對(duì)高校辦公室科學(xué)化管理的建議
摘 要： 由于舊體制與舊思想已不符合時(shí)代的要求，因而我國(guó)高校辦公室管理中存在一些不足之處。在新形勢(shì)下，為了更好地發(fā)揮院系辦公室的作用，更好地服務(wù)于教學(xué)、科研工作，服務(wù)于高校的發(fā)展事業(yè)，作者通過(guò)研究對(duì)高效辦公室科學(xué)化管理提出科學(xué)化建議，主要包括采用科學(xué)化的管理手段和工作人員素質(zhì)的優(yōu)化。
關(guān)鍵詞： 高校辦公室管理 科學(xué)化管理建議 工作人員素質(zhì)
1.高校辦公室管理工作存在的問(wèn)題
隨著我國(guó)教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校管理中遺留的舊體制與舊思想已經(jīng)不符合時(shí)代的要求。高校辦公室管理中存在著一些不足之處。首先是職責(zé)與業(yè)務(wù)范圍方面的問(wèn)題。我國(guó)高校辦公系統(tǒng)的業(yè)務(wù)隨著教育事業(yè)的不斷發(fā)展而擴(kuò)展，新業(yè)務(wù)不斷出現(xiàn)。這就對(duì)辦公室的職責(zé)及業(yè)務(wù)范圍提出了挑戰(zhàn)，若不合理處置，則會(huì)導(dǎo)致混亂。其次是缺乏明確的分工與目標(biāo)體制。由于高校辦公室工作性質(zhì)的繁、細(xì)、雜等特點(diǎn)，缺乏明確的分工與目標(biāo)體制，很多辦公室系統(tǒng)都處于“混沌”狀態(tài)。最后是人員的任用與管理方面的問(wèn)題。由于舊體制的緣故，辦公室人員的任用從屬于教育、教學(xué)人員，如安排家屬工作，這種體制存在諸多弊端。而在人員管理方面，也缺乏有效的管理機(jī)制，工作人員效率低下、積極性不高。在新形勢(shì)下，為了更好地發(fā)揮院系辦公室的作用，更好地服務(wù)于教學(xué)、科研工作，服務(wù)于高校的發(fā)展事業(yè)，筆者提出以下建議。
2.高校辦公室科學(xué)化管理建議
2.1管理科學(xué)化。管理工作規(guī)范化、制度化，手段現(xiàn)代化是科學(xué)化管理的有力保障。
2.1.1管理制度化。過(guò)去，教育與管理模式上的固態(tài)結(jié)構(gòu)，使高等學(xué)校辦公室長(zhǎng)期處于被動(dòng)、附庸的地位，其職責(zé)大多限于事務(wù)性管理和服務(wù)，在工作方式上主要因襲傳統(tǒng)，因此，高校辦公室的制度就無(wú)從談起。根據(jù)學(xué)校的發(fā)展需要和實(shí)際出發(fā)，建立一系列規(guī)章制度，使高校辦公室的每一項(xiàng)工作都有章可循、有規(guī)可依。強(qiáng)化人本意識(shí)，建立既能約束又能激勵(lì)的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制和政策，營(yíng)造人盡其才、才盡其用的工作環(huán)境，激勵(lì)、調(diào)動(dòng)工作人員的主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性。要規(guī)范辦事程序，明確辦事的先后次序、具體步驟和基本要求，特別是不得越級(jí)，不能推諉。
制度化主要是指建立、健全崗位明確職責(zé)分工，進(jìn)行目標(biāo)管理和考核。在制定工作人員崗位責(zé)任制時(shí)，必須按每個(gè)人的職責(zé)和任務(wù)作出明確而具體的規(guī)定，每項(xiàng)工作務(wù)必有具體的目標(biāo)要求。時(shí)間性強(qiáng)的工作則要求規(guī)定出完成的時(shí)限，切忌籠統(tǒng)，盡可能地制定出定量目標(biāo)及其要求，以有利于考核。與此同時(shí)制定出相應(yīng)的.獎(jiǎng)懲制度，切實(shí)避免干多、干少、干好、干壞一個(gè)樣。建章立制是科學(xué)化管理的有力保障。它既可保證不同工作崗位上的管理人員應(yīng)有的獨(dú)立性，又能調(diào)動(dòng)起他們工作的積極性。
