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我國瀕危歷史檔案的搶救與保護研究
作者：郭莉珠唐躍進張美芳馬翀王宜欣張建華李婧
檔案學(xué)通訊 2009年04期
我國悠久的歷史為我們沉淀了大量的珍貴歷史檔案。據(jù)國家檔案局2007年統(tǒng)計，目前僅保存在全國各級各類檔案館的檔案有3.3億多卷（件），其中建國前形成的歷史檔案共3300多萬卷（件），它們反映了中華民族在各個歷史時期的政治、經(jīng)濟、文化生活，是人類智慧的結(jié)晶和中華民族寶貴的精神財富。由于各種原因，一些歷史檔案正在受到不同程度的損毀，有的已處于瀕危狀態(tài)，如何采取有效而科學(xué)的手段來盡可能地延續(xù)這些歷史檔案的壽命是檔案保護的重要課題之一。
為了更好地展開相關(guān)研究，本課題組在2005-2008年三年多的時間里，通過文獻檢索、資料收集、問卷調(diào)查和實地調(diào)研，共收集了約400萬字的相關(guān)資料，經(jīng)過認真研究，首先對瀕危歷史檔案的定義進行界定，隨之制訂了歷史檔案的損壞等級，最終形成了調(diào)研報告、研究報告和我國瀕危歷史檔案的搶救與保護指南。
課題組在對100家各級檔案館（包含所有省級檔案館和省會城市檔案館）進行問卷調(diào)查的基礎(chǔ)上，根據(jù)不同情況選擇了國家、省、市和縣級檔案館有代表性的12家檔案館的歷史檔案進行了抽樣調(diào)查，共計抽樣1782卷，84132頁，通過分析和總結(jié)，初步了解了目前我國歷史檔案保護中存在的主要問題，同時針對這些問題提出一些具體的建議與對策。
一、存在的主要問題
調(diào)研結(jié)果顯示，各種損壞情況在歷史檔案中均有不同程度的存在，其中殘缺、污染、蟲蛀出現(xiàn)的比例較高，另外，印章字跡的褪色和擴散現(xiàn)象較為嚴重。南方地區(qū)檔案館的蟲霉危害比較嚴重，西北地區(qū)歷史檔案的干裂較多。從總體上看，我國對歷史檔案的搶救與保護研究主要集中在損壞檔案的修復(fù)技術(shù)，如修裱、紙張補洞、字跡恢復(fù)等方面，而對歷史檔案的保護現(xiàn)狀、種類與分布情況、損壞程度及搶救方案等方面缺乏深入與系統(tǒng)的研究，對歷史檔案的總體保護重視不夠。存在的主要問題是還沒有開展全面、系統(tǒng)的普查工作及對整個歷史檔案的搶救與修復(fù)工作缺乏科學(xué)管理。
1.尚未開展全國性的歷史檔案調(diào)查
在每年的統(tǒng)計數(shù)據(jù)中，關(guān)于檔案修復(fù)的信息基本只能了解到需要保護的檔案總數(shù)和當(dāng)年已經(jīng)修復(fù)的數(shù)量，然而這些檔案中歷史檔案的損壞程度如何，其具體信息內(nèi)容如何，稀缺珍貴與否，有多少已面臨瀕危等等一些問題都不能準(zhǔn)確掌握。由于沒有全面調(diào)查造成了對歷史檔案保護總體狀況了解不夠全面和系統(tǒng)，以至于難以制訂有針對性的保護方案和長期保護策略。
而作為歷史檔案搶救和保護的主要實施者，一些檔案館目前尚未做過全館館藏情況的相關(guān)普查，因此，對本館館藏歷史檔案的各方面情況只是大致了解，并不能做到細致入微。在宏觀層面保護策略缺失的情況下，各檔案館的歷史檔案保護工作往往各自為政，缺乏協(xié)調(diào)和相應(yīng)的指導(dǎo)，這就使得歷史檔案的保護工作缺乏整體性的把握及其長期的計劃性，以至實施搶救工作時對具體檔案的針對性不強，這樣就影響了瀕危歷史檔案的搶救與保護。
2.搶救與修復(fù)過程缺乏科學(xué)管理
