物業(yè)檔案管理制度

　　隨著社會(huì)一步步向前發(fā)展，各種制度頻頻出現(xiàn)，制度是一種要求大家共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則。相信很多朋友都對(duì)擬定制度感到非�？鄲腊�，下面是小編精心整理的物業(yè)檔案管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

物業(yè)檔案管理制度1

　　一、物業(yè)管理公司檔案管理規(guī)定:

　　1.公司各物業(yè)項(xiàng)目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負(fù)責(zé)監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。

　　2.有關(guān)物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動(dòng)用。

　　3.物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報(bào)告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號(hào)目錄。

　　4.物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報(bào)公司備案。

　　5.物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時(shí)應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認(rèn)后方可離任。

　　6.物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。

　　7.因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書(shū)面確認(rèn)，如有違反的作泄密處理。

　　8.公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實(shí)情況，對(duì)不符要求的保管責(zé)任人將作適當(dāng)處分。

　　9.物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的，對(duì)物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任，并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。

　　二、物業(yè)管理公司保密規(guī)定:

　　1.在工作范圍獲有關(guān)的.公司、物業(yè)管理公司內(nèi)部資料，業(yè)主、用戶單元和物業(yè)管理處員工個(gè)人資料及其內(nèi)所載有的通信地址、聯(lián)系電話、購(gòu)/租合約及金額、特別條款、物業(yè)管理公司及公司內(nèi)部情況、業(yè)主及用戶個(gè)人情況等均屬工作保密范圍。

　　2.業(yè)主、用戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜中，由專人負(fù)責(zé)注記及存檔等工作，由物業(yè)管理公司主管每周審核，其他工作人員未經(jīng)許可禁止查閱。

　　3.物業(yè)管理公司物業(yè)管理處文件柜備用鑰匙由主管保管，主管及秘書(shū)因需告假時(shí)，經(jīng)指定的授權(quán)人士，方可代為執(zhí)行以上事務(wù)

　　4.應(yīng)工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶聯(lián)系電話、員工個(gè)人聯(lián)系電話、地址等，必須隱藏放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。

　　5.公司制定的各類物業(yè)管理公司規(guī)章制度及工作指引，由物業(yè)管理處統(tǒng)一保管，高級(jí)管理員以上級(jí)別人員可借閱(須辦理借閱手續(xù))，每次限時(shí)一周。實(shí)行借閱目的為指引員工培訓(xùn)，嚴(yán)禁任何形式的抄襲及復(fù)印。

　　6.發(fā)布的各類通知通告，應(yīng)限定時(shí)效，過(guò)時(shí)收回。

　　7.員工應(yīng)具有維護(hù)他人陰私權(quán)利的法律意識(shí)，主動(dòng)為公司及業(yè)主保守秘密，對(duì)于任何人士不正常的打探行為，應(yīng)堅(jiān)決拒絕并向公司報(bào)告。

　　8.員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng)，致使公司、業(yè)主、業(yè)戶或管理員工利益受不良侵害的，公司將按員工守則有關(guān)規(guī)定從重處罰，并由當(dāng)事人個(gè)人承擔(dān)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任。

　　三、物業(yè)管理公司檔案資料:

　　1、物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案:

　　1)土建、設(shè)備安裝竣工資料(圖紙、設(shè)備資料);

　　2)設(shè)施設(shè)備之質(zhì)檢、消防、勞動(dòng)局、公安及音像管理等部門驗(yàn)收合格文件;

　　3)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約;

　　4)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收記錄(管理公司);

　　5)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄(發(fā)展商、承包商與管理公司);

　　6)單元驗(yàn)收及移交記錄(承包商、業(yè)主與管理公司);

　　2、物業(yè)管理公司二次裝修檔案:

　　1)用戶單元二次裝修圖則及審批手續(xù);

　　2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料;

　　3、業(yè)戶資料:

　　1)入伙情況記錄;

　　2)業(yè)主(租戶)情況登記(包括名稱、單元號(hào)、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時(shí)間或租用期限等);

　　4、物業(yè)管理公司管理文本匯編:

　　1)管理合同、管理公約、用戶手冊(cè)等統(tǒng)一裝訂成冊(cè);

　　2)物業(yè)管理公司各類管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等;

　　3)物業(yè)管理公司各項(xiàng)管理分包合約;

　　5、物業(yè)管理公司設(shè)備維修保養(yǎng)類:

　　1)各類設(shè)施設(shè)備要有專門的維修保養(yǎng)制度及應(yīng)急措施;

　　2)各類設(shè)施設(shè)備有獨(dú)立的維修檔案，及日常巡檢維修記錄;

　　3)主要部位如變配電間、監(jiān)控中心、電梯機(jī)房等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進(jìn)出記錄;

　　4)物業(yè)管理處有用戶維修保修單，維修后應(yīng)有回訪記錄;

　　6、物業(yè)管理公司設(shè)施設(shè)備檢測(cè)類:

　　1)變配電間要有供電部門定期電氣測(cè)試報(bào)告記錄;

　　2)電梯要有勞動(dòng)部門合格證書(shū)及年檢報(bào)告;

　　3)生活水箱要定期清洗并存記錄，清洗后要有衛(wèi)生部門水質(zhì)檢測(cè)報(bào)告，清洗工作應(yīng)有有效體檢證明;

　　4)避雷系統(tǒng)要有定期檢測(cè)報(bào)告;

　　5)應(yīng)有定期沉降檢測(cè)報(bào)告;

　　6)消防泵、管道應(yīng)有定期試機(jī)及換水記錄，煙感及溫感探頭應(yīng)有定期測(cè)試工作記錄;

　　7)其它設(shè)施設(shè)備檢測(cè)記錄資料;

　　7、物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運(yùn)作類:

　　1)正式文件應(yīng)用電腦打印操作，并有規(guī)定的電腦檔號(hào)及存檔目錄記錄;

　　2)物業(yè)管理公司管理費(fèi)收繳情況

　　3)物業(yè)管理公司管理費(fèi)財(cái)務(wù)報(bào)告

　　4)物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運(yùn)作報(bào)告;

　　物業(yè)管理公司物業(yè)管理處會(huì)議記錄(包括內(nèi)部會(huì)議及與發(fā)展商或業(yè)主委員會(huì)的會(huì)議)

　　x物業(yè)管理公司物業(yè)管理處值班記錄

　　x保安值班記錄

　　x設(shè)備值班與巡檢記錄

　　x管理工作計(jì)劃與報(bào)告

　　x工程設(shè)備管理計(jì)劃與報(bào)告

　　x物業(yè)管理公司物業(yè)管理處往來(lái)信函

　　x用戶報(bào)修與投訴處理記錄

　　x承包商維修或保養(yǎng)工作情況記錄

物業(yè)檔案管理制度2

　　1、目的

　　使公司的檔案管理規(guī)范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。

　　2、適用范圍

　　公司所有檔案的管理。

　　3、公司資料室文檔資料管理

　　3.1公司資料室文檔資料管理范圍：公司內(nèi)部重要文件；公司對(duì)外往來(lái)的各類公文；公司內(nèi)部重大活動(dòng)、事件記錄；物業(yè)管理相關(guān)政策、法規(guī)；重要資料及文檔資料的電腦備份；人事資料；業(yè)主資料資料等。

