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公司資料管理辦法
公司資料管理辦法1
一、目的
為加強公司檔案管理工作，規(guī)范公司資料、文件保管程序，保護公司的知識產(chǎn)權(quán)和保證各種資料的完整性，并符合ISO9001質(zhì)量體系的規(guī)范要求，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及國家有關(guān)檔案管理、保密工作的規(guī)定，特制定本辦法。
二、適用范圍
本辦法適用于公司及所屬各部門所有管理文件、技術(shù)文件和資料的管理，其中包括企業(yè)管理、工程設(shè)計、產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)制造等涉及企業(yè)經(jīng)營各方面的具有歸檔保存價值的實物、文字、圖紙、圖片、軟盤、光盤、聲、像等資料。
三、機構(gòu)設(shè)置及職責(zé)
公司設(shè)立檔案資料室，負責(zé)全公司各類檔案、資料的管理，隸屬于公司辦公室。各部門綜合辦公室及專職或兼職檔案員對本部門歸檔文件資料進行初級管理。
四、檔案歸檔
1．歸檔要求
歸檔的文件和資料必須是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、裝訂好的原始記錄。合同要存正本，公司文件及外部文件應(yīng)歸檔原件，一般不存復(fù)印件。文字、圖紙與軟件（盤）同存時，應(yīng)保持一致。屬于ISO9001質(zhì)量體系的受控文件應(yīng)填寫受控編號。
歸檔的文件和資料要求質(zhì)量優(yōu)良，圖樣清晰，字跡工整，裝訂整齊美觀，禁用字跡不牢固的工具書寫。
對軟盤、光盤、聲像、照片等資料，歸檔時要有保護措施，包裝良好，封面書寫標題及編號，無涂改。
凡對公司有保存價值的各種文件、資料、實物等，各部門有責(zé)任及時歸檔。因歸檔不及時造成資料損壞或丟失，給公司利益造成損害的，有關(guān)部門須承擔(dān)責(zé)任。
歸檔文件和資料如有保密要求和查閱限制的，由歸檔部門與檔案室擬定保密級別和限制查閱使用范圍。
2．歸檔時間
工程、研發(fā)項目資料在項目完工后一個月內(nèi)歸檔。各類管理文件、產(chǎn)品標準、技術(shù)文件每一年年末歸檔一次。其余各類具有保存價值的文件和資料應(yīng)及時歸檔。
3．歸檔程序和手續(xù)
各類檔案在歸檔前由各部門兼職檔案員預(yù)立卷。歸檔時要作《檔案移交（接收）登記》，屬質(zhì)量體系受控文件要提交《受控文件和資料清單》，經(jīng)檔案室和歸檔部門雙方當面清點簽字后備查。對不完整、不準確或不符合存檔要求的各類檔案，檔案室有權(quán)要求歸檔部門完善達到要求后再辦理歸檔手續(xù)。同一項目的成套資料在歸檔時要有資料目錄，并按要求提供《圖紙資料存檔清單》。
4．歸檔責(zé)任部門
公司下發(fā)行政文件、管理制度、公司重要會議材料、外來文件由公司辦公室負責(zé)。
各職能部發(fā)的文件、管理細則由主辦部門負責(zé)。
技術(shù)文件、工程文件、研發(fā)文件、生產(chǎn)文件、產(chǎn)品標準、工藝文件由相關(guān)事業(yè)部負責(zé)。
5．歸檔范圍
工程類（見附件二）
研發(fā)類（見附件三）
產(chǎn)品生產(chǎn)類（見附件四）
管理類（見附件五）
其他類
6．管理文件和資料的歸檔
凡正式發(fā)文的公司文件按發(fā)文序號歸檔，不得缺少。
公司各職能部門負責(zé)將業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的管理文件及資料按期歸檔，以保證借閱人員能使用更新后的有效版本。
7．技術(shù)文件和資料的歸檔
凡公司及所屬各部的工程項目、研發(fā)項目、產(chǎn)品生產(chǎn)、工藝文件、各類標準、引進技術(shù)、涉外活動等文件和資料均納入歸檔范圍。
研發(fā)項目、工程項目、工藝文件、產(chǎn)品標準等資料的`歸檔，實行項目負責(zé)人負責(zé)制，由項目（或技術(shù)）負責(zé)人主持有關(guān)文件資料的整理、歸檔工作。項目（或技術(shù)）負責(zé)人和兼職檔案員對歸檔材料的完整性、準確性和真實性負責(zé)。各部由總工和技術(shù)負責(zé)人組成三人以上的專家小組，對歸檔資料進行技術(shù)審查并簽署意見，確定保密級別和查閱限制。經(jīng)審查合格的資料送檔案室歸檔。各部門綜合辦公室對屬質(zhì)量體系范圍內(nèi)文件資料的規(guī)范性、完整性負責(zé)。
