機關(guān)公文寫作基礎(chǔ)處理規(guī)則

時間：2023-04-30 01:51:04 秘書工作我要投稿

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一,公文的功能

(一)公文的涵義與特點

機關(guān)公文寫作基礎(chǔ)處理規(guī)則

公務(wù)文書,又叫公務(wù)文件,簡稱公文,是法定機關(guān)與社會組織在公務(wù)活動中為行使職權(quán),實施管理而制作的具有法定效用和規(guī)范體式的書面文字材料(包括電報,下同),是傳達和貫徹黨和國家的路線,方針和政策,發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章,施行行政措施,指示答復問題,指導,布置和商洽工作,報告情況,交流經(jīng)驗的重要工具.

公文分類

按公務(wù)文書的自身性質(zhì)及使用范圍,可以把我國現(xiàn)行的公務(wù)文書分為兩大類:

1.通用文書

(1)法定公文

(2)事務(wù)文書

2.專用文書

財經(jīng)文書,司法文書,科技文書,軍事文書等等

公文的主要特點:

1.法定性

2.政策性

3.實用性

4.時效性

5.規(guī)范性

(二)公文的作用(功能)

1.決策與領(lǐng)導作用(最主要的作用)

2.強制執(zhí)行和處理的作用

3.依據(jù)和憑證作用

4.公務(wù)聯(lián)系與溝通作用

5.宣傳與教育作用

二,公文的文體,結(jié)構(gòu),格式與稿本

(一)公文的文體

公文的文體是指公文的表達方式.屬應用文體,但它又不同于一般的應用文,具有自身的特殊屬性:

1.公文被規(guī)定以現(xiàn)代漢語的書面形式(即白話文)作為必須使用的符號系統(tǒng).

2.公文兼用說明,敘述,議論三種表達方式.

(二)公文的結(jié)構(gòu)

公文的結(jié)構(gòu)是指公文的組織結(jié)構(gòu),具有規(guī)范性和相對確定性.

公文一般由秘密等級和保密期限,緊急程度,發(fā)文機關(guān)標識,發(fā)文字號,簽發(fā)人,標題,主送機關(guān),正文,附件說明,成文日期,印章,附注,附件,主題詞,抄送機關(guān),印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成.

(三)公文的格式(重點內(nèi)容)

公文的格式是指組成公文的各部分文字符號在載體(紙張等)上排列的規(guī)定.

1.公文用紙主要技術(shù)指標

公文用紙一般使用紙張定量為60g/m2～80g/m2的膠版印刷紙或復印紙.紙張白度為85%～90%,橫向耐折度≥15次,不透明度≥85%,ph值為7.5～9.5.

2.公文用紙幅面及版面尺寸

(1)公文用紙幅面尺寸:公文用紙一般采用國際標準a4型(210mm×297mm).

(2)公文頁邊與版心尺寸:

公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為:37mm±1mm

公文用紙訂口(左白邊)為:28mm±1mm

版心尺寸為:156mm×225mm(不含頁碼)

a4型公文用紙頁邊及版心尺寸

3.公文中圖文的顏色

未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色.

4.排版規(guī)格與印制裝訂要求

(1)排版規(guī)格:文字符號從上至下,自左而右依次橫寫橫排 .正文用3號仿宋字,一般每面排22行,每行排28個字.

(2)制版要求:版面干凈無底灰,字跡清楚無斷劃,尺寸標準,版心不斜,誤差不超過1mm.

(3)印刷要求:雙面印刷;頁碼套正,兩面誤差不得超過2mm.印品著墨實,均勻;字面不花,不白,無斷劃.

(4)裝訂要求:公文應左側(cè)裝訂,不掉頁.騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處,允許誤差±4mm.平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm .

5.公文中各要素標識規(guī)則

組成公文的各要素分為眉首,主體,版記三部分.

(1)眉首

公文份數(shù)序號:用阿拉伯數(shù)碼頂格標識在版心左上角第1行.

秘密等級和保密期限:標識秘密等級,用3號黑體字,頂格標識在版心右上角第1行,兩字之間空1字

下行,平行公文首頁格式

上報公文首頁版式

緊急程度:緊急文件有"特急","急件",緊急電報有"特提","特急","加急","平急".標識緊急程度,用3號黑體字,頂格標識在版心右上角第1行,兩字之間空1行;如需同時標識秘密等級與緊急程度,秘密等級頂格標識在版心右上角第1行,緊急程度頂格標識在版心右上角第2行.

【1】【2】【3】

發(fā)文機關(guān)標識:由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后面加"文件"組成;對一些特定的公文可只標識發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱.發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為25mm(信函為30mm,命令為20mm).對于上報的公文,發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為80mm.發(fā)文機關(guān)標識推薦使用小標宋體字,用紅色標識.字號由發(fā)文機關(guān)以醒目美觀為原則酌定,但最大不能等于或大于22mm×15mm.聯(lián)合行文時應使主辦機關(guān)名稱在前,"文件"二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè),上下居中排布;如聯(lián)合行文機關(guān)過多,必須保證公文首頁顯示正文.行政機關(guān)之間聯(lián)合行文,標注主辦機關(guān)的發(fā)文字號 .

