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文書檔案管理辦法
文書檔案管理辦法1
關(guān)鍵詞：辦公室；文書檔案；管理；利用
文書檔案作為單位的重要?dú)v史憑證，做好文書檔案管理和利用，是充分發(fā)揮人社局辦公室參謀助手作用必不可缺少的重要一個(gè)環(huán)節(jié)。近年來(lái)，隨著檔案事業(yè)飛速發(fā)展，以及單位文書檔案管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化水平的不斷提高，文書檔案管理和利用工作發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。所以，結(jié)合我就自身工作實(shí)踐及思考，就如何做好人社局辦公室文書檔案管理和利用談幾點(diǎn)體會(huì)。
1加強(qiáng)文書檔案工作的基礎(chǔ)條件
文書檔案作為局工作的重點(diǎn)之一，領(lǐng)導(dǎo)要高度重視辦公室文書檔案的管理，充分認(rèn)識(shí)文書檔案管理在單位發(fā)展建設(shè)中的重要作用，為文書檔案工作提供組織保障、人員保障和物資保障。要隨著單位的發(fā)展，不斷加大檔案管理硬、軟件設(shè)施的投入，配備檔案管理所需硬、軟件設(shè)施，加強(qiáng)文書檔案室的硬、軟件建設(shè)，完善基礎(chǔ)設(shè)施，為文書檔案工作提供人力、物力、財(cái)力保障，此目的是為充分保障文檔案管理工作的順利開(kāi)展。
2提高文書檔案管理人員素質(zhì)
常言道：“好馬要配好鞍”，文書檔案管理工作固然重要，文書檔案管理工作需要配備業(yè)務(wù)技術(shù)強(qiáng)、政治思想好、綜合素質(zhì)硬的固定管理人員，選派工作細(xì)心、耐心、有責(zé)任心的黨員同志或黨性較強(qiáng)的其他工作人員負(fù)責(zé)文書檔案工作。同時(shí)，文書檔案管理員要突破那種僅僅作為檔案“收集員”、“保管員”的狹隘觀念，主動(dòng)為人社局領(lǐng)導(dǎo)正確決策提供可靠依據(jù)，為業(yè)務(wù)發(fā)展、科研提供依據(jù)，為人社局的精神文明建設(shè)和發(fā)展建設(shè)服務(wù)。要做到這些，光要有愛(ài)崗敬業(yè)、耐心細(xì)致的工作態(tài)度還不夠，還必須系統(tǒng)學(xué)習(xí)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等系列法律法規(guī)，按照文書檔案管理工作關(guān)于統(tǒng)一管理、完整安全、便于利用的原則要求，努力提高文書檔案管理方面的業(yè)務(wù)修養(yǎng)和自身素質(zhì)修養(yǎng)。
（一）加強(qiáng)知識(shí)修養(yǎng)�，F(xiàn)代文書檔案管理人員首先必須具備豐富的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)和較為廣泛的社會(huì)科學(xué)與自然科學(xué)知識(shí)，可充分利用各級(jí)組織的檔案法規(guī)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、網(wǎng)絡(luò)教育和個(gè)人自學(xué)等手段進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，也要自覺(jué)地、全面地加強(qiáng)知識(shí)修養(yǎng)，拓寬知識(shí)面，學(xué)習(xí)新技術(shù)和相關(guān)領(lǐng)域的知識(shí)，開(kāi)闊視野，增長(zhǎng)技能，為單位提供精準(zhǔn)的、豐富的、真實(shí)的具有較高價(jià)值的原始資料，努力讓由自己經(jīng)手、處理的文字材料，形成具有較高水平和利用價(jià)值的文書檔案。
�。ǘ┘訌�(qiáng)技能修養(yǎng)。檔案是一門專業(yè)性很強(qiáng)的'工作，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)到提供利用、進(jìn)行編研等都有一整套的完整理論和工作方法，檔案人員要注重自我完善，熟練地掌握計(jì)算機(jī)理論知識(shí)和操作技能，使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，為更快、更好地開(kāi)發(fā)檔案信息打下牢固的技術(shù)基礎(chǔ)。同時(shí)，還必須具備較強(qiáng)的信息獲取能力，不僅要熟練、快速地獲取本室所藏的檔案信息提供給利用者，還要引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
�。ㄈ┘訌�(qiáng)職業(yè)修養(yǎng)。文書檔案人員直接管理和掌握著文書檔案內(nèi)容，了解人社局文書檔案的秘密，因此，必須要求檔案管理人員具備過(guò)硬的職業(yè)素質(zhì)，較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí)。不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，使由自己經(jīng)手的事件件件有頭有尾，手續(xù)清楚，保證檔案的齊全完整，而且還要防止“無(wú)形”儲(chǔ)存在頭腦中的秘密泄露。
