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高職院校檔案信息化建設(shè)分析論文
摘要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，作為高技能人才培養(yǎng)搖籃的高職院校的檔案工作也顯得尤為重要，為更好地為學(xué)校的教科研工作提供服務(wù)與支持，檔案管理工作從傳統(tǒng)的手工模式向數(shù)字化模式轉(zhuǎn)變，基于此，就高職院校檔案信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行研究和分析，提出實現(xiàn)信息化建設(shè)的具體方法。
關(guān)鍵詞：高職院校；檔案信息化；建設(shè)
高校檔案信息化建設(shè)是高校發(fā)展的必然趨勢，在高校的人才培養(yǎng)、教育教學(xué)質(zhì)量方面發(fā)揮著重要的作用。2008年制定的《高等學(xué)校檔案管理辦法》對高校檔案數(shù)字化提出了新的要求，然而高職院校的檔案信息化建設(shè)仍處于落后、低效的狀態(tài)，因此，探索高職院校檔案信息化建設(shè)過程中的諸多問題具有一定意義。
一、高職院校檔案信息化建設(shè)的必要性。
1、高職院校檔案信息化建設(shè)是提高工作效率的重要途徑。
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案難以實現(xiàn)資源共享，在提供檔案服務(wù)利用的過程中只能通過手工檔案信息檢索，先查找目錄再到庫房翻閱原始紙質(zhì)檔案進(jìn)行核對，當(dāng)借閱者提供的信息不明確時，查閱的難度也會隨之增大。檔案數(shù)字化、信息化加工之后通過計算機系統(tǒng)進(jìn)行檢索，可以極大地提高檔案檢索的時間，提高檔案工作的效率和準(zhǔn)確率。
2、高職院校檔案信息化建設(shè)有助于促進(jìn)校務(wù)公開化，實現(xiàn)信息資源共享。
隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，高職院校檔案信息化管理的研究和運用為學(xué)校的校務(wù)信息公開提供了技術(shù)保障，學(xué)校在進(jìn)行數(shù)字化校園建設(shè)的過程中，在學(xué)校網(wǎng)站的主頁上設(shè)立檔案專題網(wǎng)頁，公布校務(wù)相關(guān)信息。此外，高職院校綜合檔案室可以依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建設(shè)信息交流平臺，實現(xiàn)校內(nèi)各職能部門、院系與檔案室之間的信息資源共享。
二、高職院校檔案信息化建設(shè)中面臨的問題。
1、設(shè)施設(shè)備層面。
高職院校一般在教學(xué)、科研方面投入較多經(jīng)費，對檔案管理方面的經(jīng)費投入較少，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)方面的經(jīng)費非常有限，影響了硬件和軟件設(shè)備購置，部分學(xué)校甚至沒有檔案管理軟件，導(dǎo)致檔案無法及時歸檔，依然采用紙質(zhì)檔案存檔、人工做檢索目錄、查檔的現(xiàn)象，影響了高職院校檔案信息化管理的效能。
2、管理模式層面。
高職院校檔案管理職責(zé)不明確，檔案管理工作不夠規(guī)范，同時由于某些資料形成周期較長，涉及部門較多，材料收集較為困難，導(dǎo)致部分資料不能及時歸檔，使得具有保存價值的檔案材料散落在材料的形成部門，沒有專人整理，造成檔案損壞或者遺失。
3、人員層面。
目前由于高職院校領(lǐng)導(dǎo)對檔案重視程度不高，對檔案隊伍建設(shè)不夠重視，所以出現(xiàn)了檔案管理人員綜合素質(zhì)不高，無法滿足檔案信息化建設(shè)要求方面的問題。具體表現(xiàn)在兩個方面，一是在思想上將檔案管理作為檔案工作的核心，未能意識到檔案信息的利用對學(xué)校的發(fā)展及教科研方面所起到的決策性作用。另一方面，檔案工作人員在統(tǒng)計分析、信息化設(shè)備、軟件、硬件操作和使用方面的技能相對缺乏，對紙質(zhì)文件信息電子化上傳，日常的系統(tǒng)維護(hù)等信息化管理方面的工作不能勝任，制約了高職院校檔案信息化管理工作的發(fā)展。
三、完善和改進(jìn)高職院校檔案信息化建設(shè)的對策。
1、完善設(shè)施設(shè)備。
首先要加強高職院校在檔案方面的經(jīng)費投入，配備性能較好的系統(tǒng)硬件、軟件及維護(hù)服務(wù)，為檔案信息化建設(shè)提供良好支持。其次，加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化的進(jìn)程，編制電子目錄和檢索工具，同時做好各類存儲設(shè)備之間的對接，通過平臺的對接實現(xiàn)檔案信息的互補與資源共享。
2、建立科學(xué)合理的檔案管理體制。
通過建立科學(xué)、規(guī)范的檔案信息化管理方面的制度，使檔案信息精準(zhǔn)、規(guī)范，實現(xiàn)資源共享。首先要制定信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)，建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)庫，對分類、編號、案卷目錄等實行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置，整合現(xiàn)有的檔案信息資源，實現(xiàn)網(wǎng)上檔案信息的生成和歸檔。其次，按照國家檔案局頒布的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，對綜合檔案室進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，建立標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的檔案管理體系，推進(jìn)綜合檔案室的數(shù)字化進(jìn)程。
3、加強檔案人才的隊伍建設(shè)。
高職院校應(yīng)基于互聯(lián)網(wǎng)時代檔案信息化管理的特征，滿足用戶需求，建立一支適應(yīng)時代發(fā)展的檔案人才隊伍。檔案工作人員不僅要擁有良好的職業(yè)素養(yǎng)，掌握檔案管理方面的專業(yè)的知識和技能，還應(yīng)了解歷史、古漢語等方面與檔案管理有關(guān)的知識。為跟上檔案信息化的發(fā)展步伐，檔案工作人員要懂得計算機、數(shù)據(jù)庫、英語等方面的專業(yè)知識，積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)或與檔案有關(guān)的講座，不斷提高自己的專業(yè)技能，努力建設(shè)一支具備專業(yè)知識與技能、掌握現(xiàn)代化管理方法，適應(yīng)檔案數(shù)字化發(fā)展的高素質(zhì)、復(fù)合型檔案人才隊伍。
四、結(jié)語。
高職院校檔案信息化建設(shè)對高職院校的檔案資源進(jìn)行了創(chuàng)新性的利用，加強了檔案工作對學(xué)校教學(xué)、科研工作中的參考價值，提高了檔案工作的效率。檔案信息化建設(shè)不僅需要學(xué)校給予設(shè)施設(shè)備當(dāng)面的支持，更需要建立科學(xué)合理的檔案管理體制，配備具有專業(yè)知識技能和信息化技術(shù)的檔案人才隊伍，才能更有效地開發(fā)檔案信息資源，加快高職院校的檔案信息化建設(shè)。
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