物業(yè)檔案管理制度（通用12篇）

　　在現(xiàn)實(shí)社會(huì)中，大家逐漸認(rèn)識(shí)到制度的重要性，制度一經(jīng)制定頒布，就對(duì)某一崗位上的或從事某一項(xiàng)工作的人員有約束作用，是他們行動(dòng)的準(zhǔn)則和依據(jù)。想學(xué)習(xí)擬定制度卻不知道該請(qǐng)教誰(shuí)？下面是小編為大家整理的物業(yè)檔案管理制度，僅供參考，大家一起來(lái)看看吧。

　　物業(yè)檔案管理制度 1

　　加強(qiáng)檔案資料管理，有助于保存住宅小區(qū)(大廈)的歷史資料，維護(hù)管理的.連續(xù)性和規(guī)范化，便于房屋及設(shè)施設(shè)備的檢查、維護(hù)、更新和與業(yè)主的溝通、聯(lián)系。

　　(一)管理內(nèi)容：

　　1、工程檔案：從接管開始的所有工程技術(shù)、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設(shè)施設(shè)備資料等;

　　2、業(yè)主檔案：所有業(yè)主購(gòu)、租房合同(復(fù)印件)，業(yè)主基本情況登記表、裝修申請(qǐng)表等;

　　3、財(cái)務(wù)檔案：逐年形成的財(cái)務(wù)收支報(bào)表、物業(yè)維修基金使用報(bào)表等;

　　4、文件檔案：有關(guān)物業(yè)管理法規(guī)政策、公司文件等;

　　5、管理資料：綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄，車輛管理記錄、監(jiān)控記錄、榮譽(yù)資料等。

　　(二)管理措施：

　　1、制定檔案制度，并嚴(yán)格執(zhí)行;

　　2、專人管理(由負(fù)責(zé)內(nèi)勤的管理員擔(dān)任)，專室專柜，編目造冊(cè)，存放有序并且尊重業(yè)主隱私，保守秘密;

　　3、科學(xué)管理，確保檔案資料完整、齊全，確保檔案完好率達(dá)100%;

　　4、逐步實(shí)現(xiàn)智能化管理，計(jì)時(shí)可靠的掌握相關(guān)信息，提高管理水平。

　　物業(yè)檔案管理制度 2

　　1.客戶檔案的管理工作由客務(wù)部負(fù)責(zé)。

　　2.客戶資料按單元號(hào)一戶一檔建立，按樓層統(tǒng)一存放在客戶檔案文件柜內(nèi)。

　　3.每個(gè)客戶檔案內(nèi)由入住資料、二裝資料、往來(lái)函和房門鎖、電話、車位、水牌、客戶加班等申請(qǐng)單等組成，退租客戶的資料須及時(shí)裝訂另存。

　　4.每個(gè)客戶檔案均按日期順序排列，將最新的文件擺在最前面。

　　5.客戶檔案的標(biāo)牌須與檔案內(nèi)現(xiàn)客戶的'公司名稱吻合。

　　6.客務(wù)部每年整理一次退租客戶檔案，對(duì)已裝訂好的退租客戶資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內(nèi)存放。

　　7.客戶檔案查閱可向客務(wù)主管借出，經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后在客務(wù)部辦公室閱覽。

　　8.原始客戶檔案一般不可修改，客務(wù)部工作檔案需經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理同意方可修改。

　　9.客務(wù)部檔案應(yīng)積極推行計(jì)算機(jī)管理，由客務(wù)主管設(shè)置客戶檔案管理系統(tǒng)，將客戶各類資料、各單元房屋使用情況等輸入計(jì)算機(jī)中，進(jìn)行資料分析、整理和信息傳遞。

　　物業(yè)檔案管理制度 3

　　一、制度內(nèi)容

　　為做到客戶服務(wù)部與客戶的良好溝通，掌握客戶的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費(fèi)交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng)，而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務(wù)部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶信息并管理好這些信息，特建立此制度。

　　二、管理目標(biāo)

　　客戶檔案資料全面、準(zhǔn)確、有效。

　　三、適用范圍

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。

　　一般客戶檔案包括以下的資料：

　　1. 收集客戶單位資料

　　2. 客戶繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付之押金

　　3. 客戶裝修工程文件

　　4. 客戶遷入時(shí)填具之資料

　　5. 客戶資料補(bǔ)充

　　6. 客戶聯(lián)絡(luò)資料

　　7. 緊急事故聯(lián)絡(luò)人的.資料

　　8. 客戶與管理處往來(lái)文件

　　9. 客戶違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄

　　10. 客戶維修記錄

　　11. 客戶投訴記錄

　　12. 客戶單位有關(guān)的工程檔案（與二次裝修工程有關(guān)資料）與工作程序

　　四、注意事項(xiàng)