�。ㄋ模┘訌�(qiáng)政治修養(yǎng)。文書檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜且細(xì)致的工作，從檔案的收集到科學(xué)整理、安全保管、價(jià)值鑒定、登記統(tǒng)計(jì)、提供利用等，都需要文書檔案管理人員付出艱辛的勞動(dòng)，是一項(xiàng)既平凡又單調(diào)、乏味、枯燥的工作。要做好檔案工作，文檔人員就必須具備忠于職守、任勞任怨、不辭辛苦、一絲不茍、無(wú)私奉獻(xiàn)的品德修養(yǎng)和過(guò)硬的政治素質(zhì)，要甘于寂寞，樂(lè)于平凡，甘當(dāng)無(wú)名英雄。
3強(qiáng)化文書檔案質(zhì)量管理
（一）嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。文書檔案管理員要通過(guò)認(rèn)真學(xué)習(xí)歸檔文件整理操作規(guī)范，按要求建立案卷目錄和統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，以科學(xué)的原則和方法對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、編目、保管、檢索、統(tǒng)計(jì)、編研、利用。結(jié)合人社局實(shí)際，擬定相應(yīng)工作計(jì)劃和制度，采取強(qiáng)有力的有效措施，規(guī)范檔案管理工作。
�。ǘ┘訌�(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)。文書檔案管理人員除積極參加檔案部門組織的理論學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)外，還應(yīng)經(jīng)常到各科室對(duì)兼職檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，通過(guò)邊學(xué)習(xí)、邊實(shí)踐，參加檔案部門組織的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不斷提高人社局文書檔案管理質(zhì)量。要突出重點(diǎn)，規(guī)范文書檔案行文和移交管理。指導(dǎo)各科室認(rèn)真按文書檔案規(guī)范行文，各科室、各部門文書檔案移交時(shí)應(yīng)嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)上交歸檔的檔案認(rèn)真逐一檢查，凡檔案不符合要求的科室，均要求兼職檔案人員一起隨檔入庫(kù)負(fù)責(zé)達(dá)標(biāo)。
�。ㄈ┘訌�(qiáng)文書檔案安全管理。按檔案管理的時(shí)限要求歸檔管理，規(guī)定查閱權(quán)限和程序，由專人負(fù)責(zé)認(rèn)真做好查閱記錄，做好保密性工作，掌握調(diào)控好文書檔案室溫濕度，做好防火、防水、防潮、防盜、防蟲(chóng)蛀等安全管理工作，真正為檔案管理工作上一把“安全鎖”。
4加強(qiáng)文書檔案開(kāi)發(fā)利用
�。ㄒ唬┱J(rèn)真編撰檔案信息資料。辦公室文書檔案看似簡(jiǎn)單，但文書檔案管理工作人員要在工作中主動(dòng)創(chuàng)新，不斷創(chuàng)新，展示在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和社會(huì)各界的大力支持下，人社局全體干部職工共同奮斗的光榮發(fā)展歷程。例如，可組織編印《人社局組織沿革》、《從社局大事記》、《人社局榮譽(yù)匯編》、《人社局專題匯編》、《人社局制度匯編》等系列資料匯編。
�。ǘ┏浞掷脵n案信息資源。一是利用檔案信息資源向人社局及上級(jí)主管部門提供各種信息數(shù)據(jù)，為人社局管理決策和制訂規(guī)劃、計(jì)劃、工作總結(jié)、實(shí)施措施等提供真實(shí)可靠的檔案信息。二是利用檔案信息資源，為制定人社局工作質(zhì)量評(píng)價(jià)、科研、論文撰寫等提供信息資料。三是利用檔案信息資源，為經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)、自查、項(xiàng)目建設(shè)和工作檢查等提供相應(yīng)的檔案資料。四是利用檔案信息資源，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員提供相應(yīng)的文件資料。
文書檔案管理辦法2
醫(yī)院文書檔案肩負(fù)著醫(yī)院重要活動(dòng)、重大事件原始資料收集、記載以及各級(jí)公文轉(zhuǎn)遞、分類、歸檔等工作，是醫(yī)院管理的有效憑證。同時(shí)，對(duì)醫(yī)院的文書檔案進(jìn)行科學(xué)化的管理，能有效提高醫(yī)院的管理水平，有利于醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。然而，目前大部分醫(yī)院對(duì)文書檔案管理重視程度仍不夠高，且在管理工作方面仍存在一些嚴(yán)重的問(wèn)題需要有待解決。
一、醫(yī)院文書檔案管理工作所存在的問(wèn)題
1、領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠高，檔案管理者意識(shí)淡薄
