酒店辦公室文員崗位職責

1.成文 1.內部通啟(MEMO)成文： 2.根據經理要求撰寫初稿; 3.請經理核查簽字; 4.部門管理制度成文： 5.根據經理要求撰寫初稿; 6.審核通過后，在《發(fā)文本》上填寫的內容包括：文件標題、發(fā)文時間、擬稿部門、請求審批時間、主送及抄報、抄送部門、有附件的，應列明名稱; 7.審核通過后，送企業(yè)管理部審批; 8.呈報總經理審批。 1.發(fā)文稿紙

2.發(fā)文 1.將文件原件復印存檔; ⒉在《發(fā)文登記簿》上登記下發(fā)文件的名稱、 發(fā)文時間、接收部門名稱; ⒊到相關部門下發(fā)文件; ⒋請相關部門的文員以上管理人員在《發(fā)文登記簿》中“外收發(fā)簽字”一欄簽收。 1.發(fā)文登記簿

⒊收文 ⒈收到各部門發(fā)出的酒店內部文件后，簽收并上報經理; ⒉將VIP信息填寫在辦公室VIP信息欄上; ⒊將報紙等需要張貼的材料，在規(guī)定版面張 貼; ⒋監(jiān)督部門人員在閱讀文件后，在文件上簽 字。 ⒈對于重要的接 待通知，要在 十分鐘內向經 理進行匯報; ⒉對于收到的計 劃、MEMO等 文件，應檢查 有無部門有效 簽字人的簽 字。

⒋分類存放 ⒈對于時效性較強的文件，如《貴賓團體接待服務計劃單》、MEMO等設專用表格夾存放; ⒉對于本部門下發(fā)的文件原件設專用文件夾 存放，規(guī)章制度存放于相應的制度夾中; ⒊對于酒店下發(fā)的規(guī)章制度根據發(fā)放的部門 進行分類存放; ⒋在文件的每頁右上角用鉛筆標明該文件在 目錄中的序號、總頁數及當前頁數，如 “1-3-1”指的是本制度夾中的第一份制度，本制度共有三頁，這是第一頁; ⒌在存放新下發(fā)的制度時，對于制度中已明確標明作廢的舊制度要作出作廢標志，同新下發(fā)的制度一并進行存放，對于一些補充規(guī)定，要將原文件找出后，與新文件一并存放，同時在目錄上作出標注; ⒈規(guī)章制 度明細 表 ⒈對于標明作廢 的文件不能自 行進行處理， 要做好統一保 管。

⒌裝訂整理 ⒈每月月底將當月的《貴賓團隊接待通單》、 MEMO 等整理匯總，裝訂成冊，在封皮上寫明年、月、日以及保存期限; ⒉每月月底要對存放的制度進行整理，對于內容有相互聯系的要進行合并存放。

⒍借用 ⒈部門員工借用文件時要在《借用登記表》上登記，注明借用文件的名稱、借用日期、借用人及需借用的時間; ⒉對于外部門借用文件的，要經經理同意后方可辦理借用手續(xù); ⒊外部門辦理借用文件手續(xù)時，要持對方負責人簽字的MEMO，注明借用的原因、借用的文件名稱及所需借用的時間，并在《借用登記表》上登記文件名稱、時間及借用人; ⒋文件歸還后，要查看有無遺失、破損現象， 并由借用人在《借用登記表》上簽字，記錄歸還時間。 ⒈借用登 記表 ⒈對于到期沒有 歸還的文件， 要找該部門負 責人進行跟 催，對于需要 延長使用時間 的，應辦理續(xù) 借手續(xù)。

⒎銷毀 ⒈對于到保存期限的《貴賓團體接待服務計劃單》、MEMO等文件，請示是否銷毀; ⒉同意后，以MEMO的形式，列明需銷毀文件的名稱、文件下發(fā)日期、保存的起止日期，上報審批簽字; ⒊將審批簽字后的MEMO上報質檢部進行審批; ⒋接到質檢部同意銷毀的書面批復后，方可銷毀; ⒌銷毀時根據表格數量的大小可采取到鍋爐 房燒毀或用碎紙機粉碎等方式; ⒈文件銷毀時要 在現場，確保 文件真正被銷 毀，防止資料 外流。

