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構(gòu)建高職高專院校教學(xué)檔案分類實體的思考論文
高職高專院校的教學(xué)檔案，是學(xué)校教學(xué)經(jīng)驗、技術(shù)資源儲備的形式，是學(xué)校教師集體勞動成果和智慧的結(jié)晶，是衡量學(xué)院管理水平和教學(xué)質(zhì)量的重要依據(jù)，是學(xué)院檔案的主體、核心和重點。凡在教學(xué)管理和教學(xué)活動中直接形成的對學(xué)校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像和實物等不同形式的歷史記錄，都是教學(xué)檔案。
上個世紀九十年代，國家教委相繼頒布了《高等學(xué)校檔案實體分類法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，經(jīng)過十幾年來的實踐，各高校對它分類范疇的界定，客觀上保證了分類體系的連續(xù)性這一優(yōu)勢有了進一步的認識。隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展，特別是高職高專院校人才培養(yǎng)工作自身特點的需要，我們也發(fā)現(xiàn)，原來確定的歸檔范圍和保管期限，已不能適應(yīng)當(dāng)前教學(xué)改革和發(fā)展的需要，給當(dāng)前的檔案管理工作造成了一些困擾。因此，筆者認為，高職高專院校應(yīng)在繼續(xù)保持《實體分類法》和《工作規(guī)范》特點優(yōu)勢的前提下，適應(yīng)當(dāng)前人才培養(yǎng)工作水平評估的需要，進行必要的修訂工作，以期適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理發(fā)展的需要。本文就此作一些探討，以求同行賜教。
一、教學(xué)檔案實體分類構(gòu)建的原則
以教育部高職高專人才培養(yǎng)工作水平評估體系為標(biāo)準，以《高等學(xué)校檔案實體分類法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》為參照，結(jié)合高職高專院校辦學(xué)方向和人才培養(yǎng)目標(biāo)的正確定位，結(jié)合學(xué)校教學(xué)工作和檔案工作的自身特點，與時俱進、開拓創(chuàng)新、求真務(wù)實，科學(xué)地界定歸檔范圍和保管期限，構(gòu)建符合高等職業(yè)技術(shù)教育發(fā)展需要的教學(xué)檔案分類實體。
1、嚴格地遵循教學(xué)工作的規(guī)律。高等職業(yè)教育辦學(xué)的一個明顯特點和人才培養(yǎng)目標(biāo)，就是培養(yǎng)技能型、應(yīng)用型人才，由人才培養(yǎng)目標(biāo)決定了它的一切必須按教學(xué)規(guī)律辦學(xué)，教學(xué)檔案同樣應(yīng)遵循教學(xué)規(guī)律。
2、鮮明地體現(xiàn)教學(xué)檔案的特點。黨群類、行政類、基建類、設(shè)備類等類別的檔案，其內(nèi)涵具有普遍性，唯有教學(xué)檔案它的內(nèi)涵更為豐富，它的實體更是豐滿，教學(xué)檔案是高職高專院校檔案的主體。
3、科學(xué)地保持教學(xué)檔案的內(nèi)在聯(lián)系。從教學(xué)類檔案的構(gòu)建來看，其縱向脈絡(luò)是比較清晰、相對獨立的，而其橫向聯(lián)系卻是非常緊密的，如；招生、學(xué)籍、畢業(yè)生之間；專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、實習(xí)教學(xué)、實驗教學(xué)之間；師資、課務(wù)、考務(wù)、質(zhì)量評價、學(xué)風(fēng)建設(shè)之間等，整個教學(xué)過程的每個環(huán)節(jié)始終是相互聯(lián)系、不可分割的。
4、創(chuàng)新地形成教學(xué)檔案管理的長效機制。制度的建立不是一個很長、很復(fù)雜的過程，但是，執(zhí)行和鞏固制度的過程也許是一個漫長而艱辛的過程。通過高職高專院校人才培養(yǎng)工作水平評估，以評促建，創(chuàng)新地形成教學(xué)檔案管理的長效機制，建設(shè)的過程更加重要。
二、教學(xué)檔案實體分類構(gòu)建的內(nèi)涵
