成功秘書內勤人員基本素質的要求

年輕不是借口，放縱不是理由成功秘書內勤人員基本素質的要求2010年03月23日星期二23：50怎么樣算是一個成功、成熟的秘書呢呢?標準就是"放心"。"放心"有三層意思：第一層是自己對自己放心，拿到材料、接到任務后，不會心慌，不會手足無措，有自信心。第二層是直接領導對你放心。任務交給你"放心"，相信你能寫好、干好。第三層意思是局領導對你放心，知道這件事情是你做的，放心；知道這個材料是你寫的，簡單看一下就通過，說明也是放心。這樣，你就成熟、成功了。

秘書內勤人員基本素質的要求

一要有總攬全局的思維。工作職責的特殊性，決定了秘書人員在思考和處理問題時必須與領導的思想同步，要有總攬全局的思維，只有這樣才能為領導的決策提供準確、科學的參謀意見，在工作上迎得主動，成為領導的得力助手。所以，一個出色的秘書工作人員要堅持做到"兩個必須"。一是必須積極主動地介入和參與中心工作，了解全局工作重點，掌握全局工作動態(tài)，及時準確地為領導反饋各種高質量的信息，和有的放矢地提出科學的參謀意見。二是必須站在全局的高度來思考和處理問題。秘書人員，既是領導的得力助手，又是領導的智囊團，這一職責的特殊性要求秘書工作人員在思考和處理問題時必須站在全局的高度。只有這樣，才能充分發(fā)揮職能作用，有效地做好綜合協(xié)調工作，準確地處理好各種問題。因此說，秘書人員要有總攬全局的思維，這是做好秘書工作的關鍵。

二要有勇于奉獻的精神。秘書工作不像其它具體業(yè)務工作那么有規(guī)律和單一，寫起材料不分白天黑夜，費力勞神，十分辛苦。因此，秘書人員要有勇于奉獻的精神，要大方、大氣，不斤斤計較。沒有這種精神，是絕對干不好秘書工作的。

三要有團結協(xié)作精神�，F(xiàn)在，工作的綜合性要求越來越高，單靠一個人的力量很難完成許多任務急、重的工作。所以，秘書干工作，既要有獨當一面的能力，又要有團結協(xié)作的意識。特別是在材料寫作上，要有"臭皮匠"精神，發(fā)揮好團隊的力量，經(jīng)常切磋交流。思想的火花、靈感的突發(fā)，常常是在不經(jīng)意的碰撞中產生的�，F(xiàn)在是經(jīng)濟一體化的時代，也應當是知識、智慧共享的時代。我們提倡每個人自己擁有更多的學識，但更提倡把自己的學識貢獻出來，讓大家共同分享，共同提高。

四要有開拓創(chuàng)新精神。秘書工作本身就是比較繁雜、瑣碎的工作。如果沒有開拓創(chuàng)新意識，就容易被日常的工作所淹沒掉，而提出的思路和開展的工作就沒有特色。(一個成為商場經(jīng)理，一個還是售貨員的故事)

五要有較強的協(xié)調能力。要有溝通上下，協(xié)調左右的能力。

六要有較強的抗壓能力。秘書工作非常繁忙，有的時候壓力是很大的，如材料寫出來、有些事情你不懂。怎么辦呢?要鎮(zhèn)定，不能自己亂了陣腳。然后理清思路，一個難關一個難關地把它攻下來。難關攻多了，水平自然就提高了。

秘書內勤在學習成長中應注意那些問題

應該注意以下九個方面的問題：

一、必須非常注重學習。當今社會，知識經(jīng)濟迅猛發(fā)展，信息浪潮讓人應接不暇。如果不及時填充自己的知識，墨守陳規(guī)，停滯不前，很難勝任秘書崗位，也很難干好文秘工作。學習到底學什么，我認為，工作需要什么就學什么，自己缺少什么就學習什么。對一名文秘人員來說，由于為領導當參謀，為基層搞服務，吃透上級政策是最重要的。所以，文秘人員平時要加強對政策理論的學習，使自己的思想始終與各級黨委保持一致，這是做好文秘工作的前提。二是要勤于學習基本知識。除鞏固和加強自己文字功底，提高寫作能力外，不論是警務、戰(zhàn)訓、公安管理，還是經(jīng)濟、法律、社會管理等方面的知識都要學習，都要有所掌握。要善于當"雜家"，什么都要學一點，什么都得懂一點，"博學而不窮"。腦子里裝的東西越多，肚子里的貨越多，那你的本錢也就越大，工作起來就能得心應手。三是要勤于學習業(yè)務技能。隨著辦公自動化程度不斷提高，辦公節(jié)奏加快，要求文秘人員要具有較強的業(yè)務技能。腦子反應要快，眼睛看得要準，比如處理一份文件，要迅速提出承辦意見，及時送給有關領導閱示；平時查找檔案資料，要知道在哪個年度，是哪類別等等。同時，文秘人員要跟上科技發(fā)展的腳步，對日常辦公用的計算機要能夠熟練地操作，能編排打印各種文檔，能利用電子郵局收發(fā)文等網(wǎng)絡知識。學習進步，不學掉隊。學習雖然艱苦，但是充實自己的一種有效途徑，所以學習要鍥而不舍，長期堅持，不能三天打魚，兩天曬網(wǎng)，興趣來了就學，沒有興趣就不學習。