工作項目名稱：

表格管理

工作程序 標準 核查媒介 注意事項

⒈申領 ⒈對于酒店統一外出印刷的表格按照酒店核 定的表格月用量，每月列入《物品月計劃申報單》中申領; ⒉對于部門專用表格月用量在三十張以上的，按照部門月用量，每月月初填寫《印刷申請單》，經審批簽字后，上報質檢部審批; ⒊對于月用量較少，但長期使用的表格，亦應根據實際使用情況，定期申請印刷使用; ⒋接到表格印刷完畢的通知后，到美工室將表格領回，并在《印刷申請單》中部門確認一欄簽字確認; ⒌對于酒店統一使用但沒有外出印刷的表格，按照酒店規(guī)定的表格領取時間到質檢部領齲 ⒈印刷申 請單

⒉登記 ⒈對于領取的表格要進行登記，設立表格臺 帳; ⒉部門員工在領用表格時，要在《領用登記表》上登記，注明日期、名稱、數量及領用人; ⒊月末將當月表格領用情況匯總，并在表格臺帳支出欄內登記當月發(fā)放的總數量。 ⒈表格臺 帳 ⒉領用登 記表 ⒈發(fā)放過程中要 注意核算和控 制表格的月用 量。

⒊整理 ⒈對于使用過的不需當天上交給相關部門的 表格，要每十天進行一次整理; ⒉月末將當月的表格進行匯總、裝訂，在封皮上標明名稱、月份; ⒊對于需要進行總結分析的，要統計出有關數據。 ⒈對表格要進行 分類整理。

⒋存放 ⒈在表格存放櫥內標明存放期限，如一個月、 三個月、半年等; ⒉將整理好的表格按照保存期限分開存放。

⒌借用 ⒈對于各部門需要借用使用過的表格時，需經經理同意后方可辦理借用手續(xù); ⒉外部門辦理借用表格手續(xù)時，要持對方負責人簽字的MEMO，注明借用的原因，借用的表格名稱、借用日期及所需借用的時間，并在《借用登記表》上登記表格名稱、借用日期及借用人; ⒊表格歸還后，要查看有無遺失現象，并由借用人在《借用登記表》上簽字，記錄歸還時間。 ⒈借用登 記表 ⒈對于到期沒有 歸還的表格， 要找該部門負 責人進行跟 催; ⒉對于需要延長 使用時間的， 應辦理續(xù)借手 續(xù)。

⒍銷毀 ⒈對于到達保存期限的表格，需請示是否銷 毀; ⒉征得同意后，以MEMO的形式，列明需銷毀的表格名稱、日期、表格保存的起止時間由審批簽字; ⒊將經理審批簽字的MEMO上報質量管理部進行審批; ⒋接到質檢部同意銷毀的書面批復后，方可銷毀; ⒌銷毀時根據表格量的大小可采取到鍋爐房 燒毀或用碎紙機粉碎等方式; ⒈表格銷毀時要 在現場，確保 表格真正被銷 毀，防止資料 外流。

工作項目名稱：

物資管理

工作程序 標準 核查媒介 注意事項

⒈盤點 ⒈每月20日對部門辦公用品、固定資產、低 值易耗品及機油等物資進行盤點，并分別與 其臺帳的帳面結存數量進行核對，保證帳物 相符; ⒉如盤點中發(fā)現物資短缺現象應及時查明原 因，并上報部門。

⒈編制月 計劃 ⒈每月24日前根據盤點情況及部門下月的工 作計劃，作出下月物資申領計劃; ⒉填寫一式四份的《物品月計劃申報單》，列 明物品品名、規(guī)格、上月用量、本月結存、 本月申報、物品單價、每種物品的申報金額， 并計算累計金額，對于特殊申領的物品，要在用途一欄單獨注明申領原因，在經手人一欄簽字。 ⒈物品月 計劃申 報單 ⒈所做的各種物 資的月計劃金 額應控制在酒 店下達的月各 項費用指標范 圍內。