在歷史檔案的搶救和保護過程中，一方面缺乏必要的管理策略，對需要搶救的歷史檔案沒有制訂詳細的搶救計劃，更沒有進行搶救后的鑒定與驗收。另一方面缺乏科學(xué)管理，例如，一些檔案館在對紙質(zhì)檔案進行濕托修裱工作中，有的工作人員因沒有按規(guī)范進行操作而使修復(fù)后的檔案存在隱患。個別檔案館在進行檔案修裱時由于未對字跡材料進行耐水性測試而盲目進行濕托造成字跡擴散，使一些歷史檔案由于朱絲欄的嚴重擴散而造成整冊變?yōu)榧t色。
二、開展全國性歷史檔案調(diào)查
開展全國性歷史檔案調(diào)查是制訂歷史檔案保護策略和保護計劃的前提和基礎(chǔ)。縱觀我國目前歷史檔案保護情況，缺乏基礎(chǔ)性調(diào)查工作無疑是諸多問題中較為突出并亟待解決的首要問題。世界各主要文化遺產(chǎn)國幾乎都進行過有關(guān)文化遺產(chǎn)的全國性大普查，無論是西方的英、法、德、意，還是東方的韓、日，其文化遺產(chǎn)保護基本上都是從普查開始的。國內(nèi)文博系統(tǒng)已進行了三次大規(guī)模的全國性普查，圖書部門也于2007年對古籍善本著手進行全國性普查工作，但歷史檔案的全國性調(diào)查目前尚未納入日程。
應(yīng)該說，對歷史檔案進行全國性調(diào)查是檔案保護中不可或缺的一環(huán)，通過對全國性調(diào)查可以對歷史檔案保護的總體情況有一個全面、系統(tǒng)的掌握，從而為我國歷史檔案保護事業(yè)奠定科學(xué)有據(jù)的工作基礎(chǔ)。通過調(diào)查，一方面可以從浩如煙海的館藏檔案中找出急需保護的瀕危歷史檔案；另一方面，全面了解歷史檔案的保存現(xiàn)狀和信息情況對隨后搶救和保護策略的實施具有重要意義。同時，通過對調(diào)查所得數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和整理，可以進一步構(gòu)建全國歷史檔案各項信息的數(shù)據(jù)平臺。
調(diào)查工作主要有以下四個方面：
1.調(diào)查內(nèi)容
全國歷史檔案的調(diào)查范圍應(yīng)包括各級各類檔案館中保管的1949年中華人民共和國成立以前形成的各類檔案。所調(diào)查的內(nèi)容主要包括兩個方面，即對檔案館保護狀況的調(diào)查和對歷史檔案個體情況的調(diào)查。
首先，對檔案館保護狀況的調(diào)查是對各個檔案館歷史檔案保護情況的宏觀調(diào)查，主要是掌握我國歷史檔案的數(shù)量與分布范圍、保存時間、地點與保存方式等情況，旨在了解目前全國各級各類檔案館歷史檔案保護情況，找出存在的主要問題，分析歷史檔案損壞、瀕危的原因；另一方面，在了解現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，解決目前現(xiàn)有保護工作中的問題，為制訂有針對性和可行性的搶救措施和保護方案提供參考。
其次，對歷史檔案個體調(diào)查的主要目的是對全國范圍歷史檔案的載體情況、保存現(xiàn)狀、損壞程度、形成時間、信息內(nèi)容、記錄形式、重要與否等相關(guān)方面有一個整體上的把握。
2.調(diào)查方法
在確定調(diào)查目標(biāo)和內(nèi)容的情況下，選用何種調(diào)查方法不但會影響整個調(diào)查工作的進程，還將對調(diào)查結(jié)果的可信度和精確度產(chǎn)生重要影響。目前，可以采用普查、抽樣調(diào)查、重點調(diào)查和典型調(diào)查四種方法，這四種方法各有側(cè)重，不同的檔案館可以根據(jù)自己館的具體情況選擇一種或多種方法進行調(diào)查。
(1)普查是一種全面性調(diào)查，即對檔案館全部館藏歷史檔案進行普遍性的、逐卷（件）、逐頁的調(diào)查，本方法適用于館藏歷史檔案數(shù)量不多的檔案館。
