物資采購管理制度
在現(xiàn)在的社會(huì)生活中,制度對(duì)人們來說越來越重要,制度是各種行政法規(guī)、章程、制度、公約的總稱。那么相關(guān)的制度到底是怎么制定的呢?下面是小編收集整理的物資采購管理制度,希望對(duì)大家有所幫助。
物資采購管理制度1
一、目的:
為加強(qiáng)采購計(jì)劃管理,規(guī)范采購工作,保障公司及子公司運(yùn)營所需物品的正常持續(xù)供應(yīng),降低采購成本,特制定本制度。
二、適用范圍
本辦法適用于公司總部所有物資(包括固定資產(chǎn)、易耗品、營銷禮品等)的采購。
三、職責(zé)權(quán)限
1、公司董事長負(fù)責(zé)采購管理制度的審批; 3、公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)采購管理制度的。 3、產(chǎn)品中心負(fù)責(zé)采購管理制度的制訂。
四、采購原則
1、詢價(jià)比價(jià)原則
物品采購必須有兩家以上供應(yīng)商提供報(bào)價(jià),在權(quán)衡質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上進(jìn)行綜合評(píng)估,并與供應(yīng)商進(jìn)一步議定最終價(jià)格,臨時(shí)性應(yīng)急購買的物品除外。
2、一致性原則
采購人員定購的物品必須與請(qǐng)購單所列要求、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量一致。在市場條件不能滿足請(qǐng)購部門要求或成本過高的情況下,采購人員須及時(shí)反饋信息供申請(qǐng)部門更改請(qǐng)購單或作參與。如確因特定條件數(shù)量不能完全與請(qǐng)購單一致,經(jīng)審核后,差值不得超過請(qǐng)購量的'5—10%。
3、低價(jià)搜索原則
采購人員隨時(shí)搜集市場價(jià)格信息,建立供應(yīng)商信息檔案庫,了解市場最新動(dòng)態(tài)及最低價(jià)格,實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化采購。
4、廉潔原則
(1)自覺維護(hù)企業(yè)利益,努力提高采購物品質(zhì)量,降低采購成本。 (2)廉潔自律,不收禮,不受賄,不接受吃請(qǐng),更不能向供應(yīng)商伸手。 (3)嚴(yán)格按采購制度和程序辦事,自覺接受監(jiān)督。
。4)加強(qiáng)學(xué)習(xí),廣泛掌握與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的新材料、新設(shè)備及市場信息。
。5)工作認(rèn)真仔細(xì),不出差錯(cuò),不因自身工作失誤給公司造成損失。 5、招標(biāo)采購原則
凡大宗或經(jīng)常使用的物品,都應(yīng)通過詢議價(jià)或招標(biāo)的形式,由采購、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門共同參與,定出一段時(shí)間內(nèi)(一年或半年)的供應(yīng)商、價(jià)格,簽訂供貨協(xié)議,以簡化采購程序,提高工作效率。對(duì)于價(jià)格隨市場變化較快的物品,除縮短招標(biāo)間隔時(shí)限外,還應(yīng)隨時(shí)掌握市場行情,調(diào)整采購價(jià)格。
6、審計(jì)監(jiān)督原則:
采購人員要自覺接受財(cái)務(wù)部或公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)采購活動(dòng)的監(jiān)督和質(zhì)詢。對(duì)采購人員在采購過程中發(fā)生的違犯廉潔制度的行為,公司有權(quán)依照公司相關(guān)制度對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行處罰直至追究其法律責(zé)任。
