秘書工作要“吻合”領(lǐng)導(dǎo)意圖
文字秘書的主要任務(wù)是為機(jī)關(guān)起草各類文件，代替領(lǐng)導(dǎo)者撰擬各種講話稿。要使起草的文件合乎要求，最關(guān)緊要的是要與領(lǐng)導(dǎo)班子、領(lǐng)導(dǎo)者的意見相吻合。要求“吻合”由領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者所具有的權(quán)力和職能決定。我們知道，在我們國家，不論是黨委機(jī)關(guān)，還是行政部門；不論是企事業(yè)單位，還是人民團(tuán)體，其領(lǐng)導(dǎo)班子都是按照黨的組織原則和國家法律規(guī)定組建的，它們的職能體現(xiàn)著一定的權(quán)力，同時，在領(lǐng)導(dǎo)班子內(nèi)部實行民主集中制原則。因此，在進(jìn)行各種重大決策中，都要通過集中多數(shù)人的意見最后才能做出決定。這個決定就是一定的機(jī)關(guān)單位的集體意見的反映。諸如向會議報告工作，向上級機(jī)關(guān)請示問題，對下級機(jī)關(guān)發(fā)布指示，機(jī)關(guān)內(nèi)部的工作安排、生產(chǎn)規(guī)劃等等。這些集體討論決定的意見，在具體實施時都要用文字形式來表述。這樣，通過秘書人員撰寫“報告”、“請示”、“指示”、“安排”、“規(guī)劃”、“法規(guī)”、“法令”等文稿，正確反映領(lǐng)導(dǎo)班子的意見就是天經(jīng)地義的事了。至于領(lǐng)導(dǎo)者個人的講話，一般來說。都是圍繞領(lǐng)導(dǎo)班子集體決定的事項原理發(fā)表的議論，這些議論反映著領(lǐng)導(dǎo)者個人對每一個具體問題的不同認(rèn)識和思想、觀點，而這些不同的認(rèn)識和思想、觀點又是對集體意見的補(bǔ)充和完善，它既有同集體意見相一致的地方，又有它的獨到之處。而獨到之處．恰好是領(lǐng)導(dǎo)者個人的思想、觀點的'閃光之處，也正是秘書人員要著意充分表達(dá)之處。
但是，有些秘書人員起草的文稿常常與領(lǐng)導(dǎo)班子的意見不“吻合”，在為領(lǐng)導(dǎo)者撰寫的講話稿中不合拍的現(xiàn)象也很多。前者常見的不“吻合”現(xiàn)象主要是：文稿政策性不強(qiáng)，缺乏靈魂；說理不透徹，缺乏思想性；針對性不強(qiáng)，缺乏目的性；內(nèi)容不翔實，缺乏完整性。后者不“合拍”的現(xiàn)象也有很多表現(xiàn)，即不注意捕捉領(lǐng)導(dǎo)者動意的思想火花，苦于生編硬造；不按照領(lǐng)導(dǎo)者提出的問題順應(yīng)伸延，不終而終；該闡述的道理不闡述，輕描淡寫。甚至一筆帶過。
為什么會出現(xiàn)不“吻合”的現(xiàn)象呢？主要是有些秘書同志對制作文件，撰寫講話稿的目的是為了指導(dǎo)工作這一重要意義缺乏正確的認(rèn)識，自以為秘書人員辦文只是一種官場應(yīng)付，因而不必認(rèn)真，得過且過，甚至拖延時間，造成亟待用稿時不成也得成的不正�，F(xiàn)象。另一個原因是文風(fēng)不正．東抄西湊，結(jié)果是自己的情況，別人的結(jié)論；再次是事前不傾聽領(lǐng)導(dǎo)者意見，甚至對領(lǐng)導(dǎo)人的意見不以為然，用自己的主觀想象取代領(lǐng)導(dǎo)者的意見。這樣做，盡管用心良苦．但寫出的文稿概不能用。
要做到“吻合”和“合拍”，首先應(yīng)該從秘書人員做起。秘書人員絕不是沒有血沒有肉的人物，而應(yīng)該是思想敏銳、具有應(yīng)變能力和創(chuàng)造精神的人物。在工作中，他的作用是領(lǐng)導(dǎo)者的助手，他的思想感情應(yīng)同領(lǐng)導(dǎo)班子和領(lǐng)導(dǎo)者融為一體，老老實實地按領(lǐng)導(dǎo)人的意圖去做，這是秘書人員必須具有的修養(yǎng)。在解決具體問題中，應(yīng)該想領(lǐng)導(dǎo)者之所想，做領(lǐng)導(dǎo)者之所為，把領(lǐng)導(dǎo)者所想到的，通過自己的文筆準(zhǔn)確地表達(dá)出來；把領(lǐng)導(dǎo)者沒有想到的，通過獨立思考．創(chuàng)造性地發(fā)揮出來．這是秘書工作必須具有的能力。
秘書人員還應(yīng)該學(xué)會和運(yùn)用分析問題的能力，以綜合的觀點，分析錯綜復(fù)雜的問題。綜合概括正確的東西，從各種不同的意見中，綜合分析出反映領(lǐng)導(dǎo)班子集體意見的共同點，從各種事例中提煉出代表集體意見的基本觀點和說明這些觀點的典型事例。同時，能夠順延領(lǐng)導(dǎo)班子的意圖，不斷伸延、預(yù)見．以至升華他們的主要意圖和基本觀點，使秘書人員同領(lǐng)導(dǎo)者思想默契，心照不宣。同時，也要掌握領(lǐng)導(dǎo)者對文章的具體要求。如有的領(lǐng)導(dǎo)講話喜歡開門見山、直來直去，就不能委婉含蓄、隱晦曲折；有的喜歡長篇大論、面面俱到，就不能三言兩語、少枝缺葉；有的喜歡淡笑風(fēng)生、幽默詼諧，就不能莊嚴(yán)古樸、嚴(yán)肅持重．如此等等。
要做到“吻合”和“合拍”，領(lǐng)導(dǎo)者的作用也是很重要的。秘書人員起草文稿，尤其是撰擬領(lǐng)導(dǎo)者自己的講話，就該事前向秘書說明自己的意圖和要求，使秘書人員知道寫什么，怎樣寫，從而使秘書人員對領(lǐng)導(dǎo)者的意圖加深理解和消化，在完全理解、徹底消化的基礎(chǔ)上再去動筆，不僅得心應(yīng)手，寫出來的文稿也一定能“吻合”、“合拍”。
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