企業(yè)會議籌劃的關鍵與細節(jié)
企業(yè)會議的策劃執(zhí)行方式很多,可以由策劃公司來做,也可以獨自策劃舉辦,還可以是企業(yè)與策劃公司聯(lián)合策劃召開,F(xiàn)在,很多有實力的公司都把會議的策劃受權于策劃公司,企業(yè)本身并不參與。但對于實力不足的公司來說,自己動腦策劃一個會議,也不失為一個經(jīng)濟實用的明智之舉。
策劃人明確職責與任務
一個成功的會議,離不開一個優(yōu)秀的會議策劃人。策劃人要明確自己的工作職責——作為會議籌劃者,要負責去做各種各樣的工作。下列的各項工作能反映會議籌劃者的'多面性與綜合素質(zhì):善于與人共事、善于注意小節(jié)、善于解決問題、善于與人協(xié)商、能夠管理會議財務事宜、能夠安排恰到好處的菜單、能妥善接待貴賓和外國客人、熟知各種禮儀、行事果斷、執(zhí)著。另外,策劃人要十二分地明確自己的策劃任務——制定計劃,確定必須要做的事項以滿足會議的需要并達到會議確定的目標、制定會議議程、了解可供使用的場所和設施情況、選擇或提議合適的場所、檢查并比較各項設施、安排交通事宜、協(xié)調(diào)會務工作人員的活動、制定可行預算或按既定預算安排有關工作、確定各項工作的時間安排、視察選定的場所和設施、與各有關方面進行接洽(旅行社等)、同會議發(fā)言人和各位貴賓進行聯(lián)系。作為企業(yè)最高管理者,在選擇策劃人時,可依據(jù)以上標準作為參考。
明確會議節(jié)點
做會前,要先明確會議活動中的關鍵節(jié)點。
1.明確會議類型會議有各種類型,不同的會議需要不同的環(huán)境。明確會議類型是策劃并成功召開會議的前提。召開會議是要達到一定的目的和目標的,因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息,通過收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計劃。比如開商務會議,一定要精心籌備,確定相應的與會人員及重要嘉賓;選擇召開會議的最佳時間及最佳地點;制定商務會議議程等。議程應明確會議的有效目標并選擇最佳的會議議程安排。
2.確定籌劃及執(zhí)行會議的團隊在一個公司里,從秘書到公司總裁,每個人多多少少都可能會參與會議的籌劃,只不過有人是專職從事這項工作,有的是兼任此職,此外還有其他職責。無論是專職還是兼職,最終結果,是使會議順利完成。他們的工作效率代表著主辦單位或公司的工作水平。
3.有效溝通在籌劃一個會議時,籌劃者最好向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要求達到的結果,在雙方的意見達成一致后,籌劃者就可以做下一步的會議籌劃了。
落實細節(jié)是關鍵
真正操作好一個會議,從籌劃開始,到具體操作并落實每一個細節(jié),其過程相當辛苦和復雜多變。如果是在主辦單位所在地舉辦會議,因為各方面關系熟一些,可能操作起來會比較順利,如果是在外地舉辦會議,那么會議操作的難度會提高,很多因素是辦會者預先無法預料和控制的。如:1.工作量大、涉及面廣、事無巨細、親歷親為。會議執(zhí)行人員需耗費大量體力和腦力;2.由于會議形式多樣,不是每一個會議執(zhí)行人員都經(jīng)驗豐富,需要相關人士的指點;3.由于要與不少相關單位(酒店、機場、餐廳、廣告、印刷廠商、車隊等)發(fā)生聯(lián)系,就某一問題進行談判,達成利益合作,勢必牽扯到付款問題。這樣會產(chǎn)生多頭付款現(xiàn)象,對財務操作帶來不便。諸如此類的問題,會有很多。
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