會議的邀請應該怎么辦？

    不管什么樣的會議，主辦者都希望適宜的對象(客戶)參加，所以會議策劃者一定要重視會議的邀請。通常情況下，邀請包括3個程序：

    a、信息發(fā)布

    b、回執(zhí)處理

    c、確認通知

    信息發(fā)布

    從媒體上分，邀請有以下幾種形式：

    印刷品(包括邀請信函、組織文件、會議通知)

    電子郵件

    印刷媒介公告

    電子媒介公告

    信息發(fā)布的內(nèi)容通常包括：

    主題

    時間

    地點(暫定或者候選)

    主要議程及安排

    費用    標準等

    有些還附送會議企劃書，目的是讓與會者了解參會的意義及對會議的期望。

    回執(zhí)處理

    對于主辦者來說，回執(zhí)是對會議策劃活動成功與否的判定標志之一。

    回執(zhí)單的設計非常重要，應當做到合理、圓滿，通常包括如下信息：

    a、明確的人數(shù)

    b、職務

    c、性別

    d、聯(lián)系方式

    e、預計到達目的地時間

    f、迎送要求等

    回執(zhí)收到后，通常需要統(tǒng)計、確認回執(zhí)有效(通常以會務費用是否交納為標志)，接下來需要做的就是資源分配——主要是展位與酒店住宿的安排，回執(zhí)確認即確認通知可以在這一切完成后發(fā)出。

    回執(zhí)可以有多種形式，如：

    a、傳真

    b、信函

    c、電子郵件

    d、網(wǎng)路回執(zhí)

    e、電話

    需要指出的是，如果會議和條件允許，應該在回執(zhí)中考慮到與會者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習慣、住宿要求等。

    確認通知

    如果會務費用確認或者有其他方式可以確認，可以發(fā)出確認通知。

    同時發(fā)出的應該還有：

    a、會議的確切地點

    b、時間

    c、議程

    d、簽到程序

    e、會展注意事項等。

    會議通知有哪幾種方式？

    會議通知的方式各種各樣，其主要方式有：

    a、口頭通知

    b、電話（傳真）通知

    c、書面通知

    d、電子郵件

    口頭通知

    這種方式最突出的優(yōu)點是快捷、省事，適合于參加人員少的小型會議。

    電話（傳真）通知

    大多數(shù)會議都采取這種方式通知。以電話（傳真）為媒介傳遞信息，快捷、準確、到位，一般情況下，成本也不高。當然，以這種方式傳達通知時，會務人員必須作通知情況書面記載。

    書面通知

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