　　1. 及時(shí)上行下達(dá)客戶與管理之間的知識(shí)、報(bào)告、通知、通報(bào)，傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，認(rèn)真地登記并制作各種表格。

　　2. 協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系，加強(qiáng)橫向溝通；

　　3. 做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢及跟進(jìn)；

　　4. 接聽客戶投訴，解決客戶投訴；

　　5. 接聽客戶工程報(bào)修電話，及時(shí)聯(lián)系修復(fù)。

　　物業(yè)檔案管理制度 4

　　1、辦公室負(fù)責(zé)指定接待員、檔案員負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的信息收集、管理及整理工作;

　　2、專管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶建立、逐一保存，建立統(tǒng)一目錄，同時(shí)建立電子檔備份。各類信息詳細(xì)排列，以便查閱;

　　3、客戶信息檔案的內(nèi)容包括：業(yè)主收樓及驗(yàn)收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費(fèi)文件、回訪處理文件及投訴建議等其他文件;

　　4、專管人員須認(rèn)真填寫各項(xiàng)記錄表，紙文檔與電子文檔同時(shí)進(jìn)行。及時(shí)跟進(jìn)業(yè)主檔案的'變更，保證信息的準(zhǔn)確性;

　　5、業(yè)主檔案信息應(yīng)嚴(yán)格管理，注意保密。嚴(yán)禁非相關(guān)人員查閱，以保護(hù)業(yè)主的隱私，維護(hù)公司良好形象;

　　6、為確保文檔安全，文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作;

　　7、業(yè)主檔案永久保存，及時(shí)與業(yè)主溝通，及時(shí)變更業(yè)主信息，保證其準(zhǔn)確性。

　　物業(yè)檔案管理制度 5

　　1、公司各物業(yè)項(xiàng)目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負(fù)責(zé)監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。

　　2、有關(guān)物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動(dòng)用。

　　3、物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報(bào)告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號(hào)目錄。

　　4、物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報(bào)公司備案。

　　5、物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時(shí)應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認(rèn)后方可離任。

　　6、物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。

　　7、因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書面確認(rèn)，如有違反的作泄密處理。

　　8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實(shí)情況，對(duì)不符要求的保管責(zé)任人將作適當(dāng)處分。

　　9、物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的，對(duì)物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的`，公司將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任，并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。

　　物業(yè)檔案管理制度 6

　　為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。

　　一、檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

　　1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理，一級(jí)管理是指公司綜合辦公室的統(tǒng)籌管理；二級(jí)管理是指各部門的檔案資料管理工作。

　　2、綜合辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各科室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的使用管理。

　　3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

　　4、綜合辦公室檔案管理員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。

　　二、歸檔制度

　　1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。

　　2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。

　　3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復(fù)印件。

　　4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

　　5、所有科室的業(yè)務(wù)活動(dòng)方面的資料，應(yīng)將相關(guān)資料的復(fù)印件報(bào)綜合辦公室備案。

　　6、由公司對(duì)外簽訂的合同，至少應(yīng)保留一份原件，交由綜合管理部保存。

　　7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合辦公室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的.由各部門自行保管。

　　三、檔案保管制度

　　1、公司綜合辦公室設(shè)存放檔案的專門檔案柜，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

　　2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。

　　3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

　　4、檔案要分類，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。

　　5、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。

　　6、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。

　　7、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

　　8、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。

　　9、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。

　　三、檔案借閱制度

　　1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

　　2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。

　　4、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損，否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。

　　5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。

　　6、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副經(jīng)理同意，必須外借的，由經(jīng)理審批。

　　四、二級(jí)檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，每三年移交一次，資料原件交綜合管理部統(tǒng)一保存。

　　物業(yè)檔案管理制度 7

　　一、歸檔制度

　　1、歸檔范圍

　　公司在物業(yè)管理服務(wù)、內(nèi)部各項(xiàng)管理工作中形成的各種文字、圖表、帳冊(cè)、模型、樣品、實(shí)物、照片、影片、錄音、錄像、磁盤，光盤等材料。

　　2、歸檔要求

　　歸檔文件應(yīng)原件(特別情況下可用復(fù)印件代替)，要完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、各種簽證手續(xù)完備，字跡清晰。

