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10種最實(shí)用的、簡單的工作方法
你是不是從早忙到晚，感覺自己一直被工作追著跑?但你的忙亂也許不是因?yàn)楣ぷ魈�，而是因�(yàn)闆]有重點(diǎn)，目標(biāo)不清楚，所以才讓工作變得越來越復(fù)雜，時間越來越不夠用。一天只有1440分鐘，在信息龐雜、速度加快的職場環(huán)境里，我們必須在越來越少的時間內(nèi)，完成越來越多的事情。下面讓我們來看看如何讓工作變得高效而簡單的方法吧！
10種最實(shí)用的、簡單的工作方法
在如今越來越復(fù)雜與緊湊的工作步調(diào)中，"保持簡單"是最好的應(yīng)對原則。"簡單"來自清楚的目標(biāo)與方向，你知道自己該做哪些事，不該做哪些事。這正是職業(yè)生涯顧問專家比爾·約翰遜給所有從業(yè)者的建議。
約翰遜根據(jù)多年的調(diào)查研究，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)代人工作變得復(fù)雜而沒有效率的最重要原因就是"缺乏焦點(diǎn)"。因?yàn)椴磺宄繕?biāo)，總是浪費(fèi)時間重復(fù)做同樣的事情或是不必要的事情；遺漏了關(guān)鍵的信息，卻在不重要的信息上浪費(fèi)了太多的時間；抓不到重點(diǎn)，必須反復(fù)溝通同樣的一件事情。
以下就是約翰遜新書中整理出的10種最實(shí)用的、簡單的工作方法。
一、搞清楚工作的目標(biāo)與要求，可避免重復(fù)作業(yè)，減少錯誤的機(jī)會
你必須理清的問題包括：我現(xiàn)在的工作必須做出哪些改變?可否建議我，要從哪個地方開始?我應(yīng)該注意哪些事情，避免影響目標(biāo)的達(dá)成?有哪些可用的工具與資源?
二、懂得拒絕別人，不讓額外的要求擾亂自己的工作進(jìn)度
對于許多人來說，拒絕別人的要求似乎是一件難上加難的事情。拒絕的技巧是非常重要的職場溝通能力。
在決定你該不該答應(yīng)對方的要求時，應(yīng)該先問問自己："我想要做什么?或是不想要做什么?什么對我才是最好的?"你必須考慮，如果答應(yīng)了對方的要求是否會影響既有的工作進(jìn)度，而且會因?yàn)槟愕耐涎佣绊懙狡渌?而如果你答應(yīng)了，是否真的可以達(dá)到對方要求的目標(biāo)?
三、主動提醒老板排定優(yōu)先級，可大幅減輕工作負(fù)擔(dān)
"手邊的工作都已經(jīng)做不完了，又丟給我一堆工作，實(shí)在是沒道理。"但是有沒有可能問題是出在你自己身上?你有沒有適當(dāng)?shù)胤从痴鎸?shí)情況?如果你不說出來，老板就會以為你有時間做這么多的事情。況且，他可能早就不記得之前已經(jīng)交待給你太多的工作。老板其實(shí)是需要被提醒的。
你當(dāng)然不可能同時完成這么多的工作，為什么不主動地幫助老板排定工作的優(yōu)先級?你不是不做，但是凡事有先有后。提醒一點(diǎn)，討論的過程中必須時時站在主管的立場思考，體諒他所面臨的壓力。你該做的是協(xié)助主管解決問題，而不是把問題推給主管。當(dāng)然，更不應(yīng)該自己承受問題。
四、報告時要有自己的觀點(diǎn)，只需少量的信息即可讓老板感到滿意
多數(shù)人在向主管或是老板報告時，總是擔(dān)心信息不夠多，"萬一老板問起來，答不出來，該怎么辦?"根據(jù)商業(yè)心理顧問公司的心理學(xué)家約翰·維佛所進(jìn)行的研究，有10%到15%的人在面對老板時會有恐懼的心理，而且如果向老板報告時手中的數(shù)據(jù)不夠多，感到恐懼的人數(shù)比例又會更多。
其實(shí)，這種擔(dān)憂是多余的。太多的信息會變得沒有重點(diǎn)，如果又缺乏解釋，對于老板一點(diǎn)幫助也沒有。"內(nèi)容精簡，切中要點(diǎn)，最重要的是能夠幫助我快速地做決策。"這是約翰遜詢問多位資深主管對于簡報內(nèi)容的要求時，所得出的普遍性結(jié)論。
你要做的是利用重要的信息或是數(shù)據(jù)提出解釋，一定要有自己的觀點(diǎn)，而不是模棱兩可的描述。向老板報告時，要能精準(zhǔn)地掌控時間。
五、簡報時增加互動的機(jī)會，可縮短簡報的內(nèi)容與報告的時間
真正成功的簡報在于清楚而正確地傳達(dá)信息，創(chuàng)造溝通與對話的機(jī)會，進(jìn)而讓對方因?yàn)槟愕暮唸髢?nèi)容而改變思維、決策或是行動。因此，重點(diǎn)不在于簡報，而是溝通的質(zhì)量。你不只是"報告"，而是要引發(fā)雙向的對話，試圖影響對方。
在做任何的簡報之前，你必須思考以下三點(diǎn)原則：希望聽眾聽完簡報之后記得哪些重點(diǎn)?聽眾會有什么樣的感受?你希望他們聽完簡報之后有什么樣的決定?
