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行政公文處理中常見(jiàn)的格式問(wèn)題分析
《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)《辦法》)、《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)《格式》)對(duì)行政機(jī)關(guān)的公文格式規(guī)定了十分嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，但在我們黃委系統(tǒng)的公文處理實(shí)際工作中，仍然存在著許多不規(guī)范的現(xiàn)象和問(wèn)題。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1.公文格式組成部分中常見(jiàn)的問(wèn)題
1.1眉首部分
1.1.1.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志。黃委系統(tǒng)所有單位的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)字號(hào)應(yīng)小于黃委，各市河務(wù)(管理)局應(yīng)小于省局。但有的單位字號(hào)比黃委、省局都大，略小于國(guó)務(wù)院發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)字號(hào)，應(yīng)予以糾正。
1.1.2.發(fā)文字號(hào)。上行文的發(fā)文字號(hào)居左排列，左空一字，但這一點(diǎn)往往被忽略，左空不是多就是少;括年份應(yīng)使用六角括號(hào)“〔〕”,而經(jīng)常用方括號(hào)“[]”，如“某黃辦[XX]21號(hào)”;便函的發(fā)文字號(hào)置于武文線下1行版心右邊緣頂格標(biāo)識(shí)，可是有的將發(fā)文字號(hào)置于武文線上，有的標(biāo)識(shí)時(shí)沒(méi)有右頂格到邊緣。
1.1.3.簽發(fā)人。有的公文將“簽發(fā)人”標(biāo)識(shí)為“簽發(fā)”，有的將簽發(fā)人姓名居前，如“簽發(fā)：某某”、如“某某：簽發(fā)”;還有的簽發(fā)人姓名字體不是楷體。規(guī)范的標(biāo)識(shí)應(yīng)為：“簽發(fā)人”用3號(hào)仿宋字體標(biāo)識(shí)，后用全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。
1.1.4.紅色反線。黨的文件紅色反線中間為一紅色五角星，可是有的單位黨政不分，行政公文也使用中間有紅色五角星的反線，這是不對(duì)的。
1.2主體部分
1.2.1標(biāo)題。常見(jiàn)的問(wèn)題一是字體字號(hào)不規(guī)范，有用黑體的，有用宋體加黑的;有用二號(hào)字的，也有用小二號(hào)字的，不一而足�！陡袷健芬�(guī)定公文標(biāo)題用2號(hào)小標(biāo)宋體字。二是標(biāo)題中濫用書(shū)名號(hào)等標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，《辦法》規(guī)定除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外，標(biāo)題中一般不加書(shū)名號(hào);有的單位報(bào)送年度工作總結(jié)也用書(shū)名號(hào)括起來(lái)，有的標(biāo)題中還有頓號(hào)、逗號(hào)等標(biāo)點(diǎn)符號(hào),不倫不類(lèi)。
1.2.2.正文小標(biāo)題�！掇k法》規(guī)定公文正文內(nèi)容結(jié)構(gòu)層次為“一、”、“(一)”、“1.”、“(1)”�！陡袷健芬�(guī)定小標(biāo)題使用3號(hào)小標(biāo)宋體字或黑體字，但對(duì)四個(gè)層次的標(biāo)題字體沒(méi)有區(qū)別，建議一級(jí)標(biāo)題用黑體，二級(jí)用楷體，三級(jí)用宋體加黑，四級(jí)同正文。
1.2.3.附件。附件一般在正文之下空一行標(biāo)識(shí)，常見(jiàn)的問(wèn)題是沒(méi)有與正文空開(kāi)一行。附件名稱(chēng)后不加標(biāo)點(diǎn)，但是有的公文經(jīng)常在名稱(chēng)后加句號(hào)。還有就是沒(méi)有在附件左上角標(biāo)明“附件”或者“附件×”字樣。
1.2.4.成文日期�？v向與正文的距離依印章的大小而定，其標(biāo)準(zhǔn)為印章蓋在成文日期上，上距正文不到1行的空白。如空白過(guò)大，就容易被加入其他內(nèi)容。但在實(shí)際操作中，成文日期往往與正文拉的距離過(guò)大。另一個(gè)常見(jiàn)的問(wèn)題是將“零”寫(xiě)作“o”，如“二oo三年二月一日”，正確的寫(xiě)法應(yīng)為“二○○三年二月一日”。
1.2.5.印章。印章要端正、清晰地蓋在成文日期的上方，并做到上不壓正文，下壓成文日期的年、月。常見(jiàn)的問(wèn)題是蓋章不清晰，不居中，不端正，或上下壓文等,還有將印章蓋到成文日期以外。
1.2.6.附注。公文如有需要說(shuō)明的事項(xiàng)要標(biāo)識(shí)附注,如請(qǐng)示需標(biāo)識(shí)聯(lián)系人、聯(lián)系電話(huà)等。常見(jiàn)的問(wèn)題是請(qǐng)示沒(méi)有標(biāo)識(shí)附注，或者是附注標(biāo)識(shí)的位置不規(guī)范。
1.3.版記部分
1.3.1.主題詞。常見(jiàn)的問(wèn)題是主題詞、詞目均用黑體標(biāo)引，且詞目之間空格不均。規(guī)范的標(biāo)識(shí)“主題詞”三字用黑體，詞目用小標(biāo)宋體3號(hào)字體，詞目間空一字。此外，還有表外詞不用“()”括起來(lái)的現(xiàn)象，《黃河水利委員會(huì)公文主題詞表》規(guī)定表外詞用“()”括起。
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