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備用金管理制度

時間:2023-10-22 08:34:41 管理制度 我要投稿

備用金管理制度實用(8篇)

  在現實社會中,越來越多地方需要用到制度,制度泛指以規(guī)則或運作模式,規(guī)范個體行動的一種社會結構。那么制度的格式,你掌握了嗎?以下是小編為大家收集的備用金管理制度,僅供參考,希望能夠幫助到大家。

備用金管理制度實用(8篇)

備用金管理制度1

  1.本公司各部門零用周轉金的劃撥采取定額式,各部門劃撥1 000元,以供日常零星開支之用。

  2.各部門的備用金限用于購置消耗性文具用品及事務性臨時開支,其余購置器具修繕或金額較大的'開支,均應先行呈準后始得辦理。

  3.各部門應于每周六抄報本周諸項費用開支,限次周星期一送會計科審核,次周星期三由會計科按各單位核準金額劃撥,但開支申請金額較少者,合并至下周統(tǒng)一劃撥。

  4.各部門按周抄報該部門費用時,應按次序編號填制備用金報表,一式兩份,一份自行留底存查,一份送會計科憑以核對。

  5.各部門申請核撥時,應將發(fā)票或收據貼于原始憑證粘貼頁上,在粘貼頁右下端應有部門主管、申請人簽章證明。

  6.索取發(fā)票或收據時,應注意本公司抬頭、廠家及負責人簽章品名、金額、數量等。

  7.會計科審核各部門備用金申請,須會同有關單位按其授權范圍審核各項費用,并通知單位。

  8.各部門備用金賬務處理以不設立賬簿記載為原則,僅以備用金周報表代替。備用金(現金)報表代替現金簿,備用金(各項費用)明細表代替費用明細賬。

  9.各部門各項費用應于發(fā)生當月報銷。

  10.本辦法未定事項,按慣例或會計一般處理原則辦理。

備用金管理制度2

  為了加強公司對有關部門及各項目部備用金的管理,規(guī)范借款行為,提高資金利用效率,夯實成本費用核算,減少資金損失,特制定本制度。

  一、本制度適用于公司各部門及所有項目部。

  二、備用金范圍

  1、采購零星客戶禮品備用金;

  2、個人因公出差零星開支備用;

  3、項目突發(fā)事件備用金;

  4、其他備用金。

  三、實行備用金制度有利于項目部工作人員積極靈活地開展業(yè)務,從而提高工作效率,但必須做到?顚S,不得挪用、轉借他人或用于其他用途,一經發(fā)現,將嚴肅處理。

  四、備用金借款和報銷手續(xù)程序

  1、工作人員需臨時借用備用金時,先到財務部索取“借款單”,財務人員根據實際需要向借款人發(fā)放“借款單”,一式兩聯,借款人按規(guī)定的格式內容填寫借款單,并按流程辦理簽字手續(xù)。財務人員審核簽字后的“借款單”各項內容是否正確和完整,經審核無誤后才能辦理付款手續(xù)。

  2、借款人員完成業(yè)務后應在三日內到財務部索取“報銷單”,填寫好“報銷單”的各項規(guī)定內容,并經主管領導審批后,再將“報銷單”返回財務部,財務人員根據財務制度規(guī)定認真審核無誤后,辦理報銷手續(xù)。

  3、借款人辦理報銷手續(xù)時,財務人員應查閱“備用金”臺賬,查明報銷人員原借款金額,對報銷的超支款項應及時付現退還本人,對報銷后低于備用金金額款項的,應讓其退回余額以結清原借款單所借賬款。

  4、因業(yè)務原因長期借用備用金的人員可由財務部根據實際情況核定,撥出一筆固定數額的現金并規(guī)定使用范圍;使用部門必須設立專人經管定額備用金,備用金經管人員必須妥善保存支付備用金的收據、發(fā)票以及各種報銷憑證,并設備用金登記簿,記錄各種零星支出。經管人員必須按月定期向公司財務部申報備用金使用情況,前賬未清,不得繼續(xù)借款(備用金管理人員可由財務人員管理)。對因特殊原因不能按時結算的.,須提前向財務負責人說明原因,經財務負責人同意后,方可延期。