　　3.2文檔資料收集及整理：人事資料由行政人事經(jīng)理助理負(fù)責(zé)文檔資料的統(tǒng)一登記、編號(hào)、歸檔，并編制存放目錄索引，檔案存放應(yīng)有明確標(biāo)識(shí)，以便查找；財(cái)務(wù)資料由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)統(tǒng)一登記、編號(hào)、歸檔，并編制存放目錄索引；其他資料由綜合文員負(fù)責(zé)統(tǒng)一登記、編號(hào)、歸檔，并編制存放目錄索引。

　　3.2物業(yè)管理相關(guān)政策、法規(guī)：由綜合文員負(fù)責(zé)從報(bào)刊雜志及政府來(lái)文中剪輯，統(tǒng)一歸入條例、法規(guī)類文件夾，并每季度核對(duì)或動(dòng)議更改文件。

　　3.3重要資料：由綜合文員負(fù)責(zé)收集，主要包括：外出考察資料，重要資料歸屬重要資料類文件夾。

　　3.4公司本部重要文件，主要包括：

　　3.4.1內(nèi)部管理文件：以公司名義下發(fā)的人事、行政類文件。

　　3.4.2人事制度：公司各種人事政策，條例和規(guī)定等。

　　3.4.3行政制度：公司各種行政制度、條例和規(guī)定等。

　　3.4.4重要通知及通報(bào)：公司各種重要的通知、通告。

　　3.4.5公司會(huì)議紀(jì)要：總經(jīng)理辦公例會(huì)、部門經(jīng)理例會(huì)和以公司名義組織的專題會(huì)。

　　3.4.6以公司名義簽定的各類合同、協(xié)議書(shū)、意向書(shū)等。

　　3.4.7各部門呈報(bào)的工作計(jì)劃、申請(qǐng)報(bào)告及管理規(guī)章制度等，由綜合文員責(zé)收集、跟蹤處理結(jié)果，并交綜合文員存檔。

　　3.4.8公司對(duì)外往來(lái)的各類公文：主要包括政府部門往來(lái)文、上級(jí)公司往來(lái)文、相關(guān)業(yè)務(wù)單位往來(lái)文、外來(lái)商函及復(fù)函等，由行政人事部負(fù)責(zé)在將已處理完成的文件交綜合文員存檔。

　　3.5文檔資料查閱或復(fù)�。何飿I(yè)管理政策、法規(guī)、合同及重要資料的查閱或復(fù)印，需到綜合文員辦理登記手續(xù)。

　　4、各部門文檔資料管理

　　4.1各部門文件分類及編制要求：

　　4.1.1各類文件的編制需按規(guī)定的格式和編號(hào)方法進(jìn)行，統(tǒng)一使用打印稿，行文應(yīng)規(guī)范，不得有錯(cuò)別字。

　　4.1.2通常情況下，文件標(biāo)題定為三號(hào)黑體字，文件編號(hào)為小四號(hào)黑體字，文件內(nèi)容為小四號(hào)宋體字。

　　4.1.3公司各部門（含職能部門、業(yè)務(wù)部門及臨時(shí)成立的工作小組等）常用文件類別：

　　（1）人事類：包括人事管理制度、職務(wù)任免決定、職責(zé)、管理架構(gòu)、人事通報(bào)、通知等。

　�。�2）行政類：包括行政后勤管理規(guī)定、制度、行政通報(bào)、通知、活動(dòng)計(jì)劃。

　　（3）通知類：內(nèi)部各類通知。

　�。�4）培訓(xùn)類：培訓(xùn)通知、計(jì)劃或方案、考核及效果評(píng)估等。

　�。�5）會(huì)議類：部門例會(huì)、專題會(huì)議、業(yè)委會(huì)會(huì)議等。

　�。�6）合同、協(xié)議類：部門簽定的合同（租賃合同、買賣合同等）。

　�。�7）對(duì)外文件類：

　�、賹�(duì)政府部門、上級(jí)單位、外企業(yè)、機(jī)構(gòu)發(fā)文等；

　�、趯�(duì)客戶發(fā)文等：

　　③其它類：如電話表、名單、啟示等。

　　4.2質(zhì)量管理部應(yīng)保管的'資料：

　　4.2.1發(fā)展商提供的資料：

　　（1）產(chǎn)權(quán)資料；

　　（2）技術(shù)資料（含圖紙）；

　　（3）交接手續(xù)及清單等。

　　4.2.2文檔收集及整理：各部門須指定專人負(fù)責(zé)文檔資料的收集、登記、編目、歸檔，并編制存放目錄索引，存放應(yīng)有明確標(biāo)識(shí)，并妥善保管。公司質(zhì)量體系文件規(guī)定的質(zhì)量記錄按體系文件要求執(zhí)行。

　　4.3各類文件更改要求：

　　各類文件張貼或下發(fā)后如需更改，必須由原文件審批人審批后，方可執(zhí)行，并需即作廢文件，同時(shí)在新文件上注明'以此文件為準(zhǔn)'。

　　4.4各類文件發(fā)放要求：

　　4.4.1文件的發(fā)放應(yīng)注明發(fā)放級(jí)別，通常應(yīng)包括以下幾類：

　�。�1）部門負(fù)責(zé)人以上人員閱；

　�。�2）主管級(jí)以上人員閱；

　�。�3）內(nèi)部傳閱；

　�。�4）張?zhí)��?/p>

　　4.4.2重要文件的發(fā)放應(yīng)辦理簽收手續(xù)。

　　4.4.3有關(guān)公司的重要政策、決議、經(jīng)營(yíng)合同（協(xié)議書(shū)）、行政人事制度、質(zhì)量體系文件等屬機(jī)要文件，除責(zé)任者自行攜帶方式外，必須加封后傳遞。

　　4.4.4文件通常張貼一周后收回存檔，內(nèi)部管理文件須加強(qiáng)保密工作，禁止外來(lái)人員拍攝或抄錄。

　　4.5電腦文檔管理：

　　4.5.1公司綜合文員負(fù)責(zé)文檔資料的電腦儲(chǔ)存及管理工作，各部門須指定專人負(fù)責(zé)本部門各類文檔的電腦儲(chǔ)存及管理工作。

　　4.5.2電腦文檔須按文件類別設(shè)立相應(yīng)的子目錄，分類保存各類文件，重要文件（行政人事制度、合同、協(xié)議書(shū)、重要會(huì)議紀(jì)要等）須加密，且以光盤備份，并指定專人保管，管理情況須在部門經(jīng)理處備案。

　　4.5.3電腦文檔須妥善保存，如需刪除，須報(bào)部門經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　4.5.4與相關(guān)單位簽署的合同、協(xié)議書(shū)及經(jīng)客戶確認(rèn)的文件，除以電腦文檔儲(chǔ)存打印原稿外還必須存檔簽名文件。

　　4.6資料管理人員要定期檢查專柜，核對(duì)件數(shù)，做好防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防遺失，發(fā)現(xiàn)異常或被盜、丟失等情況，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映，妥善處理。如系人為造成，要追究有關(guān)人員的責(zé)任。

物業(yè)檔案管理制度3

　　一、檔案分類

　　1、一般文檔:

