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*公司通訊管理制度

時間:2023-04-29 23:00:26 管理制度 我要投稿

*公司通訊管理制度

*公司通訊管理制度

*公司通訊管理制度

第一條:為了提高公司的經(jīng)營管理,節(jié)約成本費用,加強對公司各種通訊工具的管理,特制訂本制度。

第二條:本制度所指各種通訊工具包括電話總機、電話分機、直線電話、傳真機、移動電話以及為員工配備的電子郵箱等。

第三條:公司的各種通訊工具主要是作為方便與外界溝通、方便開展業(yè)務,公司不提倡員工利用公司的通訊工具進行私人用途。

第四條:電話總機的管理

電話總機由行政部的前臺人員負責值守,所有外線電話均需由前臺人員負責接轉。前臺人員的接聽電話必須使用標準用語。標準用語如下:

接聽外線電話時,應說“您好!迎海集團,請問您找哪位?”;

當對方告訴分機號碼時,應說“請稍等!”;

如果分機占線時,應說“對不起,電話占線,請您稍后再打過來”

前臺人員接聽內線電話時,應說“您好,前臺”。

第五條:電話分機的管理

公司根據(jù)員工工作需要和電話分機的資源情況,為每一位員工提供一部電話分機。

員工應電話分機鈴響三聲內接聽,接聽業(yè)務電話應簡潔明了,接聽電話時應使用統(tǒng)一禮貌用語“您好,×××(員工姓名)”。講電話時聲音不可太大,以免影響他人。

電話分機一般不開通長途直撥功能,總監(jiān)級以下員工因為工作實際需要而開通長途直撥功能的,須提出書面報告,經(jīng)部門經(jīng)理初審、主管領導審核后,報公司總裁批準后方可開通。

對已開通長途直撥功能的電話分機,由員工個人負責長途功能的使用管理。不得借予他人撥打長途電話,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),除由其個人賠償所發(fā)生的長途話費外,還可視情況嚴重,停止其電話分機長途直撥功能并按公司獎懲條例給予相應的處分。

員工因臨時工作需要打長途電話的,須填制《長途電話申請單》,經(jīng)部門經(jīng)理初審核,主管領導審批后,遞交行政部經(jīng)理簽字后到前臺掛撥,或由前臺撥通后接入員工的分機上。

撥打長途電話時,必須使用ip特服號(如17909、17951),以節(jié)約費用。

禁止利用公司電話聊天。員工在上班時間如撥打或接聽私人電話,應長話短說,以免造成電話線路的繁忙,時間不得超過三分鐘。

嚴禁員工利用公司電話(包括分機和直線電話)進行撥號上網(wǎng)、撥打聲訊臺或信息臺查詢非業(yè)務信息。

未經(jīng)公司或電話所有人的同意,撥打長途電話。一經(jīng)發(fā)現(xiàn),除由其個人賠償所發(fā)生的長途話費外,還可視情況嚴重,給予記過以上的處分,直至開除。

電話已開通長途直撥功能的員工一經(jīng)離職,行政部應馬上通知前臺將該員工的長途直撥功能關閉,同時做好登記。

第六條:直線電話的管理

總監(jiān)級以上的高級管理人員以及總裁辦主任、總裁助理,可以根據(jù)工作需要,申請配置一部直線電話,如需要開通國內長途功能的,應一并提出申請。

申請配備直線電話,一律報集團董事長批準。

第七條:傳真的管理

公司傳真機由前臺負責管理,收發(fā)傳真時應由前臺人員負責操作。

前臺人員發(fā)送傳真完畢后,應檢查是否有文件遺漏在傳真機旁;傳真接收完畢后,應立即將傳真文件交給收件人。

員工因為工作需要而發(fā)送傳真的,應填制《傳真申請單》,經(jīng)部門經(jīng)理對傳真內容進行初步審核,并報主管領導審批。主管領導審批后應將《傳真申請單》遞交行政部經(jīng)理簽字,再由前臺人員操作發(fā)送。

對發(fā)送保密性高的文件,可由前臺人員進行指導,由員工個人親自發(fā)送,并提前以電話方式通知收件人現(xiàn)場接收。對涉及公司重大機密的文件不宜使用傳真機發(fā)送,以免泄密。

對傳真收發(fā)業(yè)務頻繁或者所收發(fā)的資料保密要求較高的部門或個人,可以申請配置專用的傳真機。

員工不得利用公司傳真機收發(fā)私人資料、文件。

第八條:移動電話的管理

公司不為員工購置移動電話,但對員工因辦理公務所發(fā)生的移動電話費用(簡稱移動話費),按具體情況給予一定金額的報銷限額標準。

原則上,集團主任級及下屬公司副經(jīng)理級以下普通員工,不得申請報銷移動話費,特殊工作崗位或確實因為業(yè)務需要的除外。

公司對移動話費實行“員工提出報銷申請、公司核定報銷限額、限額內實報實銷,超支部分員工自負”的管理方式,即:主任級以上的管理員工根據(jù)實際工作需要,向公司提出報銷移動話費的書面申請,公司根據(jù)員工職務、崗位和業(yè)務的特點,以及公司的《移動話費報銷限額參考標準表》,核定具體的報銷限額。對在限額以內的移動話費,由公司據(jù)實報銷;對超過報銷限額的,公司只按限額標準進行報銷,超支部分不再補發(fā)給員工,而由其個人承擔。