　　3、歸檔時(shí)間:輸完畢后，應(yīng)立即歸檔。

　　4、歸檔份數(shù):各類文件材料一般歸檔一式一份。

　　5、文件材料的歸檔，必須辦理移交手續(xù)，由檔案室填寫一式二份歸檔文件登記表，按登記表清點(diǎn)材料，移交雙方簽字后，各存一份，以備查考。

　　二、保管制度

　　1、歸檔的文件材料，應(yīng)保持文件材料之間的歷史聯(lián)系，進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編目、編號(hào)。

　　2、存放檔案要有專用柜架。檔案上架時(shí)，應(yīng)按照類別和保管單位的`次序，自左向右，自上而下地排列。

　　3、定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清進(jìn)核對(duì)，做到帳物相符。

　　4、檔案室應(yīng)有防火、防盜、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物等防護(hù)措施。

　　5、檔案室保持適當(dāng)?shù)臏囟�、濕度，一般溫度保持�?4~24攝氏度，相對(duì)濕度保持45~60%的規(guī)定范圍內(nèi)。

　　6、檔案的移出、外借必須履行登記手續(xù)，借出的檔案查閱后須盡快歸還。歸還檔案應(yīng)放原處。

　　7、公司對(duì)檔案進(jìn)行定期或不定期的檢查，如存在管理混亂、檔案破損或遺失現(xiàn)象，可視情況分別對(duì)管理人員處以批評(píng)、罰款、直至辭退處理。

　　三、檔案借閱、復(fù)印程序

　　提出申請(qǐng)-->有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)-->檔案室辦理手續(xù)-->使用檔案-->歸還檔案室

　　具體要求:

　　1、借閱、復(fù)印檔案應(yīng)先批準(zhǔn)，再辦理登記手續(xù);

　　2、要愛護(hù)檔案，::不得丟失;

　　3、借閱、復(fù)印人不得將檔案隨意拆散、涂改、抽調(diào)、剪裁檔案;

　　4、借閱、復(fù)印人不得將檔案隨意傳看，攜帶外出(除工作外)，以防丟失、泄密;

　　5、辦理完畢，應(yīng)立即歸還，如有差錯(cuò)，應(yīng)追究當(dāng)事者責(zé)任;

　　6、調(diào)離本公司的員工，必須將所借檔案材料還清后，方可辦理調(diào)離手續(xù)。

　　物業(yè)檔案管理制度 8

　　一、檔案管理總則

　　1、公司檔案是指公司各個(gè)部門在從公司經(jīng)營(yíng)管理等工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖紙、照片、影片、錄象、印刷品等原始記載，是公司管理工作的基本依據(jù)和有效憑證。

　　2、檔案的管理工作是一門專業(yè)性的管理工作，是經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中的重要組成部分，各部門都要從公司整體利益出發(fā)，把檔案管理工作納入本部門日常工作程序之中，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案第一負(fù)責(zé)人。

　　3、各部門都必須貫徹執(zhí)行集中統(tǒng)一人事檔案的原則，采取有效措施，集中統(tǒng)一管理本部門的檔案，以維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全有效利用。

　　二、管理結(jié)構(gòu)和職責(zé)

　　1、總辦是公司檔案管理的業(yè)務(wù)主管部門，根據(jù)工作需要，應(yīng)組織籌建公司檔案室，總辦對(duì)其他部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。其主要職責(zé):

　�、僦贫ü�司檔案管理制度、辦法、規(guī)范并指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門貫徹執(zhí)行情況;

　�、趯�(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行經(jīng)常的'檢查、指導(dǎo)和交流，加強(qiáng)檔案管理意識(shí);

　�、劢M織培訓(xùn)各部門兼職檔案管理員;

　　④負(fù)責(zé)公司級(jí)檔案的收集、整理和集中統(tǒng)一管理并積極提供利用;

　　2、部門應(yīng)根據(jù)本部門檔案數(shù)量、使用頻度、重要性等特點(diǎn)，設(shè)立部門內(nèi)的檔案柜或移交總辦進(jìn)行檔案管理;各部門應(yīng)按照規(guī)范設(shè)立檔案管理崗位，并指定兼職檔案管理員;兼職檔案管理員負(fù)責(zé)本部門內(nèi)的檔案收集、整理和集中統(tǒng)一管理工作。業(yè)務(wù)上接受總辦檔案管理員指導(dǎo)。各部門的檔案管理崗位是公司檔案體系中最基層的業(yè)務(wù)結(jié)點(diǎn)，其基本職責(zé):

　　①貫徹執(zhí)行公司有關(guān)檔案管理的系列規(guī)范，制定本部門檔案工作各項(xiàng)實(shí)施細(xì)則;

　�、谪�(fù)責(zé)收集本部門內(nèi)的檔案材料，并進(jìn)行系統(tǒng)整理、編目、科學(xué)排列，做到查找方便，為各項(xiàng)工作提供服務(wù);

