份額登記管理制度基金業(yè)協(xié)會備案

時間：2023-04-30 22:58:07 管理制度我要投稿

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份額登記管理制度基金業(yè)協(xié)會備案

份額登記管理制度

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份額登記管理制度

第一章總則

第一條為規(guī)范XX資產管理有限公司（以下簡稱“公司”或“本公司”）旗下管理基金的份額登記、防范份額登記過程中的操作風險，提高份額登記工作的準確性和工作效率。根據(jù)《中華人民共和國證券投資基金法》、《私募投資基金監(jiān)督管理暫行辦法》、《私募投資基金管理人內部控制指引》等法律法規(guī)、規(guī)范性法律文件及相關監(jiān)管要求制定本制度。

第二條本辦法適用于本公司公及公司所有子公司旗下管理的所有基金。

第三條根據(jù)業(yè)務需要，公司可以委托基金服務機構代為辦理公司產品的份額登記事項，但相關責任不因委托而免除。委托其他基金份額登記機構辦理份額登記業(yè)務時，應對基金份額登記機構的行為進行必要的監(jiān)督；

第四條（公司XX部門）應在基金合同中訂明份額登記事宜,包括不限于辦理基金份額的申購、贖回業(yè)務的時間等。

第五條公司份額登記部門或外包委托機構應當妥善保存登記數(shù)據(jù)，并將基金份額持有人名稱、身份信息及基金份額明細等數(shù)據(jù)備份至國務院證券監(jiān)督管理機構認定的機構。其保存期限自基金賬戶銷戶之日起不得少于二十年。

第六條公司份額登記部門或外包委托機構應當保證登記數(shù)據(jù)的真實、準確、完整，不得隱匿、偽造、篡改或者毀損。

第七條公司份額登記部門或外包委托機構應通過基金中央數(shù)據(jù)交換平臺交換基金份額（權益）、合同等基金銷售信息及相關變更信息。辦理私募投資基金份額登記業(yè)務的機構應將基金份額（權益）數(shù)據(jù)集中登記至中國結算。

第二章崗位設置與職責

第八條份額登記崗位是運營管理部的下設崗位，具體負責投資組合份額登記的運行管理工作。份額登記崗位根據(jù)業(yè)務需要，分別設立份額登記業(yè)務主管崗和份額登記業(yè)務經辦崗。

第九條份額登記業(yè)務主管的崗位職責如下：

（一）處理、協(xié)調與管理份額登記運行業(yè)務，對份額登記各項業(yè)務工作進行指導和監(jiān)督；

（二）對份額登記業(yè)務經辦崗位實施業(yè)務操作授權；

（三）負責對份額登記系統(tǒng)參數(shù)設置和日常業(yè)務處理進行復核，確保交易重要數(shù)據(jù)的準確性；復核份額登記業(yè)務有關報表；

（四）通過日志查詢等方式全程參與整個份額登記業(yè)務工作流程，并對份額登記業(yè)務經辦人員日常操作行為進行監(jiān)督，防范份額登記業(yè)務差錯風險；

（五）對份額登記系統(tǒng)運算結果進行抽樣復核運算，如有差錯及時上報分管領導，根據(jù)實際情況修改系統(tǒng)參數(shù)和運算結果，并將此事記錄在案，以備查詢；

（六）依據(jù)審計等業(yè)務要求，提供投資人名冊、投資組合交易等相關信息資料；

（七）負責制定份額登記管理制度，規(guī)范登記結算行為，防范風險；

（八）決定異常業(yè)務處理方式和程序，授予業(yè)務操作人員權限；

（九）負責份額登記結算業(yè)務用章的保管使用工作；

（十）每日編寫業(yè)務工作日志；

（十一）完成公司領導交辦的其他各項工作。

第十條份額登記業(yè)務經辦崗位職責如下：

（一）認真貫徹執(zhí)行份額登記有關管理法律法規(guī)及公司內部規(guī)定；

（二）負責份額登記系統(tǒng)的日常維護和參數(shù)設置；

（三）負責份額登記業(yè)務日常操作，包括數(shù)據(jù)的傳輸和接收、投資組合凈值日常維護、賬戶類和交易類業(yè)務的處理等；

（四）根據(jù)主管指令處理異常業(yè)務，執(zhí)行危機應急方案；

（五）每日編寫份額登記業(yè)務工作日志，定期將業(yè)務報表、業(yè)務管理文檔、工作日志等相關資料，分類整理、裝訂成冊并妥善保管。第十一條份額登記工作崗位的設置可依照業(yè)務變化情況以及

管理需要適時調整。

第十二條份額登記工作崗位應當有計劃輪換，以便于份額登記工作人員能全面熟悉各項工作，同時了解份額登記工作的內部控制和風險防范的重點。

第三章工作程序與規(guī)范

第十三條每年根據(jù)公司經營管理的要求，份額登記業(yè)務主管需提出相應工作計劃，包括管理計劃、培訓計劃、制度建設計劃等等，并將這些計劃報分管領導批準后實施。