⒉審核上 報 ⒈將填寫好的《物品月計劃申報單》上報經理 審批簽字; ⒉將經理審批通過的《物品月計劃申報單》在 每月25日前上報倉管部。 ⒈物品月 計劃申 報單

⒊領取 ⒈持酒店審批通過的《物品月計劃申報單》在 規(guī)定領取物資的時間內到倉管部記帳員處 開具《物品申領單》，并由經理簽字確認; ⒉持《物品申領單》到倉管部相關庫房辦理物品領用手續(xù)，領取物品。 ⒈物品申 領單

⒋登記 ⒈物品領回后，按照實際領取的物資名稱及數 量分別在相關的臺帳上進行登記。 ⒈臺帳

⒌發(fā)放 ⒈物品發(fā)放時，應在臺帳支出欄內做好登記; 由領用人在《領用登記表》上簽字確認。 ⒈各種臺 帳 ⒉領用登 記表

⒍借用 ⒈其它部門因工作需要借用物品時，應征得理 同意; ⒉借用時應持借用物品部門負責人簽 MEMO，注明借用的物品名稱、借用的原 因、需借用的時間，并在《借用登記表》上 進行登記; ⒊歸還時，要檢查物品是否完好，如有損壞應 由借用部門予以賠償; ⒋檢查合格后予以接收，并由借用人在《借用 登記表》上進行簽字并記錄歸還時間。 ⒈借用登 記表

工作項目名稱：

勞保用品管理

工作程序 標準 核查媒介 注意事項

⒈制定計劃 ⒈每月5日按照《勞保用品規(guī)定》將需要領用 的勞保用品填列在一式兩份的《物品月計劃 申報單》中。 ⒈物品月 計劃申 報單 ⒉遇節(jié)假日提前 制定計劃;

⒉審核上報 ⒈將列好的《物品月計劃申報單》上報審批簽 字; ⒉審批通過后，持勞保用品申領計劃到人事部 勞保福利員處開具; ⒈物品月 計劃申 報單

⒊領取 ⒈到倉管部辦理領取手續(xù)。

⒋登記 ⒈勞保用品領回后，在臺帳上登記。 ⒈臺帳

⒌發(fā)放 ⒈發(fā)放時，在臺帳上做好登記; ⒉由領用人在《領用登記表》上簽字確認。 ⒈臺帳 ⒉領用登 記表

工作項目名稱：

出勤統計 工作程序 標準 核查媒介 注意事項

⒈整理表 格 ⒈每天上班后整理前一日的《出勤登記表》， 核對應出勤人數和實際出勤人數，查看有無遲到、早退、請假情況，并在《出勤登記表》上注明; ⒉對出勤登記與實際情況不符的問題，上報部門經理; ⒊根據部門出勤情況填寫《工作出勤日報表》; ⒋以上表格填寫完畢，在填表人一欄簽字; ⒌按照酒店要求檢查前日的《員工離崗去向跟蹤調查表》，并在檢查人一欄簽字確認。 ⒈出勤登 記表 ⒉工作出 勤日報 表 ⒊員工離 崗去向 跟蹤調 查表 ⒈注意檢查員工 是否有全天未 按規(guī)定填寫 《員工離崗去 向跟蹤調查 表》的現象。

⒉填寫 《出勤 表 ⒈按照實際出勤情況填寫《出勤簿》; ⒉如有請假單，要粘貼在《出勤簿》的背面。 ⒈出勤簿 ⒈填寫考勤時要 嚴格采用考勤 符號; ⒉請假單應由經 理簽字。

⒊上報審批 ⒈將填寫好的《工作出勤日報表》連同《出勤 登記表》和《員工離崗去向跟蹤調查表》上 報經理審批簽字; ⒉將檢查中發(fā)現的問題列出明細，匯報給經 理; ⒊審批簽字后，于每天中午12:00前將上述表 格與《出勤簿》一起上報人事部; ⒈工作出 勤日報 表 ⒉出勤登 記表 ⒊員工離 崗去向 跟蹤調 查表 ⒋出勤簿

⒋榷出勤簿》 ⒈每天16:00后到人事部將《出勤簿》齲

⒌匯總統計 ⒈每月2日前，參照《出勤簿》將上月部門每 名員工的出勤情況，并將統計情況填寫到 《月份出勤情況報表》上，對于缺勤情況寫 明缺勤天數及原因; ⒉對于當月新到崗員工，應注明到崗時間; ⒊將填寫好的《月份出勤情況報表》上報部門經理審批簽字; ⒋每月2日前報送人事部; ⒈月份出 勤情況 報表 ⒈對于全勤人員 注明全勤即 可。