檔案室在工程、研發(fā)項目資料和產(chǎn)品標準歸檔后，書面通知管理規(guī)劃部。此書面通知將作為公司對事業(yè)部項目考核的依據(jù)之一。
五．檔案和資料的保管
1.各種管理、技術(shù)文件和資料屬于公司專有技術(shù)、知識產(chǎn)權(quán)和無形資產(chǎn)的重要組成部分，要嚴格管理，嚴防因失密給公司造成損失。
2.管理文件和資料、技術(shù)文件、工程項目的圖紙等應(yīng)進行分類管理，文件與資料必須編號。
3.檔案資料是公司研發(fā)、工程、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的重要依據(jù)，檔案資料室必須確保安全。
�。�1）健全借閱審批、登記制度，嚴防文件資料損壞、丟失。未經(jīng)許可不得復(fù)制、使用保密檔案。
（2）做好“五防”工作，即：防火、防盜、防曬、防潮、防蟲。
�。�3）檔案室內(nèi)要經(jīng)常打掃，保持清潔衛(wèi)生。
�。�4）室內(nèi)嚴禁吸煙，不得將易燃、易爆物品帶入室內(nèi)。
�。�5）工作人員離開檔案室時要關(guān)燈、關(guān)好門窗。
六、檔案資料的使用
1.公司檔案資料分為機密、秘密、無密級三個級別。機密級的檔案資料有嚴格的查閱限制，其復(fù)制和借閱需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準。公司的重要文件、技術(shù)資料列入機密級檔案管理。秘密級檔案和資料有查閱限制，復(fù)制借閱要經(jīng)歸檔部門負責(zé)人同意，公司辦公室批準。對公司較重要的文件、技術(shù)和項目資料列入秘密級別管理。無密級檔案資料，公司內(nèi)部職工可以查閱、復(fù)制、借用，但需進行登記備案。
2.查閱檔案資料，需執(zhí)行檔案資料保密規(guī)定，并做查閱登記。本公司員工可查閱本職工作范圍的檔案資料；如要查閱非本職工作的檔案資料，需經(jīng)檔案歸檔部門負責(zé)人同意，公司辦公室批準；公司外部人員查閱檔案資料，需經(jīng)公司接待部門領(lǐng)導(dǎo)申請，公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由專人陪同查閱，不得借出。
3.檔案資料的借閱和復(fù)制按檔案保密規(guī)定執(zhí)行。借閱檔案資料應(yīng)在檔案室做借閱登記，對有保密要求的檔案資料要有相關(guān)負責(zé)人批準的《文件資料借閱申請單》。以光盤、軟盤為介質(zhì)的文件資料不外借。
4.借閱科技檔案不得超過兩個月；借用管理文件不得超過一個月；借用非本部門檔案不得超過兩周。借閱期滿后，如需繼續(xù)借用時，可持所借檔案到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)，僅限續(xù)借一次。對逾期不還，經(jīng)催促仍拖延者，除停止其借閱權(quán)利外，還將向其所在部門通報。
5.凡公司員工調(diào)離公司前，應(yīng)清還從檔案室借閱的檔案資料，由檔案室在調(diào)離手續(xù)單上簽字后，方可辦理調(diào)離手續(xù)。脫產(chǎn)學(xué)習(xí)或外借工作半年以上的員工，在離開公司前也必須清還所借檔案。
七、文件和資料的更改、銷毀
1.已歸檔的非技術(shù)文件和資料如需更改，由原歸檔部門持《文件和資料更改通知單》到檔案室填寫《文件和資料更改登記表》，此登記表、更改通知單與文件共同存放，以備查詢。
2.技術(shù)文件和資料需更改時，要按《設(shè)計更改程序》及《產(chǎn)品圖樣及設(shè)計文件更改辦法》執(zhí)行，填寫《設(shè)計變更補充通知單》并由項目負責(zé)人或技術(shù)負責(zé)人簽字。對標準產(chǎn)品圖紙及工藝文件的更改要有事業(yè)部總工或技術(shù)負責(zé)人的審批，同時注明更改原因及日期。
3.文件和資料失效或終止執(zhí)行時，各部門檔案員應(yīng)按要求填寫《終止執(zhí)行文件和資料目錄》，到檔案室備案，由檔案室在文件上標明終止執(zhí)行或作廢字樣。