(2)抽樣調(diào)查是科學(xué)研究方法中的重要技術(shù)之一，該方法依據(jù)隨機原理，抽取一部分館藏歷史檔案作為樣本，在置性區(qū)間內(nèi)，推算館藏歷史檔案的整體情況。抽樣調(diào)查主要又分以下三種。
簡單隨機抽樣——根據(jù)隨機數(shù)表，隨機抽取館藏歷史檔案總體的一部分樣本進行分析，從而去推斷總體館藏歷史檔案情況。本方法可初步了解館藏歷史檔案的現(xiàn)狀，為開展其它調(diào)查方法奠定基礎(chǔ)。
等距隨機抽樣——在館藏歷史檔案中依一定間隔進行取樣，進而組成樣本進行分析，以反映館藏歷史檔案整體狀況。本方法可較為客觀和具體地反映館藏歷史檔案的保存情況，適用于館藏歷史檔案數(shù)量較大的檔案館。
分層隨機抽樣——先將館藏歷史檔案總體按某種特征分為若干層，然后再從每一層內(nèi)進行隨機或等距抽樣。本方法可縮減總體抽樣的工作量，提高樣本的代表性，增加抽樣結(jié)果的可靠性，適用于館藏歷史檔案數(shù)量較大、形成時間跨度較大、保存場所不一、來源多樣的檔案館。
(3)重點調(diào)查是一種非全面調(diào)查。它是在館藏歷史檔案中選擇一部分重點歷史檔案進行調(diào)查，這些重點歷史檔案在館藏歷史檔案中雖然只是一部分，但它們在所研究現(xiàn)象的總量中卻占有較大比重，因而對它們進行調(diào)查就能夠反映全部現(xiàn)象的基本情況。一般來講，在調(diào)查任務(wù)只要求掌握基本情況時，就可以采用重點調(diào)查。
(4)典型調(diào)查是一種非全面調(diào)查。它是根據(jù)調(diào)查的目的和要求，在對館藏歷史檔案進行全面分析的基礎(chǔ)上，選擇少數(shù)有代表性的歷史檔案，進行深入周密的調(diào)查研究。其特點在于：調(diào)查數(shù)量少，具有代表性。
3.樣本量的確定
樣本量的確定不但要保證調(diào)查結(jié)果的可靠性，還需考慮調(diào)查對象的特點以及所能使用的資源。調(diào)查中，檔案館可根據(jù)自身館藏歷史檔案的數(shù)量、調(diào)查選用的方法、調(diào)查歷史檔案的損壞和珍貴程度、調(diào)查所能使用的經(jīng)費、參加調(diào)查的人員等情況，確定具體的樣本量。一般情況是依據(jù)館藏量來確定抽取的樣本量，館藏與抽取樣本量的關(guān)系見下表：
4.調(diào)查流程
館藏歷史檔案調(diào)查流程見圖1。
圖1 館藏歷史檔案調(diào)查流程
三、實施瀕危歷史檔案搶救與保護的工程化管理
工程化管理是對一個工程從概念設(shè)想到正式運營的全過程進行管理。因為瀕危歷史檔案不同于一般的歷史檔案，對其的搶救和保護過程實施工程化管理旨在對瀕危歷史檔案搶救工作的全過程，根據(jù)瀕危歷史檔案搶救的實際要求，按工程化管理的思想來進行科學(xué)管理。
1.制訂瀕危歷史檔案搶救方案
瀕危歷史檔案搶救方案是對瀕危歷史檔案的搶救進行總體設(shè)計和規(guī)劃；其任務(wù)是以保護瀕危歷史檔案的真實性和完整性為原則進行科學(xué)的整體策劃，制訂系統(tǒng)和詳盡的搶救措施等，它在瀕危歷史檔案搶救工作的全過程中，具有綱領(lǐng)性的地位。因此，在制訂方案前，要進行充分地摸底調(diào)查，弄清楚哪些是亟待搶救的，數(shù)量有多少，搶救力量和水平怎么樣，如何做到有的放矢，編制搶救館藏瀕危歷史檔案的方案，努力實現(xiàn)最大限度地延長檔案壽命的目標(biāo)。
2.構(gòu)建瀕危歷史檔案搶救信息平臺
