辦公室工作職責簡要

一、辦公室工作職責

辦公室是學院黨政及外事活動的綜合管理和協(xié)調(diào)辦事機構。主要職責是：

1.負責學院黨委會、院長辦公會、黨政聯(lián)席會議、行政例會等重要會議和活動的組織安排。編印會議紀要，督促、協(xié)調(diào)會議決定及其他重要決策的貫徹落實。

2.負責以學院黨委和學院名義制發(fā)各類文件，協(xié)助院領導組織起草黨委和學院綜合性工作或中心工作的文件及其他文字材料;負責以辦公室名義制發(fā)有關文件。

3.綜合協(xié)調(diào)黨委及行政各部門、單位的工作關系及有關事宜，做好督促檢查工作。

4.組織、協(xié)調(diào)學院重大事項和大型活動，負責以黨委、學院或院領導名義安排對外聯(lián)絡和接待工作。

5.負責黨委及行政的公文處理工作，指導院內(nèi)各單位的公文處理工作。負責機要文件的運轉與管理，做好學院保密委員會的日常工作。負責文印工作。

6.負責黨委公章、學院公章和院領導印章的管理和使用，負責學院黨政系統(tǒng)各單位印章的刻制、啟用、廢止等管理工作。

7.負責學院日常宣傳工作和宣傳設施的管理。協(xié)助黨委做好思想宣傳教育工作，策劃圍繞中心工作開展的主題宣傳活動方案并組織實施。負責學院的新聞報道工作。負責校園宣傳媒體的信息監(jiān)控、引導、管理、隊伍建設并做好輿情動態(tài)分析。

8.協(xié)助學院黨政領導開展調(diào)查研究工作，為學院工作提供政策性建議;協(xié)助安排院領導的日常工作。

9.負責學院信息收集、編寫或報送工作。

10.協(xié)助院領導協(xié)調(diào)有關單位和部門應對緊急突發(fā)事件。

11.負責學院外事工作。

12.負責指導和協(xié)調(diào)學院電子政務工作。

13.負責學院信訪接待，編寫學院簡介、學院年鑒、大事記等工作。

14.推進和協(xié)調(diào)學院的制度建設工作。

15.負責學院的綜合檔案管理工作。

16.負責學院公務車輛管理和行政總值班室管理工作。

17.完成學院和上級組織交辦的其他工作。

二、辦公室崗位職責

一、辦公室主任職責

1.負責辦公室全面工作。

2.負責黨委會、院長辦公會決議和院領導重要指示的督察、督辦工作，協(xié)助院領導組織、協(xié)調(diào)、檢查、督促黨委、行政各部門的工作。

3. 負責學院上報材料、下發(fā)文件的核稿及簽發(fā)工作。

4. 負責辦公室牽頭的全院性工作的組織、協(xié)調(diào)、督辦工作。

5. 負責學院宣傳工作。

6. 負責學院的保密工作。

7.負責重要的對外接待、聯(lián)絡工作。

8.參與學院工作要點、工作總結的撰寫;負責辦公室工作計劃、工作總結的審核和人員考核工作。

二、辦公室副主任職責

1.協(xié)助主任做好辦公室的各項工作。

2.根據(jù)學院不同階段的工作重點，做好校內(nèi)外調(diào)研題目的選定、組織實施和調(diào)研報告的撰寫工作。

3.協(xié)助主任做好有關工作的協(xié)調(diào)、督查、督辦工作。

4.負責學院重要文件、領導講話等材料的起草、審核工作。

5.負責學院重要會議、重要活動的準備和組織工作。

6.負責上級黨政公文的辦理工作。

7.負責外事工作。

8.負責信訪工作。

9.開展對外聯(lián)絡，落實上級單位、兄弟院校和有關單位來院檢查指導工作、參觀、考察、調(diào)研的相關接待工作。

10.負責學院公務車輛的安排、管理工作。

11.負責學院行政值班管理工作。

12.完成領導交辦的其他工作。

三、行政、黨務秘書職責

1.負責辦公室發(fā)文的草擬與核稿，負責學院行政公文的起草、審核，負責院字號、辦字號、院函字號公文的編號、登記工作。

2.協(xié)助黨委書記和院長做好日常事務的處理工作(包括做好日常工作的聯(lián)絡、協(xié)調(diào)、接待和安排，信函和文稿的辦理，有關會議和調(diào)研活動的準備等。)