　　①人力資源工作中形成的臺(tái)帳、報(bào)告，以及搜集到的招聘等相關(guān)工作業(yè)務(wù)資料，由經(jīng)辦人保存，年終根據(jù)內(nèi)容價(jià)值酌情歸檔。

　�、诳傓k正式形成發(fā)出的文件、傳真、通知、人事制度及相關(guān)原則規(guī)定等，除保密薪資文件外，均應(yīng)保存一份原件或復(fù)印件歸檔，年終按內(nèi)容類型、成文時(shí)間編號(hào)裝訂成冊(cè)。

　�、弁獠课募�包括國(guó)家和市政府有關(guān)部門(勞動(dòng)人事部門)的發(fā)文、社會(huì)公開(kāi)資訊等，應(yīng)作為公開(kāi)業(yè)務(wù)資料共享。

　　2、人事檔案

　　①人事檔案:員工進(jìn)入公司后相關(guān)人事檔案材料。

　�、趩T工人事檔案:員工進(jìn)入公司后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整、學(xué)歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況復(fù)印件等備查資料。

　　二、檔案管理規(guī)定

　　1、人事檔案管理

　�、倏傓k負(fù)責(zé)公司員工人事檔案的管理;

　�、诳傓k在員工入職當(dāng)天建立員工人事檔案;

　�、蹎T工離職，辦理相關(guān)手續(xù)后，總辦將離職人員檔案永久、專門存放;

　　④人事檔案管理應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和公司有關(guān)規(guī)定，查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)總辦主任批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)，檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。

　　2、人事檔案建立

　　①員工人事檔案是公司為每個(gè)員工建立的.內(nèi)部人事檔案。凡進(jìn)入公司工作的員工，總辦需為其建立人事檔案，包括該員工的有關(guān)招聘、錄用、合同、考核、薪資、福利、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等材料。

　�、趩T工在入職前，需到總辦送交個(gè)人履歷材料、近期免冠照片、學(xué)歷學(xué)位證書(shū)復(fù)印件、身份證復(fù)印件、職業(yè)技能證書(shū)復(fù)印件及能證明其工作能力和獎(jiǎng)懲狀況的相關(guān)材料。由總辦專人負(fù)責(zé)，連同求職申請(qǐng)表歸檔保存。

　�、蹎T工試用期滿考核合格后，公司與其簽定的勞動(dòng)合同及相關(guān)薪酬福利歸入人事檔案。

　�、軉T工在轉(zhuǎn)正后的教育培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、績(jī)效考核、晉升等工作資料及時(shí)歸入人事檔案。

　�、輪T工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門歸類。其中不包含秘密內(nèi)容，總辦員工、各部門負(fù)責(zé)人可根據(jù)工作需要查閱有關(guān)員工的人事檔案。任何部門和個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意更改、銷毀公司員工人事檔案材料。

　　三、附則

　　1、公司所有人事檔案僅供公司內(nèi)部使用，由總辦負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理。

　　2、其他各部門人員應(yīng)積極配合總辦，做好檔案管理工作。

物業(yè)檔案管理制度4

　　一、總則

　　1.1 本制度是為了規(guī)范物業(yè)檔案室的管理，保證檔案的安全、完整、有效利用，提高檔案管理效率，滿足業(yè)主、員工和相關(guān)部門的需求。

　　1.2 本制度適用于物業(yè)管理公司及其下屬的所有物業(yè)項(xiàng)目。

　　二、檔案室的設(shè)立和管理

　　2.1 物業(yè)檔案室應(yīng)設(shè)在安全、干燥、通風(fēng)、防火的地方，距離易燃、易爆物品有一定的安全距離。

　　2.2 物業(yè)檔案室的設(shè)立應(yīng)由物業(yè)管理公司提出申請(qǐng)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。

　　2.3 物業(yè)檔案室的日常管理工作由物業(yè)管理公司負(fù)責(zé)，包括檔案的收集、整理、保存、利用等。

　　2.4 物業(yè)檔案室的人員應(yīng)具備一定的檔案管理和計(jì)算機(jī)操作知識(shí)，定期進(jìn)行培訓(xùn)和考核。

　　三、檔案的收集和整理

　　3.1 物業(yè)檔案室應(yīng)及時(shí)收集各類檔案，包括業(yè)主信息、物業(yè)服務(wù)記錄、維修記錄、安全記錄等。

　　3.2 物業(yè)檔案室應(yīng)對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，建立檔案目錄。

　　3.3 物業(yè)檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。

　　四、檔案的保存和利用

　　4.1 物業(yè)檔案室應(yīng)采取防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施，保證檔案的'安全保存。

　　4.2 物業(yè)檔案室應(yīng)建立檔案借閱制度，對(duì)于需要借閱的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理借閱手續(xù)。

　　4.3 物業(yè)檔案室應(yīng)積極為業(yè)主提供查詢服務(wù)，滿足其了解和使用物業(yè)信息的需求。

　　五、檔案的銷毀

　　5.1 物業(yè)檔案室應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)定，定期對(duì)過(guò)期或無(wú)用的檔案進(jìn)行銷毀。

　　5.2 物業(yè)檔案室在銷毀檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行登記，并采取相應(yīng)措施，確保銷毀的安全和徹底。

　　六、附則

　　6.1 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。

　　6.2 對(duì)本制度的修改和解釋權(quán)歸物業(yè)管理公司所有。

物業(yè)檔案管理制度5

　　檔案管理作為物業(yè)管理的重要組成部分，應(yīng)嚴(yán)格重視。切勿丟失、泄密，以確保工作的有序正常進(jìn)行。

　　1.所有文檔實(shí)行統(tǒng)一管理，并指派專人負(fù)責(zé);

　　2.所有收、發(fā)文件由專人統(tǒng)一登記，文件傳閱后應(yīng)及時(shí)歸檔，其他人員不得擅自處理;

　　3.對(duì)性質(zhì)不同的`文件，實(shí)行分類立卷保管，以便日后查找;

　　4.對(duì)于客人檔案應(yīng)建立詳細(xì)檔案，未經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同意，不得擅自將客人資料告知他人;

　　5.所有文件作到不泄密、不失密，定期檢查所有文件;

　　6.對(duì)欲銷毀文件必須經(jīng)過(guò)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀工作，嚴(yán)禁向廢品回收站出售。

物業(yè)檔案管理制度6

　　(1)維修檔案屬工程檔案的一部份，由工程部文員統(tǒng)一管理。

　　(2)設(shè)備維修檔案按強(qiáng)電、弱電、機(jī)管、電梯、空調(diào)、裝修、用戶單元內(nèi)設(shè)施分類。

　　(3)用戶單元維修檔案用標(biāo)簽按不同檔案分開(kāi)，其他檔案按類別存放，在相應(yīng)的檔案盒上貼上標(biāo)簽。

　　(4)文員根據(jù)返回工程部的維修單每天填寫(xiě)維修檔案記錄表，并錄入電腦中已設(shè)置密碼的.“維修管理”項(xiàng)目。

　　(5)文員每天核對(duì)發(fā)出和返回的維修單，將有關(guān)內(nèi)容如實(shí)錄入維修檔案記錄表，如發(fā)現(xiàn)不符馬上追查原因。