教學(xué)檔案實體分類的框架設(shè)計為十四條一級條目，各條目之間既相對獨立，又有聯(lián)系，每個一級條目下面設(shè)有二級條目若干個，有的二級條目下面還設(shè)有三級條目若干，按學(xué)年度，由校、系、教研室三級分別進行收集、整理和歸檔，按電子文件和紙質(zhì)文件的不同載體分別歸檔、保管。
1、綜合（JX11）。主要是教學(xué)管理和教學(xué)基本情況的文件材料。如：上級下達的有關(guān)教學(xué)工作的文件材料；學(xué)校教育事業(yè)發(fā)展規(guī)劃；產(chǎn)學(xué)研合作方案、成果、總結(jié)；學(xué)院教學(xué)工作計劃、總結(jié)；學(xué)院教學(xué)管理工作規(guī)章制度匯編；學(xué)院教學(xué)工作會議記錄；學(xué)院教學(xué)基本建設(shè)規(guī)劃；學(xué)院教學(xué)設(shè)備的裝備情況；圖書館藏書情況；校園網(wǎng)建設(shè)情況；體育器械統(tǒng)計情況；學(xué)院運動會材料等等，這些檔案材料的保管期限大部份為永久。
2、師資（JX12）。主要是師資隊伍結(jié)構(gòu)和建設(shè)方面的文件材料。如：學(xué)院師資隊伍建設(shè)規(guī)劃、師資隊伍建設(shè)實施意見、年度工作計劃及總結(jié)；教師和教學(xué)管理人員工作職責(zé)、工作規(guī)范；教師崗位聘任合同書；國家、省、院各級人才培養(yǎng)工程對象材料；專業(yè)帶頭人、骨干教師、雙師型教師材料；青年教師培養(yǎng)方案及實施辦法；教師獲院級及以上各類教學(xué)、科研評獎申報、評審材料及證書復(fù)印件；教師獲各級各類先進表彰情況匯總；教師業(yè)務(wù)檔案；外聘、兼職教師管理文件、資格審批、協(xié)議書、匯總表等材料；校內(nèi)“雙肩挑”教師兼課資格審批表、匯總表；教學(xué)工作量統(tǒng)計匯總表等等，這些檔案材料的保管期限為永久或長期。其中教師業(yè)務(wù)檔案是一項面廣量大的建設(shè)任務(wù)，要求每一位教師都必須建立業(yè)務(wù)檔案。
3、招生（JX13）。主要是招生及新生錄取工作方面的文件材料。如：上級有關(guān)招生工作的文件材料；招生計劃、錄取率、報到率統(tǒng)計材料；新生錄取材料及新生名單；學(xué)院招生工作計劃、總結(jié)材料；委培、代培、自費生計劃、合同及名單；新生素質(zhì)調(diào)查材料等等，這些檔案材料的保管期限永久、長期、短期都有。
4、學(xué)籍（JX14）。主要是學(xué)生學(xué)籍管理及獎懲情況的文件材料。如：新生入學(xué)登記表；每學(xué)年初在校學(xué)生名冊；在校學(xué)生檔案；學(xué)生學(xué)籍卡；學(xué)生照片冊；學(xué)生學(xué)籍變更材料（升級、參軍、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)）；學(xué)生獎勵材料（獎學(xué)金、優(yōu)秀學(xué)生）；學(xué)生處分材料等等，這些檔案材料的保管期限為永久或長期。其中學(xué)生檔案也是一項面廣量大的建設(shè)任務(wù)，要求為每一位在校的學(xué)生都建立檔案。
5、畢業(yè)生（JX15）。主要是學(xué)生畢業(yè)就業(yè)工作方面的文件材料。如：上級有關(guān)畢業(yè)生就業(yè)的文件材料；畢業(yè)生工作計劃、總結(jié)；畢業(yè)生畢業(yè)資格審核材料；畢業(yè)生驗印名冊；畢業(yè)生一次性就業(yè)率證明材料、統(tǒng)計表；畢業(yè)生當(dāng)年年底就業(yè)率證明材料、統(tǒng)計表；畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議、合同；單位用(聘用)畢業(yè)生審核備案表；畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤、信息反饋材料、質(zhì)量分析報告等等，這些檔案材料的保管期限永久、長期、短期都有。
6、專業(yè)建設(shè)（JX16）。主要是人才培養(yǎng)目標(biāo)和專業(yè)建設(shè)方面的文件材料。如：人才培養(yǎng)目標(biāo)論證報告；新開或調(diào)整專業(yè)的社會調(diào)研記錄、申報、審批材料；各專業(yè)建設(shè)規(guī)劃；專業(yè)建設(shè)方案、年度實施計劃、建設(shè)工作總結(jié)；各專業(yè)指導(dǎo)委員會工作記錄；各專業(yè)教學(xué)計劃；專業(yè)教學(xué)計劃調(diào)整審批材料等等，這些檔案材料的保管期限大部份為長期。
