuō)明的情況。
6、裝盒
將歸檔文件材料按編號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。不同保管期限的文件材料不得裝在同一盒內(nèi)。檔案盒統(tǒng)一使用由省檔案管理部門(mén)監(jiān)制的硬紙盒。
7、備考表
備考表置于盒內(nèi)文件材料之后，并填寫(xiě)表內(nèi)項(xiàng)目?jī)?nèi)容：
�。�1）盒內(nèi)文件情況說(shuō)明填寫(xiě)盒內(nèi)文件材料缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況；
�。�2）整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔材料文件的人員姓名；
�。�3）檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件材料整理質(zhì)量的人員姓名；
�。�4）日期：歸檔文件材料整理完畢的日期。
四、歸檔時(shí)間
文書(shū)材料于次年三月前，由文件材料形成和積累部門(mén)初步整理后送檔案室，由檔案室于六月底前整理歸檔并制作全引目錄。
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