  五、備用金額度

  1、采購客戶零星禮品用款,單次不得超過元,超過元的禮品采購,應由供貨方持合法、真實、完整的原始資料,按規(guī)定的程序經審核批準后,到公司財務部辦理貨款支付、結算手續(xù)。以上禮品采購必須由部門副總及公司副總審批簽字。

  2、員工因公出差借款,按預計出差天數、往返路費、住宿費等支出核定借款額度。

  部門副總級別:200元/天

  部門經理或以上級別:150元/天

  普通員工級別:100元/天(此金額包含餐費超出補助金額自行付費)

  3、各工程項目備用金,視各項目情況不同,備用金額度暫定為5000元。特殊情況,需由項目經理提前向公司總經理說明情況,予以審批。

  4、其他借款,根據實際情況核定金額。

  六、備用金使用審批權限

  備用金使用由部門負責人簽字批準,部門負責人為備用金借款的第一責任人。

  七、財務部應當按照借款日期、借款部門、借款人、用途、金額、注銷日期建立備用金臺賬,按月及時清理。

  八、借用備用金的人員應在兩周內沖賬,對無故拖延者,財務部發(fā)出最后一次催辦通知后還不辦理者,財務部有權從下月起直接從借款人工資中抵扣,不再另行通知。

  九、所有備用金,必須在年末進行徹底清理,不允許跨年度使用。

  對因特殊原因必須跨年度使用備用金時,年底必須重新辦理借款手續(xù),并沖銷當年借款。

  十、本制度由公司行政人事部負責解釋和修訂。

  十一、本制度自下發(fā)之日起實施。

備用金管理制度3

  備用金(國際上也稱暫定金額)是企業(yè)、機關、事業(yè)單位或其他經濟組織等撥付給非獨立核算的內部單位或工作人員備作差旅費、零星采購、零星開支等用的款項。預支備作差旅費、零星采購等用的備作金,一般按估計需用數額領取,支用后一次報銷,多退少補。對于零星開支用的備用金,可實行定額備用金制度,即由指定的備用金負責人按照規(guī)定的數額領取,支用后按規(guī)定手續(xù)報銷,補足原定額。

  1、備用金借支管理

 。1)企業(yè)各部門填制“備用金借款單”,一方面財務部門核定其零星開支便于管理;

  另一方面,憑此單據支給現金。

 。2)各部門零星備用金,一般不得超過規(guī)定數額,若遇特殊需要應由企業(yè)部門經理核準。

 。3)各部門零星備用金借支應將取得的正式發(fā)票定期送到財務部門備用金管理人員(出納員)手中,沖轉借支額或補充備用金。

  2、備用金保管

 。1)備用金收支應設置“備用金”賬戶,并編制“收、支日報表”送交經理查看。

 。2)備用金定期根據取得的發(fā)票編制備用金支出一覽表,及時反映備用金支出情況。

 。3)備用金賬戶應做到逐月結清。

 。4)出納人員應妥善保管各種與備用金相關的.各種票據。

  備用金的管理不論采用何種辦法,都應嚴格備用金的預借、使用和報銷的手續(xù)制度。

  3、備用金預借、使用及報銷流程

  4、備用金的會計核算

  (1)預付及補充備用金時借:其他應收款――備用金貸:銀行存款

 。2)經審核報銷時

  借:制造費用、管理費用等。

  貸:其他應收款――備用金。

  (3)收回備用金余額時

備用金管理制度4

  目的:備用金的設立是為了一些部門或個人因為業(yè)務的特殊性而出現的,為了保證備用金的`完整性和安全性,特擬定以下制度。采購員、收銀員、出納員、司機等要熟悉并遵守此制度。

