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秘書接電話禮儀知識
在日常工作中,掌握了接聽電話的禮儀,讓對方在您親切的話語中心平氣和地談事情,通話結(jié)束后,對方會對您公司有極佳的印象。以下是小編為大家收集的秘書接電話禮儀知識,希望對大家有所幫助。
通話時聲音不宜太大,讓對方聽得清楚就可以,否則對方會感覺不舒服,而且也會影響到辦公室里其他人的工作。
接起電話時首先應自報單位名稱及所屬部門。
接聽電話時,要詢問對方單位名稱及所屬部門,接轉(zhuǎn)電話時為指定受話人提供便利。
當對方要找的人不在時,在不了解對方的動機、目的是什么時,請不要隨便傳話。未授權的情況下不要說出指定受話人的行蹤。
當你正在通電話,又碰上客人來訪時,原則上應先招待來訪客人,此時應盡快和通話對方致歉,得到許可后掛斷電話。不過,電話內(nèi)容很重要而不能馬上掛斷時,應告知來訪的客人稍等,然后繼續(xù)通話。
在電話中傳達事情時,應重復要點,對于數(shù)字、日期、時間等,應再次確認以免出錯,如果對方?jīng)]有報上自己的姓名,而直接詢問上司的去向,此時應客氣而禮貌地詢問:"對不起,請問您是哪位?"
要轉(zhuǎn)告正在接待客人的人有電話時,最好不要口頭轉(zhuǎn)達,可利用紙條傳遞口信,這樣不僅可以避免泄露秘密,也可以避免由于打岔引起的尷尬和不悅。
聽不清楚對方說話的內(nèi)容時,最好不要猶豫,應立即將狀況明確告知對方,請對方給予改善。
如果碰到對方撥錯號碼時,不可大聲怒斥,或用力掛斷電話,應該禮貌告知對方撥錯電話。 相反如果是你撥錯了電話,應該馬上向?qū)Ψ奖硎镜狼浮?/p>
如果電話突然發(fā)生故障導致通話中斷,此時務必換另外的電話再撥給對方,向?qū)Ψ浇忉屒宄?/p>
掛斷電話前的禮貌不可忽視,要確定對方已掛斷電話,才能放下聽筒。
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當打電話給某單位,若一接通,就能聽到對方親切、優(yōu)美的招呼聲,心 里一定會很愉快,使雙方對話能順利展開,對該單位有了較好的印象。在電話中只要稍微注意一下自己的行為就會給 對方留下完全不同的印象。同樣說:“你好, 這里是xx公司”。但聲音清晰、悅耳、吐字清脆,給對方留下好的印象,對方對其所在單位也會有好印象。因此要記住,接電話時,應有“代表單位形象”的意識。
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打電話時要保持良好的心情,這樣即使對方看不見你,但是從歡快的語調(diào)中也會被你感染,給對方留下極佳的印象,由于面部表情會影響聲音的變化, 所以即使在電話中,也要抱著“對方看著”的心態(tài)去應對。
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打電話過程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食,即使是懶散的姿勢對方也能夠 “聽”得出來。如果你打電話的時候,彎著腰躺在椅子上,對方聽你的聲音就是懶散的,無精打采的,若坐姿端正,所發(fā)出的聲音也會親切悅耳,充滿活力。因 此打電話時,即使看不見對方,也要當作對方就在眼前,盡可能注意自己的姿勢。
(四)迅速準確的接聽
現(xiàn)代工作人員業(yè)務繁忙,桌上往往會有兩三部電話,聽到電話鈴聲,應準確迅速地拿起聽筒,最好在三聲之內(nèi)接聽。電話鈴聲響一聲大約3秒種,若長時間無人接電話,或讓對方久等是很不禮貌的,對方在等待時心里會十分急躁,你的 單位會給他留下不好的印象。即便電話離自己很遠,聽到電 話鈴聲后,附近沒有 其他人,應該用最快的速度拿起聽筒,這樣的態(tài)度是每個人都應該擁有的, 這樣的習慣是每個辦公室工作人員都應該養(yǎng)成的。如果電話鈴響了五聲才拿起話 筒,應該先向?qū)Ψ降狼,若電話響了許久,接起電話只是“喂”了一聲,對方會 十分不滿,會給對方留下惡劣的印象。
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隨時牢記5wih技巧,所謂5w1h是指① when何時② who何人③ where何地 ④ what何事⑤ why為什么⑥ how如何進行。在工作中這些資料都是十分重要 的。對打電話,接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備,有賴于 5wih技巧。
(六)了解來電話的目的
上班時間打來的電話幾乎都與工作有關,公司的每個電話都十分重要,不可敷衍,即使對方要找的人不在,切忌只說“不在”就把電話掛了。接電話時也要盡可能問清事由,避免誤事。首先應了解對方來電的目的,如自己無法處理, 也應認真記錄下來,委婉地探求對方來電目的,就可不誤事而且贏得對方的好感。
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要結(jié)束電話交談時,一般應當由打電話的一方提出,然后彼此客氣地道別, 說一聲“再見”,再掛電話,不可只管自己講完就掛斷電話。
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