發(fā)文字號:由發(fā)文機關(guān)代字,年份和序號組成.發(fā)文機關(guān)標識下空2行,用3號仿宋體字,居中排布;年份,序號用阿拉伯數(shù)碼標識;年份應標全稱(1995不能簡寫成95,xx不能寫成04),用六角中括號"〔〕"括入;序號不編虛位(即1不編為001),不加"第"字.

注意:用直角中括號"茂××[xx]10號",用小括號"茂××(xx)10號"都是不規(guī)范的.

發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線.

簽發(fā)人:上報的公文需標識簽發(fā)人姓名,平行排列于發(fā)文字號右側(cè).發(fā)文字號居左空1字,簽發(fā)人姓名居右空1字;簽發(fā)人用3號仿宋體字,簽發(fā)人后標全角冒號,冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名.如有多個簽發(fā)人(會簽人),主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行 ,其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排,下移紅色反線,應使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm.

(2)主體

公文標題:紅色反線下空2行,用2號小標宋體字(常見的公文標題一般都加粗),可分一行或多行居中排布;回行時,要做到詞意完整,排列對稱,間距恰當.

主送機關(guān):標題下空1行,左側(cè)頂格用3號仿宋體字標識,回行時仍頂格;最后一個主送機關(guān)名稱后標全角冒號.如主送機關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時,應將主送機關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下,抄送之上,標識方法同抄送.

公文正文:主送機關(guān)名稱下一行,每自然段左空2字,回行頂格.數(shù)字,年份不能回行(一個阿拉伯數(shù)字,年份不能分成兩行).

附件:公文如有附件,在正文下一行左空2字用3號仿宋體字標識"附件",后標全角冒號和名稱.附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼(如"附件:1.×××××");附件名稱后不加標點符號.附件應與公文正文一起裝訂,并在附件左上角第1行頂格標識"附件",有序號時標識序號;附件的序號和名稱前后標識應一致.如附件與公文正文不能一起裝訂,應在附件左上角第1行頂格標識公文的發(fā)文序號并在其后標識附件(或帶序號).

成文時間:以領(lǐng)導人簽發(fā)的時間為準.聯(lián)合行文一般由主辦機關(guān)首先簽署意見,協(xié)辦單位依次會簽,一般不使用復印件會簽.成文時間以最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導人的簽發(fā)日期為準.電報,以發(fā)出日期為準.

標法:用漢字將年,月,日標全;零寫為"○";成文時間的標識位置見下.

公文生效標識:公文除"會議紀要"和以電報形式發(fā)出的以外,應當加蓋印章.行政機關(guān)聯(lián)合向上行文,為簡化手續(xù)和提高效率,由主辦單位加蓋印章即可;聯(lián)合下發(fā)的公文,發(fā)文機關(guān)都應當加蓋印章.

a.單一發(fā)文印章

單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱,只標識成文時間.成文時間右空4字;加蓋印章應上距正文2mm～4mm,端正,居中下壓成文時間,印章用紅色.

<1><2><3>

公文末頁版式

b.聯(lián)合行文印章有兩種情況:

當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時,應將成文時間拉開,左右各空7字;主辦機關(guān)印章在前;兩個印章均壓成文時間,印章用紅色.只能采用同種加蓋印章方式,以保證印章排列整齊.兩印章之間不相交或相切,相距不超過3mm.

當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時,為防止出現(xiàn)空白印章,應將各發(fā)文機關(guān)名稱(可用簡稱)排在發(fā)文時間和正文之間.主辦機關(guān)印章在前,每排最多排3個印章,兩端不得超出版心;最后一排如余一個或兩個印章,均居中排布;印章之間互不相交或相切,在最后一排印章之下右空2字標識成文時間.

聯(lián)合行文末頁公文版式

特殊情況說明:當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時,應采取調(diào)整行距,字距的措施加以解決,務(wù)使印章與正文同處一面,不得采取標識"此頁無正文"的方法解決.

附注:公文如有附注,用3號仿宋體字,居左空2號字加圓括號標識在成文時間下一行.如:(此件發(fā)至縣,團級,傳達到全體黨員)."請示"應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話.

(3)版記

主題詞:公文應當標注主題詞.上行文按照上級機關(guān)的要求標注主題詞."主題詞"用3號黑體字,居左頂格標識,后標全角冒號詞目用3號小標宋體字;詞目之間空1字.

抄送:抄送機關(guān)指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān),應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱,統(tǒng)稱.公文如有抄送,在主題詞下一行;左空1字用3號仿宋體字標識"抄送",后標全角冒號;回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊;在最后一個抄送機關(guān)后標句號.如主送機關(guān)移至主題詞之下,標識方法同抄送機關(guān).

版記示意圖

印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間:位于抄送機關(guān)之下(無抄送機關(guān)在主題詞之下)占1行位置;用3號仿宋體字.印發(fā)機關(guān)左空1字,印發(fā)時間右空1字.印發(fā)時間以公文付印的日期為準,用阿拉伯數(shù)碼標識.

版記中的反線:版記中各要素之下均加一條反線,寬度同版心.

版記的位置:版記應置于公文最的一頁,版記的最后一個要素置于最后一行.

印刷份數(shù):格式?jīng)]

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