檔案管理工作具體流程

　　檔案管理就是檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)，

檔案管理工作具體流程

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　　一、 目的：為加強(qiáng)和規(guī)范公司檔案管理，建立起良好的檔案運(yùn)行管理制度，提高檔案利用效率及品質(zhì)。

　　二、 檔案整理：

　　編 碼：由綜合部統(tǒng)一編碼。(見附件一)

　　備 注：如遇有新增文件或遺漏文件，各個(gè)部門需及時(shí)進(jìn)行預(yù)先的統(tǒng)計(jì)與整理，最后匯總到綜合部

　　門進(jìn)行統(tǒng)一的編碼。

　　整理方法：由綜合部整理出‘范本’，各部門則按‘范本’對各自部門的文件進(jìn)行整理。(見附件一)

　　備 注：如在整理的方法上有更好的建議，請及時(shí)聯(lián)絡(luò)綜合部門進(jìn)行修正。

　　檔案歸檔：(1)、原則上每一項(xiàng)工作一結(jié)束，就需將所有的相關(guān)資料送至檔案室進(jìn)行歸檔。

　　(2)、對于正在進(jìn)行的各項(xiàng)工作所涉及的文件，各部門應(yīng)作好‘預(yù)先歸檔’工作，整理方法

　　與‘范本’雷同。

　　外來文件的收發(fā)：由檔案室進(jìn)行統(tǒng)一接收，并作好登記、存檔，再分發(fā)到各個(gè)職能部門，各部門在接收到資料時(shí)也應(yīng)作好相應(yīng)的登記與歸檔。

　　備 注：原則上檔案室均保留原稿，如有特殊情況需保留復(fù)印件需在‘文件收發(fā)記錄表’(見附件三)上的備注欄上注明。

　　檔案資料的發(fā)行：如因工作上的需要，有些部門需備有相關(guān)檔案資料，此時(shí)應(yīng)填寫‘檔案資料發(fā)行申請表’(如附件四)并經(jīng)核準(zhǔn)后再由檔案室統(tǒng)一發(fā)行。

　　備 注：(1)、當(dāng)有新的檔案資料時(shí)，檔案室應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更新、回收、發(fā)行等工作。

　　(2)、各種發(fā)行檔案資料需蓋有‘檔案發(fā)行章’才能生效，嚴(yán)禁私自對各種發(fā)行的檔案進(jìn)行復(fù)印。

　　印章管理：閩泰、泰爾隆、博泰三個(gè)檔案專用章，并各分設(shè)‘受付’、‘發(fā)行’、‘作廢’三枚印章蓋在文件背面，執(zhí)照等證件除外)，

資料共享平臺(tái)

《檔案管理工作具體流程》(http://www.oriental01.com)。

　　(1)所有的檔案資料需蓋有‘受付’章 ------ 紅色

　　(2)發(fā)行的檔案資料需蓋有‘發(fā)行’章 ------- 蘭色

　　(3)對于過期或失效的檔案應(yīng)改有‘作廢’章------- 蘭色

　　(4)檔案的‘受付’、‘發(fā)行’、‘作廢’應(yīng)做相關(guān)的履歷(如附件五)。

　　檔案的使用審批程序：(書籍、技術(shù)資料手冊、宣傳資料除外)

　　(1) 查閱：在檔案室現(xiàn)場查閱，不得帶離。

　　A：查閱本部門檔案：查閱人填申請表 → 部門負(fù)責(zé)人審批

　　B：查閱非部門檔案：

　�、� B級(jí)檔案查閱：填申請表 → 部門負(fù)責(zé)人審批 → 檔案相關(guān)部門的負(fù)責(zé)人審批

　　② A級(jí)檔案查閱：填申請表 → 部門負(fù)責(zé)人審批 → 檔案相關(guān)部 門的負(fù)責(zé)人審批 → 公司負(fù)責(zé)人審批(副總→總經(jīng)理)

　　(注：證件、合同等關(guān)系到公司運(yùn)營等相關(guān)證件需經(jīng)總經(jīng)理審批，其余只需副總審批即可)

　　(2) 借閱：只限于B級(jí)檔案。

　　A：程序：填申請表 → 部門負(fù)責(zé)人審批

　　B：時(shí)間：三天，如續(xù)借則需再次填寫申請表。

　　(3) 復(fù)印、摘抄：

　　A：程序：填申請表 → 部門負(fù)責(zé)人審批 → 公司負(fù)責(zé)人審批

　　(4) 備注：A級(jí)檔案即機(jī)密檔案;B級(jí)檔案即是A級(jí)檔案除外的普通檔案。

　　(5) “檔案使用申請表”詳見附件六。

　　書籍、技術(shù)資料、宣傳資料的使用程序的

　　(1) 借閱：只需在登記表上(如附件七)作相關(guān)的登記。

　　(2) 領(lǐng)用：只限于宣傳資料，但也需在‘宣傳資料領(lǐng)用登記表’上登記(如附件八)。

　　備注：在統(tǒng)計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)各部門均有合同、標(biāo)書、到貨、代理、授權(quán)、協(xié)議等清單復(fù)印件，此資料的整理方法待原件全部整理完畢后，再進(jìn)行統(tǒng)一的收集、整理、發(fā)行。

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