4.對無保存價值的已失效或終止執(zhí)行的文件、資料，需經(jīng)原編制部門審核，原審批部門負責(zé)人批準后，填寫《技術(shù)文件和資料處置表》及《申請銷毀文件和資料目錄》存檔。
5.對于需要銷毀的文件、資料，由檔案室定期提出申請，經(jīng)公司專家委員會鑒定后，檔案室統(tǒng)一銷毀并做銷毀記錄。
八、其他
本辦法自公布之日起實行，解釋權(quán)歸公司辦公室。
附件一：有關(guān)表格、清單樣本
1.《受控文件和資料清單》
2.《檔案移交（接收）登記》
3.《文件和資料更改通知單》
4.《文件和資料更改登記表》
5.《設(shè)計變更補充通知單》
6.《技術(shù)文件和資料處置表》
7.《終止執(zhí)行文件和資料目錄》
8.《申請銷毀文件和資料目錄》
9.《圖紙資料存檔清單》
10.《文件資料借閱申請單》
11.《文件資料借閱單》
附件二：工程項目資料歸檔范圍
1.設(shè)計任務(wù)書、初步設(shè)計、設(shè)計變更通知書
2.合同書及附件、協(xié)議、會議紀要
3.系統(tǒng)原理圖、施工圖
4.軟件功能規(guī)格書、軟件框圖、程序清單、軟件測試大綱、測試報告
5.系統(tǒng)調(diào)試大綱、調(diào)試說明、系統(tǒng)操作使用說明書
6.調(diào)試過程中的原始記錄
7.竣工圖
8.用戶驗收證明、驗收報告、向用戶提交資料的交接記錄
9.項目鑒定、獲獎證書、用戶感謝信
注：除3、4、5、7項要求同時提供軟盤及書面材料外，其余均需提供材料的原件
附件三：研發(fā)項目資料歸檔范圍
1.項目提案、可行性研究報告、項目任務(wù)書
2.初步設(shè)計文檔資料、詳細設(shè)計文檔資料
3.測試記錄、測試報告
4.工業(yè)試驗報告、開發(fā)中評報告
5.生產(chǎn)準備文件、銷售準備文件
6.開發(fā)終評、產(chǎn)品認證
7.鑒定、獲獎證書、知識產(chǎn)權(quán)證書
附件四：產(chǎn)品生產(chǎn)文件資料歸檔范圍
1.產(chǎn)品標準（國家、行業(yè)、企業(yè)）、生產(chǎn)工藝文件、產(chǎn)品手冊
2.產(chǎn)品零部件圖、裝配圖
3.操作規(guī)程、守則
4.產(chǎn)品檢驗、測試規(guī)范
附件五：管理文件、資料歸檔范圍
1.公司正式下發(fā)文件、規(guī)章制度
2.公司收文、上級批文
3.公司對外發(fā)文、請示
4.重大會議材料
5.公司重大決議、大事記
6.各部業(yè)務(wù)文檔材料
7.公司經(jīng)理辦公會記錄
公司資料管理辦法2
1、正式文件使用公司標準文檔格式，即有標識、公司名稱、地址、郵編、電話、傳真的'信箋紙格式，并注明公司(部門)名稱、簽發(fā)人、發(fā)放部門、日期等。一般技術(shù)材料、培訓(xùn)材料、表格等可簡化，保留公司商標即可。
2、第一行文件編號：字體宋體、右對齊、字號五號字。
3、文件編號：
(1)向上級管理部門的報告文件或?qū)ν獍l(fā)函：××公司(辦)字第[20xx]號。
(2)經(jīng)理簽發(fā)的管理文檔：××公司(通)字第[20xx]號。
(3)銷售部管理文件：××公司(銷)字第[20xx]號。
(4)服務(wù)部管理文件：××公司(服)字第[20xx]號。
(5)財務(wù)部管理文件：××公司(財)字第[20xx]號。
文件編號由總經(jīng)理秘書統(tǒng)一進行編號。一般事務(wù)性聯(lián)絡(luò)可使用<工作聯(lián)絡(luò)單>，不必統(tǒng)一編號。--工作聯(lián)絡(luò)單-->
4、文件標題：字體黑體、居中、加粗，字號小二號。
5、正文：字體宋體、字號小四號、行距1、5倍。
6、簽發(fā)：公司通用管理文件及對外公文或函件由總經(jīng)理簽發(fā);各部門管理文件交總經(jīng)理審核后由部門經(jīng)理(主管)簽發(fā)。
7、發(fā)放：正式文件發(fā)放到各部門或班組需有文件發(fā)放記錄。
8、保存：公司所有文件(報送總公司文件、接收總公司文件及其它外部發(fā)出及接收的文件)副本由總經(jīng)理秘書統(tǒng)一保存。
9、傳真：對外發(fā)傳真，統(tǒng)一使用公司標準文檔格式，傳真前附上附頁，說明傳真目的、主題等。
10、借閱：因工作需要借閱文檔，由借閱人申請，經(jīng)文檔管理部門負責(zé)人批準后辦理借閱手續(xù)，借閱和歸還要進行登記。
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