五、物資分類:
。ㄒ唬┪镔Y分類
1、固定資產(chǎn)類:單位價(jià)值在1000元以上,使用年限在一年以上的有形資產(chǎn)。 2、經(jīng)營物資類:與經(jīng)營有關(guān)的各種物品。 3、營銷禮品類:節(jié)日禮品、營銷禮品等。 4、辦公用品類:與辦公有關(guān)的物品。 5、后勤物資類:指廚房和宿舍方面的物品。 6、其他類型物資:其他需要采購的相關(guān)物品。 (二)采購安排:
由總公司統(tǒng)一采購:經(jīng)辦人填寫申購單,經(jīng)所在部門經(jīng)理審批,子公司總經(jīng)理審核后,原則上由總公司產(chǎn)品銷售中心統(tǒng)一采購。(子公司辦公用品類、后勤類的食堂菜品及調(diào)料、店內(nèi)經(jīng)營所供的小吃、水果等臨時(shí)性易耗品經(jīng)部門經(jīng)理造冊(cè)報(bào)子公司總經(jīng)理審批,財(cái)務(wù)審核后可由子公司自行采購)
六、采購流程:
1、采購申請(qǐng):
使用部門填寫《申購單》經(jīng)部門經(jīng)理及子公司總經(jīng)理審批后交產(chǎn)品銷售中心,申購單要求注明名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求日期、參考價(jià)格、用途等。
2、詢價(jià)比價(jià)議價(jià):
(1)每一種物品(物資)原則上需三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行報(bào)價(jià)。
(2)采購員接到報(bào)價(jià)單后,需進(jìn)行比價(jià)、議價(jià),并填寫《詢價(jià)記錄表》,按低價(jià)原則進(jìn)行采購。
(3)屬下列情況者,無須進(jìn)行比價(jià)、議價(jià):獨(dú)家代理、獨(dú)家制造、專賣品、原廠零配件無代用品,但仍需留下報(bào)價(jià)記錄。
3、樣品提供和確認(rèn):
。1)若須進(jìn)行樣品提供和確認(rèn)的,須確定送樣周期,由采購人員負(fù)責(zé)追蹤,收到樣品后,須第一時(shí)間送交需求部門進(jìn)行確認(rèn),必要時(shí)需會(huì)同財(cái)務(wù)部等部門相關(guān)人員予以確認(rèn)。
。2)對(duì)于需要保存樣品的,須作封樣處理,以便日后作收貨比較。 4、供應(yīng)商選擇:
。1)具有合法經(jīng)營主體者。
。2)品質(zhì)、交貨期、價(jià)格、服務(wù)等條件良好者。 (3)信譽(yù)良好者。 (4)客戶認(rèn)可的供應(yīng)商。 采購人員須建立供應(yīng)商信息臺(tái)帳。 5、合同簽定:
。1)供應(yīng)商經(jīng)送樣審查合格后,由采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂合同。 (2)交易發(fā)生爭執(zhí)時(shí),依據(jù)合同的核定條款進(jìn)行處理。 6、進(jìn)度跟催
。1)為確保準(zhǔn)時(shí)交貨,采購人員應(yīng)提前采用電話、傳真或親自到供應(yīng)商處跟催,以確保物品(物資)能適時(shí)供應(yīng)。
(2)若采購物品(物資)無法在預(yù)定時(shí)間內(nèi)交貨的,采購人員須提前通知需求部門,尋求解決辦法,并須重新和供應(yīng)商確定新的交貨期,并知會(huì)需求部門。
7、驗(yàn)收入庫:
采購物品(物資)到公司后,屬經(jīng)營性固定資產(chǎn)、材料、配件等物品(物資)、非經(jīng)營性固定資產(chǎn)、大宗勞保用品等經(jīng)需求部門驗(yàn)收,辦公用品等常用品經(jīng)庫管驗(yàn)收合格后,庫管開具《入庫單》,按流程辦理入庫手續(xù)。如驗(yàn)收不合格的,由驗(yàn)收部門通知采購部門,2日內(nèi)辦理換(退)貨手續(xù)。