核定移動話費報銷限額的流程為:

主任級以上的管理員工可根據(jù)實際工作需要,寫出書面的報銷申請,由部門經(jīng)理出具審定意見后,報主管領導審批。在公司的限額參考標準內,主管領導可以直接批準。對超出公司規(guī)定的限額參考標準的,還需要報公司總裁批準。

對經(jīng)理級以上的管理員工,除需報主管領導批準外,一律報公司總裁審批。

總裁、副總裁的移動話費報銷標準由董事長核定。

移動話費報銷限額參考標準如下:

外 勤(100%)

復合勤(70%)

內 勤

(40%)

說 明

總監(jiān)、董事長助理

400元/月

280元/月

160元/月

1、外勤:是指經(jīng)常外出辦理公務的員工。

2、內勤:是指較少外出公務的員工。

3、復合勤:是指較多外出公務的的員工。

此標準僅供核定時參考。

副總監(jiān)、總裁辦主任

350元/月

245元/月

140元/月

經(jīng)理、總裁助理

300元/月

210元/月

120元/月

副經(jīng)理

250元/月

175元/月

100元/月

主任

200元/月

140元/月

80元/月

對已核定報銷限額的員工(包括普通員工和管理級員工),如確因業(yè)務需要但原報銷限額偏低而申請重新核定的,應提供申請日前不少于三個月的移動話費發(fā)票和流水清單,并標明私人用途的部分話費,由部門經(jīng)理和行政/人力資源部經(jīng)理出具初審意見,并報公司主管領導審核后,報公司總裁審定。

行政/人力資源部可對員工每月的移動話費進行統(tǒng)計分析,對報銷限額核定過高的,有權提出重新核定的建議。

凡由公司給予限額報銷移動話費的員工,原則上須24小時開機(如不能24小時開機的,但須提供其他電話聯(lián)系方式)。對享受限額報銷但將移動電話置于關機狀態(tài),但又沒有提供其他電話聯(lián)絡方式,致使公司聯(lián)絡不到的,一個月內出現(xiàn)三次以上(含三次),除取消當月移動話費的報銷資格外,對因聯(lián)系不上而延誤工作,還將按公司有關制度進行處罰。

員工在有固定電話的場合(辦公室、家里),應使用固定電話通話。使用移動電話撥打長途電話時,必須應使用ip特服號碼(如17951、17909等)。

使用儲值卡(如神州行、如意通、南粵行等)的移動電話,不給予移動話費報銷。對使用實名入網(wǎng)并已核定報銷限額的員工,不得隨意更換移動電話號碼,如確因需要而更換的,必須及時通知公司行政部門。

員工不得將實名入網(wǎng)的移動電話號碼換成儲值卡號碼,否則公司有權取消其移動話費報銷資格。

對員工因開通個性化服務而產(chǎn)生的費用(如語音留言、轉秘書臺、訂閱短信、移動qq或其他費用等),公司一律不予報銷。

新入職員工必須在入職滿一個月后方可提出申請移動話費報銷。報銷移動話費的時間從其入職日的第二個月起計算話費報銷,對其在自入職日的第二個月至正式批準日期間發(fā)生的移動話費,按日平均計算報銷。

員工報銷移動話費時,應遵守公司的費用報銷管理規(guī)定。

第九條:電子郵箱的管理

公司將不斷在推行辦公無紙化、自動化,并為公司每一位員工配備專用的電子郵箱。

對經(jīng)常與外部進行業(yè)務聯(lián)絡的員工,由公司向網(wǎng)絡服務提供商申請購買專用的外部郵箱。

對不經(jīng)常與外部進行業(yè)務聯(lián)絡的員工,公司只為其配備內部郵箱。內部郵箱可以在公司局域網(wǎng)內發(fā)送內部郵件(指接收者郵件地址后綴為)和外部郵件(是指接收者郵件地址后綴不是),但只能接收內部郵件,而不能接受外部郵件。內部郵箱不得印在員工的名片上。

公司系統(tǒng)管理員須協(xié)助員工在其個人辦公電腦上安裝郵件軟件,設置好各種應用功能。員工應熟練使用郵件軟件的各種功能,員工每日上班后,須及時打開郵件軟件,及時接收、閱讀、回復電子郵件,并做好重要電子郵件的備份。

員工發(fā)送較為重要或緊急的電子郵件,發(fā)送后,還應采取其他方式知會收件人

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