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單證管理辦法
第一章 總 則
第一條 為了規(guī)范業(yè)務(wù)單證管理，保障業(yè)務(wù)合規(guī)經(jīng)營(yíng)，防止單證風(fēng)險(xiǎn)，增強(qiáng)公司防風(fēng)險(xiǎn)能力，促進(jìn)業(yè)務(wù)健康發(fā)展，根據(jù)省公司《單證管理辦法》和《單證管理實(shí)務(wù)》，結(jié)合全市系統(tǒng)業(yè)務(wù)單證管理實(shí)際，制定本管理辦法。
第二條 本辦法所管理的業(yè)務(wù)單證，是指印有公司形象標(biāo)識(shí)和名稱的各類空白業(yè)務(wù)單證，包括投保單、保險(xiǎn)單、保險(xiǎn)證（保險(xiǎn)卡）和批單。
定額保險(xiǎn)單是指保險(xiǎn)單上印有保險(xiǎn)責(zé)任、固定的保險(xiǎn)金額和保險(xiǎn)費(fèi)，通過(guò)手工或機(jī)打方式填寫投保人和被保險(xiǎn)人姓名、身份證號(hào)碼等信息的業(yè)務(wù)單證，包括保險(xiǎn)憑證。
有價(jià)定額保險(xiǎn)單是指在保險(xiǎn)單上直接印刷有保險(xiǎn)金額和保險(xiǎn)費(fèi)，并加蓋公司簽章，具有法律效力的定額保險(xiǎn)單。
第三條 業(yè)務(wù)單證管理是指業(yè)務(wù)單證的設(shè)計(jì)、審核、印制、保管、配送、領(lǐng)用、變更、銷毀、檢查等方面的管理。
第四條 業(yè)務(wù)單證管理堅(jiān)持“流程管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、規(guī)范設(shè)計(jì)、計(jì)劃印制、應(yīng)用IT、嚴(yán)格管控”的原則。
第五條 公司對(duì)于在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的有效業(yè)務(wù)單證，按照公司保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定執(zhí)行。
第六條 本辦法適用于全市系統(tǒng)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)單證管理工作。
第二章 業(yè)務(wù)單證管理的職能
第七條 各支公司經(jīng)理作為本公司的單證管理第一責(zé)任人。單證管理責(zé)任人對(duì)本公司單證的管理和風(fēng)險(xiǎn)控制負(fù)責(zé)，定期組織單證管理的檢查，確保單證管理的規(guī)范統(tǒng)一，并對(duì)單證管理責(zé)任事故承擔(dān)管理責(zé)任。
市分公司綜合部是市分公司業(yè)務(wù)單證的職能管理部門。系統(tǒng)內(nèi)單證工作實(shí)行垂直管理，各支公司單證管理部門（綜合部或財(cái)務(wù)核算部）為本級(jí)公司業(yè)務(wù)單證管理的職能部門。 市分公司設(shè)立專門的單證管理崗，負(fù)責(zé)全市系統(tǒng)的單證管理工作。各支公司要配備專職或兼職單證管理員，要求工作責(zé)任心強(qiáng)，懂保險(xiǎn)業(yè)務(wù)，并保持單證管理人員的相對(duì)穩(wěn)定性。支公司單證管理員因工作變動(dòng)發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)向市分公司書面報(bào)告，并填寫《人員代碼及權(quán)限變更申請(qǐng)表》，按規(guī)定上報(bào)各級(jí)管理部門批準(zhǔn)后支公司留存一份，上交市分公司一份。
第八條 市分公司綜合部負(fù)責(zé)全市系統(tǒng)業(yè)務(wù)單證管理實(shí)施辦法的制定，負(fù)責(zé)全市系統(tǒng)業(yè)務(wù)單證的保管、配送、銷毀等工作的統(tǒng)一管理。支公司不得自行印制和銷毀單證。 第九條 支公司根據(jù)市分公司業(yè)務(wù)單證實(shí)施管理辦法,制定相應(yīng)的管理辦法。負(fù)責(zé)支公司業(yè)務(wù)單證的申請(qǐng)、領(lǐng)用、登記、發(fā)放、保管、使用、廢舊單證的回收; 負(fù)責(zé)使用單證的日清日結(jié)，每天檢查當(dāng)日處理的紙制單證的使用情況, 核對(duì)是否與業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)、單證管理系統(tǒng)中的單證流水號(hào)和狀態(tài)是否相符，以嚴(yán)格保險(xiǎn)單的管理和保證數(shù)據(jù)質(zhì)量的可靠性，及時(shí)上報(bào)單證使用的重大事項(xiàng)。