　�、墼陧�(xiàng)目結(jié)束或特定時(shí)期向公司檔案室移交檔案。

　　三、公司檔案歸檔范圍和要求

　　1、公司檔案的歸檔范圍，按其性質(zhì)劃分:公司的各種證、照、卡、各種行政文件，各個(gè)項(xiàng)目相關(guān)的證件、手續(xù)、合同、圖紙、竣工資料、驗(yàn)收資料、獎(jiǎng)牌、榮譽(yù)證書等。

　　2、公司檔案，由總辦檔案管理員收集公司在工作中形成的歸檔材料。部門檔案，由部門兼職檔案管理員分別收集本部門和本項(xiàng)目在工作中形成的歸檔材料，在項(xiàng)目結(jié)束或特定時(shí)期向總辦移交;

　　3、會(huì)計(jì)檔案由于其特殊性及重要性，會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表、帳冊(cè)等財(cái)務(wù)資料由財(cái)務(wù)部根據(jù)國(guó)家財(cái)政部的有關(guān)政策歸檔和保管;

　　4、歸檔的檔案應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng);各種簽證手續(xù)完備、字跡圖樣清晰;

　　5、本公司產(chǎn)生的和政府發(fā)文的各類歸檔材料都必須是原件;公司全體員工都應(yīng)無(wú)條件按規(guī)定提交歸檔材料，任何人都不得將歸檔材料據(jù)為私有。

　　四、檔案的管理

　　1、檔案管理員對(duì)接受的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分類、編號(hào)并進(jìn)行電腦錄入;

　　2、檔案保管必須有專用房間或柜子，房間或柜內(nèi)保持適當(dāng)?shù)臏亍�濕度，并�?yīng)有防火、防蟲、防盜等措施。

　　3、檔案管理員應(yīng)經(jīng)常對(duì)檔案進(jìn)行保管狀況檢查。如發(fā)現(xiàn)問題除及時(shí)報(bào)告本部門領(lǐng)導(dǎo)外，應(yīng)采取補(bǔ)救措施，以減少檔案的損失;

　　4、檔案管理部門應(yīng)建立登記制度，對(duì)檔案的接收、移交、借閱等方面進(jìn)行登記;

　　5、各服務(wù)中心必須指定專人管理本服務(wù)中心的檔案，并及時(shí)與總辦檔案管理員對(duì)接;

　　6、常用檔案在使用中，檔案管理員必須保持一份復(fù)印件存檔，以便其他相關(guān)工作的查閱;

　　7、凡領(lǐng)用檔案原件交相關(guān)部門留存者，必須復(fù)印一份由收文單位蓋“與原件相符”章后返回總辦存檔。以保證項(xiàng)目資料的完整，并節(jié)省公司人力、物力，縮短辦文時(shí)間;

　　8、部門撤消或變動(dòng)，以及項(xiàng)目結(jié)束時(shí)，應(yīng)將其檔案收集齊全，妥善整理，嚴(yán)格按類別、目錄順序?qū)μ?hào)入座排列整裝方可向公司檔案室或其他接收單位辦理交接手續(xù);

　　9、檔案分電子文檔和實(shí)物存取文檔兩種;

　　10、檔案的保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期、臨時(shí)四種。

　　五、檔案的利用

　　1、積極開展檔案的利用，各部門因工作需要可查閱檔案，充分發(fā)揮公司檔案在項(xiàng)目開發(fā)和管理中的作用;

　　2、凡借閱檔案的人員，必須愛護(hù)檔案，不得遺失、涂改、拆散、剪裁、勾畫、批注，必須保證檔案的保密性，按時(shí)歸還，如有損壞、涂改、丟失等，應(yīng)及時(shí)追查責(zé)任。

　　六、檔案的銷毀

　　1、任何部門和個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意銷毀公司檔案資料。

　　2、按規(guī)定需要銷毀的，凡屬密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，一般內(nèi)部檔案須經(jīng)總辦主任批準(zhǔn)。

　　3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真填寫銷毀清單，并由專人監(jiān)督銷毀。

　　七、附則

　　1、本規(guī)范的執(zhí)行監(jiān)督人為總辦檔案管理員。

　　2、各部門應(yīng)參照本規(guī)范制定部門內(nèi)實(shí)施細(xì)則，報(bào)總辦備案;

　　3、有關(guān)檔案管理的其他規(guī)范，與本規(guī)范配合執(zhí)行。

　　4、對(duì)檔案管理工作每半年進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)因管理不善，造成資料丟失、損壞的按照公司獎(jiǎng)懲制度執(zhí)行，并且應(yīng)采取一切補(bǔ)救措施。