　　(6)文員每月對(duì)維修檔案記錄、維修單等進(jìn)行整理，并分類歸檔。

　　(7)維修檔案為評(píng)估大廈設(shè)備運(yùn)行情況和用戶室內(nèi)設(shè)備狀況的根據(jù)，應(yīng)妥善保存。保存期限一般為一年，重大維修項(xiàng)目保存期至少為兩年。過(guò)期檔案由工程部經(jīng)理、系統(tǒng)工程師組成的鑒定小組統(tǒng)一審定后銷毀。

物業(yè)檔案管理制度7

　　●檔案管理規(guī)定

　　1、檔案資料由經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督保管,內(nèi)務(wù)管理員專職文件存檔、注記工作。

　　2、有關(guān)物業(yè)的驗(yàn)收檔案、圖紙、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件、設(shè)施和設(shè)備檔案及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜上鎖,未經(jīng)經(jīng)理許可,任何人不得動(dòng)用。

　　3、物業(yè)檔案資料必須做到圖有袋、文有夾,報(bào)告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔清單和編號(hào)目錄。

　　4、公司檔案目錄及存檔文件清單每季度清查一次。

　　5、物業(yè)檔案在歷任經(jīng)理離職或調(diào)職時(shí),應(yīng)向接任者辦理移交手續(xù),經(jīng)認(rèn)可后方可離開(kāi)。

　　6、物業(yè)檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。

　　7、因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的,需經(jīng)經(jīng)理書(shū)面認(rèn)可,如有違反的,作泄密處理。

　　8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及的要求落實(shí)情況,對(duì)不符合要求的保管人將作適當(dāng)處分。

　　9、小區(qū)檔案資料因保管不當(dāng)而造成遺失、泄密的,對(duì)小區(qū)管理有重大影響及損害小區(qū)和公司利益的,公司將視情節(jié)追究當(dāng)事人責(zé)任,并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。

　　●小區(qū)管理保密規(guī)定

　　1、公司、物業(yè)內(nèi)部資料,業(yè)主、住戶單元和公司員工個(gè)人資料及其所載有的通訊地址、聯(lián)系電話、購(gòu)/租合約及金額、小區(qū)及公司內(nèi)部情況、業(yè)主/住戶個(gè)人情況等均屬保密范圍。

　　2、業(yè)主/住戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜內(nèi),由內(nèi)務(wù)管理員專人管理。

　　3、公司文件柜備用鑰匙由經(jīng)理保管,內(nèi)務(wù)管理員休假時(shí),由經(jīng)理指定者方可代為執(zhí)行以上事務(wù)。

　　4、因工作所需而放置在辦公室、監(jiān)控室的業(yè)主/住戶的聯(lián)系電話、地址等,必須隱蔽放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。

　　5、公司制定的各類規(guī)章制度及工作指引,嚴(yán)禁任何形式的抄襲和復(fù)印,嚴(yán)禁外泄。

　　6、公司發(fā)布的各類通知通告,應(yīng)限定時(shí)效,過(guò)時(shí)收回。

　　7、員工應(yīng)具有維護(hù)他人隱私的法律意識(shí),主動(dòng)為公司和小區(qū)住戶保守秘密,對(duì)任何人的不正當(dāng)打探行為,應(yīng)堅(jiān)決拒絕并向公司報(bào)告。

　　8、員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng),致使公司、業(yè)主/住戶或公司其他員工利益受不良侵害的.,公司將從重處罰,并由當(dāng)事人個(gè)人承擔(dān)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任。

　　●小區(qū)檔案資料

　　1、小區(qū)驗(yàn)收檔案:

　　1)小區(qū)土建、設(shè)備安裝竣工資料(圖紙、設(shè)備資料)。

　　2)小區(qū)各類設(shè)備的質(zhì)檢、消防、勞動(dòng)局等部門驗(yàn)收合格文件。

　　3)小區(qū)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約。

　　4)小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收記錄。

　　5)小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄。

　　6)單元驗(yàn)收及移交記錄。

　　2、小區(qū)二次裝修檔案:

　　1)住戶二次裝修圖紙及審批手續(xù)。

　　2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料。

　　3、住戶資料:

　　1)小區(qū)住戶入伙資料。

　　2)小區(qū)住戶情況登記(包括姓名、房號(hào)、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時(shí)間等)。

　　4、小區(qū)管理文本匯編:

　　1)管理合同、業(yè)主公約、用戶手冊(cè)。

　　2)小區(qū)各類管理規(guī)章制度及裝修管理規(guī)定。

　　3)小區(qū)各項(xiàng)管理分包合約。

　　5、小區(qū)設(shè)備維修保養(yǎng)資料:

　　1)各類設(shè)施設(shè)備專門的維修保養(yǎng)制度和應(yīng)急措施。

　　2)各類設(shè)施設(shè)備獨(dú)立的維修檔案及日常巡檢維修記錄。

　　3)主要部位如配變電間、監(jiān)控中心等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄和人員進(jìn)出記錄。

　　4)住戶維修報(bào)修單及維修后的回訪記錄。

　　6、小區(qū)設(shè)施設(shè)備檢測(cè):

　　1)電梯有勞動(dòng)部門合格證書(shū)及年檢報(bào)告。

　　2)消防泵、管道等有定期試機(jī)及換水記錄。

　　3)小區(qū)避雷系統(tǒng)有定期檢測(cè)報(bào)告。

　　4)小區(qū)其他設(shè)施設(shè)備檢測(cè)記錄資料。

　　7、日常文檔:

　　1)日常通知、文件的存檔。

　　2)小區(qū)管理費(fèi)收繳情況。

　　3)公司管理費(fèi)財(cái)務(wù)報(bào)告。

　　4)會(huì)議記錄。

　　5)值班記錄。

　　6)安保值班記錄。

　　7)其他管理記錄。

　　●檔案資料的管理要求

　　1、采用多種形式的文檔儲(chǔ)存方式,如電腦磁盤、錄象帶、錄音帶、相片、圖表等,并采用適當(dāng)?shù)谋９�、�?chǔ)存方法。

　　2、盡可能地把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存,便于查找和利用。

　　3、電腦文件必須由專人按照規(guī)定設(shè)置子目錄進(jìn)行分類管理,并定期清除過(guò)期無(wú)效文件。

　　4、原始文件按照文件的使用性質(zhì)及重要性進(jìn)行分類,并編制相應(yīng)的文件目錄,文件狀況有所變動(dòng)時(shí),應(yīng)及時(shí)調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù),以保證查閱者及時(shí)找到有效的文件。

　　5、檔案的鑒定必須由經(jīng)理或其他指定人員負(fù)責(zé),對(duì)檔案是否有效、作廢、復(fù)印份數(shù)、保存期限、保存數(shù)量等作出決定,其他未經(jīng)授權(quán)者無(wú)權(quán)決定。

　　6、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊,以內(nèi)容分類,逐一編號(hào),登記造冊(cè),編輯目錄,最好按不同業(yè)務(wù)部分分柜保存。

　　7、檔案保管有專人負(fù)責(zé),以達(dá)到文件管理要求,必須做到檔案標(biāo)識(shí)清晰、分類明確,易查找;檔案必須由具備資格人員經(jīng)過(guò)登記后方可借出,文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關(guān)責(zé)任。檔案歸還必須經(jīng)過(guò)檢查,如有輕微破損應(yīng)立即修補(bǔ),損壞嚴(yán)重須追究借閱人員的責(zé)任。檔案管理人員需按時(shí)檢查檔案借閱情況,以便及時(shí)收回在外文件,防止因管理疏忽所導(dǎo)致的文件流失和泄密。