8、對(duì)帳付款:
采購付款實(shí)行審批制度,具體程序如下:
。1)采購人員憑申購單、入庫單、購貨發(fā)票到財(cái)務(wù)處辦理申請(qǐng)付款手續(xù); (2)付款方式:
A、金額在200元以下,經(jīng)產(chǎn)品銷售中心和副總經(jīng)理(總經(jīng)理)簽字后,公司財(cái)務(wù)審核后現(xiàn)金支付。
B、金額在200元-1000元,經(jīng)產(chǎn)品銷售中心和副總經(jīng)理(總經(jīng)理)簽字后,公司財(cái)務(wù)審核后轉(zhuǎn)賬支付。
C、金額在1000元以上,經(jīng)產(chǎn)品銷售中心、副總經(jīng)理(總經(jīng)理)、公司財(cái)務(wù)審核、董事長簽字后,轉(zhuǎn)賬支付。
(3)需要預(yù)付款的部門,直接填制轉(zhuǎn)賬匯款申請(qǐng)單,經(jīng)產(chǎn)品銷售中心、副總經(jīng)理(總經(jīng)理)、公司財(cái)務(wù)審核、董事長簽字后可先辦理匯款手續(xù),財(cái)務(wù)部據(jù)此掛賬,待發(fā)票來到后再由經(jīng)辦部門辦理發(fā)票入賬手續(xù)沖賬。
七、本制度解釋權(quán)歸財(cái)務(wù)部,自20xx年3月1日起執(zhí)行。
八、本制度附件:
1、《請(qǐng)購單》 2、《采購詢價(jià)記錄表》
物資采購管理制度2
為了規(guī)范公司的物資采購行為,降低采購成本,加強(qiáng)對(duì)采購的監(jiān)督管理,按照科學(xué)有效、公開公正、比質(zhì)比價(jià)、監(jiān)督制約的原則,特制定本制度。
一、本制度是公司采購重要物資、一般物資、輔助物資以及其他開發(fā)新產(chǎn)品、新工藝所需物資過程中的決策、質(zhì)量檢驗(yàn)和價(jià)格監(jiān)督等行為的基本規(guī)范。
二、物資需求(采購)計(jì)劃的分類
1、月度物資需求計(jì)劃即月采購計(jì)劃;
2、臨時(shí)物資需求計(jì)劃即物資采購計(jì)劃單。
三、采購工作應(yīng)遵循的原則與方式
(一)采購原則:
1、執(zhí)行詢儀價(jià)原則。物資采購要貨比三家,擇中選優(yōu),臨時(shí)性應(yīng)急購買的物品除外;
2、供方評(píng)定原則;
3、職責(zé)分離原則,采購人員不得參與物資檢查驗(yàn)收;
4、一致性規(guī)定,采購的物品必須與采購單所列要求的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量相一致。
5、秉公辦事、維護(hù)公司利益原則。
(二)采購方式:
1、招標(biāo)采購;2、固定廠商、長期報(bào)價(jià)采購;3、即時(shí)詢價(jià)采購。
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1、預(yù)付部分款項(xiàng);2、貨到憑發(fā)票報(bào)銷付款;3、貨到后分期付款;4、貨到延期付款;5、以上方式的結(jié)合。
四、采購計(jì)劃請(qǐng)購和實(shí)施
(一)提出與確認(rèn):料庫依據(jù)公司生產(chǎn)計(jì)劃和物資消耗定額,根據(jù)庫存情況核定采購數(shù)量,編制月份采購計(jì)劃。經(jīng)部門主管、公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后,傳遞到供應(yīng)部,物資采購請(qǐng)購審批程序完成。零星物資(生產(chǎn)、技術(shù)等急需材料、配件、設(shè)備)由使用部門提出申請(qǐng)并填寫物資采購計(jì)劃單,由部門領(lǐng)導(dǎo)審核,經(jīng)料庫審查確認(rèn),主管副總審批后交供應(yīng)部實(shí)施。設(shè)備采購由技術(shù)部配合。
。ǘ┻x擇采購渠道,確定采購價(jià)格