2.1.2管理手段現(xiàn)代化。一是建立良好的工作秩序。首先，建立合理的接待制度，不要讓一個(gè)個(gè)不速之客把一天的時(shí)間搞得支離破碎，難以集中時(shí)間做事。其次，辦公室設(shè)置要合理，光線適當(dāng)；辦公用具擺放在伸手可得的位置；配備舒適的轉(zhuǎn)椅；電話鈴聲音量適當(dāng)；文件要分門別類放好，急辦的放在顯眼的位置。最后，提高說(shuō)話效率，接打電話不要沒(méi)完沒(méi)了，最好每次都不要超過(guò)三分鐘；縮短交際時(shí)間，該說(shuō)“不”的時(shí)候就要說(shuō)“不”，想走就立即告辭。二是辦公手段現(xiàn)代化。辦公手段現(xiàn)代化，是指辦公室自動(dòng)化。即將電子計(jì)算機(jī)及各類自動(dòng)化技術(shù)設(shè)備運(yùn)用于辦公手段之中，以達(dá)到提高管理效率，提高管理效能之目的。計(jì)算機(jī)運(yùn)用于辦公室，主要是通過(guò)建立數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。即將師資檔案、學(xué)籍檔案、科研管理檔案等數(shù)據(jù)資料錄入數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，達(dá)到快捷調(diào)取、檢索的目的。例如：教師評(píng)定職稱，就可依據(jù)評(píng)定條件，將教師的工作量、科研課題、已發(fā)表的論文級(jí)別及其數(shù)量、教師的學(xué)識(shí)結(jié)構(gòu)和再提高的情況，以及教師獲獎(jiǎng)的級(jí)別等情況，一并調(diào)出計(jì)算機(jī)。對(duì)照評(píng)審條件，迅速準(zhǔn)確地給教師下個(gè)結(jié)論。利用計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，不僅可以對(duì)本系部情況了如指掌，而且對(duì)全校乃至全國(guó)范圍內(nèi)的新動(dòng)態(tài)能及時(shí)掌握。
2.2工作人員素質(zhì)優(yōu)化。工作人員素質(zhì)優(yōu)化包括提升職業(yè)素養(yǎng)、注重工作效率和力求工作創(chuàng)新三個(gè)方面。
2.2.1提升職業(yè)素養(yǎng)。辦公室每位工作人員，都應(yīng)當(dāng)具備優(yōu)良的業(yè)務(wù)素質(zhì)和高尚的職業(yè)道德，這不僅是任職的基本要求，而且是對(duì)黨和國(guó)家忠誠(chéng)的一種基本素質(zhì)和升華。為此，應(yīng)該做到：第一，忠于職守。一項(xiàng)工作，敷衍了事幾個(gè)小時(shí)就能完成，但認(rèn)認(rèn)真真、想方設(shè)法去做，則可能需要更長(zhǎng)的時(shí)間。工作的認(rèn)真程度很難以定量的指標(biāo)進(jìn)行考核。辦公室工作人員要正確認(rèn)識(shí)辦公室工作的社會(huì)意義和社會(huì)價(jià)值。不論是自己選擇的還是組織安排的崗位，不論是從事領(lǐng)導(dǎo)工作還是具體工作，都要有達(dá)觀敬業(yè)的精神，一絲不茍、兢兢業(yè)業(yè)地對(duì)待工作中的每一個(gè)問(wèn)題，認(rèn)真處理好工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)。第二，合理規(guī)劃。許多高校辦公室工作人員不善于規(guī)劃自己的工作，不分輕重緩急，工作沒(méi)有目標(biāo)，遇到什么做什么，導(dǎo)致該做的沒(méi)有做，在不該做的工作上卻花了很多時(shí)間。忙于工作的這種精神固然是好的，但并不能說(shuō)明善于利用時(shí)間，因?yàn)槟硞�(gè)人從早忙到晚所做的事情，有的人可能幾個(gè)小時(shí)甚至更短時(shí)間內(nèi)就完成了。因此，辦公室工作人員應(yīng)該對(duì)需要處理的事務(wù)進(jìn)行合理規(guī)劃，制訂完善的工作計(jì)劃、把一些例行性的日常工作程序化，以節(jié)約時(shí)間。第三，勇于負(fù)責(zé)。在工作中要敢于堅(jiān)持原則，并主動(dòng)承擔(dān)由于工作行為所產(chǎn)生的一切后果。這就要求高度的責(zé)任感和使命感，堅(jiān)持原則，實(shí)事求是，不投機(jī)取巧，不文過(guò)飾非，不推卸責(zé)任，要及時(shí)檢討自己在工作中的失誤和過(guò)錯(cuò)，以消除自己的淺見(jiàn)與過(guò)失給工作帶來(lái)的消極影響。