　　八、項(xiàng)目圖紙移交規(guī)定

　　1、針對(duì)地產(chǎn)公司開發(fā)的新項(xiàng)目，在正式出施工圖時(shí)給物業(yè)公司發(fā)放的圖紙(包括各專業(yè)相關(guān)圖紙)，作為公司的絕密文件，由專人負(fù)責(zé)保管。

　　2、工程竣工驗(yàn)收后，地產(chǎn)公司向物業(yè)公司提交整套工程資料，物業(yè)公司專人接收并簽字確認(rèn)。

　　3、服務(wù)中心成立后，項(xiàng)目資料移交服務(wù)中心，由服務(wù)中心具體按檔案管理制度中相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。

　　九、檔案管理流程圖:

　　1、項(xiàng)目資料:

　　相關(guān)部門分類整理

　　列出清單

　　部門經(jīng)理審查簽字

　　項(xiàng)目結(jié)束后移交公司檔案員

　　檔案管理員歸類、編目組卷

　　建立電子檔案

　　2、公司證照卡及榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯等實(shí)物:

　　3、檔案借閱

　　填借閱申請(qǐng)單

　　總辦審批

　　登記借閱

　　按時(shí)歸檔:

　　物業(yè)檔案管理制度 9

　　1、發(fā)文格式中，函、通告、通知、報(bào)告、請(qǐng)示等文件如何使用

　　(1)函:與不相隸屬機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)單位之間互相商洽和聯(lián)系工作，詢問和答復(fù)問題等用函。

　　(2)通告:在工作中可能出現(xiàn)或已經(jīng)出現(xiàn)了問題，或者是有些工作或其他事項(xiàng)需要外界配合等用通告。

　　(3)通知:是發(fā)現(xiàn)行政法規(guī)和規(guī)章，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文批轉(zhuǎn)所屬單位，要求屬下單位輸或需要周知和共同執(zhí)行事項(xiàng)時(shí)所使用的下行文種。常用的有指示性通知、批示性通知、周知性通知、會(huì)議通知、任免通知。

　　(4)報(bào)告:向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，提出建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問等用報(bào)告。

　　(5)請(qǐng)示:請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)某項(xiàng)重要工作作出指示，答復(fù)和批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)用請(qǐng)示。

　　2、如何收集物業(yè)管理的重要文件、法規(guī)及信息

　　(1)可從上級(jí)公司傳閱的文件、資料中收集;

　　(2)從政府相關(guān)部門下發(fā)的文件資料中整理收集;

　　(3)從物業(yè)管理協(xié)會(huì)會(huì)刊中收集;

　　(4)征訂有關(guān)物業(yè)管理的專業(yè)信息、刊物及法規(guī)匯編等資料;

　　(5)經(jīng)常了解物業(yè)管理專業(yè)書籍的出版情況;

　　(6)保持與物業(yè)管理各政府業(yè)務(wù)主管部門的聯(lián)系，從中獲得物業(yè)管理的有關(guān)文件法規(guī);

　　(7)可從報(bào)刊、雜志等資料中收集。

　　3、檔案材料的收集和清理的具體要求是什么

　　(1)嚴(yán)格檔案材料的收、發(fā)制度和借閱制度;

　　(2)及時(shí)做好催還、清退工作，檔案材料不得個(gè)人保管;

　　(3)除做好日常材料的收集和清理工作外，每年要集中時(shí)間整理前一年的檔案材料;

　　(4)檔案工作應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理。公司辦公室負(fù)責(zé)公司的主體檔案，對(duì)各職能部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查，各職能部門分層管理本部門的檔案工作;

　　(5)檔案材料的收集和清理要便于公司及各部門的利用;

　　(6)必須按檔案分類項(xiàng)目進(jìn)行檔案的.整理和歸檔;

　　a、檔案材料的分類方法主要有:部門分類法、問題分類法、材料性質(zhì)分類法、人物分類法和時(shí)間分類法。各部門應(yīng)根據(jù)自己的工作性質(zhì)和涉及范圍確定分類方法。

　　b、檔案分類項(xiàng)目一旦確定，要執(zhí)行到底，不因易人而變更。

　　c、正式歸檔材料一般指已經(jīng)處理完畢的材料。對(duì)歸類界限不明確的材料，可根據(jù)材料與類目的密切程度進(jìn)行歸類。

　　(7)檔案材料的卷宗的處理:

　　a、對(duì)無(wú)主題的材料應(yīng)擬定確切的標(biāo)題;

　　b、所有歸檔材料均須編號(hào)，并按序號(hào)進(jìn)行先后排列;

　　c、填寫材料目錄表，其主要內(nèi)容有:順序號(hào)、發(fā)文部門、標(biāo)題、文號(hào)和日期;