  1、備用金的申請

  (1)要求設立備用金的部門或個人需先填好借支單,說明原因。

  (2)財務部對此進行調查和審核,如果確因業(yè)務需要,財務部請示總經理審批。

  (3)經過審批同意后,申請人可到財務部出納處領取備用金。

  (4)申請人領取備用金,我部即可確認其為備用金保管人(簡稱保管人),保管人負責備用金的完整和安全。

  2、備用金的保管使用

  (1)設立備用金的部門或個人必須對備用金?顚S,不得出現占用、挪用備用金的情況。

  (2)財務部可對設有備用金的部門或個人定期或不定期地進行盤點,盤點時財務人員和保管人一起清點備用金,并填制備用金盤點表,雙方簽字確認。

  (3)在對備用金的盤點當中,如果發(fā)現備用金有被占用、挪用、短缺等情況,必須由保管人立即補上,有長款情況則要求保管人解釋原因。

  (4)任何人不得對保管人提出借用備用金的要求,否則,財務部有權對此行為進行處罰。

  (5)如果備用金一直都發(fā)生短缺、占用、挪用等現象,我部有權對保管人進行經濟及行政處罰(經濟處罰是短缺、占用、挪用款的2-5倍。行政處罰是口頭、嚴重警告、最后警告等處罰)。

  (6)保管人在使用備用金時,可用符合財務制度的單據到財務部報銷,經過報銷后到出納處領取相應的報銷金額。

  3、備用金的歸還

  (1)保管人因業(yè)務關系不需要可隨時將備用金歸還財務部,財務部開出收據給保管人以證明其已將備用金歸還。

  (2)財務部在盤點備用金過程中,如發(fā)現保管人不需要備用金或備用金使用量不大,有權要求保管人在限期內歸還部分或全部備用金。

備用金管理制度5

  目的:備用金的設立是為了一些部門或個人因為業(yè)務的特殊性而出現的,為了保證備用金的完整性和安全性,特擬定以下制度。采購員、收銀員、出納員、司機等要熟悉并遵守此制度。

  1、備用金的申請

  (1)要求設立備用金的部門或個人需先填好借支單,說明原因。

  (2)財務部對此進行調查和審核,如果確因業(yè)務需要,財務部請示總經理審批。

  (3)經過審批同意后,申請人可到財務部出納處領取備用金。

  (4)申請人領取備用金,我部即可確認其為備用金保管人(簡稱保管人),保管人負責備用金的`完整和安全。

  2、備用金的保管使用

  (1)設立備用金的部門或個人務必對備用金?顚S,不得出現占用、挪用備用金的狀況。

  (2)財務部可對設有備用金的部門或個人定期或不定期地進行盤點,盤點時財務人員和保管人一齊清點備用金,并填制備用金盤點表,雙方簽字確認。

  (3)在對備用金的盤點當中,如果發(fā)現備用金有被占用、挪用、短缺等狀況,務必由保管人立即補上,有長款狀況則要求保管人解釋原因。

  (4)任何人不得對保管人提出借用備用金的要求,否則,財務部有權對此行為進行處罰。

  (5)如果備用金一向都發(fā)生短缺、占用、挪用等現象,我部有權對保管人進行經濟及行政處罰(經濟處罰是短缺、占用、挪用款的2-5倍。行政處罰是口頭、嚴重警告、最后警告等處罰)。

  (6)保管人在使用備用金時,可用貼合財務制度的單據到財務部報銷,經過報銷后到出納處領取相應的報銷金額。

  3、備用金的歸還

  (1)保管人因業(yè)務關系不需要可隨時將備用金歸還財務部,財務部開出收據給保管人以證明其已將備用金歸還。

  (2)財務部在盤點備用金過程中,如發(fā)現保管人不需要備用金或備用金使用量不大,有權要求保管人在限期內歸還部分或全部備用金。

備用金管理制度6

  一、目的

  為了加強公司各部門備用金的管理,提高資金利用效率,有效控制資金占用,特制定本制度。但必須做到?顚S茫瑢H藢Y~管理,不得挪用和貪污,一經發(fā)現嚴肅處理。

  二、范圍

  是各部門人員用作日常辦公用品開支、項目管理及實施、差旅費、搬運、貨運、臨時網費及日常性費用之類的借用款項。

  三、職責

  1、由財務中心門負責備用金的審核、發(fā)放和收回;

  2、由各有關部門負責人負責備用金發(fā)放的初審及協助備用金的收回;

  3、由總經理負責備用金的審批。

  四、備用金分類

  為保證日常臨零支付而單獨儲備的現金。備用金分定額備用金、臨時備用金、出納備用金三種:

  1、定額備用金是指因支出頻繁等原因而需要周轉的現金,具有時間長、比較固定的特點;

  2、臨時備用金是指因公司業(yè)務需要而暫時借支的現金,具有一次性、時間較短的特點;