第十四條份額登記業(yè)務人員在工作中必須遵守職業(yè)道德，樹立良好的職業(yè)品質，忠于本職工作，嚴格執(zhí)行操作規(guī)定和操作流程。第十五條在份額登記運作過程中嚴格遵守操作授權管理制度：第十六條份額登記運作中的各類原始數(shù)據(jù)以及交易數(shù)據(jù)的清算結果，必須經過嚴密的復核程序，只有經過復核后的數(shù)據(jù)信息才能對外傳遞。

第十七條對交易資料進行審核、查閱和記錄管理：

第十八條建立份額登記工作日志記錄管理與報告制度：

第十九條對份額登記各崗位的系統(tǒng)操作進行密碼管理，操作員定期更換操作密碼。

第二十條份額登記業(yè)務主管對份額登記工作的有效性、合規(guī)性進行內部監(jiān)督；監(jiān)察稽核部定期、不定期對份額登記業(yè)務運作情況進行內部審計。

第二十一條份額登記業(yè)務主管通過日志查詢等方式，全方位監(jiān)控份額登記系統(tǒng)的整個運作情況，定期與相關系統(tǒng)核對數(shù)據(jù)，檢查特殊處理是否嚴格按指令執(zhí)行，檢查匯總報表的勾稽關系是否準確；同時不斷總結份額登記業(yè)務運行過程中的經驗教訓（包括公司內和公司外），提出完善份額登記業(yè)務運行管理的建議。

第二十二條公司監(jiān)察稽核部依據(jù)相關制度對份額登記業(yè)務運行情況進行內部審計、檢查和評價各項工作制度、工作流程和崗位設置的有效性和合理性。通過內部審計，發(fā)揮再監(jiān)督作用，完善內部控制制度，及時發(fā)現(xiàn)問題，堵塞漏洞，有效防止各類風險。

第二十三條份額登記系統(tǒng)與銷售機構、管理人其他系統(tǒng)之間建立數(shù)據(jù)對賬機制，通過技術和管理兩方面來確保數(shù)據(jù)的正確與安全。如果發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤，恢復清算前備份重新處理。

第二十四條公司份額登記業(yè)務依照法律法規(guī)接受證券監(jiān)管機關、投資組合份額持有人大會、外部審計機構等相關單位的監(jiān)督。第二十五條對于份額登記人依照《基金合同》等相關協(xié)議收取的相應收入，應接受審計機構的審計監(jiān)督。

第二十六條份額登記工作人員的考核遵照公司相關規(guī)定辦理，考核成績將作為份額登記工作人員聘用、晉級、表彰的主要依據(jù)。第二十七條公司份額登記業(yè)務人員調動和辭職時，須將本人所經管的份額登記工作全部移交，并由份額登記業(yè)務主管提交注銷其權限和密碼的申請，沒有辦理交接手續(xù)前，不得擅自離職。份額登記業(yè)務人員離職交接手續(xù)須在有關人員監(jiān)督之下進行。

第二十八條份額登記業(yè)務人員離職后須對離職移交的資料、文件、磁盤等有關資料的合法性、真實性承擔法律責任。

第四章行政管理

第二十九條份額登記業(yè)務印章的使用和管理遵循公司印章使用管理的基本規(guī)定。本印章由運營管理部指定專人保管。

第三十條本印章使用范圍僅限于上海東

http://http://www.oriental01.com/news/55908E09B01158CF.Html 方證券資產管理有限公司份額登記業(yè)務，具體用印事項包括：

第三十一條本印章管理人員在用印時，應嚴格遵守本制度認真核對用印內容和審批記錄是否相符。防止只看簽字、不看用印內容盲目蓋��；嚴禁在空白憑證、便條或介紹信上加蓋印章。

第三十二條印章管理人員不得擅自委托他人代為保管和加蓋印章。如因故離崗，應指定代保管人，并辦理移交登記手續(xù)。

第三十三條份額登記信息資料是指持有人名冊、投資組合交易資料、業(yè)務報表等相關資料，它是投資組合交易和份額登記運作的重要歷史資料和證據(jù)。份額登記工作人員必須遵守相關規(guī)定，建立健全份額登記相關資料的立卷、歸檔和保管措施。

第三十四條份額登記崗位人員應及時維護更新投資人的信息，嚴格遵循投資人信息保密的原則，防范投資人資料被不當運用。第三十五條份額登記工作信息資料以紙質書面數(shù)據(jù)和磁性介質或光盤等形式存儲，保存期限20年以上。

第五章委托外包模式主要職責

第三十六條公司采取份額登記委托外包模式的，份額登記部門應督促外包委托機構應履行如下職責，并在外包協(xié)議條款中予以明確：

（一）負責投資人基金賬戶的開戶登記和日常管理；