醫(yī)院大部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，醫(yī)院只要做好教學(xué)、科研等方面工作，就能獲得社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益的雙豐收。同時(shí)他們還認(rèn)為，醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量好壞不會(huì)對(duì)醫(yī)院的發(fā)展造成嚴(yán)重的影響，且在文書檔案收集、整理方面，增加其人力、物力的投入將會(huì)得不償失。因此，在文書檔案管理方面，醫(yī)院投入經(jīng)費(fèi)較少，設(shè)備陳舊，嚴(yán)重阻礙了文書檔案管理的發(fā)展。由于領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，導(dǎo)致部分檔案管理者對(duì)醫(yī)院文書檔案管理缺乏法律知識(shí)、管理意識(shí)，在他們看來(lái)，醫(yī)院的文書檔案管理工作就是將醫(yī)院來(lái)文進(jìn)行收集、整理而已，無(wú)任何技術(shù)含量。
2、檔案管理人員素質(zhì)低
目前，多數(shù)醫(yī)院將文書檔案交由醫(yī)院辦公室人員進(jìn)行管理。然而，醫(yī)院辦公室人員由于工作比較忙，加之沒(méi)有足夠的精力和時(shí)間來(lái)管理文書檔案，致使大量的資料因不能及時(shí)收集、整理而積壓過(guò)剩。而對(duì)于從事檔案管理方面的人員而言，由于自身并非專業(yè)性管理人才，且學(xué)歷水平低，相關(guān)專業(yè)知識(shí)、技能欠缺，因而不具備檔案管理工作的基本素養(yǎng)，進(jìn)而影響文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量。同時(shí)，醫(yī)院在文書檔案管理人員培訓(xùn)方面的機(jī)會(huì)較少，致使檔案管理者思想較為傳統(tǒng)，依舊停留在以往的管理模式上，且法律意識(shí)不高，不能滿足新時(shí)展的需要。
3、無(wú)健全的文書檔案管理制度
目前，我國(guó)醫(yī)院文書檔案管理一般設(shè)置醫(yī)院辦公室里面。然而，由于以往檔案設(shè)置管理存在一些嚴(yán)重的問(wèn)題，導(dǎo)致患者病例資料、醫(yī)院文書資料散落于各個(gè)科室里面，這種管理方式對(duì)檔案的'綜合利用開(kāi)發(fā)造成了嚴(yán)重的影響，出現(xiàn)管理松散、檔案使用率低等現(xiàn)象，這種現(xiàn)象致使醫(yī)院各部門之間相互推諉，不利于醫(yī)院對(duì)文書檔案的管理。
二、改進(jìn)措施
1、增強(qiáng)醫(yī)院檔案管理者意識(shí)
醫(yī)院的文書檔案管理對(duì)醫(yī)院的管理具有非常重要的作用，故醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)特別重視文書檔案管理工作，尤其是要意識(shí)到醫(yī)院文書檔案管理工作對(duì)于醫(yī)院管理的重要性，進(jìn)而有利于提高文書檔案管理人員對(duì)檔案管理的意識(shí)。同時(shí)，醫(yī)院管理人員要充分重視文書檔案管理者，如此方能增強(qiáng)醫(yī)院的文書檔案管理工作，并有助于完善醫(yī)院文書檔案管理制度。另外，要貫徹落實(shí)醫(yī)院文書檔案管理制度，以促進(jìn)醫(yī)院文書檔案管理的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性，進(jìn)而有利于提高文書檔案管理水平。另外，醫(yī)院文書檔案管理工作主要是為醫(yī)院相關(guān)人員、患者提供相關(guān)資料。隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛應(yīng)用于醫(yī)院管理工作中，因而需要醫(yī)院檔案管理者不斷提高自身的綜合素質(zhì)水平，同時(shí)還要學(xué)會(huì)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)文書檔案進(jìn)行管理，便于相關(guān)管理人員資料查詢的同時(shí)，還能顯著提高文書檔案管理人員的工作質(zhì)量和工作效率。因此，醫(yī)院檔案管理者要提高自身的服務(wù)意識(shí)，堅(jiān)持做好文書檔案收集、整理、歸檔工作，便于為醫(yī)院的使用者和相關(guān)管理者提高較為便利的服務(wù)。
2、提高醫(yī)院檔案管理者的綜合素質(zhì)
想要提高醫(yī)院文書檔案管理人員的工作質(zhì)量和工作效率，并充分提高醫(yī)院的社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益，就必須提高檔案管理者的綜合素質(zhì)、專業(yè)知識(shí)技能。醫(yī)院文書檔案管理工作不僅影響著醫(yī)院的管理水平，而且還影響著醫(yī)院的發(fā)展。因而醫(yī)院需健全相關(guān)規(guī)章制度，并充分做好文書檔案管理方面的工作，這有利于促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展，具有非常重要的作用。同時(shí)，檔案管理者的綜合素質(zhì)也能對(duì)醫(yī)院檔案管理水平造成嚴(yán)重影響，因而醫(yī)院要設(shè)置對(duì)檔案管理者考核、培訓(xùn)方面的項(xiàng)目，進(jìn)而有助于提高其綜合素質(zhì)和專業(yè)技能，使醫(yī)院檔案管理者適應(yīng)新時(shí)代的管理方法，能運(yùn)用電子技術(shù)對(duì)醫(yī)院文書檔案進(jìn)行管理，以提高其檔案管理工作的質(zhì)量和效率，有助于促進(jìn)醫(yī)院不斷發(fā)展。