第三章 單證發(fā)放與保管
第十條 單證征訂由市分公司綜合部實(shí)行按季征訂，每季度征訂一次，市分公司各事業(yè)部和支公司單證管理部門按市分公司綜合部規(guī)定的《業(yè)務(wù)單證征訂單》、征訂時(shí)間的要求上報(bào)。因新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)需要增訂業(yè)務(wù)單證，由市分公司綜合部按省公司要求統(tǒng)一時(shí)間組織征訂。
市分公司各事業(yè)部或支公司在征訂業(yè)務(wù)單證時(shí), 應(yīng)根據(jù)險(xiǎn)種、數(shù)量進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，為避免單證浪費(fèi)，節(jié)約費(fèi)用，統(tǒng)計(jì)的數(shù)量要盡可能地準(zhǔn)確，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)市分公司綜合部。業(yè)務(wù)單證印刷費(fèi)由市分公司財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一向省公司支付后，根據(jù)各支公司實(shí)際領(lǐng)用數(shù)量劃賬。
第十一條 各支公司之間不得擅自調(diào)劑單證，確需調(diào)劑時(shí)，申請(qǐng)調(diào)入支公司和同意調(diào)出支公司向市分公司綜合部提出《業(yè)務(wù)單證調(diào)劑申請(qǐng)》,經(jīng)確定系統(tǒng)內(nèi)有被調(diào)劑單證時(shí),由市分公司綜合部單證管理員負(fù)責(zé)調(diào)劑。
第十二條 單證領(lǐng)取登記、發(fā)放和保管。 各支公司單證管理人員負(fù)責(zé)從市分公司單證管理部門領(lǐng)取業(yè)務(wù)單證。各支公司單證員從市分公司領(lǐng)取保險(xiǎn)單時(shí)，需填寫《業(yè)務(wù)單證發(fā)放登記薄》,單證收到后要清點(diǎn)數(shù)量、核對(duì)單證號(hào)碼，清點(diǎn)無(wú)誤后方可簽收。保險(xiǎn)單證領(lǐng)回后要及時(shí)做好入庫(kù)登記，填寫《業(yè)務(wù)單證總帳》、《業(yè)務(wù)單證明細(xì)帳》。支公司應(yīng)嚴(yán)格履行單證發(fā)放登記手續(xù)，建立《業(yè)務(wù)單證發(fā)放登記薄》。 業(yè)務(wù)單證的領(lǐng)取與發(fā)放，應(yīng)遵循循序漸進(jìn)發(fā)放的原則，既要滿足業(yè)務(wù)發(fā)展需求,又要防止風(fēng)險(xiǎn)。支公司單證員發(fā)放業(yè)務(wù)單證時(shí)，必須認(rèn)真核對(duì)單證管理系統(tǒng)庫(kù)存數(shù)據(jù)，嚴(yán)格控制單證發(fā)放數(shù)量。
第十三條 支公司出單員應(yīng)對(duì)已使用的保險(xiǎn)單進(jìn)行日結(jié)日清處理，支公司單證管理員每天檢查當(dāng)日處理的紙制單證的使用情況，核對(duì)與業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)、單證管理系統(tǒng)中的單證流水號(hào)和狀態(tài)是否相符，并填寫《業(yè)務(wù)單證銷號(hào)清單》。 保險(xiǎn)業(yè)務(wù)單證實(shí)行定期盤存。市分公司每季末，對(duì)轄內(nèi)業(yè)務(wù)單證按《業(yè)務(wù)單證明細(xì)表》進(jìn)行一次盤存，詳細(xì)清點(diǎn)業(yè)務(wù)單證領(lǐng)用、發(fā)放、使用、作廢、遺失、停用、核銷、庫(kù)存情況。支公司單證員于每月5日前(節(jié)假日順延)，將上月盤存結(jié)果(含盤存表和業(yè)務(wù)單證明細(xì)表，業(yè)務(wù)單證銷號(hào)清單)通過(guò)新“OA”報(bào)市分公司綜合部。每年12月底進(jìn)行年度盤存，通過(guò)盤存，做到“賬單相符,賬表相符,賬賬相符，賬實(shí)相符,手工臺(tái)賬與系統(tǒng)數(shù)據(jù)相符”。
第十四條 對(duì)停止使用的重要空白單證，支公司不得擅自銷毀，應(yīng)按照市分公司有關(guān)通知精神進(jìn)行清理盤點(diǎn)并上繳市分公司統(tǒng)一銷毀。應(yīng)特別注意及時(shí)清收分散在各代理網(wǎng)點(diǎn)和營(yíng)銷員手中的單證。回收的單證應(yīng)填定《業(yè)務(wù)單證回收清理表》，清理表應(yīng)標(biāo)明單證代碼，單證名稱，單證流水號(hào)段，并同時(shí)在單證系統(tǒng)作好停用處理，上報(bào)市公司綜合部。
