財(cái)政局檔案管理制度

　　根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)規(guī)定，制定本制度，

財(cái)政局檔案管理制度

　　l.歸檔文件材料的形成、積累、立卷、歸檔工作，是各科室的一項(xiàng)重要任務(wù)，科室應(yīng)指定兼職檔案管理人員，并實(shí)行崗位責(zé)任制。

　　2.文件材料的歸檔范圍

　　(1)本機(jī)關(guān)行政、業(yè)務(wù)和黨群組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有查考、利用、保存價(jià)值的文書材料、基建資料、財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、賬簿、音像等;

　　(2)上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門制發(fā)的文件材料、審計(jì)資料，上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、人大代表、政協(xié)委員等視察、檢查本機(jī)關(guān)工作時(shí)的指示、題詞、影像等;

　　(3)上級(jí)非業(yè)務(wù)主管部門制發(fā)的與本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)有直接聯(lián)系、需要貫徹執(zhí)行的文件材料;

　　(4)區(qū)委、區(qū)政府、區(qū)人大以及區(qū)直同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的與本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)有直接聯(lián)系的文件材料;

　　(5)下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度工作總結(jié)、年度決算報(bào)表等重要文件材料;

　　(6)其他需要?dú)w檔的資料、材料。

　　3.歸檔要求

　　(1)機(jī)關(guān)檔案實(shí)行微機(jī)化管理;

　　(2)歸檔材料齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng);

　　(3)歸檔文件線條明確、字跡清楚、紙質(zhì)優(yōu)良、簽署完備;

　　(4)保管期限劃分準(zhǔn)確，文件資料系統(tǒng)完整，按要求組成保管單位(案卷);

　　(5)案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，排列有序;

　　(6)保存的案卷均去掉金屬物;

　　(7)組卷所用的各種目錄、表格、封面、封底及卷盒等一律采用檔案行政管理部門監(jiān)制的產(chǎn)品;

　　(8)聲像材料應(yīng)標(biāo)出聲像對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)和中心內(nèi)容;

　　(9)檢索工具齊全規(guī)范。

　　4.各種門類檔案應(yīng)分別整理和組卷移交。各科室要按規(guī)定及時(shí)移交文書檔案，文書檔案要在次年6月底以前歸檔完畢;年度會(huì)計(jì)檔案，可由業(yè)務(wù)科室妥善保存一年后歸檔。

　　5.歸檔的各類檔案應(yīng)有移交目錄。移交檔案不合格者，檔案員應(yīng)拒絕接收，并由移交者按時(shí)整改補(bǔ)齊，雙方清點(diǎn)無誤后簽字存查。

　　6.檔案室對(duì)接收來的文書、會(huì)計(jì)、基建、聲像等檔案資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理、分類、排列、編號(hào)續(xù)入案卷目錄，做到存放有序，管理科學(xué)，查找方便，

資料共享平臺(tái)

　　7.檔案庫房與檔案整理、借閱、辦公要分設(shè)。庫房要有防盜、防火、防高溫、防光、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施。

　　8.建立檔案庫房管理規(guī)則。非工作需要人員不準(zhǔn)進(jìn)入庫房;與檔案無關(guān)的物品不準(zhǔn)放入庫房;庫房?jī)?nèi)不準(zhǔn)辦公、會(huì)客、閑聊;庫房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙;庫房?jī)?nèi)要保持清潔衛(wèi)生;取放檔案要隨手鎖柜，出門落鎖。

　　9.辦公室主任和檔案員應(yīng)定期對(duì)檔案的保管情況進(jìn)行全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施，保護(hù)檔案的安全無誤。

　　10.嚴(yán)格執(zhí)行《機(jī)關(guān)保密工作制度》，檔案資料不準(zhǔn)擅自擴(kuò)大借閱范圍，不準(zhǔn)擅自透露檔案內(nèi)容，不準(zhǔn)擅自將檔案資料帶出庫房。

　　11.檔案資料中的“秘密”以上密級(jí)的文件資料，不經(jīng)局長(zhǎng)批準(zhǔn)不得隨便查閱、摘抄、復(fù)制。經(jīng)批準(zhǔn)借出者，要采取必要的安全措施，嚴(yán)防泄密。

　　12.在整理檔案時(shí)清出的廢舊、重份文件，應(yīng)定期按規(guī)定銷毀，不得隨便處理或挪作他用。

　　13.建立檔案借閱制度。本局各科室查閱檔案時(shí)，說明查閱范圍，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人簽字，方可查閱。外單位查閱檔案者，須持單位介紹信，說明查閱范圍，經(jīng)主管局長(zhǎng)批準(zhǔn)后查閱。凡查、借閱檔案者，必須填寫《檔案借、查閱登記簿》。

　　14.檔案原件，原則上不準(zhǔn)借出。特殊情況需借出時(shí)，須經(jīng)主管局長(zhǎng)批準(zhǔn)，并辦理借出手續(xù)，限期歸還。在借出和歸還時(shí)交接雙方要清點(diǎn)核查，借閱者要愛護(hù)檔案，不得涂抹、撕頁、圈劃、折疊等;發(fā)現(xiàn)檔案有損壞時(shí)，要及時(shí)弄清情況，按《檔案法》有關(guān)規(guī)定，追查責(zé)任。

　　15.提高科學(xué)管理水平和服務(wù)水平。做好檔案開發(fā)利用，積極為機(jī)關(guān)科室和領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，搞好服務(wù);做好檔案資料的編研工作;配合有關(guān)科室編寫組織沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編和專題文件匯編等。

　　16.檔案室向利用者提供檔案的同時(shí)，應(yīng)附加《檔案利用效果登記表》，利用工作結(jié)束后，由利用者如實(shí)填寫，及時(shí)交回檔案室存查。

　　17.堅(jiān)守崗位，做好檔案的收集整理、歸檔立卷、庫房保管、資料保密和借閱利用等工作，不斷提高檔案工作質(zhì)量。

　　18.自覺遵守和嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理的各項(xiàng)制度，并根據(jù)實(shí)際情況不斷改進(jìn)工作，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化、規(guī)范化。

　　19.學(xué)習(xí)黨的方針政策，學(xué)習(xí)財(cái)政工作業(yè)務(wù)知識(shí)和檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，熟悉館藏檔案情況。

　　20.建立檔案員崗位責(zé)任考核與獎(jiǎng)懲制度。檔案管理情況由紀(jì)檢監(jiān)察室負(fù)責(zé)監(jiān)督，每年由局工作考核領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)檔案室和檔案員進(jìn)行一次全面檢查、考核。

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