3、健全文書檔案管理制度
檔案管理制度內(nèi)容較為廣泛，如建立檔案保管、利用以及檔案歸檔范圍等制度，這些制度都應(yīng)該納入醫(yī)院考核方法和崗位責(zé)任制當(dāng)中。由于醫(yī)院文書檔案管理工作具有獨(dú)特性，因而需要建立符合醫(yī)院實(shí)際的管理模式。目前，多數(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)并不是設(shè)立獨(dú)立的科室，因而在文書檔案管理方面沒(méi)有自，大多數(shù)處于被動(dòng)狀態(tài)。
三、結(jié)語(yǔ)
各醫(yī)院應(yīng)加快標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)步伐，積極努力創(chuàng)造條件，除此之外，還需要國(guó)家檔案主管部門的大力支持，使醫(yī)院檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)更上一個(gè)臺(tái)階，以順應(yīng)時(shí)展的步伐。
文書檔案管理辦法3
為了加強(qiáng)z師范大學(xué)附屬中學(xué)文書類檔案（以下簡(jiǎn)稱文書檔案）業(yè)務(wù)建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)文書檔案工作的規(guī)范化，不斷提高科學(xué)管理水平，有效地為學(xué)校工作和社會(huì)服務(wù)，依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》和《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等法律、法規(guī)、規(guī)章，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制定本管理方法。
一、文書檔案歸檔和不歸檔范圍
凡是學(xué)校在黨務(wù)、行政、外事、出版、設(shè)備等管理活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表等文件材料，均屬文書檔案。
�。ㄒ唬w檔范圍
1、反映學(xué)校管理職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)學(xué)校工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料。主要包括黨務(wù)、行政、出版、外事、設(shè)備五個(gè)系統(tǒng)職能活動(dòng)的內(nèi)容，具體范圍見(jiàn)附表。
2、本校工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料。
3、本校需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料。
4、其他對(duì)本校工作具有查考價(jià)值的文件材料。
�。ǘ┎粴w檔范圍
1、上級(jí)機(jī)關(guān)普發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)供參閱、不辦的文件材料，征求意見(jiàn)未定稿的文件。
2、重份文件。
3、無(wú)參考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿。
4、無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性來(lái)信、電話記錄。
5、本校負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無(wú)關(guān)的'文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料。
6、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料。
7、下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。
8、未生效的合同、協(xié)議書。
二、文書檔案工作崗位責(zé)任制
�。ㄒ唬┎块T分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
1、組織本部門人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，執(zhí)行學(xué)校檔案工作規(guī)章制度，把檔案工作納入議事日程，定期研究檔案工作。
2、加強(qiáng)同檔案室聯(lián)系，共同做好業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查工作，保證歸檔檔案的質(zhì)量。
3、對(duì)文秘工作人員和兼職檔案人員，提出檔案工作的具體要求，幫助他們解決工作中的實(shí)際困難。
�。ǘ└鞑块T兼職檔案人員職責(zé)