供應(yīng)部接到經(jīng)批準(zhǔn)的《物資采購計(jì)劃單》,先核對(duì)采購內(nèi)容,查閱《物資供應(yīng)商登記臺(tái)帳》和其他有關(guān)資料后,根據(jù)采購物資的緩急程度,參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料,除經(jīng)批準(zhǔn)的緊急特殊情況外,精選三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)(設(shè)備采購由技術(shù)部配合)。對(duì)于廠商的報(bào)價(jià)資料進(jìn)行整理后,采購經(jīng)辦人員應(yīng)深入分析,擬訂議價(jià)方式及各種有利條件,和符合規(guī)定的采購方式向廠商議價(jià)。采購經(jīng)辦人員詢價(jià)、議價(jià)以及對(duì)有關(guān)物資的質(zhì)量、付款方式等內(nèi)容洽談完成后填寫《采購物資詢議價(jià)報(bào)告表》,經(jīng)供應(yīng)部部長審核后,進(jìn)行采購。必要時(shí)與供應(yīng)商簽定《購貨合同》,按合同審批程序?qū)徟笤龠M(jìn)行采購。做好采購質(zhì)量記錄。
五、質(zhì)量驗(yàn)證與檢驗(yàn)
質(zhì)檢中心負(fù)責(zé)對(duì)采購物資進(jìn)行驗(yàn)證(設(shè)備采購由技術(shù)部配合),采購物資未經(jīng)質(zhì)量檢驗(yàn)合格不得辦理正式入庫手續(xù)和結(jié)算手續(xù),特殊情況經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)特例處理。所有特例處理的情況均須記錄備案。各種生產(chǎn)用物資進(jìn)廠后,由料庫填寫檢驗(yàn)通知單,經(jīng)質(zhì)檢中心檢驗(yàn)并將檢驗(yàn)結(jié)果送至料庫,由料庫按其質(zhì)量狀況進(jìn)行標(biāo)識(shí)。不合格物資由料庫報(bào)供應(yīng)部按有關(guān)規(guī)定處理。嚴(yán)重不合格的物資要求全部退貨,嚴(yán)禁進(jìn)入生產(chǎn)過程。
六、物資驗(yàn)收入庫結(jié)算程序
采購物資到廠后,料庫提請(qǐng)質(zhì)檢中心對(duì)采購物資進(jìn)行檢驗(yàn)或驗(yàn)證。 檢驗(yàn)或驗(yàn)證合格后,填寫各類《物資入庫驗(yàn)收單》,簽字后物資登記入庫。采取預(yù)付款方式的采購物資,由采購人員憑《采購合同》或《采購物資詢議價(jià)報(bào)告表》,填寫《借款單》,經(jīng)總經(jīng)濟(jì)師審核批準(zhǔn)后辦理預(yù)付款手續(xù)。采取除預(yù)付款方式之外的方式付款的采購物資,在采購物資到廠入庫后,由采購人員憑《采購合同》或《采購物資詢議價(jià)報(bào)告表》,《物資入庫驗(yàn)收單》,以及購貨發(fā)票根據(jù)公司財(cái)務(wù)報(bào)銷的有關(guān)規(guī)定經(jīng)總經(jīng)濟(jì)師審核批準(zhǔn)后辦理報(bào)銷付款手續(xù)。
七、規(guī)定要求
(一)物資需求(采購)信息傳遞規(guī)定 :
1、物資需求使用單位必須在《月采購計(jì)劃》或《臨時(shí)物資采購計(jì)劃單》上將所需物資的相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要求說明,特別是品種、規(guī)格、型號(hào)以及對(duì)采購物資的其它特殊要求填寫具全。
2、所需物資需試用后方能結(jié)算付款的.,物資需求單位應(yīng)《月度采購計(jì)劃》或《臨時(shí)物資采購計(jì)劃》上注明相關(guān)事項(xiàng)。
3、物資需求使用單位要及時(shí)掌握所需物資的市場信息情況,在《月采購計(jì)劃》或《臨時(shí)物資采購計(jì)劃》上將所需物資的市場信息情況列明。
