選擇會議場所的基本步驟

    會議的成敗，場地的選擇相當重要，應如何選擇適當的會議場地，以下6個基本步驟都需考慮進去：

    1．確定會議目的。

    2．確定會議形態(tài)。

    3．決定實質上的需求。

    4．考慮與會者的期望。

    5．選擇何種會議地點與設備。

    6．評估選擇的正確性。

    針對這6個步驟，茲將有關內容說明如下。

    確定會議目的

    大部分會議的目的是教育、學術交流、商業(yè)討論、專業(yè)提高或社交聯(lián)誼等多重目的；少數活動是單一目的。例如一般社團年會多半集合教育、學術交流、商業(yè)及休閑活動。而一般企業(yè)界會議的特色是激勵性的研討會結合休閑活動，如高爾夫球賽等。每一種會議有其特定理由、目的與期望，因此在考慮場地前要先了解清楚。

    選擇會議場地的工作清單(checklist)

    先列好工作清單，知道你在選擇場地時需要注意哪些事項，如此更能幫助你正確選擇適當的開會場地。

    地區(qū)

    1．費用(成本)與便利性。

    2．是否鄰近機場。

    3．轎車或出租車是否足夠。

    4．充足的停車空間。

    5．如果需要，接送交通工具是否充足，費用情況。

    環(huán)境

    1．當地有何觀光點。

    2．購物。

    3．休閑活動。

    4．天候狀況。

    5．環(huán)境是否良好。

    6．餐廳。

    7．當地治安是否良好。

    8．社區(qū)經濟狀況。

    9．當地給予外界的評價、過去會議舉行情況。

    10．當地會議局或觀光旅游局支持與服務情況。

    11．會議周邊供應廠商的.經驗、設備是否足夠，如視聽器材公司、展覽公司、事務機器公司與安全方面。

    設備

    1．警衛(wèi)人員與服務人員是否友好、做事效率如何。

    2．大廳(lobby)是否整潔，吸引人。

    3．報到處是否容易找到：

    (1)是否有足夠房間供工作人員使用。

    (2)是否足以處理check-in/check-out的高峰時段。

    (3)接待處的人力是否足夠。

    4．當人數眾多時是否有足夠的電梯設備。

    5．詢問處是否全天候有人值班。

    6．立即回復有關電話詢問，盡速轉送留言。

    7．對客人的服務：

    (1)藥局。

    (2)禮品店。

    (3)柜臺服務。

    (4)保險箱。

    8．舒適、整潔的飯店住房：

    (1)家具是否完好。

    (2)現代化沖浴設備。

    (3)充足光線。

    (4)足夠的衣櫥空間與衣架。

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