　　(8)確定檔案材料的保管年限。一般檔案分為永久保管、長(zhǎng)期保管(15年以上)、中期保管(5-15年)、短期保管(5年以下)等。

　　(9)檔案材料的保管。檔案材料應(yīng)集中指定地點(diǎn)保存，并按類上架進(jìn)柜，注意防盜、防火、防潮、防蟲、防泄密等事件的發(fā)生，要經(jīng)常對(duì)檔案材料進(jìn)行檢查。

　　4、物業(yè)管理應(yīng)保存的基本材料有哪些

　　物業(yè)管理公司應(yīng)保存的基本材料有:會(huì)議記錄;上下行文;政府文件;工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告;規(guī)章制度;調(diào)查分析;重大事件和投訴;工作檢查、評(píng)比記錄;物業(yè)管理委托合同;物業(yè)管理各項(xiàng)分承包合同、協(xié)議;公司人事材料;治安事件記錄、處理材料;各工程竣工圖紙、驗(yàn)收合格證明材料;技術(shù)圖紙、工程檔案;客戶/業(yè)主檔案;固定資產(chǎn)清單;財(cái)務(wù)憑證、帳冊(cè)、報(bào)表;財(cái)產(chǎn)和物資單據(jù);各類經(jīng)營(yíng)證明、證件等。

　　物業(yè)檔案管理制度 10

　　1、目的

　　為更好的掌握物業(yè)公司管轄的物業(yè)、設(shè)備、設(shè)施的現(xiàn)狀，確保物業(yè)、設(shè)備、設(shè)施管理工作的`統(tǒng)一，完整的完善建立物業(yè)檔案。

　　2、適用范圍

　　適用于東莞市xx物業(yè)管理有限公司各類物業(yè)、設(shè)施、設(shè)備的綜合管理工作。

　　3、職責(zé)

　　3.1檔案管理員直接向行政主管負(fù)責(zé)。

　　3.2檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的保存、借閱、資料錄入工作。

　　3.3檔案管理員每一個(gè)月更新一次檔案資料。

　　3.4各部門主管每月將變更的資料整理交檔案管理員。

　　4、檔案存放位置

　　4.1電腦保存一份電子文檔。

　　4.2xx四樓資料室。

　　5、檔案管理員

　　5.1行政人事部

　　6、檔案編號(hào)規(guī)則(略)

　　7、部門檔案內(nèi)容

　　7.1行政部:公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、合同、資質(zhì)證書、人事檔案資料、辦公用品、法律文件。

　　7.2財(cái)務(wù)部:財(cái)務(wù)資料、合同。

　　7.3保安部:警戒器材、合同。

　　7.4環(huán)保部:清潔器材、綠化器材、合同。

　　7.5工程部:設(shè)備、合同、證書、圖紙、工具儀表。

　　7.6物業(yè)部:建筑物、車輛、業(yè)主資料、合同。

　　8、檔案管理制度

　　8.1檔案資料保管由專人負(fù)責(zé)，任何人不得擅自開啟資料柜和移動(dòng)檔案柜內(nèi)資料。

　　8.2如須借閱檔案資料，需到管理員處登記后方可借閱，借閱完后管理員檢查無(wú)損壞放回原文件夾中。

　　8.3資料借閱只能在檔案室內(nèi)查看，不能損壞的涂改資料，否則追究借閱人責(zé)任。

　　8.4資料借閱必須是部門主管以上人員，只能借閱本部門資料，如需借閱其它資料必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意。

　　8.5檔案室必須保存兩份資料:一份為歷史資料檔案，一份為借閱資料。

　　8.6工作需要復(fù)印資料的只可復(fù)印本部門資料，必須做好登記。

　　8.7檔案管理員必須保證資料的完整及完好，如有損壞必須立即進(jìn)行更新。

　　8.8檔案管理員必須每月對(duì)資料進(jìn)行一次更新，更新后的資料必須放于本文件的首頁(yè)。

　　8.9檔案管理員制定文件檔案總目錄，以及每個(gè)檔案文件目錄放于文件的首頁(yè)便于查找。

　　8.10變更合同資料需另行存放至少保存一年以上。

　　9、相關(guān)文檔

　　9.1《檔案編號(hào)規(guī)則》

　　10、修訂及實(shí)施

　　10.1本規(guī)定由全公司各部門實(shí)施，行政人事部進(jìn)行監(jiān)督。

　　10.2本規(guī)定修訂權(quán)在公司。

　　10.3本規(guī)定從二零零四年六月一日實(shí)行。

　　物業(yè)檔案管理制度 11

　　第一章、總則

　　檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一，公司總裁辦指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，為規(guī)范公司的檔案管理，特制訂本制度。