　　8、檔案保管環(huán)境要求達(dá)到防火、防潮、防變質(zhì)的要求,配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等物質(zhì),檔案管理人員需及時(shí)進(jìn)行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理的要求。

物業(yè)檔案管理制度8

　　加強(qiáng)檔案資料管理，有助于保存住宅小區(qū)(大廈)的歷史資料，維護(hù)管理的連續(xù)性和規(guī)范化，便于房屋及設(shè)施設(shè)備的檢查、維護(hù)、更新和與業(yè)主的`溝通、聯(lián)系。

　　(一)管理內(nèi)容：

　　1、工程檔案：從接管開(kāi)始的所有工程技術(shù)、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設(shè)施設(shè)備資料等;

　　2、業(yè)主檔案：所有業(yè)主購(gòu)、租房合同(復(fù)印件)，業(yè)主基本情況登記表、裝修申請(qǐng)表等;

　　3、財(cái)務(wù)檔案：逐年形成的財(cái)務(wù)收支報(bào)表、物業(yè)維修基金使用報(bào)表等;

　　4、文件檔案：有關(guān)物業(yè)管理法規(guī)政策、公司文件等;

　　5、管理資料：綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄，車輛管理記錄、監(jiān)控記錄、榮譽(yù)資料等。

　　(二)管理措施：

　　1、制定檔案制度，并嚴(yán)格執(zhí)行;

　　2、專人管理(由負(fù)責(zé)內(nèi)勤的管理員擔(dān)任)，專室專柜，編目造冊(cè)，存放有序并且尊重業(yè)主隱私，保守秘密;

　　3、科學(xué)管理，確保檔案資料完整、齊全，確保檔案完好率達(dá)100%;

　　4、逐步實(shí)現(xiàn)智能化管理，計(jì)時(shí)可靠的掌握相關(guān)信息，提高管理水平。

物業(yè)檔案管理制度9

　　一、檔案管理總則

　　1、公司檔案是指公司各個(gè)部門在從公司經(jīng)營(yíng)管理等工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖紙、照片、影片、錄象、印刷品等原始記載,是公司管理工作的基本依據(jù)和有效憑證。

　　2、檔案的管理工作是一門專業(yè)性的管理工作,是經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中的重要組成部分,各部門都要從公司整體利益出發(fā),把檔案管理工作納入本部門日常工作程序之中,切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案第一負(fù)責(zé)人。

　　3、各部門都必須貫徹執(zhí)行集中統(tǒng)一人事檔案的原則,采取有效措施,集中統(tǒng)一管理本部門的檔案,以維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全有效利用。

　　二、管理結(jié)構(gòu)和職責(zé)

　　1、總辦是公司檔案管理的業(yè)務(wù)主管部門,根據(jù)工作需要,應(yīng)組織籌建公司檔案室,總辦對(duì)其他部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。其主要職責(zé):

　　①制定公司檔案管理制度、辦法、規(guī)范并指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門貫徹執(zhí)行情況;

　�、趯�(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行經(jīng)常的檢查、指導(dǎo)和交流,加強(qiáng)檔案管理意識(shí);

　�、劢M織培訓(xùn)各部門兼職檔案管理員;

　�、茇�(fù)責(zé)公司級(jí)檔案的收集、整理和集中統(tǒng)一管理并積極提供利用;

　　2、部門應(yīng)根據(jù)本部門檔案數(shù)量、使用頻度、重要性等特點(diǎn),設(shè)立部門內(nèi)的檔案柜或移交總辦進(jìn)行檔案管理;各部門應(yīng)按照規(guī)范設(shè)立檔案管理崗位,并指定兼職檔案管理員;兼職檔案管理員負(fù)責(zé)本部門內(nèi)的檔案收集、整理和集中統(tǒng)一管理工作。業(yè)務(wù)上接受總辦檔案管理員指導(dǎo)。各部門的檔案管理崗位是公司檔案體系中最基層的業(yè)務(wù)結(jié)點(diǎn),其基本職責(zé):

　�、儇瀼貓�(zhí)行公司有關(guān)檔案管理的系列規(guī)范,制定本部門檔案工作各項(xiàng)實(shí)施細(xì)則;

　　②負(fù)責(zé)收集本部門內(nèi)的檔案材料,并進(jìn)行系統(tǒng)整理、編目、科學(xué)排列,做到查找方便,為各項(xiàng)工作提供服務(wù);

　�、墼陧�(xiàng)目結(jié)束或特定時(shí)期向公司檔案室移交檔案。

　　三、公司檔案歸檔范圍和要求

　　1、公司檔案的歸檔范圍,按其性質(zhì)劃分:公司的各種證、照、卡、各種行政文件,各個(gè)項(xiàng)目相關(guān)的證件、手續(xù)、合同、圖紙、竣工資料、驗(yàn)收資料、獎(jiǎng)牌、榮譽(yù)證書(shū)等。

　　2、公司檔案,由總辦檔案管理員收集公司在工作中形成的歸檔材料。部門檔案,由部門兼職檔案管理員分別收集本部門和本項(xiàng)目在工作中形成的歸檔材料,在項(xiàng)目結(jié)束或特定時(shí)期向總辦移交;

　　3、會(huì)計(jì)檔案由于其特殊性及重要性,會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表、帳冊(cè)等財(cái)務(wù)資料由財(cái)務(wù)部根據(jù)國(guó)家財(cái)政部的有關(guān)政策歸檔和保管;

　　4、歸檔的檔案應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng);各種簽證手續(xù)完備、字跡圖樣清晰;

　　5、本公司產(chǎn)生的'和政府發(fā)文的各類歸檔材料都必須是原件;公司全體員工都應(yīng)無(wú)條件按規(guī)定提交歸檔材料,任何人都不得將歸檔材料據(jù)為私有。

　　四、檔案的管理

　　1、檔案管理員對(duì)接受的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分類、編號(hào)并進(jìn)行電腦錄入;

　　2、檔案保管必須有專用房間或柜子,房間或柜內(nèi)保持適當(dāng)?shù)臏�、濕�?并應(yīng)有防火、防蟲(chóng)、防盜等措施。

　　3、檔案管理員應(yīng)經(jīng)常對(duì)檔案進(jìn)行保管狀況檢查。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題除及時(shí)報(bào)告本部門領(lǐng)導(dǎo)外,應(yīng)采取補(bǔ)救措施,以減少檔案的損失;

　　4、檔案管理部門應(yīng)建立登記制度,對(duì)檔案的接收、移交、借閱等方面進(jìn)行登記;

　　5、各服務(wù)中心必須指定專人管理本服務(wù)中心的檔案,并及時(shí)與總辦檔案管理員對(duì)接;

　　6、常用檔案在使用中,檔案管理員必須保持一份復(fù)印件存檔,以便其他相關(guān)工作的查閱;

　　7、凡領(lǐng)用檔案原件交相關(guān)部門留存者,必須復(fù)印一份由收文單位蓋“與原件相符”章后返回總辦存檔。以保證項(xiàng)目資料的完整,并節(jié)省公司人力、物力,縮短辦文時(shí)間;

