企業(yè)檔案信息化建設(shè)實(shí)踐思考論文

　　摘要：本文主要講述了企業(yè)檔案信息化的必要性，企業(yè)信息化建設(shè)管理的主要問(wèn)題以及完善企業(yè)檔案信息化建設(shè)的主要對(duì)策。

　　關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；信息建設(shè)；措施

　　一、企業(yè)檔案信息化的必要性

　�。ㄒ唬┢髽I(yè)文檔一體化辦公趨勢(shì)加強(qiáng)的重要選擇

　　我國(guó)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到了進(jìn)一步的普及，文檔一體化已經(jīng)成為檔案管理未來(lái)主要的發(fā)展趨勢(shì)，必須要將檔案管理系統(tǒng)與各個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行有效的結(jié)合，并且實(shí)現(xiàn)高效管理，才能夠真正的提高企業(yè)檔案管理的效率，并且降低企業(yè)成本。

　�。ǘ�）增強(qiáng)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的重要途徑

　　市場(chǎng)信息本身具有的時(shí)效性以及準(zhǔn)確性對(duì)企業(yè)的收集、存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)提出了較高的要求，為了能夠更清晰的認(rèn)識(shí)到自身的優(yōu)缺點(diǎn)，必須要不斷的提高企業(yè)檔案的信息化建設(shè)，才能夠全面的分析出自身的優(yōu)缺點(diǎn)，并且在最短的時(shí)間內(nèi)得出最為科學(xué)、正確的結(jié)果，為企業(yè)的決策提供強(qiáng)有力的依據(jù)。

　　二、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

　�。ㄒ唬┤狈Ρ匾�的重視

　　為了能夠更好的發(fā)展企業(yè)，大部分企業(yè)管理人員將大部分精力放到拓展企業(yè)建設(shè)中，一味的追求經(jīng)濟(jì)效益，而忽視了對(duì)企業(yè)檔案信息資源的管理工作，甚至一部分企業(yè)管理人員沒(méi)有意識(shí)到企業(yè)檔案資料管理的重要性，在大部分時(shí)間內(nèi)一直都在沿用傳統(tǒng)的資料管理方法，進(jìn)而導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作十分的落后，遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒(méi)有緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐。

　�。ǘ�）缺乏規(guī)范的策劃與指導(dǎo)

　　企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的時(shí)候，由于缺乏綜合素質(zhì)較高的信息技術(shù)人才，進(jìn)而導(dǎo)致信息化建設(shè)的時(shí)候，管理人員并不能起到很好的引導(dǎo)作用，導(dǎo)致建設(shè)工作比較緩慢，并且收效十分有限。另外，檔案管理在進(jìn)行信息化建設(shè)的時(shí)候，缺少規(guī)范的策劃和指導(dǎo)，浪費(fèi)了大量的人力、物力，甚至還會(huì)影響到企業(yè)的發(fā)展。

　�。ㄈ�）企業(yè)缺少必要的技術(shù)投入

　　企業(yè)檔案在進(jìn)行信息化建設(shè)的時(shí)候，對(duì)于技術(shù)的依賴性比較高，甚至一部分檔案資料經(jīng)過(guò)時(shí)間的腐蝕，導(dǎo)致一部分字符并不能清晰的辨認(rèn)，需要相應(yīng)的儀器設(shè)備來(lái)完成相應(yīng)的輸出工作，進(jìn)而導(dǎo)致企業(yè)往往需要購(gòu)進(jìn)大量的先進(jìn)設(shè)備，對(duì)企業(yè)具有必要的資金需求。檔案信息化建設(shè)工作并沒(méi)有真正的引起企業(yè)的重視，導(dǎo)致企業(yè)并不愿意進(jìn)行技術(shù)建設(shè)的投入，從一定程度上阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

　�。ㄋ模�檔案信息化建設(shè)發(fā)展不平衡

　　一部分企業(yè)能夠開展檔案信息化建設(shè)工作，但是，一部分中小型企業(yè)并沒(méi)有進(jìn)行檔案信息化建設(shè)工作。即便是已經(jīng)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的企業(yè)，其發(fā)展也存在著不平衡，比如規(guī)模比較大、效益比較好的企業(yè)，其檔案信息化建設(shè)投入比較大，并且取得了比較好的效益。一些規(guī)模比較小、效益比較差的企業(yè)，檔案信息化建設(shè)工作比較落后，甚至流行于形式，并沒(méi)有得到真正的落實(shí)。一般情況下，大型企業(yè)信息化建設(shè)往往要超出中小型企業(yè)，東部發(fā)達(dá)地區(qū)企業(yè)超出中西部企業(yè)。

