職場(chǎng)中溝通達(dá)人的訓(xùn)練秘籍
我跟Bryan都是念工程出身的，
職場(chǎng)中溝通達(dá)人的訓(xùn)練秘籍
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會(huì)念工程，就是因?yàn)槲覀兌疾皇菢O度活潑外向的人。 但離開(kāi)學(xué)校后，我們卻都一直在做著跟專案管理相關(guān)的工作。 管理跟工程最大的差異，在于各類管理以及人的問(wèn)題上，通常都沒(méi)有唯一解。 是不可能有個(gè)什么公式加減成除一番就得出最適答案，而必須透過(guò)常態(tài)的溝通與協(xié)調(diào)，來(lái)說(shuō)服他人、整合意見(jiàn)、解決質(zhì)疑、或是贏取共識(shí)。
很多書(shū)也常在講，一個(gè)專案經(jīng)理在溝通上可能會(huì)占去他超過(guò)八成以上的時(shí)間。 可是讀工程出身的我們，溝通并不是天生的強(qiáng)項(xiàng)。 所以在這樣沖擊中，我們就只能想辦法自我調(diào)整，來(lái)讓工作能順利推展。
不過(guò)，這樣的自我調(diào)整，卻讓我們?cè)趯０腹ぷ魇畮啄晗聛?lái)，對(duì)溝通其實(shí)有些很不一樣的體悟。
很多人講到溝通，直覺(jué)想到的可能是要很會(huì)侃侃而談、把一群人逗得哈哈大笑，或最起碼說(shuō)話要像主播一樣聲音清楚、抑揚(yáng)頓挫等。 但我們發(fā)現(xiàn)一個(gè)對(duì)很多人而言可能是好消息的觀點(diǎn)：專案上的溝通，甚至整個(gè)職場(chǎng)上的溝通，其實(shí)不需要你外向、能不斷說(shuō)話、能有一籮筐笑話、能跟所有人瞬間打成一片。 你也不需要像電視主持人一樣語(yǔ)調(diào)清澈、聲音甜美、滔滔不絕。 相反的，就算你是內(nèi)向沉默的人，把握住幾個(gè)重點(diǎn)，你一樣能在職場(chǎng)上溝通無(wú)礙，并促成與他人的合作。
這些重點(diǎn)是什么呢?
1. 任何工作，先想利害關(guān)系人是誰(shuí)，找出他們的關(guān)切議題，并主動(dòng)出擊。
專案管理很重視管理「利害關(guān)系人」，也就是會(huì)因此專案執(zhí)行后得益或遭于麻煩的那群人。 所以專案經(jīng)理通常得在專案開(kāi)始前推敲他們要什么，以此來(lái)爭(zhēng)取他們的支持。
職場(chǎng)跟專案是完全一樣的.概念。 我們的工作其實(shí)都會(huì)影響很多人。 只是大部分人往往只重視老板或是客戶的需求。 但實(shí)際上，我們周圍有同事、上面有主管以及主管的主管、對(duì)外有客戶、對(duì)下有部屬。 這些人在工作上面就算跟我沒(méi)有直接的往來(lái)，也可能有間接上的影響。
舉例來(lái)說(shuō)，小李想在內(nèi)部推展一個(gè)他覺(jué)得不錯(cuò)的電腦系統(tǒng)。 他若只思考老板希望要什么或這系統(tǒng)能對(duì)公司有什么好處，然后以此去說(shuō)服別的部門一起參與，很可能會(huì)發(fā)現(xiàn)自己溝通了半天別人卻要不是沒(méi)興趣、不然就是配合得很消極。
但他若愿意從「其他同事」的角度思考一下，就會(huì)發(fā)現(xiàn)這一切其實(shí)很容易理解。 其他同事雖然可能同意這電腦系統(tǒng)很好，可是自己得多花時(shí)間輸入一些資料，必然也會(huì)因?yàn)楣ぷ髁慷ε隆?最終當(dāng)然大家就不會(huì)多興奮的配合這件事。
若小李能一開(kāi)始就理解這心情，思考這系統(tǒng)對(duì)當(dāng)事人本身能帶來(lái)什么好處，并以此來(lái)做為溝通主干。 大家理解這件事情對(duì)自身的價(jià)值，自然就會(huì)有興趣想嘗試看看了。
所以溝通協(xié)調(diào)的第一步并不在話語(yǔ)上，而在于情勢(shì)的分析，
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《職場(chǎng)中溝通達(dá)人的訓(xùn)練秘籍》(http://www.oriental01.com)。 搞清楚周圍每個(gè)人對(duì)自己工作影響力的大小，以及他們要什么、關(guān)注什么資訊，后續(xù)才能發(fā)展出對(duì)的溝通策略來(lái)。2. 規(guī)劃與準(zhǔn)備讓你的論點(diǎn)有所依據(jù)