1、負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集工作。
2、按文書材料的歸檔范圍，負(fù)責(zé)形成與積累階段各環(huán)節(jié)的文件材料并及時(shí)向檔案室移交。
3、做好存放在本部門的文件材料的裝訂、分類、編目、登記、保管、利用等工作。
三、文書材料的歸檔流程
（一）形成與積累
1、年初各部門布置工作時(shí)，同時(shí)布置形成積累文件材料的任務(wù)。
2、部門兼職檔案員按文書檔案歸檔范圍和保管期限表分別積累文件材料，并定期進(jìn)行整理。
3、歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡模糊或易褪變的文件材料應(yīng)予復(fù)制。
4、部門產(chǎn)生的文件材料，一般整理一份送檔案室，一份自存檔。
（二）整理方法
1、裝訂
歸檔文件材料應(yīng)按件裝訂，一般在左側(cè)裝訂，要求文件材料左、下側(cè)邊對(duì)齊。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來(lái)文和復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后。文件材料用不銹鋼釘或線裝訂，對(duì)破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)。
2、分類
分類方案：分年度──分二級(jí)類目──分保管期限
�。�1）分年度
先將文件材料按其形成或針對(duì)的年度分開(kāi)，一般文件材料歸入其形成年度；跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，歸入批復(fù)年度。
�。�2）分二級(jí)類目（分問(wèn)題）
每個(gè)年度下按問(wèn)題分類，一級(jí)類目是文書類檔案實(shí)體分類的最高層位，標(biāo)識(shí)為“WS”。文書檔案劃分為二級(jí)類目的，其分類標(biāo)識(shí)規(guī)定如下：
二級(jí)類目名稱標(biāo)識(shí)代號(hào)
黨務(wù)WS11
行政WS12
外事WS13
出版WS14
設(shè)備WS15
�。�3）分保管期限
歸檔文件材料在二級(jí)類目?jī)?nèi)劃分保管期限，分為永久、定期兩種，其中永久用“Y”表示，定期一般分為30年、10年，具體保管期限見(jiàn)附表。
3、排列
歸檔文件材料應(yīng)在二級(jí)類目下同一保管期限內(nèi)排列，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列，會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件材料可集中排列。
4、編號(hào)
歸檔文件材料按排列順序逐件編號(hào)。
5、編制歸檔文件目錄
歸檔文件材料應(yīng)依據(jù)檔號(hào)的順序編制歸檔文件目錄，其格式式樣如下表：
歸檔文件目錄
20xx—WS11—Y
件號(hào)，責(zé)任者，文號(hào)，題名，日期，頁(yè)數(shù)，備注
上述表中各項(xiàng)填寫要求如下：
件號(hào)：檔案室編件號(hào)；
責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者；
文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)；
題名：文件材料標(biāo)題。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“[ ]”號(hào)；
日期：文件材料形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日；
頁(yè)數(shù)：每一件歸檔文件材料的頁(yè)數(shù)（需在對(duì)應(yīng)檔案實(shí)體件的最后一頁(yè)的右上角標(biāo)注頁(yè)數(shù)），文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)；
備注：注釋文件需說(shuō)明的情況。
6、裝盒
將歸檔文件材料按編號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。不同保管期限的文件材料不得裝在同一盒內(nèi)。檔案盒統(tǒng)一使用由省檔案管理部門監(jiān)制的硬紙盒。
7、備考表
備考表置于盒內(nèi)文件材料之后，并填寫表內(nèi)項(xiàng)目?jī)?nèi)容：
（1）盒內(nèi)文件情況說(shuō)明填寫盒內(nèi)文件材料缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況；
�。�2）整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔材料文件的人員姓名；
�。�3）檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件材料整理質(zhì)量的人員姓名；
�。�4）日期：歸檔文件材料整理完畢的日期。
四、歸檔時(shí)間
文書材料于次年三月前，由文件材料形成和積累部門初步整理后送檔案室，由檔案室于六月底前整理歸檔并制作全引目錄。
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