干部人事檔案管理辦法

　　各分子公司、本部各部門：

　　為了規(guī)范公司勞動(dòng)人事檔案管理工作，對(duì)人事檔案進(jìn)行妥善保管，維護(hù)人事檔案材料的完整性，防止材料損壞和遺失，以及便于人事檔案材料的使用，為人力資源管理工作提供有效的信息依據(jù)，特制定本管理辦法。

　　一、適用范圍

　　員工人事檔案日常管理。

　　二、管理原則

　　安全、保密、清晰、完整。

　　三、管理職責(zé)

　　由人力資源部(行政人事部)負(fù)責(zé)按本管理辦法對(duì)公司所有員工的人事檔案進(jìn)行管理。

　　四、管理程序

　　(一)人事檔案建立

　　新員工入職之日，由人力資源部(行政人事部)為其建立一個(gè)獨(dú)立的人事檔案。人力資源部(行政人事部)首先對(duì)檔案材料進(jìn)行收集和整理，若收集的是復(fù)印件必須與原件對(duì)照審驗(yàn)，且由員工本人在復(fù)印件空白處標(biāo)注“此為本人真實(shí)xxx證之復(fù)印件”，并簽字確認(rèn)大母指用印，準(zhǔn)確無誤后進(jìn)行歸檔。人事檔案包括但不限于以下資料：

　　1.身份證復(fù)印件(正反面復(fù)印在同一張A4紙上)、戶口本復(fù)印件(戶口本主頁及本人頁)。

　　2.證書復(fù)印件。證書包括職業(yè)資格證書、職稱證書、學(xué)歷及學(xué)位證等。

　　3.管理及技術(shù)關(guān)鍵崗位的員工，應(yīng)有其原工作單位出具的解除或終止勞動(dòng)關(guān)系證明。

　　4.近期免冠1寸彩照1張。

　　5.應(yīng)聘人員登記表(包括附帶的個(gè)人簡(jiǎn)歷)以及員工信息采集表。

　　6.縣區(qū)級(jí)以上醫(yī)院體驗(yàn)合格證明。體檢項(xiàng)目包括但不限于：血常規(guī)、胸部透視、心電圖、肝功能(禁查乙肝)。

　　7.從事保衛(wèi)等重要崗位的，應(yīng)有戶籍所在地公安部門開具的“無犯罪記錄證明”。

　　8.法規(guī)規(guī)定的特殊崗位，應(yīng)有職業(yè)資格或從業(yè)資格證書復(fù)印件(原件應(yīng)審驗(yàn))。

　　9.《勞動(dòng)合同》或《勞務(wù)協(xié)議》，以及《保密協(xié)議》和《承諾函》正本各一份。

　　10、背景調(diào)查表(主管及以上崗位，出納及關(guān)鍵核心崗位)及錄用審批表。

　　11、員工手冊(cè)簽收單。

　　(二)人事檔案資料的添加

　　以下類別信息，由人力資源部檔案保管專員在收到資料后添加到其本人人事檔案中：

　　1、人員轉(zhuǎn)正申請(qǐng)審批表及相關(guān)轉(zhuǎn)正材料及考核資料。

　　2、員工與公司補(bǔ)充簽訂的各種重要的個(gè)人申請(qǐng)、承諾、協(xié)議、保險(xiǎn)等材料。

　　3、員工崗位(職務(wù))變動(dòng)調(diào)整通知書。

　　4、員工晉升、各種處分、處罰材料和通報(bào)批評(píng)等獎(jiǎng)懲類相關(guān)資料。

　　5、員工變更的個(gè)人資料。

　　6、員工勞動(dòng)合同續(xù)簽意見征詢單。

　　7、員工離職申請(qǐng)、離職審批表、離職交接手續(xù)等記錄。

　　8、終止勞動(dòng)關(guān)系通知書員工簽收回執(zhí)。

　　9、其他需添加的資料。

　　(三)人事檔案的其他專項(xiàng)保管

　　考慮部分專項(xiàng)工作特殊情況，以下類別由各業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人對(duì)相關(guān)人事檔案材料作專項(xiàng)保管。

　　1、員工考勤類材料。

　　2、員工薪資變動(dòng)資料。

　　3、員工考核考察資料，包括月度考核、年度考核、晉升考察等資料。

　　4、員工培訓(xùn)申請(qǐng)、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)心得、培訓(xùn)效果評(píng)估等與培訓(xùn)相關(guān)的資料及考核相關(guān)資料。

　　5、按相關(guān)食品安全管理法規(guī)須持有的健康證相關(guān)資料。

　　6、其他需單項(xiàng)保管材料。

　　(四)人事檔案編號(hào)

　　1、公司人事檔案統(tǒng)一按SAPHR系統(tǒng)員工工號(hào)編號(hào)。

　　2、員工離職后，其檔案從在職檔案中取出歸入離職人員檔案，但檔案編號(hào)保持不變，仍采用原工號(hào)編號(hào)。

　　(五)人事資料的定期更新與維護(hù)

　　1、員工有調(diào)動(dòng)、考評(píng)、獎(jiǎng)懲等人事動(dòng)態(tài)時(shí)，及個(gè)人資料有變化時(shí)，人事檔案管理人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄或修改，確保人事檔案的正確性。

　　2、為確保員工人事資料的有效性，可由員工所在部門人事助理建立本部門員工基礎(chǔ)檔案，員工一旦有個(gè)人信息資料(身份證號(hào)、聯(lián)系方式、家庭住址、戶籍地、學(xué)歷、職稱、崗位等)更新，則按最新個(gè)人信息更新人事和人事數(shù)據(jù)系統(tǒng)，并統(tǒng)一在規(guī)定時(shí)間前以電子文檔和紙質(zhì)材料同時(shí)報(bào)送所在公司人力資源部(行政人事部)。