第十五條 各支公司出單員要對(duì)已使用的單證按單證流水號(hào)的順序號(hào)及時(shí)進(jìn)行整理、裝訂。非車險(xiǎn)通用全打保單有兩聯(lián)業(yè)務(wù)聯(lián)，第一業(yè)務(wù)聯(lián)，歸檔時(shí)按保單號(hào)裝訂，保單附頁(yè)、批單等其它附件與此聯(lián)一并裝訂；第二業(yè)務(wù)聯(lián)，歸檔時(shí)按單證流水號(hào)裝訂；對(duì)業(yè)務(wù)處理中作廢的單證不得擅自銷毀，應(yīng)在單證各聯(lián)加蓋“作廢”印章，與已使用單證按印刷流水號(hào)歸檔，不允許缺號(hào)、跳號(hào)，同時(shí)必須在業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)進(jìn)行作廢單證處理，第十六條 支公司要建立單證管理責(zé)任追究制，對(duì)單證工作管理不善造成遺失、短缺的,要追究相關(guān)人員的責(zé)任。
支公司發(fā)現(xiàn)單證遺失，應(yīng)在3日內(nèi)填報(bào)《業(yè)務(wù)單證遺失報(bào)告表》(節(jié)假日順延)，上報(bào)市分公司綜合部，并采取相應(yīng)措施，查明原因，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰，同時(shí)在所在地報(bào)刊上發(fā)布遺失公告，聲明作廢。支公司在發(fā)布公告后，要保存相關(guān)資料。
遺失單證的支公司必須在“單證管理系統(tǒng)”中辦理丟失登記手續(xù)，同時(shí)登記相應(yīng)的手工臺(tái)賬，保證電子賬、手工臺(tái)賬賬賬相符。
庫(kù)房被盜造成編號(hào)單證遺失的，被盜單位要注意保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)，立即向當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)報(bào)案，并在第一時(shí)間內(nèi)上報(bào)市分公司綜合部。同時(shí)，被盜單位立即清查單證庫(kù)存，填制單證遺失報(bào)告表，按照遺失單證程序辦理作廢手續(xù)，并作為重大事件逐級(jí)上報(bào)。
第十七條 支公司和出單點(diǎn)應(yīng)配備業(yè)務(wù)單證存放專柜,單證存放專柜應(yīng)牢實(shí)、有防盜鎖, 存放在安全地方,以免單證被盜或丟失。
第四章 單證核銷
第十八條 單證核銷包括正常單證核銷、作廢單證核銷、遺失單證核銷和停用單證核銷。核銷要求的原則：實(shí)物與臺(tái)帳相符，實(shí)物與系統(tǒng)相符。
第十九條 正常單證核銷。重要承保單證使用后，由支公司單證管理人員按支公司出單員提供的業(yè)務(wù)單證銷號(hào)清單（含作廢單證）在單證管理系統(tǒng)中進(jìn)行核銷處理。 第二十條 作廢單證核銷。作廢的單證，由支公司出單員在單證管理系統(tǒng)進(jìn)行作廢登記，對(duì)單證全部聯(lián)次加蓋作廢章。并由支公司出單員按照流水號(hào)順序歸入已使用單證存根聯(lián)裝訂。
第二十條 遺失單證核銷。單證遺失人應(yīng)向所在單位單證管理部門提交書面遺失說(shuō)明，經(jīng)本級(jí)單證管理部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，在地市級(jí)及以上正式媒體進(jìn)行聲明，并將該聲明提交單證管理部門保存?zhèn)浒�。無(wú)故遺失單證的，必須由本級(jí)單證管理第一責(zé)任人簽字確認(rèn)。
遺失單證核銷由省級(jí)分公司單證管理崗人員負(fù)責(zé)。省級(jí)單證管理崗人員對(duì)下級(jí)單證管理部門上報(bào)的遺失單證核銷手續(xù)審核確認(rèn)后，在單證管理系統(tǒng)中進(jìn)行核銷處理。 由監(jiān)管部門或稅務(wù)機(jī)關(guān)監(jiān)制的單證遺失，應(yīng)將流水號(hào)及數(shù)量向當(dāng)?shù)匦袠I(yè)監(jiān)管部門或稅務(wù)機(jī)關(guān)報(bào)告。
第二十一條 停用單證核銷。省級(jí)分公司單證管理部門組織和監(jiān)督轄內(nèi)停用單證的銷毀，并在單證管理系統(tǒng)做核銷登記處理。地市分公司、支公司不得自行銷毀停用單證。 單證停用銷毀前，應(yīng)向當(dāng)?shù)匦袠I(yè)監(jiān)管部門（保密局）或機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)報(bào)告。