4、物資需求使用單位需要對(duì)所需物資的規(guī)格或數(shù)量進(jìn)行變更時(shí),必須立即通知供應(yīng)部,雙方協(xié)商積極配合處理好有關(guān)事宜。
(二)物資采購規(guī)定:
1、物資采購部門必須按照“質(zhì)量第一”和“公開、公正、公平”的原則,以“降低成本、保障生產(chǎn)經(jīng)營”為目的,切實(shí)做好物資的采購供應(yīng)工作。
2、供應(yīng)部要嚴(yán)格遵守供貨商評(píng)定規(guī)定,通過“同等條件,質(zhì)優(yōu)優(yōu)選、價(jià)低優(yōu)選、近處單位優(yōu)選、老供貨單位優(yōu)選、直接生產(chǎn)單位優(yōu)選、信譽(yù)好單位優(yōu)選”的方式,綜合考慮“質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)”四個(gè)方面的內(nèi)容,在“重質(zhì)量、遵合同、守信用、看服務(wù)”的前提下,做好物資供應(yīng)商的考察選擇工作。對(duì)同類的重要物資和一般物資,應(yīng)同時(shí)選擇三家以上合格的供方,并保存合格供方的質(zhì)量記錄。
3、凡采購的大型設(shè)備、成套設(shè)備、大宗物資,必須采取公開招標(biāo)的方式,由隨事成立的公司招標(biāo)小組確定相關(guān)事項(xiàng)。
4、若因缺貨等原因無法按需貨日期完成物資采購,供應(yīng)部應(yīng)及時(shí)通知物資需求使用單位,雙方積極協(xié)商處理好有關(guān)事宜。
(三)采購物資驗(yàn)收入庫、出庫規(guī)定:
1、采購物資到廠后,必須經(jīng)質(zhì)檢中心檢驗(yàn)或驗(yàn)證合格后方可入庫。
2、對(duì)于經(jīng)檢驗(yàn)或驗(yàn)證不合格的采購物資,料庫通知供應(yīng)部,由供應(yīng)部與供貨商進(jìn)行協(xié)商,采取退貨、換貨或索賠措施。
3、各需求單位在物資驗(yàn)收合格后按單位使用情況填寫領(lǐng)料單,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)和主管副總批準(zhǔn)后到料庫辦理領(lǐng)料出庫手續(xù)。
(四)采購物資付款規(guī)定:
下列情況財(cái)務(wù)部應(yīng)拒絕支付采購款項(xiàng):
1、與《采購合同》或《采購物資詢議價(jià)報(bào)告表》規(guī)定的付款方式或付款金額不一致的款項(xiàng)。
2、質(zhì)檢中心未在《物資入庫驗(yàn)收單》上簽字的款項(xiàng)。
3、《物資入庫驗(yàn)收單》中列出的采購物資的數(shù)量、品種與《采購合同》或《采購物資詢議價(jià)報(bào)告表》不符的款項(xiàng)。
4、所需物資需試用后方能結(jié)算付款的,物資需求單位應(yīng)《月度采購計(jì)劃》或《臨時(shí)物資采購計(jì)劃》上注明相關(guān)事項(xiàng)。
(五)采購紀(jì)律規(guī)定:
1、各物資需求使用單位應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營管理需要,本著“節(jié)約、降本”的原則提報(bào)物資需求采購計(jì)劃,對(duì)任何亂報(bào)計(jì)劃、鋪張浪費(fèi)甚至違規(guī)違紀(jì)提報(bào)物資需求采購計(jì)劃的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。
2、物資采購經(jīng)辦人員必須牢固樹立企業(yè)主人翁思想,盡職盡責(zé),堅(jiān)持原則,秉公辦事,切實(shí)維護(hù)公司的利益,保障公司采購成本的最低化、采購質(zhì)量的最優(yōu)化、采購效率的最快化。
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