會議資料

     舉行會議必須要印刷一些宣傳品及會議資料，用來告知會議的訊息以及會議期間提供與會者開會所需的相關(guān)資料之用，甚至也可以在會后留存建檔參考使用。

     一、印刷項目

     1．會前：

     （1）大會專用信封、信紙。

     （2）宣傳品--海報、會議通知、報名表。

     2.會期間：

     （1）大會節(jié)目手冊。

     （2）其他：名牌、與會證書、感謝狀、晚宴邀請卡、餐券。

     （3）論文摘要集／與會者名冊。

     依照會議規(guī)模及大會預(yù)算，以上有些項目可調(diào)整增減，例如：如果沒有很多經(jīng)費可以不用印制信封信紙；但如果籌備時間很長而經(jīng)費足夠的話，也有主辦單位印制第二次甚至第三次會議通知，用以提醒參加人員并加強宣傳。

     二、會前使用的印刷品

     會前的準(zhǔn)備工作需要用到很多的印刷品，一來可以統(tǒng)一大會形象，二來可以同時開展做宣傳。

     1.信封、信紙

     先請一家合作良好的印刷設(shè)計公司設(shè)計符合大會主題的cis（含大會logo、字體、色系等），依照這個大會識別系統(tǒng)（cis）去延伸設(shè)計其他相關(guān)印刷品，如此不但所有大會的印刷品有一致的整體感，甚至大會會場布置物，如指示海報、眉目板等也可使用這個cis，加強與會人員印象。接著，就可以設(shè)計大會信封／信紙，當(dāng)然現(xiàn)在大多使用電腦發(fā)信或e-mail聯(lián)絡(luò)相關(guān)事宜，但是有些正式函件或報告仍然使用大會信紙，而且寄發(fā)會議通知也必須使用信封。最好設(shè)計兩種尺寸的信封，可分別用來寄信件及會議通知之用。

     2.宣傳品

     需要印刷的宣傳品包括：a．海報。b.會議通知（宣傳小冊）。

     三、印刷設(shè)計與制作

     1.封面（海報、會議通知）

     a.會議名稱、1ogo。b．日期和地點。c．主辦單位--由誰主辦。d．摘要--簡單介紹內(nèi)容或主題。e．大會標(biāo)語。

     2.內(nèi)容（會議通知）

     詳述會議內(nèi)容，特別強調(diào)重要的演講人及講題，并對講員和講題詳細(xì)介紹，以鼓勵大家參加，主題要醒目，要讓讀者信服這個會議是有價值的，引起回響，大致內(nèi)容如下：

     a．時間、日期和地點。b．會議名稱。c．主辦單位及協(xié)辦單位，或指導(dǎo)單位。d．大會籌備委員會名單及秘書處。e．主題。f．會議主人邀請函。g．誰應(yīng)該參加和為什么。h．暫定會議日程表。i．演講人名字、職稱。j．會場簡介。k．報名費用（包括內(nèi)容）。l．報名表。m．住宿資料。n．眷屬活動和相關(guān)旅游資料。o．特別活動。p．教育學(xué)分。

     三、印刷設(shè)計與制作

     3.設(shè)計大會宣傳小冊（會議通知）

     設(shè)計一份實用又精美的會議通知，除了可以吸引注意，還可以讓與會者留存，不僅用來宣傳，還可在將來讓人們律津樂道。