會(huì)中工作

    本文講述的是日常工作會(huì)議主要流程之二：會(huì)中工作。提到了會(huì)中工作所要注意的幾個(gè)事項(xiàng)，詳請(qǐng)請(qǐng)閱讀本文。1．會(huì)議簽到

    按會(huì)議簽到工作的基本要求完成會(huì)議的簽到工作。

    為了隨時(shí)掌握?qǐng)?bào)到人數(shù)，要認(rèn)真做好簽到工作。

    秘書(shū)人員在會(huì)議召開(kāi)前應(yīng)準(zhǔn)備好簽到所需的用品。目前，簽到的方式主要有兩種。

    1)簿式簽到

    簿式簽到是指與會(huì)人員到會(huì)時(shí)，在簽到簿上簽上自己的姓名、單位、職務(wù)等內(nèi)容，以表示到會(huì)。簿式簽到方式簡(jiǎn)便易行，但容易在會(huì)場(chǎng)門口造成擁擠現(xiàn)象。因此，簿式簽到方式比較適合于小型會(huì)議或慶典性會(huì)議。

    2)卡片式簽到

    卡片式簽到又可以分為兩種：一種是將預(yù)先印制好的卡片(相當(dāng)于入場(chǎng)券)提前發(fā)給與會(huì)者，入場(chǎng)時(shí)，交出一張即可；另一種是磁卡簽到，即與會(huì)者進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)，手持事先領(lǐng)取的磁卡，送進(jìn)電子簽到機(jī)里，簽到機(jī)便即時(shí)將其姓名、號(hào)碼等內(nèi)容輸入計(jì)算機(jī)，與會(huì)者入場(chǎng)完畢后，簽到情況便立即在計(jì)算機(jī)屏幕上顯示出來(lái)�？ㄆ�式簽到方式適用于較大型會(huì)議。

    2．協(xié)助正確使用會(huì)場(chǎng)設(shè)備并發(fā)放會(huì)議用品

    會(huì)場(chǎng)內(nèi)設(shè)備主要包括燈光設(shè)備、音響設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備以及必要的安全設(shè)施等。秘書(shū)人員應(yīng)當(dāng)會(huì)使用錄音、攝像等設(shè)備，秘書(shū)人員還應(yīng)提供會(huì)場(chǎng)用品，包括發(fā)放會(huì)議所需文具，隨時(shí)提供主席臺(tái)與會(huì)場(chǎng)人員飲用的茶水、飲料等。

    3．協(xié)助完成與會(huì)人員的食宿安排

    與會(huì)者食宿問(wèn)題是會(huì)議召開(kāi)期間會(huì)場(chǎng)外服務(wù)工作中最重要的工作，因此必須非常重視。雖然在會(huì)議召開(kāi)前食宿工作都已準(zhǔn)備就緒，但與會(huì)人員到會(huì)后，仍然會(huì)對(duì)食宿問(wèn)題提出一些具體的要求和意見(jiàn)，秘書(shū)人員應(yīng)當(dāng)虛心聽(tīng)取這些意見(jiàn)，盡可能滿足與會(huì)者的要求，做到主動(dòng)熱情服務(wù)。例如，有的與會(huì)者由于種種原因提出調(diào)整房間的要求，秘書(shū)人員應(yīng)盡量給以調(diào)換，實(shí)在做不到的，也應(yīng)耐心給予解釋，并表示歉意；有的與會(huì)者可能對(duì)飲食不習(xí)慣而提出意見(jiàn)，也應(yīng)盡量改進(jìn)�？傊�，應(yīng)盡量采納合理的意見(jiàn)要求，并給以滿足。

    4．會(huì)議記錄

    1)為會(huì)議記錄做好準(zhǔn)備工作

    作為一個(gè)秘書(shū)，應(yīng)在會(huì)議期間做好記錄和筆記，擔(dān)任好會(huì)議的記錄員。會(huì)議記錄員應(yīng)協(xié)助主持人進(jìn)行會(huì)議的籌劃和安排工作。正式會(huì)議的記錄是會(huì)議進(jìn)程的原始記錄，是具有法律效力的檔案，因此，務(wù)必準(zhǔn)確、完整和條理清楚。

    (1)準(zhǔn)備足夠的鋼筆、鉛筆、筆記本和記錄用紙。

    (2)準(zhǔn)備好錄音機(jī)和足夠的磁帶來(lái)補(bǔ)充手工記錄。

    (3)要備有一份議程表和其他的相關(guān)資料文件，需要核對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)和事實(shí)時(shí)隨時(shí)使用。

    (4)提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，了解與會(huì)人員的座位圖，便于識(shí)別會(huì)議上的發(fā)言者。

    (5)在利用錄音機(jī)的同時(shí)必須手工記錄，這樣可以防止錄音機(jī)中途出故障。

    2)會(huì)議記錄的內(nèi)容

    (1)會(huì)議描述。包括會(huì)議類型、時(shí)間、日期、地點(diǎn)。

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