  3、出納備用金是指因結算需要而準備的庫存現金,具有金額較大、流轉快的特點,一般不超過規(guī)定限額。

  五、管理要求:

  1、備用金帳戶由專人負責,實行專帳管理。各部門需將備用金帳戶管理人員的情況報財務中心備案;

  2、備用金管理員及時做好備用金帳戶的收支記錄,備用金帳戶按季度結清,備用金管理員應于每季度10號前將收支情況以電子報表形式報公司財務中心;

  3、公司財務中心有權對各部門的備用金帳戶進行不定期清查,備用金的支出要嚴格遵守公司的制度,不得出現白條抵帳,未經同意任何人無權轉借備用金;4、定額備用金每年為一次周轉期,即年底收回備用金,備用金歸還后如需要繼續(xù)借用,其借款審批手續(xù)需重新辦理。

  六、備用金的使用程序:

  1、定額備用金和臨時備用金的使用:

  1)借款部門填寫《備用金申請表》——部門經理簽字——中心負責人簽字——財務中心核簽備用金額度——總經理審批——會計記帳——出納審核付款;

  2)各部門內部使用備用金,備用金專管員應查閱“備用金”臺賬,查明報銷人員原借款金額,對報銷的`超支款項應及時付現退還本人,對報銷后低于備用金金額款項的,應讓其退回余額以結清原借款單所借賬款;

  3)備用金專管員必須妥善保存支付備用金的收據、發(fā)票以及各種報銷憑證,并設備用金登記簿,記錄各種零星支出,每季度10號前備用金專管員匯總清理備用金帳戶,并將備用金帳戶的收支情況報財務中心備查;

  4)借用備用金的人員應及時沖賬,對無故拖延者,備用金專管員發(fā)出催辦通知后還不辦理者,備用金專管員可通知財務中心將從下月起直接從借款人工資中抵扣。

  2、出納備用金的使用:

  1)出納填寫《備用金申請表》——財務經理審核——總經理審核——執(zhí)行董事審批,填寫基本戶銀行支票(或網上銀行轉帳提現)——會計根據相關票據記帳。

  2)出納備用金必須注意安全第一原則,有專用保險柜存放現金,并且存放地點符合公安、公司安全管理原則。

  3)保險柜隔夜存放現金額不得超過控制金額,特殊情況下的大額存放,必須及時向財務經理報告,以便采取相應的安全措施。

  4)出納備用金必須日清月結,每天核對帳實數據。

  5)出納備用金的直接責任人為當事現金出納員,財務中心經理負管理責任。

  3、因人員調動或離職等原因造成定額備用金責任人更換的,必須辦理變更手續(xù),變更方法采用借還兩條線,即原責任人辦理還款,新責任人辦理借款。

  4、備用金的申請必須嚴格遵守公司的管理制度,由部門提出申請,經部門負責人、中心負責人審核,財務中心核準,公司總經理審批后,方能劃入指定帳戶或領取現金;

  5、上年度備用金帳戶沒有結清的,不能申請下年度的備用金

  七、其他相關規(guī)定:

  1、從事工作未滿一年其出差借款不作為備用金,僅作為暫借款,在結算時由財務中心負責收回;

  2、備用金借款的員工一旦離開公司或調離崗位,應在離開或調離之前還清備用金。部門負責人有義務及時通知財務中心清帳,否則,造成的損失由相關部門負責。若無法歸還且造成經濟損失的,借款人承擔相應的法律責任;

  3、使用備用金人員應及時辦理結算手續(xù),公司將不定期地對備用金私用現象進行檢查,促使備用金處于正常狀態(tài)。

  八、懲罰

  1、出納在審批手續(xù)不全情況下借支備用金的,按借支金額10%處罰,情節(jié)嚴重者直接除名并追究其法律責任;

  2、到期臨時備用金借款未及時收回的,也無法提供其他特批書面報告的,每發(fā)現一筆,對出納扣罰100元;

  3、對于超過周轉期還不能足額歸還備用金的,財務中心有權在工資中扣除,并對未歸還部分按月利率1%計算利息,計息日期從借款之日起計算;因長期出差在外無法回借款地歸還的或其他特殊原因需要續(xù)借的,必須提出書面報告,并經中心負責人審核,總經理批準后免于罰息,提交財務中心備案;