接下來就是實(shí)際的制作問題了。最好的開始方式，就是把聽眾想知道的重點(diǎn)轉(zhuǎn)換為問題，這樣不僅可以立即吸引聽眾的注意力，更可以大幅度地減輕你的工作負(fù)擔(dān)。簡報的過程不應(yīng)只有你一個人在說話，提出問題，可以讓你和觀眾有互動的機(jī)會。這樣一來，50分鐘的議程你只需要準(zhǔn)備30分鐘的簡報內(nèi)容，其余的時間應(yīng)該是與聽眾互動。
六、有效過濾郵件，讓自己的注意力集中在最重要的信息上
正確的過濾流程，第一步是先看信件主旨和寄件人，如果沒有讓你覺得今天非看不可的理由，就可以直接刪除。這樣至少可以刪除50%的郵件。第二步開始迅速瀏覽其余的每一封信件的內(nèi)容，除非信件內(nèi)容是有關(guān)近期內(nèi)(例如兩星期內(nèi))你必須完成的工作，否則就可以直接刪除。這樣你又可以再刪除25%的信件。
七、郵件內(nèi)容盡量精簡，節(jié)省寫信的時間并增加對方響應(yīng)的機(jī)會
"最容易閱讀、理解與回復(fù)的信件，最吸引我的注意。"這是約翰遜在實(shí)施"追求簡單"的研究計劃時，一位資深主管對于電子郵件使用習(xí)慣的回答。
你必須利用最小的空間、最少的文字，傳遞最多、最重要的信息，而且必須更容易閱讀，節(jié)省對方的時間。該怎么做呢?你必須：1、把每一封電子郵件的內(nèi)容限制在大約在8到12句的范圍內(nèi)。2、超過20個字就應(yīng)換行。3、如果超過3行必須空行。
八、當(dāng)沒有溝通的可能時，不要浪費(fèi)時間想要改變
不論你提出什么樣的想法或意見，每一次都是吃了閉門羹。如果真的遇到這樣的主管，完全沒有溝通的可能時，這時候你就不必再浪費(fèi)時間或精神做無謂的溝通或是嘗試改變。這時你必須做出選擇：你是否能夠接受這樣的工作環(huán)境，凡事只依照主管的意見做事，還是你比較喜歡有自己發(fā)揮的空間。這是選擇的問題，無關(guān)乎好與壞。
九、只要取得信任，不需要反復(fù)的溝通，同樣可爭取到你要的資源
老板對你的信任來自你解決問題的能力。所以你必須從不同的角度去思考：什么是讓你的老板感到最頭痛的問題?是無法依照原定計劃完成，還是無法掌控情況，對于未來感到不確定?是希望員工能夠做得更多，以降低成本?當(dāng)你在爭取預(yù)算時，必須先想清楚老板可能擔(dān)心的問題，作為你說服老板的理由，這是最有效的。
而且，不要只強(qiáng)調(diào)你的單位或是部門的需求，你爭取預(yù)算的目的是為了幫助老板解決問題，達(dá)成目標(biāo)。所以，你的重點(diǎn)在于老板所擔(dān)心的問題，而不是預(yù)算數(shù)字。
當(dāng)你第一次提出要求時，最重要的是讓老板了解你的提案，會議時間越短越好，最好不要超過15分鐘的時間。千萬不要在第一次提案的時候就直接要求需要多少預(yù)算，這樣通常不會有太高的成功率。你的目標(biāo)應(yīng)該是有第二次討論的機(jī)會。如果老板愿意再次討論預(yù)算的問題，通常成功機(jī)會可高達(dá)八成以上。
十、專注工作本身，而不是業(yè)績評量的名目，才能真正有好的表現(xiàn)
你要做的只有以下兩件事情：
1、至少每個月詢問你的主管："我做得如何?"盡量提出具體的問題，例如："老板對于我所排定的進(jìn)度是否有什么意見?""我想會議流程非常順暢，你認(rèn)為還有地方要改進(jìn)的嗎?"
