怎樣寫會議發(fā)言稿

一、會議文件涵蓋的范圍甚廣，舉凡國際會議實踐中形成的書面文書都可歸屬其中。按會議的進行順序可分：

　　（一）會前文件。會前文件是指會議開始前形成的文件，數(shù)量最多，也是與會準備過程中重要的參考材料。舉其要者略加介紹：

　　1．會議邀請書——會議組織者向潛在的與會者發(fā)出的邀請，內(nèi)容涉及（甲）會議的名稱、日期、地點、主題，（乙）與會者的范圍、人數(shù)、層次，（丙）會議的報名、費用等有關(guān)事項。有的國際會議在發(fā)出正式邀請前，還預發(fā)一個會議通知書（請參見第五章“會議通知”一節(jié)）。這往往是與會者最早獲得的關(guān)于會議全面情況的直接信息。被邀者可據(jù)此確定是否與會，并按照要求進行與會準備。

　　2．與會須知——往往由會議組織者會同會議承辦者共同準備，旨在向與會者介紹與會期間必須知悉的情況及知識，包括：

　　會議所在國的基本情況（國土、民族、宗教、行政區(qū)域、首都等）；

　　會場服務設施與項目（旅行、旅游、通訊、醫(yī)務、外匯、郵電）；

　　當?shù)氐臍夂颉㈦妷�、市�?nèi)交通、購物去處；

　　會議所在旅館的平面圖、會議廳室及會議秘書處辦公室的位置、房間號、電話號；

　　外國使館及國際組織機構(gòu)的電話號；

　　組委會的情況。

　　3．議程草案——即會議的臨時議程，包含議程項目（議題）及審議順序。

　　4．議題注釋——秘書處準備的關(guān)于各個議題的說明，一般采取簡介的方式，客觀介紹各個議題的主要內(nèi)容、中心環(huán)節(jié)及其他有關(guān)情況，俾使與會者能快速了解議程的全貌。有時也有提示討論內(nèi)容之意。

　　5．背景材料——關(guān)于會議突出問題的參考材料，一般由常設秘書處的有關(guān)部門或特聘的專家撰寫。此類材料多具專題性質(zhì)，內(nèi)容包括：問題的起源、發(fā)展經(jīng)過、當前情況、發(fā)展趨勢、各方態(tài)度、爭論焦點及政策建議等。由秘書處名義準備的材料，一般較為客觀，以個人或小組名義撰寫的材料，多代表一個方面的看法。背景材料是會前文件中較有實質(zhì)內(nèi)容的部分，應是與會者仔細閱讀和研究的重點。

　　6．會議日程——關(guān)于大會及各委員會討論各個議題及有關(guān)活動的日期、時間和地點的一覽表。與會者經(jīng)常需要查閱以掌握會議的進程和準備與會。但預定的計劃經(jīng)常有變。為使與會者能及時準確掌握會議的進展及可能的變更，有的國際會議還發(fā)布“每日活動日程”作為補充。

　　7．初步與會者名單——根據(jù)會前報名情況，由秘書處編制的名冊，于會議開始時分發(fā)與會者。名冊按國家分列，每個代表團團員的名次按各團提供的名單刊印。正式的與會者名單在稍后時間按正式注冊時登記的情況編制。與會者名單開列了各代表團成員的姓名、職務和在代表團中的身份，是了解各國代表團的陣容和開展交往必不可少的參考材料。它也可包括國際機構(gòu)、民間組織及當?shù)赝饨粓F等與會者及秘書處官員的姓名、與會身份。

　　8．代表全權(quán)證書——派出國家或機構(gòu)證明與會代表身份的文件。國家級代表的證件可由外交部部長簽署或由國家領(lǐng)導機構(gòu)出具。一般的格式為：“謹證明……（機構(gòu)）指派……（人氏）為出席……（國際會議）的代表”，或“……（機構(gòu)）茲指派……（人氏）為……（國家）出席……（國際會議）的團長，……（人氏）為代表，……，……及……（人氏）為副代表”。有時，國際會議的組織者也向與會者寄送空白的證書格式，由與會者填寫后寄回。例如：……協(xié)會出席……會議的代表由下列人員組成，全部成員均為協(xié)會會員。

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