　　8、部門撤消或變動(dòng),以及項(xiàng)目結(jié)束時(shí),應(yīng)將其檔案收集齊全,妥善整理,嚴(yán)格按類別、目錄順序?qū)μ?hào)入座排列整裝方可向公司檔案室或其他接收單位辦理交接手續(xù);

　　9、檔案分電子文檔和實(shí)物存取文檔兩種;

　　10、檔案的保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期、臨時(shí)四種。

　　五、檔案的利用

　　1、積極開(kāi)展檔案的利用,各部門因工作需要可查閱檔案,充分發(fā)揮公司檔案在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)和管理中的作用;

　　2、凡借閱檔案的人員,必須愛(ài)護(hù)檔案,不得遺失、涂改、拆散、剪裁、勾畫(huà)、批注,必須保證檔案的保密性,按時(shí)歸還,如有損壞、涂改、丟失等,應(yīng)及時(shí)追查責(zé)任。

　　六、檔案的銷毀

　　1、任何部門和個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意銷毀公司檔案資料。

　　2、按規(guī)定需要銷毀的,凡屬密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),一般內(nèi)部檔案須經(jīng)總辦主任批準(zhǔn)。

　　3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)銷毀清單,并由專人監(jiān)督銷毀。

　　七、附則

　　1、本規(guī)范的執(zhí)行監(jiān)督人為總辦檔案管理員。

　　2、各部門應(yīng)參照本規(guī)范制定部門內(nèi)實(shí)施細(xì)則,報(bào)總辦備案;

　　3、有關(guān)檔案管理的其他規(guī)范,與本規(guī)范配合執(zhí)行。

　　4、對(duì)檔案管理工作每半年進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)因管理不善,造成資料丟失、損壞的按照公司獎(jiǎng)懲制度執(zhí)行,并且應(yīng)采取一切補(bǔ)救措施。

　　八、項(xiàng)目圖紙移交規(guī)定

　　1、針對(duì)地產(chǎn)公司開(kāi)發(fā)的新項(xiàng)目,在正式出施工圖時(shí)給物業(yè)公司發(fā)放的圖紙(包括各專業(yè)相關(guān)圖紙),作為公司的絕密文件,由專人負(fù)責(zé)保管。

　　2、工程竣工驗(yàn)收后,地產(chǎn)公司向物業(yè)公司提交整套工程資料,物業(yè)公司專人接收并簽字確認(rèn)。

　　3、服務(wù)中心成立后,項(xiàng)目資料移交服務(wù)中心,由服務(wù)中心具體按檔案管理制度中相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。

　　九、檔案管理流程圖:

　　1、項(xiàng)目資料:

　　相關(guān)部門分類整理

　　列出清單

　　部門經(jīng)理審查簽字

　　項(xiàng)目結(jié)束后移交公司檔案員

　　檔案管理員歸類、編目組卷

　　建立電子檔案

　　2、公司證照卡及榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯等實(shí)物:

　　3、檔案借閱

　　填借閱申請(qǐng)單

　　總辦審批

　　登記借閱

　　按時(shí)歸檔:

物業(yè)檔案管理制度10

　　依據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，確保檔案的完整和安全，特制定本制度。

　　一、檔案工作的基本原則

　　檔案實(shí)行集中管理與分散管理相結(jié)合，即分別為公司、部門管理，專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。公司各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中所形成的.具有參考價(jià)值的文件、材料，由承辦單位、經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將辦完的文件、資料及時(shí)歸檔。

　　二、文件資料點(diǎn)收、整理和歸檔

　　1、文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應(yīng)立即追查歸入。

　　2、文件如經(jīng)過(guò)抽查，應(yīng)有部門主管領(lǐng)導(dǎo)的簽認(rèn)。

　　3、文件的處理手續(xù)必須完善，如有遺漏，應(yīng)立即退回承辦人。

　　4、做好收件登記、編號(hào)、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦工作，按規(guī)定程序符合立卷標(biāo)準(zhǔn)要求，及時(shí)分類、立卷、歸檔。

　　三、檔卷管理

　　1、每年對(duì)檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安全。

　　2、做好相關(guān)的防范措施，注意保密工作。

　　3、保持檔案室清潔，隨時(shí)擦拭檔案櫥、架，并采取防蟲(chóng)蛀腐朽工作。

　　4、每年按規(guī)定清理一次，已到保管期限，確定銷毀的檔案材料必須列冊(cè)登記，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后作銷毀處理。

　　四、檔案調(diào)、借閱

　　1、嚴(yán)格履行調(diào)、借閱登記、審批手續(xù)，一般僅限在檔案室查閱。確因工作需要帶出復(fù)印或摘抄文件，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　2、借檔人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案。

　　3、檔案歸還，經(jīng)檔案管理人員檢查無(wú)誤后，立即歸入檔卷。

物業(yè)檔案管理制度11

　　為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。

　　一、檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

　　1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理，一級(jí)管理是指公司綜合辦公室的統(tǒng)籌管理；二級(jí)管理是指各部門的檔案資料管理工作。

　　2、綜合辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各科室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的使用管理。

　　3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

　　4、綜合辦公室檔案管理員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。

　　二、歸檔制度

　　1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。

　　2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。

　　3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復(fù)印件。

　　4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

　　5、所有科室的業(yè)務(wù)活動(dòng)方面的資料，應(yīng)將相關(guān)資料的復(fù)印件報(bào)綜合辦公室備案。

　　6、由公司對(duì)外簽訂的合同，至少應(yīng)保留一份原件，交由綜合管理部保存。

　　7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合辦公室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。

　　三、檔案保管制度

　　1、公司綜合辦公室設(shè)存放檔案的專門檔案柜，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。

　　2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。

　　3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

　　4、檔案要分類，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。

　　5、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。

　　6、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。

　　7、經(jīng)確定需銷毀的.檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

　　8、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。

　　9、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。

　　三、檔案借閱制度

　　1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

　　2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。

　　4、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損，否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。

　　5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。

　　6、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副經(jīng)理同意，必須外借的，由經(jīng)理審批。

　　四、二級(jí)檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，每三年移交一次，資料原件交綜合管理部統(tǒng)一保存。

物業(yè)檔案管理制度12

　　美術(shù)館物業(yè)管理制度和檔案的建立與管理

　　檔案資料的管理是物業(yè)管理工作的一個(gè)重要組成部分，科學(xué)的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為住宅區(qū)樓宇及共用設(shè)施的使用、維修、改建和各項(xiàng)管理工作提供指導(dǎo)和服務(wù)。針對(duì)美術(shù)館的物業(yè)管理形式，做到每一項(xiàng)管理工作有理論、有制度規(guī)范、有工作詳實(shí)記錄，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)原始文件資料進(jìn)行管理，完善檔案管理工作，從物業(yè)管理的角度記錄每一個(gè)住宅單元的生活檔案，配備專職檔案管理人員，建章立制，對(duì)所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格的、科學(xué)的、集中的管理。

　　(一)檔案制度建立與管理

　　1、主要思路

　　檔案資料分類:依據(jù)美術(shù)館的具體情況，管理特點(diǎn)略有增減、各有側(cè)重。在管理過(guò)程中，注重對(duì)原有資料的整理，找到過(guò)往管理中存在的缺陷和不足，并進(jìn)行重新的分類和補(bǔ)充，使其符合對(duì)美術(shù)館細(xì)致管理的需求。