  4、財務中心負責人負責對備用金定期盤點(一個月不少于一次),對因未及時盤點而出現的損失承擔連帶責任;備用金盤點損失,一律由責任人賠償;

  5、若借款人拒不歸還(超過歸還時間一個星期),由出納提出申請經批準后,告知人力行政中心相關人員在工資獎金中扣收借款額和逾期利息。如人力行政中心未作扣款處理,每次處罰100元,造成損失的,由責任人承擔. 6、財務中心對借款人的借款信用進行評定,對于逾期還款或拒不還款等人員,嚴格控制以后借款,甚至取消借款資格;

  九、附則

  1.本管理制度解釋權、修訂權歸人力行政中心。

  2.本管理制度自20xx年10月01日起執(zhí)行。

備用金管理制度7

  為了加強公司對有關部門及各項目部備用金的管理,規(guī)范借款行為,提高資金利用效率,夯實成本費用核算,減少資金損失,特制定本制度。

  一、本制度適用于公司各部門及所有項目部。

  二、備用金范圍

  1、采購員零星采購備用金;

  2、個人因公出差零星開支備用;

  3、經常性的零星開支備用金;

  4、項目兼任財務人員備用金;

  5、其他備用金。

  三、實行備用金制度有利于各部門工作人員積極靈活地開展業(yè)務,從而提高工作效率,但必須做到專款專用,不得挪用、轉借他人或用于其他用途,一經發(fā)現,將嚴肅處理。

  四、備用金借款和報銷手續(xù)程序

  1、工作人員需臨時借用備用金時,先到財務部索取“借款單”,財務人員根據實際需要向借款人發(fā)放“借款單”,一式兩聯,借款人按規(guī)定的格式內容填寫借款單,并按流程辦理簽字手續(xù)。財務人員審核簽字后的“借款單”各項內容是否正確和完整,經審核無誤后才能辦理付款手續(xù)。

  2、借款人員完成業(yè)務后應在三日內到財務部索取“報銷單”,填寫好“報銷單”的各項規(guī)定內容,并經主管領導審批后,再將“報銷單”返回財務部,財務人員根據財務制度規(guī)定認真審核無誤后,辦理報銷手續(xù)。

  3、借款人辦理報銷手續(xù)時,財務人員應查閱“備用金”臺賬,查明報銷人員原借款金額,對報銷的超支款項應及時付現退還本人,對報銷后低于備用金金額款項的,應讓其退回余額以結清原借款單所借賬款。

  4、因業(yè)務原因長期借用備用金的人員可由財務部根據實際情況核定,撥出一筆固定數額的.現金并規(guī)定使用范圍;使用部門必須設立專人經管定額備用金,備用金經管人員必須妥善保存支付備用金的收據、發(fā)票以及各種報銷憑證,并設備用金登記簿,記錄各種零星支出。經管人員必須按月定期向公司財務部申報備用金使用情況,前賬未清,不得繼續(xù)借款。對因特殊原因不能按時結算的,須提前向財務負責人說明原因,經財務負責人同意后,方可延期。

  五、備用金額度

  1、采購員借用的零星采購用款,單次不得超過5000元,超過5000元的材料采購,應由供貨方持合法、真實、完整的原始資料,按規(guī)定的程序經審核批準后,到公司財務部或項目部財務人員處辦理貨款支付、結算手續(xù)。單筆超過10000元的采購,必須按照工程部制度規(guī)定,走合同審批程序采購。