第五章 單證檢查
第二十二條單證的檢查工作 實(shí)行電子監(jiān)控和實(shí)物盤存相結(jié)合的方式，充分發(fā)揮單證管理系統(tǒng)的作用和功能。市分公司和支公司單證管理崗，應(yīng)分別按季、月、周對(duì)定額保險(xiǎn)單進(jìn)行盤點(diǎn)，并與單證管理系統(tǒng)、臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)，保證賬賬相符、賬實(shí)相符。
單證檢查采取現(xiàn)場(chǎng)檢查與非現(xiàn)場(chǎng)檢查相結(jié)合方式。應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)有價(jià)定額保險(xiǎn)單的管控，隨時(shí)跟蹤檢查使用情況，監(jiān)督是否及時(shí)回收、補(bǔ)錄和核銷。主要內(nèi)容包括檢查機(jī)構(gòu)設(shè)立單證管理崗和配備人員的情況，實(shí)行專庫(kù)專柜專人保管單證的情況，空白單證登記制度的建立和使用情況，單證簽收、發(fā)放和領(lǐng)用手續(xù)的履行情況，是否對(duì)單證使用實(shí)行日清日結(jié)，單證庫(kù)存的盤查情況，是否做到“賬賬相符、賬實(shí)相符”，代理人領(lǐng)用單證的管理情況，以及單證管理系統(tǒng)的使用情況等。在單證檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的，應(yīng)責(zé)成有關(guān)分支機(jī)構(gòu)限期整改；對(duì)于存在責(zé)任事故隱患的的問(wèn)題，應(yīng)追究有關(guān)責(zé)任人員的責(zé)任；在整改限期內(nèi)未進(jìn)行整改的，以及在單證檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)已發(fā)生單證管理責(zé)任事故的，應(yīng)追究有關(guān)單證管理責(zé)任人和其他有關(guān)責(zé)任人員的責(zé)任。
各級(jí)單證管理部門負(fù)責(zé)組織對(duì)未使用單證的發(fā)放、核銷和統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)開(kāi)展常規(guī)性檢查。單證管理的統(tǒng)一檢查由市分公司綜合部牽頭，組識(shí)各產(chǎn)品線部門、出單管理中心，按照每年不少30%比例對(duì)各支公司、部單證管理情況進(jìn)行檢查。 第二十三條 支公司單證管理員應(yīng)分別按每月、每季對(duì)實(shí)物單證進(jìn)行盤點(diǎn)，并與單證管理系統(tǒng)、臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)，保證賬賬相符、賬實(shí)相符。市公司單證管理員應(yīng)及時(shí)將盤點(diǎn)結(jié)果以書面形式報(bào)上級(jí)單證管理部門。
第二十四條 單證檢查結(jié)果應(yīng)及時(shí)在全市系統(tǒng)予以通報(bào)。對(duì)未按照單證管理規(guī)定操作的，應(yīng)要求限期整改。給公司造成損失的，視情況給予相關(guān)責(zé)任人警告、記過(guò)、撤職等處分。
第二十五條 對(duì)違反本辦法給公司造成損失的，市分公司按以下規(guī)定予以處罰。
1、未建立健全業(yè)務(wù)單證管理制度，給予單位口頭批評(píng)，責(zé)令整改；未整改的，給予單位通報(bào)批評(píng)、分管領(lǐng)導(dǎo)警告處分。
2、未使用《單證管理系統(tǒng)》，給予單位通報(bào)批評(píng)、分管領(lǐng)導(dǎo)記過(guò)。
3、擅自印制業(yè)務(wù)單證，或繼續(xù)使用廢止業(yè)務(wù)單證，給予單位通報(bào)批評(píng)、分管領(lǐng)導(dǎo)記大過(guò)。
4、對(duì)保管不善（不可抗力除外）造成損失的，給予單位通報(bào)批評(píng)，單位主要領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)、直接責(zé)任人分別給予警告、記過(guò)、記大過(guò)。
5、遺失重要業(yè)務(wù)單證，對(duì)責(zé)任人每份單證處以50—200 元的罰款, 并予以記大過(guò)。造成嚴(yán)重后果的解除勞動(dòng)合同，移交司法機(jī)關(guān)處理。
第六章 附則
第二十六條 本辦法由市分公司綜合部負(fù)責(zé)解釋。
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