你應(yīng)該隨時和主管溝通自己的工作表現(xiàn)，而不是只有在每年一次的業(yè)績評量，這樣你可以事先知道自己的缺點(diǎn)在哪，及時做出改正，同時也可以了解主管的期望。
2、至少每個月詢問："原先的工作安排有沒有必要調(diào)整?"也許你的目標(biāo)是在年初，甚至是前一年年底所定下的，然而外在的環(huán)境有所改變，先前所設(shè)定的目標(biāo)勢必做出調(diào)整，所以應(yīng)該隨時確認(rèn)最優(yōu)先的目標(biāo)是哪些。
編后語：技術(shù)并不是最重要的。一項(xiàng)工作是否出色，關(guān)鍵在于是否在規(guī)定的時間內(nèi)完成了規(guī)定的任務(wù)，而且與大家期待的結(jié)果相符合，甚至更杰出。以上十點(diǎn)讓工作變得高效而簡單的方法是不是讓你受益匪淺呢?那么趕緊的運(yùn)用到你的工作當(dāng)中吧！
4個卓越的職場工作方法
工作方法1：先做事，再查電子郵件
《千萬不要在早上查看Email》一書的作者茱莉摩根斯坦在書中建議所有的職場人士，盡量不要在每天工作的頭一個小時查看電子郵件。早上的時間可以用來處理具體事務(wù)，哪怕是很小的一件，然后將這件事作為工作習(xí)慣一直保持下去。
在每天的一開始就完成一些任務(wù)，會給接下來一天的工作打下良好的基調(diào)，而且無論當(dāng)你打開客戶的郵件的時候要面對多少窩火的事情，也總算還是做完了點(diǎn)事，不是嗎？一旦你打開了電子郵件，整個人就處于“救火隊(duì)員”的狀態(tài)，你的注意力完全被各種需求所占據(jù)，所以也很容易把應(yīng)該做的工作忘在腦后。所以，你的一天應(yīng)該從邁出正確的一步開始，也就是先完成一項(xiàng)任務(wù)。
工作方法2：慎重選擇要做的最重要的事
每天你都有堆積如山的工作要處理，但很可能其中有一兩件是需要你最先做完的。即便你并不擅長制作花哨精致的工作備忘錄，但也很大程度上會先確定一到兩件在當(dāng)前工作日必須最先處理的事情。所以你的任務(wù)來了。
今天是周五，馬上就要下班了，現(xiàn)在的你得慎重選擇周一早上要做的比較重要的事情。這件事應(yīng)該是這個樣子的：難度不大，容易完成，而且非常重要。把這件事記下來，然后放在你能隨時看到的地方——當(dāng)然，如果你愿意的話可以貼在電腦顯示器或是鍵盤上。這樣等度過了愉快的周末之后再回到辦公桌前，你馬上就知道自己要做的第一件事是什么了。
工作方法3：確定輕重緩急，把時間花在刀刃上
雖然你可能不喜歡這么做——尤其是在漫長工作日剛剛開始的時候，但是你的時間可是有限的。我們的工作時間有限，然而需要處理的事情卻是無限的。所以，你一定要確保自己做的都是最重要、最緊急的事兒。
一位網(wǎng)絡(luò)公司主管講述了她的親身經(jīng)歷：“最近我們不得不對公司網(wǎng)站做出一項(xiàng)決策。在過去的一年中，我們曾經(jīng)為自己能夠回復(fù)每一位網(wǎng)友發(fā)來的信件而感到相當(dāng)?shù)尿湴�。隨著時間一點(diǎn)點(diǎn)過去，我們每天接到的郵件越來越多，從最初的幾封、幾十封，發(fā)展到現(xiàn)在的成百上千封。即便如此，我們還是盡量用最短、最貼切的語言回復(fù)網(wǎng)友，結(jié)果花在這上面的時間也越來越多。
大家已經(jīng)快經(jīng)受不住回復(fù)超多信件的壓力了。到后來，大家花在閱讀、回復(fù)郵件上的時間開始超過正常發(fā)布文章的時間了，我們必須得改變一下這種狀況。在網(wǎng)站上，一篇文章可以讓許多讀者受益，而一封郵件只能讓接收人自己看到，我們工作人員的時間又只有那么多。所以，我們 最終決定減少郵件回復(fù)，只回復(fù)那些真正有需要、能夠使網(wǎng)站保持活力的來信。這是個非常艱難的妥協(xié)，但網(wǎng)站文章確實(shí)要比回復(fù)郵件重要的多。就是這么簡單�！�
如果你總是很難按時下班，或是經(jīng)常發(fā)現(xiàn)自己在一天結(jié)束的時候非常抓狂——因?yàn)檫�有很重要的事情沒做完，那么現(xiàn)在就應(yīng)該變更工作任務(wù)的優(yōu)先順序，重新做出安排了。弄清楚哪些事情最重要，然后集中精力把它們處理完畢。
工作方法4：把約會安排在下班后
如果你每天下午五點(diǎn)半得去學(xué)校接孩子放學(xué)，或者男朋友正在保齡球館等你，又或者你和老公預(yù)定了浪漫晚餐，每當(dāng)這個時候，你的屁股一定會非常準(zhǔn)時地離開辦公椅。所以，你可以跟朋友（或是自己一個人）約好六點(diǎn)鐘去健身房、看電影、吃晚飯，這樣白天就會比較專注在工作上，因?yàn)槟憧隙ú幌朐谶@么美好的下班后約會中遲到。
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