工作項目名稱：

獎金核算

工作程序 標準 核查媒介 注意事項

⒈抄寫獎金撥入數 ⒈接到人事部勞動工資核算員抄寫部門獎金 撥入數的通知后，應于當日到人事部抄寫; ⒉抄寫時，注意核查所撥入的獎金數額是否正 確，如有異議向人事部勞動工資核算員咨 詢。 ⒈填寫《征求意 見表》。

⒉分解酒店扣罰 ⒈到質檢部領取上月酒店對部門的《扣罰匯總 表》; ⒉按照《扣罰匯總表》上所列的扣罰情況核對 《罰款單》，對《罰款單》不全的，要立即 到相關部門進行領取; ⒊按酒店扣罰及連帶比例，對《罰款單》進行 分解，責任到人; ⒋按分解好的扣罰，填寫《扣罰明細表》。 ⒈扣罰明 細表 ⒈對責任人不 明確的扣罰， 請示經理。

⒊申請減免 ⒈對需要申請酒店給予減免的扣罰，應以MEMO形式列出處罰項目及罰款單號，注 明申請減免的原因; ⒉將寫好的減免申請上報經理審批簽字; ⒊于酒店下發(fā)獎金撥入數之日起三日內，將經 理簽字確認后的減免申請上報質檢部進行 審批。 ⒈MEMO

⒋統計內部扣罰 ⒈參照《員工日考評表》統計部門員工個人的部門內部扣罰總數; ⒉匯總部門內部扣罰總數。 ⒈員工日 考評表

⒌計算獎金 ⒈對部門的獎金撥入數進行二次 ⒉請示經理如何進行內部加發(fā); ⒊員工當月獎金實發(fā)金額=員工當月獎金應 發(fā)金額+加發(fā)金額-酒店扣罰金額-部門扣 罰金額。

⒍填表 ⒈將每位員工的獎金應發(fā)金額、加發(fā)金額、酒 店扣罰金額、部門扣罰金額、實發(fā)金額分別 填寫到《月份獎金發(fā)放明細表》上; ⒉在《月份獎金發(fā)放明細表》的填表人一欄簽字。 ⒈月份獎 金發(fā)放 明細表

⒎審批上報 ⒈將做好的《月份獎金發(fā)放明細表》連同《扣 罰明細表》一起上報經理審批簽字; ⒉在人事部下達的規(guī)定上交的時間內將經理 審批簽字的《月份獎金發(fā)放明細表》上報給 人事部勞動工資核算員。 ⒈月份獎 金發(fā)放 明細表 ⒉扣罰明 細表

⒏發(fā)放 ⒈當接到財務部現金出納員通知領取獎金的 通知后，到財務部辦理領取手續(xù) ⒉按照《月份獎金發(fā)放明細表》上所列的實發(fā) 金額進行發(fā)放，并由領取人簽字。 ⒈月份獎 金發(fā)放 明細表 ⒈應提前將每 位員工的應 發(fā)款項分好.

⒐交表 ⒈將員工領用簽字的《月份獎金發(fā)放明細表》 交財務部現金出納員; ⒈月份獎 金發(fā)放 明細表 ⒈要做到帳目 清楚、錢帳相 符。

工作項目名稱：

用心做事事例匯總

工作程序 標準 核查媒介 注意事項

⒈篩選 ⒈每天對員工上報的用心做事事例經篩選后， 填寫在《以情服務、用心做事典型事例匯總 表》上。 ⒈以情服 務、用 心做事 典型事 例匯總 表 ⒈要寫明時間、 地點及事情經 過。

⒉上報 ⒈將填寫好的《以情服務、用心做事典型事例 匯總表》上報經理進行審閱; ⒉于每天下班前將經理審閱簽字后的《以情服 務、用心做事典型事例匯總表》上報企業(yè)文 化部。 ⒈以情服 務、用 心做事 典型事 例匯總 表

⒊登記 ⒈將當天上報的員工用心做事的事例登記在 《用心做事事例匯總表》上，要注明姓名、 事例發(fā)生日期及內容。 ⒈用心做 事事例 匯總表

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