二、必須非常注重思考。拿破侖說，世界上有兩種東西最有力量，一是劍，二是思想。而思想比劍更有力量。一個善于并且會正確思考的人，是一個真正有能力的人。思考是學習的繼續(xù)，思考的過程是對照比較、學以致用、融會貫通的過程，也是理論聯(lián)系實際不可或缺的重要環(huán)節(jié)。同時，思考也是創(chuàng)新的第一步，沒有思考能力就沒有行動能力，就談不上創(chuàng)新。只有努力養(yǎng)成善于思考的良好習慣，才能提高個人的能力水平。作為秘書人員來講，要學會在繁忙的工作中真正坐下來，靜下心，"鬧"中取靜，冷靜思考。"一次深思熟慮，勝過百次草率行動。"只有多思、深思、思出成效，才能不斷提高自身的政策理論水平和業(yè)務知識水平，最終成為某一方面的行家里手，使我們的意見、建議更具針對性、更具專業(yè)性、更有參考價值。

談到思考，就不得不提悟性。悟性好的人，不僅接受快，進入情況快，而且能融會貫通，形成思維的擴散性和創(chuàng)造性。悟性是一種素質，更是一種境界，非一日之功可成。所以講悟性，要講兩句話，第一句話是"功到自然成"，就是平時要不斷地學習，不斷地積累，不斷地思考，不斷地歷練，來提升我們的思想水平。第二句話是"功夫在詩外"，更多是通過我們觸類旁通、融會貫通來形成我們自己獨到的東西，形成我們獨到的思維習慣。

三、必須非常注重知識積累。一個人知識、才能，不是與生俱來，而是日常一點一點積累起來的。有的人之所以聰明，工作能力強，就在于他們善于積累知識。通過一次次的實踐，把有益的東西積累在一起，變成自己今后工作的經(jīng)驗，工作起來就很得心應手。有的人工作比較吃力，排除其它因素外，重要的一條就是不善于積累。如文秘人員每年都要寫工作總結，如果不注重平時對工作情況、有關材料的收集，寫作時就苦于沒有素材，就是各單位提供素材，寫起來也可能找不著工作重點。一些材料當時可能用不著，說不定哪天會用到，作為文秘人員，在一些細小的問題上都要留心，要有說者無心，聽者有意的本領，要見微知著，平時有積累，用時就能夠信手拈來，水到渠成。

四、必須非常注重實踐鍛煉。一個合格的文秘人員，其背后隱藏多少艱辛，只有從事文秘工作的人員才知道。一個文秘人員在掌握豐富的理論知識后，必須經(jīng)過日常鍛煉、艱苦的鍛煉才能將知識轉化為能力。所以文秘人員要想把工作做好，提高自己的工作能力，實踐是最好方法。在日常工作中，實踐鍛煉雖然辛苦，有時還會碰壁，只要堅持，苦練，付出總會有回報。

實踐中，要非常注意總結反思。即對自己過手的每一個材料、每一件事情，都要總結反思，不能事情過去了就丟到身后，有空時多揣摩揣摩、回味回味。同時，要多學習別人寫得好的材料，學習別人運用材料的方法、怎么謀篇布局、如何譴詞造句，如何論證的，等等，必要時，要象解剖麻雀一樣解剖文章。經(jīng)典或自己認為寫得好的文章，可以反復看，反復研究。

五、必須非常注重化為己有。這里所講的"化"，就是要善于轉化上級的要求，不能"原封不動"；善于轉化外地的經(jīng)驗，不能"照搬照套"，善于轉化書面的語言，不能"一成不變"。有人說"天下文章一大抄"，這是有道理的。寫文章不可能不"抄"，"抄"是一種學習，一種借鑒，一種啟迪。因為寫文章不可能不看上面的精神，不借鑒外地的經(jīng)驗，但關鍵是看你會不會"抄"，"抄"得妙不妙，"抄"得有沒有水平，能不能"抄"出新意。有的同志寫的文章，找不出一個錯字，也沒有一句錯話，但細細看來，要么非�？斩�、不切實際，要么面面俱到，不得要領，抄的痕跡十分明顯。真正會寫的人，會"抄"的人，文章往往有自己的東西，有自己的語言，有自己的風格，讓人看起來，讀起來有滋有味，一點也看不出"抄"的痕跡。這就是化的水平和能力。

六、要克服兩種心理：一要克服浮躁心理。不能靜不下心來，進不了狀態(tài)，形不成自己的思路或被別人原有的思路所左右。要靜下心來分析我這個材料怎么寫，怎樣把他寫好，寫得出彩，得到領導及聽眾的認可。二要克服應付心理。不能簡單弄幾下，東拼西湊地湊一個應付了事，認為反正有直接領導在把關。如果有這樣的心理，長此以往，就會形成惰性心理，對自身提高不快。我想，如果能精益求精的材料，一定要精益求精，把問題解決在自己手里，時間允許的話，先在自己手里反復斟酌、完善，不要急于拋出手，至少要到自己認為滿意為止。當然，并不要求對每一個材料都精益求精，自己要掂量手頭材料的分量，然后在精力分配上有所側重。一些特別重要的材料，就是三天三夜不睡，也要把它趕出來，即使進入寫作困境也要堅持，千萬不能泄氣，這是一種對待寫作的精神和氣概，也是對你有沒有打硬仗的心理素質和能力的考驗。有時即使山窮水盡、殫精竭慮，如果堅持了、頂住了，反而會峰回路轉、靈感突現(xiàn)，然后就能一氣呵成。雖然說我們寫的都是"八股文"，但要把"八股文"寫出特色、寫出亮點，寫得有色彩，也不是件容易的事。所以，要不斷學習，不斷求進。

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