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如何速記會(huì)議記錄
會(huì)議記錄是開會(huì)時(shí)當(dāng)場把會(huì)議的基本情況和會(huì)議上的報(bào)告，討論的問題，發(fā)言、決議等內(nèi)容記錄下來的書面材料。會(huì)議記錄是對會(huì)議整個(gè)情況所做的真實(shí)記載，其作用在于正確反映會(huì)議情況，作為整理會(huì)議文件、匯報(bào)會(huì)議精神，研究工作等存查備考的一種歷史資料。
在會(huì)議記錄中常出現(xiàn)一些問題，如會(huì)議記錄沒有目錄，記錄本不固定，記錄員字跡潦草，用圓珠筆、純藍(lán)色墨水等不耐久材料等，為了做好會(huì)議記錄，避免以上情況發(fā)生，揚(yáng)子人才網(wǎng)職場指導(dǎo)專家建議在做會(huì)議記錄的過程中應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：
方法/步驟
記錄會(huì)議的組織情況。要寫清楚會(huì)議的名稱，開會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)、缺席和列席人員、主持人的姓名、記錄人的姓名。如果有其他需要記錄的情況，也需要作為備注記錄在案。
記錄會(huì)議的內(nèi)容。要寫明發(fā)言人的姓名，發(fā)言的內(nèi)容，包括討論的內(nèi)容、提出的建議、通過的決議等，必要時(shí)還要 記下表決情況。要記錄關(guān)于會(huì)議的相關(guān)動(dòng)態(tài)，如發(fā)言中的笑聲、掌聲、臨時(shí)中斷以及會(huì)場等重要情況。會(huì)議記錄完了要另起一行也“會(huì)議結(jié)束”。重要的會(huì)議記錄，要有主持人和記錄人在正文右下方簽字。這是會(huì)議記錄的重要組成部分。
采用速記。可能會(huì)議的參與人員較多，議題和發(fā)言較多，詳細(xì)記載比較困難，因此速記是一個(gè)比較常用的方式。把每一位發(fā)言人所講的中心意思概括出來，不要一字一句地記錄。要把重點(diǎn)放在所討論的問題上，把問題的核心點(diǎn)出來，如會(huì)議待解決的問題、提出的觀點(diǎn)、問題各個(gè)小點(diǎn)解決的方案、問題討論到最后的結(jié)果。
采用錄音方式，會(huì)后整理會(huì)議記錄。這種方式一般在重要會(huì)議上才可能運(yùn)用，如重要客戶會(huì)議、商業(yè)談判。這種方法最好征得與會(huì)人員同意后再用，否則容易對會(huì)議產(chǎn)生負(fù)面影響，甚至引發(fā)不必要的糾紛。事后整理錄音記錄，重新聽和提煉會(huì)議內(nèi)容也需要大量的時(shí)間，所以這種方法不要經(jīng)常使用。
要對會(huì)議責(zé)任人和會(huì)后實(shí)施的有效性進(jìn)行跟蹤和評估。會(huì)議上的議題需要在會(huì)議記錄中詳細(xì)而嚴(yán)明地提出，最好作為標(biāo)題，要標(biāo)明責(zé)任人、實(shí)施時(shí)間、完成時(shí)間和評估人等后續(xù)跟進(jìn)工作，讓會(huì)議的有效性得到實(shí)施，并用會(huì)議記錄加以確認(rèn)和證實(shí)。
要確保會(huì)議記錄的準(zhǔn)確性和及時(shí)發(fā)出。如果遇到不太清楚的地方，在發(fā)出以前最好跟發(fā)言人本人和會(huì)議的組織者確認(rèn)不清楚的會(huì)議內(nèi)容核實(shí)一遍，以免發(fā)出會(huì)議記錄后產(chǎn)生異議或錯(cuò)記。
END
注意事項(xiàng)
最后，分發(fā)記錄時(shí)，要最好分發(fā)后的收到確認(rèn)記錄。
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