充分利用計算機、網(wǎng)絡(luò)和通訊技術(shù)，設(shè)立開放性、分布式的瀕危歷史檔案搶救信息平臺，其內(nèi)容主要有三個方面：一是建立各類基礎(chǔ)資料和信息庫，包括搶救材料種類、產(chǎn)地、品種、規(guī)格和價格等；二是設(shè)立專家數(shù)據(jù)庫，將我國檔案搶救與保護方面的專家納入其中，在制訂搶救計劃和具體的搶救操作中可以針對不同的搶救對象，請相關(guān)專家進行指導(dǎo)；三是將已搶救的檔案全部納入信息庫中，建立一個完整的搶救過程數(shù)據(jù)體系，同時，提供已有的搶救實驗方法和成功與失敗的案例；實現(xiàn)搶救信息采集、傳輸、存儲、管理和服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化。
建議建立國家檔案局、省和市（地）三級互聯(lián)的管理動態(tài)信息系統(tǒng)平臺，對全國的檔案搶救工作進行監(jiān)測管理，以實時數(shù)據(jù)庫、歷史數(shù)據(jù)庫、集成信息庫為支撐，提高搶救和保護的信息化程度。
3.建立搶救檔案
搶救檔案是指把搶救前的檔案狀況以及搶救原則、方法、材料、時間、人員等所有的詳細記錄所形成的檔案。應(yīng)將搶救檔案與搶救后的檔案一同歸檔。建立搶救檔案的意義在于：第一，它可以在一定程度上保證檔案原件不被后人在再次搶救中隨意改變原有材料和形制；第二，如果檔案原件的原貌被改變了，那么什么時候改變的，改變的依據(jù)是什么，都可以通過搶救檔案查詢到有關(guān)信息；第三，一份科學(xué)完備的搶救檔案可以為后人在再次搶救中提供檔案原貌的第一手參考資料；第四，搶救檔案保留了搶救信息和搶救經(jīng)驗，便于同行之間相互借鑒，取長補短。現(xiàn)在，國家圖書館已經(jīng)把在搶救前制訂搶救方案和搶救后建立搶救檔案作為該館搶救工作中必須遵守的原則，并建立了計算機管理的搶救信息管理系統(tǒng)，這一做法值得我們借鑒。
4.制訂搶救材料和方法標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范
目前我國檔案搶救主要是憑搶救人員的經(jīng)驗對損壞檔案進行修復(fù)，沒有相應(yīng)的規(guī)范或標(biāo)準(zhǔn)，搶救過程中存在一些不容忽視的問題，因此，制訂搶救的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范已刻不容緩。通過制訂瀕危歷史檔案的搶救材料、技術(shù)和用具標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范，起到保證瀕危歷史檔案搶救質(zhì)量的作用。
5.規(guī)范瀕危歷史檔案搶救工作流程
瀕危歷史檔案搶救工作主要包括瀕危歷史檔案的修復(fù)和數(shù)字化兩方面，具體流程見圖2。
圖2 瀕危歷史檔案搶救流程圖
6.建立瀕危歷史檔案搶救評估機制
評估的主要內(nèi)容是：對搶救后的檔案進行質(zhì)量驗收，同時，還應(yīng)對搶救過程進行檢查，如采用的搶救方法是否有利于瀕危歷史檔案的長久保存與保護，搶救方法是否科學(xué)合理，搶救的過程是否嚴格按相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)進行等。
7.完善檔案保護教育培訓(xùn)及資質(zhì)認證制度
依托國家檔案局教育培訓(xùn)中心、中國檔案學(xué)會檔案保護技術(shù)委員會和高校，培養(yǎng)檔案搶救與修復(fù)專業(yè)人員，提高現(xiàn)有檔案搶救與修復(fù)人員的理論水平和操作技能，按有關(guān)的上崗要求對檔案搶救與修復(fù)從業(yè)人員進行資質(zhì)認證。
作者介紹：郭莉珠，唐躍進，張美芳，中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院。（北京 100872）
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