公文立卷的方法

    公文立卷就是按照公文的特征和聯(lián)系將若干具有共同點和聯(lián)系密切的公文組合成有機聯(lián)系的集合體的活動。從公文的組成結構中概括出來的為所有公文都共有的共同點，如作者、內容、地區(qū)等，是立卷工作的依據(jù)。立卷工作主要包括兩項工作：分類和組卷。

    分類是將機關產生的公文按照一定的特點分成若干部分，組合則是把每一小類的局部的公文，按照共同特點組成保管單位。但二者又有相似之處：分類的方法主要是分析，分中有合，其分類結果是將具有不同特點的公文分別集合為不同類別；組卷的方法主要是綜合，合中有分；其結果是將具有共同特征的單份公文集合為一個集合體（案卷）。

    一、分類方法

    公文的分類應該符合分類的邏輯原則，力求簡明、嚴密。每一分類層次上只能使用一個分類標準，也就是，將一大組公文劃分成若干小組時，只能使用一個相同的標準，不允許同時使用幾種標準。通常，機關公文分類可以劃分為四個層次：分年度——分組織機構——分問題——分保管期限。

    （一）分年度

    即按照公文形成、處理的年度特征將同一年度的公文分為一類，不同年度的公文分為不同的類別。在現(xiàn)行機關，其工作的計劃、總結等都是按照一個自然年度來安排，將每年的1月1日～12月31日作為一個工作周期，其工作周期中同步產生的公文，也自然而然就形成了以年度為單位的獨立類別，因此，按年度分類，縱向地反映了機關工作的特點和逐年變化、發(fā)展的客觀情況，有利于現(xiàn)行機關利用和歸檔之后其他機關的利用。

    年度分類，要求根據(jù)公文準確日期歸入相應的年度。不同年度的公文一般不得放在一起立卷，否則，這會打亂公文的時序，給日后的查找利用工作帶來極大的不便。但是，由于工作的連續(xù)性，有時也會出現(xiàn)跨越兩個或兩個以上年度的公文，針對這類跨年度公文可采用的常規(guī)處理方法有：

    1．回復性公文放在復文年度，如XX年的請示與XX年的批復，應將請示批復均放入XX年立卷；

    2．規(guī)劃性的公文，應放在計劃或規(guī)劃針對的第一年立卷，如“XX～XX年科研工作規(guī)劃”可以放在XX年立卷；

    3．總結性的公文應放在其內容針對的最后一年立卷；如XX年完成的“1999～XX年“秘書工作”項目財務決算”應放入XX年；

    4．會議公文，放入召開會議的年度；

    5．規(guī)范類公文，應放人公文針對的第一年；

    6．兩項內容的公文，歸入主要內容針對的年度，如“XX年工作總結及XX年工作安排”，可視內容側重歸入相應年度。

    （二）分組織機構

    即按機關的內部組織機構進行分類立卷。

    機關中組織機構的框架，是根據(jù)本機關的職能設立的，每一個部門又有各自相對獨立的職權、職責，由各部門自身產生或承辦的公文在內容性質上也就是相對獨立的一個類別。在一個年度內，按照內部各組織機構分類，自然能夠保持公文之間內容上的主要聯(lián)系，有利于專題查找和利用檔案。

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