　　(六)人事檔案的查閱

　　1、人事檔案為公司密件，也是員工個(gè)人的私隱資料，人力資源部(行政人事部)必須合理存放，嚴(yán)格執(zhí)行程序。員工檔案資料是保密的，原則上只有公司領(lǐng)導(dǎo)及人事保管人員方可查閱，員工不能查閱其他人員的檔案，各級(jí)管理人員只可查閱其部門下屬員工的人事檔案，特殊情況經(jīng)審批后方可調(diào)閱。

　　2、員工人事檔案屬保密級(jí)文件，原則上不允許借閱(借出)，一般采取在人力資源部(行政人事部)人事檔案保管人員的陪同下查閱的方式。各級(jí)管理人員查閱本部門下屬員工的個(gè)人檔案時(shí)，必須為員工個(gè)人資料情況保密。

　　3、如有特殊原因需借閱員工檔案時(shí)，遵循以下規(guī)定執(zhí)行：

　　(1)必須填寫《人事借閱登記表》，按審批權(quán)限批準(zhǔn)后，辦理借閱登記手續(xù)才可借出。

　　(2)借閱時(shí)間以規(guī)定時(shí)間為限，不得轉(zhuǎn)借，拆卸、調(diào)換、復(fù)印。

　　(3)歸還時(shí)，由人力資源部(行政人事部)核對(duì)檔案資料歸還是否完整。

　　(七)人事檔案資料的復(fù)印

　　1、如因公司業(yè)務(wù)需要復(fù)印員工的身份證、學(xué)歷證明、職業(yè)資格證明等個(gè)人證照復(fù)印件，由辦理人員填寫《人事檔案復(fù)印登記表》，按借閱人事審批權(quán)限批準(zhǔn)后方可調(diào)用。

　　2、如因員工要求復(fù)印個(gè)人人事檔案資料，除屬于由員工本人提供的原始人事檔案資料外，其他由人力資源部(行政人事部)添加的人事檔案資料不得復(fù)印、查閱或借閱。

　　(八)人事檔案的保存

　　1、人力資源部必須對(duì)人事檔案的保存地點(diǎn)、環(huán)境等作出評(píng)估，以確保人事檔案的存放安全。

　　2、無論在職員工或離職員工，已建立的人事檔案任何資料不得退還員工本人。

　　3、在職員工的人事檔案將一直保存;離職員工的人事檔案原則上保存期自離職日起至少兩年備查。

　　4、屬于公司解除(終止)勞動(dòng)合同、辭退、自動(dòng)離職等類別員工，其人事檔案(應(yīng)注意考勤、獎(jiǎng)懲、考核、情況說明等資料)應(yīng)特別審查后特別重點(diǎn)保存。

　　5、按規(guī)定銷毀的檔案由人事檔案保管人填寫銷毀申請(qǐng)單，經(jīng)人力總監(jiān)審核批準(zhǔn)，并指定人員執(zhí)行銷毀。審核、批準(zhǔn)、執(zhí)行人員要在銷毀申請(qǐng)單上簽字，并存檔案。

　　(九)人事檔案管理信息化

　　1、為提高人事管理工作效率，公司將逐步建立人事檔案信息管理系統(tǒng)。人事檔案數(shù)據(jù)庫嚴(yán)格按管理權(quán)限進(jìn)行提交和使用。人事檔案數(shù)據(jù)庫為公司商業(yè)機(jī)密，公司任何人員不得私自竊取、拷貝系統(tǒng)。

　　2、人力資源部(行政人事部)必須根據(jù)人事變動(dòng)情況隨時(shí)更新人事數(shù)據(jù)信息。人事檔案數(shù)據(jù)庫為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本數(shù)據(jù)，并為人事統(tǒng)計(jì)分析提供資料。人力資源部(行政人事部)應(yīng)認(rèn)真做好人事檔案數(shù)據(jù)庫的收集、鑒別、整理、保管和利用，充分發(fā)揮人事檔案數(shù)據(jù)信息的作用。

　　五、處罰

　　(一)人事檔案保管人員必須嚴(yán)格遵守本管理辦法，以高度的責(zé)任感，嚴(yán)肅、認(rèn)真地處理好公司人事檔案的管理。如工作中徇私或疏忽大意，導(dǎo)致保密資料外泄，則視其情節(jié)，按公司獎(jiǎng)懲管理辦法執(zhí)行處罰。

　　(二)公司員工有義務(wù)向公司提供詳盡真實(shí)的人個(gè)資料，并保證所提供的人事資料的真實(shí)性。如有提供虛假資料情況出現(xiàn)，屬嚴(yán)重違紀(jì)行為，一經(jīng)查實(shí)予以解除勞動(dòng)合同，并不作任何補(bǔ)償。員工因提供虛假資料對(duì)公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，公司將保留追究其法律責(zé)任的權(quán)力。員工在職期間個(gè)人資料有變化的，應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確地向人力資源部(行政人事部)報(bào)告，以便使員工個(gè)人檔案內(nèi)有關(guān)記錄得以相應(yīng)更新，確保人事檔案資料正確無誤。

　　(三)人事數(shù)據(jù)庫屬于公司商業(yè)機(jī)密和員工個(gè)人私隱，公司任何人員不得利用任何手段非法或私自竊取、拷貝、偷閱，否則一經(jīng)查實(shí)予以解除勞動(dòng)合同，并不作任何補(bǔ)償。

　　六、附則

　　(一)本管理辦法自下發(fā)之月起執(zhí)行。

　　(二)公司保留對(duì)本規(guī)定隨時(shí)或定期作出修訂的權(quán)利。最終解釋權(quán)為公司人力資源部(行政人事部)。

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