　　第二章、檔案分類

　　一、綜合類

　�。ㄒ唬┕�司發(fā)起人協(xié)議書、批準(zhǔn)公司設(shè)立的政府批文、驗(yàn)資報(bào)告、可行性報(bào)告，各種請(qǐng)示、申請(qǐng)報(bào)告、評(píng)審意見書、認(rèn)股書等；

　　（二）公司編文號(hào)的全部文件；

　�。ㄈ�）公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、專業(yè)委員會(huì)、總裁辦公會(huì)、業(yè)務(wù)聯(lián)席會(huì)等會(huì)議文件；

　�。ㄋ模┕�司大型活動(dòng)策劃方案及有關(guān)資料，制訂實(shí)施的規(guī)章制度、機(jī)構(gòu)設(shè)置改變，啟用新印章的通知批復(fù)；

　�。ㄎ澹┕�司的各種請(qǐng)示報(bào)告及上級(jí)部門的批復(fù)；

　�。�六）集團(tuán)內(nèi)各單位主送我司有關(guān)重要問題的文件；

　　（七）政府各級(jí)部門發(fā)送的文件；

　　（八）公司領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議紀(jì)錄，辦公會(huì)議記錄，黨委會(huì)議記錄及其它研究重大問題的會(huì)議記錄；

　�。ň牛┙榻B信、信函存根、電報(bào)底稿；

　�。ㄊ�）公司檔案的交接清冊(cè)和銷毀清冊(cè)；

　　（十一）各職能部門、綜合類檔案目錄。

　　二、經(jīng)營(yíng)管理類

　�。ㄒ唬└髀毮懿块T管理文件、重要資料目錄；

　�。ǘ�）公司下達(dá)的年度考核經(jīng)濟(jì)指標(biāo)及完成情況；

　�。ㄈ�）公司各部經(jīng)濟(jì)考核指標(biāo)；

　�。ㄋ模┕�司和業(yè)務(wù)部門對(duì)外簽訂的協(xié)議、合同；

　�。ㄎ澹┥霞�(jí)部門制定的政策、規(guī)定等指導(dǎo)性文件。

　　三、財(cái)務(wù)類

　　（一）年度審計(jì)報(bào)告；

　　（二）年初預(yù)算報(bào)告；

　�。ㄈ�）財(cái)務(wù)分析報(bào)告；

　�。ㄋ模┴�(cái)務(wù)存檔資料、文件目錄。

　　四、人事類

　�。ㄒ唬┕�司領(lǐng)導(dǎo)成員的任免申報(bào)及上級(jí)批復(fù)；

　�。ǘ�）公司中層干部的任免、部室人員編制及花名冊(cè)

　�。ㄈ�）職工獎(jiǎng)懲情況記錄；

　�。ㄋ模┞毠さ霓D(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、離退休、退職、撫恤、死亡等有關(guān)資料；

　�。ㄎ澹﹦趧�(dòng)工資報(bào)表（年報(bào)）；

　　（六）有關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)基金和福利基金的開支情況資料

　　五、行政類

　�。ㄒ唬┕潭ㄙY產(chǎn)登記，產(chǎn)權(quán)移交、清冊(cè)報(bào)表和資料；

　　（二）基建工程的申報(bào)、批復(fù)，以及圖紙、施工、竣工交付使用的全套資料（包括水、電、氣在內(nèi)）；

　�。ㄈ�）購(gòu)買固定資產(chǎn)計(jì)劃、資料。

　　六、工程類

　　接管物業(yè)的`工程資料，在退出時(shí)交還下個(gè)物業(yè)公司。

　　備注：保管期限中：指XX年以上，指5—XX年，指5年以下。

　　第三章、檔案保管

　　一、集團(tuán)公司的全部工作資料必須將原件按歸檔要求交檔案室存檔。原件如有兩份的部門或二級(jí)公司、控股公司可存一份原件。檔案室在立卷的基礎(chǔ)上，按照分類大綱、歸檔范圍和保管期限的要求整理歸檔。

　　二、檔案要做到系統(tǒng)排列并建立案卷目錄和索引，以便于查找和利用。

　　三、各職能部門和二級(jí)公司、控股公司管理的檔案報(bào)送目錄到檔案室備案。

　　四、檔案室門窗及檔案柜應(yīng)符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵的要求，檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火和存放易燃易爆物品，保持整潔、衛(wèi)生。