7、課程建設(shè)（JX17）。主要是課余建設(shè)和教材工作的文件材料。如：課程建設(shè)規(guī)劃；院級以上重點課程建設(shè)申報材料、審批、驗收材料；分專業(yè)各課程（理論、實踐）教學(xué)大綱匯編；學(xué)期各課程（理論、實踐）授課計劃；選修課程內(nèi)容介紹匯編；雙語教學(xué)課程建設(shè)相關(guān)材料；學(xué)院教材建設(shè)規(guī)劃，年度實施計劃；省、國家級建設(shè)教材申報材料、審批、驗收材料；院級以上獲獎教材統(tǒng)計表、證書復(fù)印件及樣書；參加各級各類出版教材編審統(tǒng)計表及樣書；自編校本教材、教學(xué)指導(dǎo)書、實驗、實習(xí)指導(dǎo)書和習(xí)題集、教學(xué)參考資料統(tǒng)計表及樣書；各專業(yè)選用教材目錄、審批表；教材訂購計劃表；各課程選用（理論、實踐）教材統(tǒng)計表及樣本；教材采購及管理實施辦法；教學(xué)聲像資料、多媒體課件建設(shè)統(tǒng)計表及實樣；教學(xué)內(nèi)容、方法、手段等改革相關(guān)材料；優(yōu)秀、典型教案；重要的集體備課記錄；選修課開設(shè)課程名稱、課程表；重修課開設(shè)報名表、課程表、授課計劃、學(xué)生考勤材料等等，這些檔案材料的保管期限永久、長期、短期都有。
8、實習(xí)教學(xué)（JX18）。主要是教學(xué)實習(xí)、畢業(yè)設(shè)計、技能鑒定方面的文件材料。如：各系學(xué)期實習(xí)教學(xué)工作計劃、總結(jié)；院內(nèi)、外實訓(xùn)基地建設(shè)材料（建設(shè)報告、建設(shè)計劃、建設(shè)總結(jié)、協(xié)議書等）；實習(xí)學(xué)生、實習(xí)指導(dǎo)教師（學(xué)院、企業(yè)）名單和實習(xí)場所匯總表；實習(xí)（專業(yè)認識、實習(xí)、課程設(shè)計等）指導(dǎo)書、授課計劃、任務(wù)書、指導(dǎo)記錄；學(xué)生畢業(yè)設(shè)計（論文）管理文件；學(xué)生畢業(yè)設(shè)計（論文）任務(wù)書、指導(dǎo)記錄；畢業(yè)設(shè)計成果材料；學(xué)生畢業(yè)設(shè)計（論文）成績匯總表；學(xué)生畢業(yè)設(shè)計（論文）成績匯總表；學(xué)院職業(yè)技能鑒定站組織鑒定工作材料；學(xué)生專業(yè)技能、職業(yè)技能、職業(yè)資格證書考證通過率統(tǒng)計材料等等，這些檔案材料的保管期限永久、長期、短期都有。
9、實驗教學(xué)（JX19）。主要是實驗室建設(shè)方面的文件材料。如：實驗室建設(shè)報告、批復(fù)、建設(shè)總結(jié)材料；實驗室建設(shè)報告、批復(fù)、建設(shè)總結(jié)材料；實驗指導(dǎo)書、指導(dǎo)記錄、實驗報告；實驗開出項目、開出率匯總表；實驗室材料購置、消耗、庫存明細表；實驗室、機房、多媒體、語音室、專業(yè)教室等教學(xué)設(shè)備臺賬、使用記錄、管理規(guī)章制度等等，這些檔案材料的保管期限永久、長期、短期都有。
10、課務(wù)（JX20）。主要是教學(xué)進程開課計劃等文件材料。如：院歷；院歷；教學(xué)進程表；理論和實踐教學(xué)總課程表、課程與任課教師安排表；系、部學(xué)期任課教師（專任、雙肩挑、外聘、兼職）基本情況統(tǒng)計表；調(diào)課審批表；教室日志等等，這些檔案材料的保管期限永久或短期。
11、考務(wù)（JX21）。主要是考試和能力測試方面的文件材料。如：課程試題庫和試卷庫；班級/課程期末試卷；各課程（理論、實踐教學(xué)）學(xué)生成績記錄表（含平時、期中、期末、總評成績）；按課程歸類補考試卷；補考成績記錄表；重修課考試試卷；重修課考試試卷；選修課成績記錄表；系、部按課程進行的教學(xué)效果分析；考場、監(jiān)考、巡考人員安排表；監(jiān)考人員培訓(xùn)會材料；考場記錄；考試違紀成績處理材料；學(xué)生英語應(yīng)用能力考試通過率統(tǒng)計材料（三、四、六級等）；學(xué)生計算機應(yīng)用能力考試通過率統(tǒng)計材料（省、國家）；普通話水平測試等通過材料等等，這些檔案材料的保管期限永久、長期、短期都有。