  2、員工因公出差借款,按預計出差天數、往返路費、住宿費等支出核定借款額度。

  3、各工程項目備用金,視各項目情況不同,備用金額度暫定為每周1萬—5萬。特殊情況,需由項目經理提前向總經理說明情況,予以審批。

  4、其他借款,根據實際情況核定金額。

  六、備用金使用審批權限

  備用金使用由部門負責人簽字批準,部門負責人為備用金借款的第一責任人。

  七、財務部應當按照借款日期、借款部門、借款人、用途、金額、注銷日期建立備用金臺賬,按月及時清理。

  八、借用備用金的人員應在兩周內沖賬,對無故拖延者,財務部發(fā)出最后一次催辦通知后還不辦理者,財務部有權從下月起直接從借款人工資中抵扣,不再另行通知。

  九、所有各種備用金,必須在年末進行徹底清理,不允許跨年度使用。對因特殊原因必須跨年度使用備用金時,年底必須重新辦理借款手續(xù),并沖銷當年借款。

  十、本制度由公司財務部負責解釋和修訂。

  十一、本制度自下發(fā)之日起實施。

備用金管理制度8

  第一條、為了加強公司各辦事處備用金的管理,提高資金利用效率,有效控制資金占用,特制定本制度。

  第二條、備用金是各辦事處工作人員用作日常辦公用品開支、項目管理及實施、差旅費等以現金方式借用的款項。

  第三條、實行備用金制度有利于各辦事處工作人員用心靈活地開展業(yè)務,從而提高工作效率,但務必做到?顚S,專人專賬管理,不得挪用和貪污,一經發(fā)現嚴肅處理。

  第四條、備用金的管理要求:

  1、備用金帳戶由專人負責,實行專帳管理。各辦事處需將備用金帳戶管理人員的狀況報部公司備案。

  2、備用金管理員及時做好備用金帳戶的收支記錄,每周五下班前將本周的收支狀況以電子報表形式報公司人事行政部。

  3、備用金帳戶按月結清,備用金管理員應于每月25日結清備用金帳戶,將備用金帳戶的支出憑證分類整理隨備用金帳戶的.收支狀況表以快遞方式報公司人事行政部。

  4、公司財務部有權對各辦事處的備用金帳戶進行不定期清查,備用金的支出要嚴格遵守公司的財務制度,不得出現白條抵帳,未經同意任何人無權轉借備用金。

  第五條、備用金的申請:

  1、備用金的申請務必嚴格遵守公司的財務制度,由辦事處負責人提出申請,經人事行政部審核,公司總經理審批后,方能劃入指定帳戶。

  2、備用金申請時光為每月1日。

  3、上月備用金帳戶沒有結清的,不能申請下月的備用金。

  第六條、備用金的支出范圍:

  1、辦事處日常辦公支出;

  2、辦事處所轄市場的項目實施與管理支出;

  3、辦事處所用辦公設備/固定資產類支出;

  4、辦事處所連轄市場開發(fā)支出;

  5、其他得到批準的支出;

  第七條、備用金的使用程序:

  1、辦事處人員需支取備用金時,需填寫“借款單”,借款人按規(guī)定的格式資料填寫借款日期、借款人、借款用途和借款金額等事項,經項目主管經理簽字同意,再由備用金專管員審核后,方可使用備用金。

  2、借款人員完成業(yè)務后應在三日內到備用金專管員處,填寫好“報銷單”的各項規(guī)定資料,并經主管經理審批后,再將“報銷單”回到備用金專管員處,專管員審核無誤后,辦理報銷手續(xù)。

  3、借款人辦理報銷手續(xù)時,備用金專管員應查閱“備用金”臺賬,查明報銷人員原借款金額,對報銷的超支款項應及時付現退還本人,對報銷后低于備用金金額款項的,應讓其退回余額以結清原借款單所借賬款。

  4、備用金專管員務必妥善保存支付備用金的收據、發(fā)票以及各種報銷憑證,并設備用金登記簿,記錄各種零星支出,每月31日備用金專管員匯總清理備用金帳戶,并將備用金帳戶的收支狀況報總公司人事行政部門備查。

  5、借用備用金的人員應及時沖賬,對無故拖延者,備用金專管員發(fā)出催辦通知后還不辦理者,備用金專管員可通知財務部將從下月起直接從借款人獎金中抵扣,不再另行通知。

  6、跨年度使用備用金時,年底務必重新辦理借款手續(xù),并沖銷年借款。

  第八條、備用金的報銷程序

  1、備用金實行按月結算的管理方式。

  2、備用金專管員于每月25日將“備用金”帳戶匯總,編制當月備用金帳戶的結算表,整理相關的收據、發(fā)票以及各種報銷憑證附結算表后快遞總公司人事行政部,由人事行政部統(tǒng)一到財務部報銷。

  第九條、本辦法由公司人事行政部制定,并負責解釋、修改。

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