　　檔案建立抓住重新接管這一契機(jī)，整理住戶全面的原始資料，并對(duì)陳舊部分進(jìn)行及時(shí)的修正，最大限度的明確現(xiàn)有物業(yè)狀況和業(yè)主的自然狀況，作為分戶管理的檔案基礎(chǔ)，以方便接管后日常管理。

　　檔案管理實(shí)行原始資料與電腦管理資料綜合管理。原始資料包括:紙張、文字、卷宗、錄像帶、膠卷、照片、圖表等形式;電腦資料包括:電腦軟、硬盤儲(chǔ)存系統(tǒng);做到各種檔案資料并重，互相補(bǔ)充，形成美術(shù)館管理的無(wú)盲點(diǎn)網(wǎng)絡(luò)。

　　區(qū)內(nèi)各項(xiàng)管理工作必須建立檔案資料，依照'采取的`管理方式'中制定的規(guī)范程序，逐一建檔，形成標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的檔案管理體系。

　　2、建立檔案、資料的分類檢索

　　1)業(yè)主提供的資料

　　a、項(xiàng)目批準(zhǔn)文件

　　b、用地批準(zhǔn)文件

　　c、建筑執(zhí)照

　　d、拆遷安置資料

　　2)技術(shù)資料

　　a.總平面圖

　　b.單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖

　　c.消防、附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖

　　d.地質(zhì)勘測(cè)報(bào)告

　　e.工程合同開(kāi)

　　f.竣工報(bào)告

　　g.工程預(yù)決算

　　h.圖紙會(huì)審記錄

　　i.工程設(shè)計(jì)變更通知及技術(shù)核定單(包括質(zhì)量事故處理記錄)

　　j.隱蔽工程驗(yàn)收簽證

　　k.沉降觀察記錄

　　l.竣工驗(yàn)收證明書(shū)

　　m.鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書(shū)

　　n/新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書(shū)

　　o.水電、衛(wèi)生器具、電梯等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書(shū)

　　p.砂漿、混凝土試塊試壓報(bào)告

　　q.供水的試壓報(bào)告

　　r.綠化工程竣工圖紙及相關(guān)資料

　　s.其他技術(shù)資料

　　3)管理處建立的資料

　　a.住宅區(qū)基本資料

　　b.住宅區(qū)分區(qū)資料

　　c.商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)資料

　　d.娛樂(lè)設(shè)施資料

　　4)住戶資料

　　a.住戶入住資料

　　入住通知書(shū)

　　入住協(xié)議書(shū)

　　b.家庭人員檔案

　　住戶情況登記表

　　(二)管理處各項(xiàng)管理制度目錄

　　序號(hào)文件名稱文件編碼

　　1管理處內(nèi)部崗位設(shè)置、標(biāo)準(zhǔn)xx.00.01

　　2職業(yè)安全健康職責(zé)xx.00.02

　　3物料管理辦法xx.00.03

　　4停電停水應(yīng)急預(yù)案xx.00.04

　　5水浸應(yīng)急預(yù)案xx.00.05

　　6治安應(yīng)急預(yù)案xx.00.06

　　7文件質(zhì)量記錄管理辦法xx.00.07

　　8犬類管理辦法xx.00.08

　　9保安崗位架構(gòu)圖xx.01.01

　　10保安運(yùn)作規(guī)程xx.01.02

　　11人員出入管理辦法xx.01.03

　　12監(jiān)控中心管理辦法xx.01.04

　　13車輛管理辦法xx.01.05

　　14保安崗位操作規(guī)程xx.01.06

　　15安保崗位標(biāo)準(zhǔn)xx.01.07

　　16燃放煙花爆竹管理規(guī)定xx.01.08

　　17保潔崗位監(jiān)管規(guī)程xx.02.01

　　18綠化(地)養(yǎng)護(hù)監(jiān)管規(guī)程xx.03.01

　　19消防安全管理辦法xx.04.01

　　20火警應(yīng)急預(yù)案xx.04.02

　　21消防設(shè)備(設(shè)施)運(yùn)行管理辦法xx.04.03

　　22消防設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程xx.04.04

　　23消防管理制度xx.04.05

　　24消防設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程xx.04.06

　　25弱電設(shè)備(設(shè)施)運(yùn)行管理規(guī)定xx.04.07

　　26弱電設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程xx.04.08

　　27弱電設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程xx.04.09

　　28弱電設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度xx.04.10

　　29電梯設(shè)備監(jiān)管辦法xx.05.01

　　30電梯故障緊急預(yù)案xx.05.02

　　31供配電設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度xx.06.01

　　32供配電設(shè)備(設(shè)施)運(yùn)行管理規(guī)程xx.06.02

　　33供配電設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程xx.06.03

　　34供配電設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程xx.06.04

　　35電工安全操作守則xx.06.05

　　36給排水設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度xx.07.01

　　37給排水設(shè)備(設(shè)施)運(yùn)行管理規(guī)程xx.07.02

　　38給排水設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程xx.07.03

　　39給排水設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程xx.07.04

　　40管道維修工作規(guī)程xx.07.05

　　41房屋設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度xx.09.01

　　42房屋設(shè)備(設(shè)施)運(yùn)行管理規(guī)程xx.09.02

　　43房屋設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程xx.09.03

　　44房屋設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程xx.09.04

　　45房屋、設(shè)備設(shè)施巡視內(nèi)容與要求xx.09.05

　　46設(shè)備完好率標(biāo)準(zhǔn)xx.09.06

　　47房屋、設(shè)施維修保養(yǎng)規(guī)程xx.09.07

　　48服務(wù)供方質(zhì)量監(jiān)管規(guī)程xx.10.01

　　49雨

　　天防滑管理辦法xx.10.02

　　50業(yè)戶管理辦法xx.11.01

物業(yè)檔案管理制度13

　　1、物業(yè)檔案建立的內(nèi)容

　　業(yè)主入伙資料

　　業(yè)戶家庭資料

　　業(yè)戶聯(lián)系電話

　　包括:正常情況下的聯(lián)系電話和緊急情況下的聯(lián)系電話,如家庭電話、單位電話、手機(jī)、呼機(jī)、e-mail地址等。

　　業(yè)戶室內(nèi)裝修管理資料

　　包括:裝修申請(qǐng)表、裝修過(guò)程情況記錄、管線變動(dòng)情況等。

　　業(yè)戶日常維修資料

　　包括:維修、維修回訪等記錄情況。

　　業(yè)戶反饋資料

　　包括:服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、業(yè)戶投訴及處理記錄、業(yè)戶意見(jiàn)征詢、統(tǒng)計(jì)記錄等。

　　2、物業(yè)檔案管理的具體措施

　　業(yè)戶檔案資料是在業(yè)戶入伙以后逐步建立起來(lái)的,其內(nèi)容包括業(yè)戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費(fèi)收繳情況、室內(nèi)裝修管理資料及物業(yè)獨(dú)用部分使用及保養(yǎng)維修情況等。

　　(1)業(yè)戶檔案的收集

　　物業(yè)設(shè)立檔案室,建立相應(yīng)規(guī)章制度,對(duì)業(yè)戶檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。資料收集堅(jiān)持內(nèi)容豐富的.原則。在實(shí)際工作中從需要出發(fā),擴(kuò)大資料來(lái)源,從時(shí)間上講是在業(yè)主入伙時(shí)開(kāi)始收集歸檔,實(shí)行業(yè)戶一戶一檔。