3.負責辦公室會議及有關會議的記錄、存檔等工作。協(xié)助學院有關會議和活動的籌備、組織協(xié)調(diào)工作(負責會議議題收集、會議材料準備、會議協(xié)調(diào)、會議通知、會議記錄及會議紀要編印等工作。)

4.參與起草學院領導講話、工作報告、學院有關綜合性規(guī)章制度，配合做好資料收集、情況匯總等前期工作，并參與講稿、文件寫作的全過程。

5.圍繞學院中心工作參與調(diào)查研究，為領導決策提供信息參考。

6.起草并落實宣傳工作計劃、方案，做好新聞、宣傳工作，參與學院網(wǎng)絡的新聞更新工作，負責辦公室網(wǎng)頁維護和信息發(fā)布。

7.負責學院行政值班安排，值班費、加班費和有關津貼的發(fā)放。

8.負責院領導和辦公室辦公物品及資產(chǎn)的登記、管理、維護更新。

9.配合副主任編制辦公室年度預算。

10. 負責接待來訪和電話咨詢工作;負責學院信息公開工作。

11.負責行政樓會議室的使用調(diào)配工作。

12.完成領導交辦的其他工作。

四、文檔機要秘書職責

1.負責學院黨政印章、院長印章及介紹信的管理和使用工作。

2.負責上級文件的簽收、登記、傳閱、催辦、保管、整理、歸檔、銷毀、回收等工作，承辦信息反饋工作。

3.負責電子政務工作。

4.負責黨政文件及其他材料的保密工作。

5.負責相關文件、材料的保管、歸檔、立卷、交檔、銷毀及檔案利用工作。

6.完成領導交辦的其他工作。

五、外事秘書職責

1.貫徹執(zhí)行黨和國家及上級有關部門的外事工作方針、政策、法規(guī)，負責協(xié)調(diào)學院的國際交流與合作事務。

2.協(xié)助起草全院外事工作的發(fā)展規(guī)劃，制定校際交流計劃、擬訂協(xié)議、實施和管理交流項目。

3.協(xié)助學院重大外事接待活動的策劃、實施;負責與國外合作院校和友好團體的聯(lián)系工作。

4.協(xié)調(diào)全院外事活動，對各部門的對外交流活動進行把關并提供協(xié)助，檢查督促各部門的外事工作。

5.負責外國專家的聘請、報批、日常管理;配合教務處、教學系做好外教的教學檢查、教學評估和綜合考評。

6.協(xié)助教職工出國(境)的選派、報批工作;

7.建立和管理外事檔案。

8.完成領導交辦的其他工作。

六、綜合檔案室主任職責

1.制定學院檔案工作規(guī)章制度，并負責監(jiān)督、指導和檢查執(zhí)行。

2.做好各類(系指黨群、行政、教學、科研、基建、儀器設備、出版、外事、財會、聲像、實物類檔案)檔案的收集(征集)、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用工作。

3.做好檔案編目工作，編制各種檢索工具，編輯檔案參考資料，積極開發(fā)檔案信息資源，不斷提高檔案現(xiàn)代化管理水平。

4.開展多種形式的檔案利用與服務工作。

5.組織建設全院檔案工作網(wǎng)絡，負責專兼職檔案人員業(yè)務培訓。

6.完成領導交辦的其他工作。

七、駕駛員職責

1.完成院領導用車和學院公務用車的服務保障工作。

2.負責所駕駛車輛的保管、保養(yǎng)維護工作，保證車輛始終處于安全運行狀態(tài)，保證車輛資產(chǎn)安全。

3.遵守交通規(guī)則，確保行車安全。

4.負責辦理車輛年審、保險、維修等工作。

5.負責相關院領導的勤務工作。

6.完成領導交辦工作。

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