2.2.2注重工作效率。當(dāng)今的社會(huì)是一個(gè)快節(jié)奏的社會(huì)，樹立雷厲風(fēng)行、高效運(yùn)轉(zhuǎn)的工作作風(fēng)是時(shí)代的要求。講求實(shí)效，快速準(zhǔn)確地處理工作上的各種事務(wù)，是對(duì)辦公室工作人員業(yè)務(wù)道德規(guī)范的基本要求。在工作中應(yīng)當(dāng)做到：首先，要準(zhǔn)確無(wú)誤、分工合作。辦公室工作人員除了要有強(qiáng)烈的責(zé)任心和嫻熟的職業(yè)技能外，還要吃透政策，明確意圖，摸清情況，選擇適當(dāng)?shù)男袨榉绞胶头椒�，�?jǐn)慎應(yīng)對(duì)可能發(fā)生的意外情況。其次，要不斷尋找工作中的差距，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)，處理要得當(dāng)，萬(wàn)萬(wàn)不可因小失大，事倍功半。再次，科學(xué)地分工是提高效率的關(guān)鍵。辦公室工作事務(wù)繁雜，更需要合理分工。同教師的教學(xué)工作比較，辦公室工作人員在履行其職能時(shí)，更離不開與他人的協(xié)作。例如：對(duì)教學(xué)質(zhì)量的追蹤檢查，需要教師、學(xué)生的配合。對(duì)師資的管理，需要教學(xué)秘書、科研秘書的合作。除此之外，還要與各個(gè)教研室、研究室聯(lián)系。可以說(shuō)系辦公室與校長(zhǎng)辦公室、教務(wù)處、科研處、總務(wù)處，以及全校各系、部均有廣泛的聯(lián)系與合作�！昂献鳌保枰k公室工作人員具有較強(qiáng)的協(xié)同能力，懂得協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)、教工、學(xué)生之間的關(guān)系。然后是善于應(yīng)變、靈活協(xié)調(diào)。由于現(xiàn)在社會(huì)工作節(jié)奏加快，辦事講究速度和效率，辦公室工作人員對(duì)新事物應(yīng)該有高度的敏銳性，及時(shí)捕捉新問(wèn)題，并加以分析整合。遇到突發(fā)和意外事件時(shí)，要有及時(shí)處理問(wèn)題的應(yīng)急能力。
2.2.3力求工作創(chuàng)新。工作的開展和整個(gè)世界的發(fā)展一樣，是個(gè)不停運(yùn)轉(zhuǎn)的過(guò)程。創(chuàng)新是內(nèi)部矛盾運(yùn)動(dòng)規(guī)律的客觀反映和必然要求，是工作推進(jìn)的不竭源泉。工作創(chuàng)新是一個(gè)實(shí)實(shí)在在的工作過(guò)程，必須有明確的目標(biāo)、可靠的措施、及時(shí)的反饋和不斷的改進(jìn)。工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)不可能是一帆風(fēng)順的，特別是“創(chuàng)新”，本身就意味著這是一個(gè)必須付出艱苦勞動(dòng)的過(guò)程。要想在工作中成功實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，就必須摒棄個(gè)人的保守思想，自覺(jué)克服“按傳統(tǒng)方式辦事、不求有功事但求無(wú)過(guò)”等消極思想的影響，保持內(nèi)心積極創(chuàng)新的熱情和動(dòng)力。加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不但是每個(gè)人提高自身綜合素質(zhì)的有效手段，更是提高創(chuàng)新能力和水平的可靠保障。高校辦公室工作人員應(yīng)該把加強(qiáng)學(xué)習(xí)作為一種自覺(jué)行動(dòng)，遵守學(xué)習(xí)制度、落實(shí)學(xué)習(xí)要求，積極把握各級(jí)組織、部門組織的各類學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會(huì)，以扎實(shí)的學(xué)風(fēng)投入到對(duì)各類知識(shí)的學(xué)習(xí)之中。通過(guò)學(xué)習(xí)建立完善的知識(shí)體系，并將知識(shí)資源存儲(chǔ)在辦公室的知識(shí)庫(kù)之中，在領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)便及時(shí)提供知識(shí)支持，實(shí)現(xiàn)知識(shí)創(chuàng)新。
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