專案管理訓(xùn)練讓我學(xué)到的另一個(gè)重點(diǎn)，在于老板交代工作后，先不要急著展開(kāi)，而應(yīng)該花些時(shí)間作思索一下整個(gè)情勢(shì)，并做出一個(gè)方便日后溝通用的規(guī)劃。 尤其在一些可能有爭(zhēng)議、誤解、或是需要協(xié)商之處，我們?cè)摫M量讓規(guī)劃詳盡——必須把心里想的事情，盡量視覺(jué)化的讓別人能輕易解讀。
這在各類工作上其實(shí)都很重要。 因?yàn)榇蟛糠稚婕岸嗳说墓ぷ髌鋵?shí)沒(méi)有絕對(duì)的單一答案。 我們的作法與看法，必然會(huì)有些人無(wú)法理解。 他們可能是沒(méi)想得周全、可能是有所誤解、可能把狀況想的簡(jiǎn)單，所以若我們只是口頭的去跟別人協(xié)調(diào)，希望別人照著自己的方案走，那可能兩邊毫無(wú)交集。 但若我們能提供一些書(shū)面的東西，并把工作規(guī)劃背后的原因交代清楚，大家就比較能聚焦，討論的進(jìn)展也會(huì)加速的多。
舉例而言，小陳的某個(gè)工作一定得要隔壁部門派人支援。 小陳絕對(duì)不該空著手去找隔壁部門的主管來(lái)討論。 因?yàn)閷?duì)方很可能不認(rèn)為這工作有這么復(fù)雜，或是不覺(jué)得這工作有這么急迫。 但若小陳做了一些完整的分析，清楚解釋為何這工作非他們支援不可、也說(shuō)明若無(wú)法獲得他們的支援狀況可能會(huì)變成如何、幾個(gè)對(duì)方可能會(huì)建議的其他選項(xiàng)又為何不可行。 準(zhǔn)備各類的說(shuō)明情境，并盡量圖表化、文字化、或視覺(jué)化，就能讓別人更容易理解他的論點(diǎn)。
別忘了，職場(chǎng)大部分人都很忙，唯有我們先讓別人知道自己有清楚想過(guò)這問(wèn)題，并把各種狀況都事先分析過(guò)，別人才會(huì)認(rèn)真以對(duì)。 而準(zhǔn)備充分，并讓論述有所本，是溝通成敗的另一個(gè)起點(diǎn)。
3. 交換與平衡的能力
專案管理教大家另一個(gè)重點(diǎn)就是面對(duì)各類變化時(shí)，我們要從「專案金三角」上思考如何交換與平衡。 一般的工作也是一樣。 當(dāng)碰到問(wèn)題需要去與他人溝通協(xié)調(diào)時(shí)，我們也該優(yōu)先想想有什么交換與平衡的方法。
這意思是，解決問(wèn)題總是要付出代價(jià)。 你能付出什么代價(jià)? 你又打算付出什么代價(jià)? 我們永遠(yuǎn)不該期待別人「純粹的好心」。 溝通與協(xié)商順利的關(guān)鍵，在于我們有能力給予別人一些價(jià)值。 這有時(shí)候是當(dāng)下的交換，也可能是從長(zhǎng)期累積的人際撲滿中取得。
舉例而言，小王今天臨時(shí)需要?jiǎng)e人加班來(lái)協(xié)助自己，如果平時(shí)他對(duì)這些工作伙伴都不理不采或態(tài)度惡劣，臨時(shí)需要?jiǎng)e人幫忙時(shí)，他不管費(fèi)多大口舌別人可能都不會(huì)答應(yīng)。 除非小王位階夠高，有權(quán)限給他們一些好處(如獎(jiǎng)金或是假期)，再不然就是他平時(shí)就有跟大家培養(yǎng)好關(guān)系。
權(quán)限畢竟是可遇不可求的東西，所以一般人最好的做法就是平時(shí)多累積「人際樸滿」。 這并不是要你�；ㄥX請(qǐng)人家吃飯喝酒、或天天買珍珠奶茶給大家，而是在工作上累積一些對(duì)他人的幫忙與讓步。
舉例而言，你知道你隔壁部門的同事最近在忙一個(gè)重要大客戶的案子。 他這案子跟自己雖然無(wú)關(guān)，可是你知道他需要采購(gòu)某個(gè)重要的原料。 他從來(lái)沒(méi)接觸過(guò)這一塊，但剛好自己常往來(lái)的幾個(gè)廠商可能有提供類似的原料。 你某天在茶水間碰到他，就可跟他聊一下。 說(shuō)自己曾經(jīng)負(fù)責(zé)過(guò)類似的工作，手上有累積一些廠商資料，方不方便提供給他參考。 若你這分享對(duì)他有用，你就存了一些錢在人際撲滿中。 就算你是個(gè)口舌笨拙的人，以此方法累積人情，下次換你需要幫忙時(shí)，你去找他協(xié)商事情一定也會(huì)容易的多。
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