　　(2)業(yè)戶權(quán)籍資料管理

　　從業(yè)戶入伙開(kāi)始,應(yīng)著手權(quán)籍資料的收集工作,權(quán)籍資料的收集、整理、歸檔,應(yīng)做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。管理和使用好權(quán)籍資料,動(dòng)態(tài)反映業(yè)戶權(quán)籍狀況,為業(yè)戶需求提供服務(wù)。

　　(3)業(yè)戶檔案的整理

　　各個(gè)業(yè)務(wù)范圍上收集到的信息資料,統(tǒng)一交檔案員集中整理,整理的重點(diǎn)根據(jù)資料內(nèi)容、來(lái)源進(jìn)行分類,做到條理清晰、便于查閱。

　　(4)業(yè)戶檔案的歸檔

　　xxx華庭住宅小區(qū)管理處的業(yè)務(wù)接待將收集到的業(yè)戶資料每月五日前提交檔案中心。物業(yè)檔案中心員按照物業(yè)管理自身的內(nèi)在規(guī)律和聯(lián)系,將資料分類有序地保存,并輸入計(jì)算機(jī)存檔,運(yùn)用計(jì)算機(jī)的先進(jìn)手段進(jìn)行檔案資料的管理。

　　(5)檔案的利用

　　為業(yè)戶服務(wù)工作及時(shí)提供檔案資料,直接或間接地為業(yè)戶管理服務(wù),從而有效地提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

　　(6)業(yè)戶檔案的管理

　　業(yè)戶檔案的使用應(yīng)有嚴(yán)格的規(guī)定,借閱必須由具備規(guī)定條件的人員經(jīng)登記后方可借出,歸還時(shí)須由專人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復(fù),嚴(yán)重時(shí)追究有關(guān)人員的責(zé)任。業(yè)戶檔案存放時(shí)要做好防火、防潮、防蛀工作,計(jì)算機(jī)使用時(shí)應(yīng)防止電腦病毒侵入。

物業(yè)檔案管理制度14

　　1、保衛(wèi)部檔案建立在本部門辦公室(原則上由秘書(shū)管理);

　　2、消防檔案包括：上級(jí)文件、公函;工程消防驗(yàn)收?qǐng)?bào)告;防火檢查記錄單;火險(xiǎn)隱患通知單，向上級(jí)呈送的各類消防請(qǐng)示和報(bào)告，各級(jí)消防組織、滅火力量，消防設(shè)施、設(shè)備的分布;

　　3、內(nèi)保檔案包括：上級(jí)文件、公函，重點(diǎn)要害部位及人員政審，公安機(jī)關(guān)對(duì)案情案卷，保衛(wèi)部對(duì)案情的調(diào)查案卷，公安機(jī)關(guān)出具的傳喚、搜查、逮捕、拘留、勞動(dòng)教養(yǎng)通知書(shū)，司法機(jī)關(guān)送達(dá)的判決通知書(shū)，公安機(jī)關(guān)的外調(diào)介紹信，案情通報(bào);

　　4、其它檔案包括：上級(jí)文件、通知、會(huì)議紀(jì)要，向上級(jí)請(qǐng)示的`各類行文、飯店各項(xiàng)安全管理制度，對(duì)飯店各級(jí)安全檢查的記錄單、通知單、隱患通知書(shū)，整改措施、意見(jiàn)和建議，各項(xiàng)安全培訓(xùn)與考核記錄，有關(guān)安全會(huì)議紀(jì)要，交通事故、違紀(jì)開(kāi)除、非正常死亡，工作計(jì)劃和總結(jié);

　　5、檔案分類裝存，編排序號(hào)，建立目錄，嚴(yán)格履行借還登記手續(xù)。

　　6、建立新類別檔案需經(jīng)部門經(jīng)理，撤消舊檔案須經(jīng)部門經(jīng)理辦公會(huì)確定，報(bào)上級(jí)批準(zhǔn)。

物業(yè)檔案管理制度15

　　1目的

　　為更好的掌握物業(yè)公司管轄的物業(yè)、設(shè)備、設(shè)施的現(xiàn)狀,確保物業(yè)、設(shè)備、設(shè)施管理工作的統(tǒng)一,完整的'完善建立物業(yè)檔案。

　　2適用范圍

　　適用于東莞市xx物業(yè)管理有限公司各類物業(yè)、設(shè)施、設(shè)備的綜合管理工作。

　　3職責(zé)

　　3.1檔案管理員直接向行政主管負(fù)責(zé)。

　　3.2檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的保存、借閱、資料錄入工作。

　　3.3檔案管理員每一個(gè)月更新一次檔案資料。

　　3.4各部門主管每月將變更的資料整理交檔案管理員。

　　4檔案存放位置

　　4.1電腦保存一份電子文檔。

　　4.2xx四樓資料室。

　　5檔案管理員

　　5.1行政人事部

　　6檔案編號(hào)規(guī)則(見(jiàn)附件1)

　　7部門檔案內(nèi)容

　　7.1行政部:公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、合同、資質(zhì)證書(shū)、人事檔案資料、辦公用品、法律文件。

　　7.2財(cái)務(wù)部:財(cái)務(wù)資料、合同。

　　7.3保安部:警戒器材、合同。

　　7.4環(huán)保部:清潔器材、綠化器材、合同。

　　7.5工程部:設(shè)備、合同、證書(shū)、圖紙、工具儀表。

　　7.6物業(yè)部:建筑物、車輛、業(yè)主資料、合同。

　　8檔案管理制度

　　8.1檔案資料保管由專人負(fù)責(zé),任何人不得擅自開(kāi)啟資料柜和移動(dòng)檔案柜內(nèi)資料。

　　8.2如須借閱檔案資料,需到管理員處登記后方可借閱,借閱完后管理員檢查無(wú)損壞放回原文件夾中。

　　8.3資料借閱只能在檔案室內(nèi)查看,不能損壞的涂改資料,否則追究借閱人責(zé)任。

　　8.4資料借閱必須是部門主管以上人員,只能借閱本部門資料,如需借閱其它資料必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意。

　　8.5檔案室必須保存兩份資料:一份為歷史資料檔案,一份為借閱資料。

　　8.6工作需要復(fù)印資料的只可復(fù)印本部門資料,必須做好登記。

　　8.7檔案管理員必須保證資料的完整及完好,如有損壞必須立即進(jìn)行更新。

　　8.8檔案管理員必須每月對(duì)資料進(jìn)行一次更新,更新后的資料必須放于本文件的首頁(yè)。

　　8.9檔案管理員制定文件檔案總目錄,以及每個(gè)檔案文件目錄放于文件的首頁(yè)便于查找。

　　8.10變更合同資料需另行存放至少保存一年以上。

　　9相關(guān)文檔

　　9.1《檔案編號(hào)規(guī)則》

　　10修訂及實(shí)施

　　10.1本規(guī)定由全公司各部門實(shí)施,行政人事部進(jìn)行監(jiān)督。

　　10.2本規(guī)定修訂權(quán)在公司。

　　10.3本規(guī)定從二零零四年六月一日實(shí)行。

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