12、質(zhì)量評價（JX22）。主要是教學(xué)質(zhì)量評價評估方面的文件材料。如：學(xué)院關(guān)于教學(xué)質(zhì)量保障與監(jiān)控工作文件；學(xué)院關(guān)于教學(xué)質(zhì)量保障與監(jiān)控工作文件；教學(xué)管理規(guī)程匯編；教學(xué)質(zhì)量期初、期中、期末檢查計劃、總結(jié)材料；教師、學(xué)生座談會記錄；學(xué)期各級教學(xué)督導(dǎo)工作計劃、記錄、總結(jié)；學(xué)生信息員教學(xué)信息處理記錄材料；教師、學(xué)生教學(xué)質(zhì)量座談會記錄；同行、領(lǐng)導(dǎo)聽課記錄；各類專項教學(xué)評估材料；教學(xué)質(zhì)量測評材料；教師評學(xué)材料；教學(xué)異常個案處理材料等等，這些檔案材料的保管期限為長期。
13、學(xué)風(fēng)建設(shè)（JX23）。主要是學(xué)生素質(zhì)、學(xué)風(fēng)教育方面的文件材料。如：學(xué)生素質(zhì)教育規(guī)劃；開展學(xué)生素質(zhì)教育活動材料；加強學(xué)風(fēng)建設(shè)措施材料；學(xué)生參加院級以上科技競賽、發(fā)明創(chuàng)造、發(fā)表論文、體育獲獎等統(tǒng)計表、證書復(fù)印件；院級以上優(yōu)秀班集體表彰材料；按年度在校學(xué)生素質(zhì)評價、分析報告等等，這些檔案材料的保管期限永久、長期、這些檔案材料的保管期限永久、長期、短期都有。
14、教學(xué)研究（JX24）。主要是教學(xué)研究工作方面的文件材料。如：上級有關(guān)教學(xué)研究工作的文件材料；學(xué)報；教師和教學(xué)管理人員在社會學(xué)術(shù)團體中任職情況；學(xué)院及以上教科研成果申報材料、審批、驗收材料；系（部）教學(xué)研究工作會議記錄；教研室教學(xué)研究工作會記錄、教研活動記錄；教師獲教研、科研成果一覽表等等，這些檔案材料的保管期限永久、長期、這些檔案材料的保管期限永久、長期、短期都有。
三、教學(xué)檔案實體分類構(gòu)建的意義
由教學(xué)檔案的本質(zhì)屬性，決定了它在高職高專院校人才培養(yǎng)工作水平評估中的重要地位，與人才培養(yǎng)工作水平評估密不可分。因此，科學(xué)地構(gòu)建教學(xué)檔案的分類實體，是各校規(guī)范教學(xué)管理秩序、加強教學(xué)檔案制度化建設(shè)，做好“迎評促建”的一項非常重要的建設(shè)性工作。
1、規(guī)范了高職高專院校教學(xué)工作的秩序
根據(jù)教育部《高等專科學(xué)校、職業(yè)技術(shù)學(xué)院、成人高院校教學(xué)管理要點》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，科學(xué)地構(gòu)建教學(xué)檔案的分類實體，對高職高專學(xué)校的教學(xué)常規(guī)管理本身是一個很大的促進，規(guī)范了教學(xué)工作的秩序。
2、豐富了高職高專院校教學(xué)檔案的館藏
學(xué)校人才培養(yǎng)工作的主要信息大量地積累在教學(xué)檔案里，由教學(xué)檔案記載和反映著學(xué)院的人才培養(yǎng)水平。教學(xué)檔案提供的都是教學(xué)工作各個環(huán)節(jié)中形成的原始材料，這些材料是教學(xué)效果的客觀真實反映，是教學(xué)成果的不斷積累，足以證明學(xué)院的辦學(xué)實力和教學(xué)水平。與時俱進、科學(xué)地延伸教學(xué)檔案分類實體，將豐富教學(xué)檔案館藏的內(nèi)涵。
3、提升了高職高專院校教學(xué)檔案的水平
根據(jù)高職高專院校人才培養(yǎng)工作水平評估標(biāo)準的要求，科學(xué)地構(gòu)建教學(xué)檔案的分類實體，形成教學(xué)檔案管理的長效機制，這是一個創(chuàng)建的過程，也是一個不斷創(chuàng)新的過程，極大地拓寬了檔案人員的視野，拓展了檔案工作的思路，創(chuàng)新了教學(xué)檔案管理的模式，提升了高職高專院校教學(xué)檔案的水平。
參考文獻：
1、國家教委《高等學(xué)校檔案實體分類法》（1993）
2、國家教委《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》（1993）
3、教育部高等教育司《高職高專院校人才培養(yǎng)工作水平評估》（人民郵電出版社，北京 2004.6.）
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