　　五、檔案管理人員每半年檢查一次檔案的保管情況，如發(fā)現(xiàn)生蟲、破損、被盜、失泄密現(xiàn)象，應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，采取有效措施進(jìn)行處理。

　　六、建立健全檔案進(jìn)、出登記制度，對(duì)每年收進(jìn)送出的檔案材料按照保管期限分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

　　第四章、檔案借閱

　　一、公司工作人員需要借閱檔案，須經(jīng)總裁辦負(fù)責(zé)人同意。借閱時(shí)間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的，要堅(jiān)持勤借勤還，防止丟失、泄密。

　　二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準(zhǔn)后方可查閱。

　　三、查閱和借閱檔案的人員，必須對(duì)檔案的安全負(fù)責(zé)，不得任意拆卸、轉(zhuǎn)借、涂改、損壞和泄密。其中的機(jī)密事項(xiàng)只能在檔案室內(nèi)查閱。如系案件調(diào)查取證需要復(fù)印者，公司內(nèi)部的由總裁辦主任批準(zhǔn)，外單位由分管副總裁批準(zhǔn)。

　　四、查閱檔案的人員，必須遵守檔案室的各項(xiàng)規(guī)章制度，自覺辦理借閱手續(xù)，認(rèn)真填寫檔案使用登記表。

　　第五章、立卷歸檔

　　一、公司實(shí)行部門立卷，各職能部門、二級(jí)公司、控股公司按照檔案分類大綱，將文件、資料（包括照片、聲像）整理后交檔案管理人員歸檔。

　　二、歸檔時(shí)間：各部門、二級(jí)公司、控股公司的文件、資料和自存檔案目錄（包括上級(jí)下發(fā)的承辦和閱存的文件），于次年三月底以前移交公司檔案室，在六月底以前整理歸檔完畢。會(huì)計(jì)檔案資料由財(cái)務(wù)部存檔。

　　三、歸檔的文件、資料，必須完整、規(guī)范，符合耐久要求。

　　第六章、其他

　　一、以上制度規(guī)定各職能部門和二級(jí)公司、控股公司須認(rèn)真遵守，如未按要求辦理，造成損失者要給予經(jīng)濟(jì)和行政處罰，造成重大損失者予以除名，直至追究刑事責(zé)任。

　　二、檔案管理責(zé)任人必須嚴(yán)格執(zhí)行制度，造成管理混亂，檔案丟失，檔案管理部門和責(zé)任人要受到經(jīng)濟(jì)和行政處罰，造成重大損失的對(duì)直接責(zé)任者予以除名，直至追究刑事責(zé)任。

　　物業(yè)檔案管理制度 12

　　1、保衛(wèi)部檔案建立在本部門辦公室(原則上由秘書管理);

　　2、消防檔案包括：上級(jí)文件、公函;工程消防驗(yàn)收?qǐng)?bào)告;防火檢查記錄單;火險(xiǎn)隱患通知單，向上級(jí)呈送的各類消防請(qǐng)示和報(bào)告，各級(jí)消防組織、滅火力量，消防設(shè)施、設(shè)備的分布;

　　3、內(nèi)保檔案包括：上級(jí)文件、公函，重點(diǎn)要害部位及人員政審，公安機(jī)關(guān)對(duì)案情案卷，保衛(wèi)部對(duì)案情的'調(diào)查案卷，公安機(jī)關(guān)出具的傳喚、搜查、逮捕、拘留、勞動(dòng)教養(yǎng)通知書，司法機(jī)關(guān)送達(dá)的判決通知書，公安機(jī)關(guān)的外調(diào)介紹信，案情通報(bào);

　　4、其它檔案包括：上級(jí)文件、通知、會(huì)議紀(jì)要，向上級(jí)請(qǐng)示的各類行文、飯店各項(xiàng)安全管理制度，對(duì)飯店各級(jí)安全檢查的記錄單、通知單、隱患通知書，整改措施、意見和建議，各項(xiàng)安全培訓(xùn)與考核記錄，有關(guān)安全會(huì)議紀(jì)要，交通事故、違紀(jì)開除、非正常死亡，工作計(jì)劃和總結(jié);

　　5、檔案分類裝存，編排序號(hào)，建立目錄，嚴(yán)格履行借還登記手續(xù)。

　　6、建立新類別檔案需經(jīng)部門經(jīng)理，撤消舊檔案須經(jīng)部門經(jīng)理辦公會(huì)確定，報(bào)上級(jí)批準(zhǔn)。

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