事務(wù)書信的格式和寫作要求
事務(wù)書信是指涉及各種事務(wù)問(wèn)題，聯(lián)系商洽工作的信件。這種書信的格式和寫作要求比較嚴(yán)格，要特別慎重對(duì)待。
1.事務(wù)書信的格式
事務(wù)書信通常由下面七部分組成：信頭、收信人名稱地址、稱呼、正文、結(jié)尾套語(yǔ)、簽字及其他。另外，有的事務(wù)書信還有下列項(xiàng)目：投遞說(shuō)明、收件人或注意事項(xiàng)、事由、備查、抄送說(shuō)明。
2.事務(wù)書信的寫作要求
信頭：
信頭位于信紙的中上方，印有包括公司名稱、地址、電話號(hào)碼、傳真號(hào)、電報(bào)掛號(hào)，以及公司負(fù)責(zé)人的姓名等。信頭的設(shè)計(jì)要美觀、簡(jiǎn)潔。
如臨時(shí)打印信頭，則寄信人的.名稱和地址，應(yīng)打在信紙的右上角，位于日期上面。正式函件只在第一頁(yè)信紙印上或打上信頭，其他續(xù)頁(yè)可用空白信紙，只需寫上頁(yè)碼、收信人名稱及日期即可。
日期：
事務(wù)書信的日期不可漏寫。日期應(yīng)打在信頭下四至六行的右方，或在寄信人地址的下方。月份最好不要使用略字，也不可用數(shù)字來(lái)代表，必須完整地寫出來(lái)。有兩種寫法：英式為19（th）april，1995；美式april 19，1995。英式寫法日在先，月在后，而美式則相反。如全部使用數(shù)字表示日期，容易引起誤解，應(yīng)避免使用。
收信人名稱及地址：
信內(nèi)名稱地址仍應(yīng)重寫一次，并與信封上的收信人名稱地址一樣。通常打在信紙的左邊，低于日期二三行，也有打在信末端左邊，在簽名下約二至四行處。
收信人的單位名稱如何排列，應(yīng)嚴(yán)格按收信人所定的方式，出于禮貌和準(zhǔn)確性，切勿擅自更改。
敬語(yǔ)的用法及略寫也有一定習(xí)慣。比如，mr.
�。╩ister）冠于男子姓氏前。messrs.（messiears）是英語(yǔ) mr.的復(fù)數(shù)，相當(dāng)于gentlemen，不含人名而冠以定冠詞the的公司名稱，均不用messrs.在英國(guó)，如公司行號(hào)含人名時(shí)，多用messrs.。例如：messrs. lake kane＆ co.，ltd；mrs.為已婚女子，則在后面寫其夫姓，mrs. judd；miss為未婚女子，其復(fù)數(shù)為misses；dr.（doctor）冠于博士姓名前；rev（reverend）用于神職人員姓名前，可加定冠詞the。另外還有某地長(zhǎng)、內(nèi)閣部長(zhǎng)、議員、大使、法官姓名前用hon.，總統(tǒng)、總經(jīng)理、會(huì)長(zhǎng)、大學(xué)校長(zhǎng)的姓名前用pres，教授姓名前用prof.
信內(nèi)地址寫法，英美格式差別較大。美式寫法：門牌號(hào)前沒(méi)有no.字樣，后面也沒(méi)有逗點(diǎn)。而英式寫法則相反。如：
mr. clark cooper
no.8，queen victoria street
london，e.c.2
england
注：e.c.2指?jìng)惗貣|區(qū)2。
稱謂：
事務(wù)書信中的稱謂應(yīng)是禮貌稱呼。公文中常用較正式的禮貌稱呼：sirs。公司行號(hào)等商業(yè)書信多用dear sirs，英國(guó)人在其后還要加上逗號(hào)；美國(guó)人多數(shù)用gentleman稱呼公司行號(hào)，但僅限于復(fù)數(shù)，在其后用冒號(hào)，gentleman和dear gentleman根本不用。當(dāng)收信人只有職稱而無(wú)姓名時(shí)，不能單獨(dú)用單數(shù)sir，而要在sir前面加上dear，即dear sir。也可寫上姓，如“dear sir lewes：”。
正文：
正文就是信的內(nèi)容、主體。正文在稱謂下兩行開始，頂端書寫（不像中文信要空兩格）；段落之間空雙行。正文的文字不要太長(zhǎng)，尤其是頭尾兩段，一定要簡(jiǎn)短一些。正文在打字時(shí)，普通紙占用信紙的四分之三位置，兩邊及信紙上方要留有適當(dāng)?shù)倪吘墸路降目瞻滓�。左邊邊緣垂直整齊，右邊則盡可能整齊。
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