　　（五）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范不統(tǒng)一

　　大部分大中型企業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)存在著一定的差異性，企業(yè)系統(tǒng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)并沒(méi)有得到真正的統(tǒng)一，檔案數(shù)據(jù)以及錄用信息不對(duì)稱，往往會(huì)導(dǎo)致大量的檔案信息丟失。企業(yè)檔案信息化建設(shè)的時(shí)候，不僅會(huì)對(duì)原有的數(shù)據(jù)進(jìn)行更改和遷移，還必須要保障其安全，所以，短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的統(tǒng)一已經(jīng)成為迫在眉睫的內(nèi)在需求。

　　三、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的有效途徑

　�。ㄒ唬┲贫�檔案信息化建設(shè)的制度與方案

　　檔案信息化建設(shè)的方案必須要符合相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)的要求，并且要從企業(yè)發(fā)展的宏觀角度以及微觀角度加以確認(rèn)，最終將其發(fā)展為戰(zhàn)略高度，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的順利開展。

　�。ǘ�）培養(yǎng)積極服務(wù)企業(yè)和社會(huì)的思想

　　為了能夠充分的發(fā)揮出企業(yè)檔案的作用和價(jià)值，必須要樹立科學(xué)、良好的服務(wù)意識(shí)，并且要將檔案信息開放，實(shí)現(xiàn)資源的共享，檔案管理工作不能僅僅局限于查詢以及利用等方式，必須要不斷的深入探索，挖掘出信息檔案的更多價(jià)值。企業(yè)檔案部門必須要不斷的更新自身的理念，充分的意識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，將其上升到戰(zhàn)略角度，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的投入，不斷的促進(jìn)我國(guó)檔案信息化建設(shè)工作，才能夠更好的為企業(yè)、為社會(huì)服務(wù)。

　�。ㄈ�）加強(qiáng)信息化人才培養(yǎng)

　　企業(yè)檔案管理人員必須要不斷的提高自身的綜合素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水平，加強(qiáng)管理科學(xué)、信息技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)等知識(shí)，才能夠適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需求。企業(yè)檔案管理人員必須要積極探索企業(yè)檔案信息服務(wù)方式，主動(dòng)開發(fā)企業(yè)檔案內(nèi)有用的信息，才能夠充分的發(fā)揮出企業(yè)資料檔案的作用和價(jià)值。企業(yè)檔案部門必須要積極的引用信息技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)等方面的優(yōu)秀人才，從資金和技術(shù)等方面給予支持，盡快建立管理型人才，并且逐漸的培養(yǎng)復(fù)合型人才，來(lái)滿足檔案信息化建設(shè)的需求。

　�。ㄋ模┨嵘�企業(yè)管理

　　企業(yè)檔案信息化建設(shè)能夠有效的實(shí)現(xiàn)各個(gè)業(yè)務(wù)部門之間的銜接，形成的文件能夠直接通過(guò)文件管理系統(tǒng)歸入到檔案系統(tǒng)，檔案管理人員對(duì)整編庫(kù)進(jìn)行有效的審核，將合格的文件直接歸入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，沒(méi)有合格的文件就退還給相關(guān)部門。進(jìn)而能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)之間的有效銜接，實(shí)現(xiàn)了文件隨辦隨歸，及時(shí)的保障檔案歸檔工作的準(zhǔn)確性和完整性。

　�。ㄎ澹�構(gòu)建檔案信息化建設(shè)管理的規(guī)范體系

　　為了能夠保障企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的順利開展，必須要建立相應(yīng)的規(guī)范體系，所以，企業(yè)必須要采取必要的措施，制定規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)體系，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)不僅能夠?yàn)槿藗兲峁┍匾�的服�?wù)，還會(huì)帶來(lái)諸多負(fù)面影響，如果不能規(guī)范信息資源建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，就會(huì)導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)比較混亂。所以，企業(yè)必須要建立完整而規(guī)范的檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，為企業(yè)檔案信息化建設(shè)提供穩(wěn)定的環(huán)境，并且保障其標(biāo)準(zhǔn)型和有序性。另外，為了能夠保障檔案信息化建設(shè)的安全，必須要設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，從根本上保障企業(yè)信息資源具有一定的限制性，方便企業(yè)的管理。

　　參考文獻(xiàn):

　　[1]安金子.論企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展問(wèn)題及發(fā)展方向[J].經(jīng)濟(jì)生活文摘（下半月），2012（12）.

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