高職院校檔案信息化建設分析論文
摘要：隨著信息技術的不斷發(fā)展，作為高技能人才培養(yǎng)搖籃的高職院校的檔案工作也顯得尤為重要，為更好地為學校的教科研工作提供服務與支持，檔案管理工作從傳統(tǒng)的手工模式向數(shù)字化模式轉(zhuǎn)變，基于此，就高職院校檔案信息化建設過程中出現(xiàn)的問題進行研究和分析，提出實現(xiàn)信息化建設的具體方法。
關鍵詞：高職院校；檔案信息化；建設
高校檔案信息化建設是高校發(fā)展的必然趨勢，在高校的人才培養(yǎng)、教育教學質(zhì)量方面發(fā)揮著重要的作用。2008年制定的《高等學校檔案管理辦法》對高校檔案數(shù)字化提出了新的要求，然而高職院校的檔案信息化建設仍處于落后、低效的狀態(tài)，因此，探索高職院校檔案信息化建設過程中的諸多問題具有一定意義。
一、高職院校檔案信息化建設的必要性。
1、高職院校檔案信息化建設是提高工作效率的重要途徑。
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案難以實現(xiàn)資源共享，在提供檔案服務利用的過程中只能通過手工檔案信息檢索，先查找目錄再到庫房翻閱原始紙質(zhì)檔案進行核對，當借閱者提供的信息不明確時，查閱的難度也會隨之增大。檔案數(shù)字化、信息化加工之后通過計算機系統(tǒng)進行檢索，可以極大地提高檔案檢索的時間，提高檔案工作的效率和準確率。
2、高職院校檔案信息化建設有助于促進校務公開化，實現(xiàn)信息資源共享。
隨著信息技術的飛速發(fā)展，高職院校檔案信息化管理的研究和運用為學校的校務信息公開提供了技術保障，學校在進行數(shù)字化校園建設的過程中，在學校網(wǎng)站的主頁上設立檔案專題網(wǎng)頁，公布校務相關信息。此外，高職院校綜合檔案室可以依托互聯(lián)網(wǎng)技術建設信息交流平臺，實現(xiàn)校內(nèi)各職能部門、院系與檔案室之間的信息資源共享。
二、高職院校檔案信息化建設中面臨的問題。
1、設施設備層面。
高職院校一般在教學、科研方面投入較多經(jīng)費，對檔案管理方面的經(jīng)費投入較少，導致檔案信息化建設方面的經(jīng)費非常有限，影響了硬件和軟件設備購置，部分學校甚至沒有檔案管理軟件，導致檔案無法及時歸檔，依然采用紙質(zhì)檔案存檔、人工做檢索目錄、查檔的現(xiàn)象，影響了高職院校檔案信息化管理的效能。
2、管理模式層面。
高職院校檔案管理職責不明確，檔案管理工作不夠規(guī)范，同時由于某些資料形成周期較長，涉及部門較多，材料收集較為困難，導致部分資料不能及時歸檔，使得具有保存價值的檔案材料散落在材料的形成部門，沒有專人整理，造成檔案損壞或者遺失。
3、人員層面。
目前由于高職院校領導對檔案重視程度不高，對檔案隊伍建設不夠重視，所以出現(xiàn)了檔案管理人員綜合素質(zhì)不高，無法滿足檔案信息化建設要求方面的問題。具體表現(xiàn)在兩個方面，一是在思想上將檔案管理作為檔案工作的核心，未能意識到檔案信息的利用對學校的發(fā)展及教科研方面所起到的決策性作用。另一方面，檔案工作人員在統(tǒng)計分析、信息化設備、軟件、硬件操作和使用方面的技能相對缺乏，對紙質(zhì)文件信息電子化上傳，日常的系統(tǒng)維護等信息化管理方面的工作不能勝任，制約了高職院校檔案信息化管理工作的發(fā)展。
三、完善和改進高職院校檔案信息化建設的對策。
1、完善設施設備。
首先要加強高職院校在檔案方面的經(jīng)費投入，配備性能較好的系統(tǒng)硬件、軟件及維護服務，為檔案信息化建設提供良好支持。其次，加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化的進程，編制電子目錄和檢索工具，同時做好各類存儲設備之間的對接，通過平臺的對接實現(xiàn)檔案信息的互補與資源共享。
2、建立科學合理的檔案管理體制。
通過建立科學、規(guī)范的檔案信息化管理方面的制度，使檔案信息精準、規(guī)范，實現(xiàn)資源共享。首先要制定信息化管理的標準，建立統(tǒng)一標準的數(shù)據(jù)庫，對分類、編號、案卷目錄等實行統(tǒng)一的標準設置，整合現(xiàn)有的檔案信息資源，實現(xiàn)網(wǎng)上檔案信息的生成和歸檔。其次，按照國家檔案局頒布的'《數(shù)字檔案館建設指南》，對綜合檔案室進行數(shù)字化建設，建立標準、規(guī)范的檔案管理體系，推進綜合檔案室的數(shù)字化進程。
3、加強檔案人才的隊伍建設。
高職院校應基于互聯(lián)網(wǎng)時代檔案信息化管理的特征，滿足用戶需求，建立一支適應時代發(fā)展的檔案人才隊伍。檔案工作人員不僅要擁有良好的職業(yè)素養(yǎng)，掌握檔案管理方面的專業(yè)的知識和技能，還應了解歷史、古漢語等方面與檔案管理有關的知識。為跟上檔案信息化的發(fā)展步伐，檔案工作人員要懂得計算機、數(shù)據(jù)庫、英語等方面的專業(yè)知識，積極參加檔案業(yè)務培訓或與檔案有關的講座，不斷提高自己的專業(yè)技能，努力建設一支具備專業(yè)知識與技能、掌握現(xiàn)代化管理方法，適應檔案數(shù)字化發(fā)展的高素質(zhì)、復合型檔案人才隊伍。
四、結(jié)語。
高職院校檔案信息化建設對高職院校的檔案資源進行了創(chuàng)新性的利用，加強了檔案工作對學校教學、科研工作中的參考價值，提高了檔案工作的效率。檔案信息化建設不僅需要學校給予設施設備當面的支持，更需要建立科學合理的檔案管理體制，配備具有專業(yè)知識技能和信息化技術的檔案人才隊伍，才能更有效地開發(fā)檔案信息資源，加快高職院校的檔案信息化建設。
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