記錄管理制度

1、目的

對質量管理體系有關的文件，包括外來文件進行控制，確保相關場所使用的文件為唯一、有效版本。

2、范圍

適用于與質量管理體系有關的文件的控制。

3、職責

3.1總裁負責批準發(fā)布質量手冊和程序文件。

3.2管理者代表負責審核質量手冊和程序文件。

3.3各部門負責相關文件的編制、使用和保管。

質量管理部是本公司質量體系文件、技術類文件、管理類文件的負責部門，負責組織文件的編寫、審查、發(fā)放，提出更改及組織換版和作廢文件撤出、銷毀;

各文件的使用部門負責本部門使用文件的保管和使用。并按要求實施文件更改，及時撤出作廢文件。

4、程序概要

4.1文件分類

4.1.1 A級文件：質量手冊(包含質量方針、質量目標)。

4.1.2 B級文件：程序文件

4.1.3 C級作業(yè)性文件(包括操作規(guī)程、檢驗標準、作業(yè)指導書和管理性文件)。

4.1.4 D級文件：記錄，記錄是特殊文件，執(zhí)行《記錄控制程序》。

4.2質量管理體系文件的編號

4.2.1質量手冊

以BC-SC-01表示，BC表示本公司，SC表示質量手冊，01表示發(fā)放編號。

4.2.2程序文件

合訂本以BC-CX-01標識，單本文件則以在合訂本順序號標識，如文件控制程序為HS-CX-01-01。

4.2.3作業(yè)性文件(以公司名稱縮寫+部門代號拼音縮寫+版次)，如：BC-XS-A-01，BC表示本公司，XS表示銷售部，A表示第一版，01表示流水號。(BG表示辦公室，XS表示銷售部，JS表示技術部，SC表示生產(chǎn)管理部，ZL表示質量管理部，GY表示物資供應部)

4.3文件的狀態(tài)識別

為清楚地表明文件的狀態(tài)，防止使用失效版本文件，公司將文件劃分為受控文件、非受控文件、保留文件和作廢文件等四類，并分別加蓋相應標識，由質量管理部執(zhí)行。

①受控文件，按程序控制更改的文件，蓋“受控”印章;

②非受控文件，指其更改不受控制的文件，蓋“非受控”印章;

③作廢文件，指過期或失效的文件，蓋“作廢文件”印章;

④保留文件，失效或作廢文件留做參考時，蓋“保留文件”印章。

4.4文件的編寫、審核、批準、發(fā)放

文件編寫完成后，編寫負責人組織文件的審批，以確保文件是充分和適宜的：

①質量手冊、程序文件由質量管理部負責編寫，管理者代表審核，總裁批準。

②作業(yè)文件、記錄由各部門編寫，部門負責人審核，管理者代表批準。

程序文件

標題：1.文件控制程序編號：

BC-CX-01-01版本：

C/0頁次：第02頁

共02頁

4.5文件的發(fā)放

文件批準人負責確定文件的發(fā)放范圍，質量管理部負責發(fā)放，應確保所有對質量管理體系有效運行具有重要作用的場所，都能得到相應文件的現(xiàn)行版本，發(fā)放文件時登記《文件發(fā)放、接收、回收登記表》，接收部門核對文件的編號、版次/修訂次和標識、審批人員的簽名無誤后簽收。

4.6 文件更改

4.6.1文件更改由提出人填寫《文件更改申請單》，管理者代表批準。文件制定部門負責更改，按原審批程序審核、批準后質量管理部發(fā)放。

4.6.2版次與修訂次

質量管理體系文件正文每頁應標有相應的修訂狀態(tài)。版次用A、B、C……表示，修訂次用數(shù)字0、1、2、3、4 ……，文件超過10次更改應換版，文件一經(jīng)改版，則修訂次調整到最新版次未修訂(0)狀態(tài)。

4.7 文件的使用

4.7.1文件因破損而重新領用新文件，分發(fā)號不變，并交回破損文件;因丟失而補發(fā)新文件，應給予新的分發(fā)號，并注明已丟失的文件的分發(fā)號失效。

4.7.2文件應存放于專用資料柜，并能夠防潮、防丟失;

4.7.3嚴禁在受控文件上任意涂改，應確保文件清晰，易于識別。

4.8文件的作廢和處置

4.8.1失效或作廢的文件由質量管理部從使用部門收回并登記，加蓋“作廢文件”章，確保作廢文件的非預期使用。

4.8.2需要保留的作廢文件，加蓋“作廢文件”和“保留文件”印章。

4.8.3作廢文件由質量管理部填寫《作廢文件處置單》，經(jīng)管理者代表批準后處置。

4.9文件的借閱和復制

4.9.1需要部門應填寫《文件借閱/復制登記表》，管理者代表批準后質量管理部安排辦理。

4.9.2借閱人員應保持借閱文件整潔，不得污損、劃記并按時歸還。

4.10外來文件的管理

4.10.1收到外來文件的部門，需識別其適用性，交質量管理部登記《外來文件清單》，控制分發(fā)以確保其有效。

4.10.2更改的方法采用換頁更改，同時收回所有受控的舊版文件，更改應在《質量手冊更改記錄》上記錄。

4.11受控文件管理

質量管理部將所有的質量管理體系文件登記于《受控文件清單》，并根據(jù)更改情況進行更新。

4.12文件評審

在內審和管理評審時由綜合辦公室組織對現(xiàn)有質量管理體系文件進行評審。

5、相關記錄

①《文件審批單》

②《文件發(fā)放、接收、回收登記表》

③《文件借閱、復制登記表》

④《文件更改申請單》

⑤《受控文件清單》

⑥《外來文件清單》

⑦《作廢文件處置單》

程序文件

標題：2.記錄控制程序編號：

BC-CX-01-02版本：

C/0頁次：第01頁

共01頁

1、目的

對質量管理體系所要求的記錄予以控制。

2、范圍

適用于為證明產(chǎn)品符合要求和質量管理體系有效運行的記錄。

3、職責

質量管理部監(jiān)督、管理各部門的記錄。各部門真實、有效的填寫記錄內容并妥善保管。

4、程序概要

4.1記錄格式

記錄格式由使用部門確定，交質量管理部備案，并由質量管理部編制《記錄清單》，規(guī)定記錄的歸檔保存期限，管理者代表批準。

4.2記錄的編號標識

以JL-X.XX-XX表示，JL為記錄拼音縮寫，X.XX表示ISO9001:2008標準章節(jié)號， XX代表記錄順序號，如01、02等。

4.3記錄的填寫

4.3.1記錄的填寫應正確完整、字跡清晰，能準確識別;

4.3.2記錄可清楚的指明是何種活動或服務并完整地填寫記錄中有關欄目;

4.3.3如因筆誤或計算錯誤需要修改原數(shù)據(jù)，應采用劃改錯誤之處，在其上方寫上更改數(shù)據(jù)，更改人簽名，注明更改日期。

4.3.4記錄的填寫人簽全名以表明責任。

4.4記錄的管理

4.4.1各部門負責將記錄分類，每月按日期順序整理、裝訂，自行保存，保存期滿交質量管理部處置。

4.4.2記錄貯存在干燥適宜的環(huán)境中，加以防護，并且便于查找.

4.5記錄的提供與處置

4.5.1合同有要求時，顧客可以查閱工廠的質量記錄，原件記錄嚴禁借出。

4.5.2在保存期內的質量記錄，任何人不得撤消或銷毀;超過保存期的記錄，質量管理部填寫《文件作廢申請單》交管理者代表批準后處置。

5、相關記錄

①《作業(yè)記錄清單》

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