企業(yè)會議籌劃的關鍵與細節(jié)

    企業(yè)會議的策劃執(zhí)行方式很多，可以由策劃公司來做，也可以獨自策劃舉辦，還可以是企業(yè)與策劃公司聯(lián)合策劃召開�，F(xiàn)在，很多有實力的公司都把會議的策劃受權于策劃公司，企業(yè)本身并不參與。但對于實力不足的公司來說，自己動腦策劃一個會議，也不失為一個經(jīng)濟實用的明智之舉。

    策劃人明確職責與任務

    一個成功的會議，離不開一個優(yōu)秀的會議策劃人。策劃人要明確自己的工作職責——作為會議籌劃者，要負責去做各種各樣的工作。下列的各項工作能反映會議籌劃者的'多面性與綜合素質(zhì)：善于與人共事、善于注意小節(jié)、善于解決問題、善于與人協(xié)商、能夠管理會議財務事宜、能夠安排恰到好處的菜單、能妥善接待貴賓和外國客人、熟知各種禮儀、行事果斷、執(zhí)著。另外，策劃人要十二分地明確自己的策劃任務——制定計劃，確定必須要做的事項以滿足會議的需要并達到會議確定的目標、制定會議議程、了解可供使用的場所和設施情況、選擇或提議合適的場所、檢查并比較各項設施、安排交通事宜、協(xié)調(diào)會務工作人員的活動、制定可行預算或按既定預算安排有關工作、確定各項工作的時間安排、視察選定的場所和設施、與各有關方面進行接洽（旅行社等）、同會議發(fā)言人和各位貴賓進行聯(lián)系。作為企業(yè)最高管理者，在選擇策劃人時，可依據(jù)以上標準作為參考。

    明確會議節(jié)點

    做會前，要先明確會議活動中的關鍵節(jié)點。

    1．明確會議類型會議有各種類型，不同的會議需要不同的環(huán)境。明確會議類型是策劃并成功召開會議的前提。召開會議是要達到一定的目的和目標的，因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計劃。比如開商務會議，一定要精心籌備，確定相應的與會人員及重要嘉賓；選擇召開會議的最佳時間及最佳地點；制定商務會議議程等。議程應明確會議的有效目標并選擇最佳的會議議程安排。

    2．確定籌劃及執(zhí)行會議的團隊在一個公司里，從秘書到公司總裁，每個人多多少少都可能會參與會議的籌劃，只不過有人是專職從事這項工作，有的是兼任此職，此外還有其他職責。無論是專職還是兼職，最終結果，是使會議順利完成。他們的工作效率代表著主辦單位或公司的工作水平。

    3．有效溝通在籌劃一個會議時，籌劃者最好向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要求達到的結果，在雙方的意見達成一致后，籌劃者就可以做下一步的會議籌劃了。

    落實細節(jié)是關鍵

    真正操作好一個會議，從籌劃開始，到具體操作并落實每一個細節(jié)，其過程相當辛苦和復雜多變。如果是在主辦單位所在地舉辦會議，因為各方面關系熟一些，可能操作起來會比較順利，如果是在外地舉辦會議，那么會議操作的難度會提高，很多因素是辦會者預先無法預料和控制的。如：1．工作量大、涉及面廣、事無巨細、親歷親為。會議執(zhí)行人員需耗費大量體力和腦力；2．由于會議形式多樣，不是每一個會議執(zhí)行人員都經(jīng)驗豐富，需要相關人士的指點；3．由于要與不少相關單位（酒店、機場、餐廳、廣告、印刷廠商、車隊等）發(fā)生聯(lián)系，就某一問題進行談判，達成利益合作，勢必牽扯到付款問題。這樣會產(chǎn)生多頭付款現(xiàn)象，對財務操作帶來不便。諸如此類的問題，會有很多。

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