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關(guān)于高校數(shù)字檔案館建設(shè)探討論文
論文摘要:在分析當(dāng)前高校數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上,探討了高校建立數(shù)字檔案館的必要性,并針對(duì)目前建設(shè)過(guò)程中遇到的問(wèn)題,提出了相應(yīng)的解決方案。
論文關(guān)鍵詞:數(shù)字檔案館 信息安全 檔案人才 檔案意識(shí)
在互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展和全球信息化建設(shè)的國(guó)際環(huán)境下,對(duì)信息資源開(kāi)發(fā)利.}}j的程度成為衡量一個(gè)國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平和綜合圍力的重要標(biāo)志之一,數(shù)字化建設(shè)的程度也決定了周家信息基礎(chǔ)水平的高低。檔案館作為社會(huì)信息資源系統(tǒng)的重要組成部分,也正面臨著數(shù)字時(shí)代的挑戰(zhàn)。高校是各種先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的前沿陣地,也是最先使川先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的實(shí)驗(yàn)場(chǎng)所。此,建設(shè)高校數(shù)字檔案館為全社會(huì)服務(wù),是大勢(shì)所趨,也是高校檔案工作進(jìn)入信息化時(shí)代的必然結(jié)果。
目前,國(guó)內(nèi)一些知名大學(xué)諸如上海交通大學(xué)、南京大學(xué)、東南大學(xué)等學(xué)校的檔案館已經(jīng)在校園網(wǎng)上開(kāi)通了自己的主頁(yè)。他們充分利用網(wǎng)絡(luò)提供的先進(jìn)技術(shù),宣傳高校檔案工作,樹(shù)立高校檔案的新形象,建立高校檔案的新模式,為高校數(shù)字化檔案館的建設(shè)提供了寶貴的經(jīng)驗(yàn)。
1 數(shù)字化檔案館的概念
“數(shù)字化檔案館”有廣義和狹義之分。廣義的數(shù)字梢案館是指用于存儲(chǔ)和利川檔案信息資源的信息空問(wèn),一個(gè)南眾多的檔案資源庫(kù)群、檔案信息資源處理巾心及檔案州戶(hù)群構(gòu)成的數(shù)字檔案館群體;狹義的數(shù)字檔案館是指其中的個(gè)體檔案館,它代表的是一種信息環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)施的構(gòu)建。也就是軟、硬件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和組織實(shí)體的建立,具體內(nèi)容包括館藏檔案數(shù)字化以及檔案信息的采集、鑒定、整理、存儲(chǔ)、傳遞、檢索、保管、保護(hù)、利和統(tǒng)計(jì)等。
數(shù)字檔案館的Ⅱj現(xiàn)和科技的高速發(fā)展密切相關(guān),它是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)普遍應(yīng)的基礎(chǔ)上,利數(shù)字化手段,以網(wǎng)絡(luò)化的方式將分散的電子檔案信息資源進(jìn)行連接,使檔案信息的利用不受時(shí)問(wèn)和空間的限制,實(shí)現(xiàn)資源共享的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)。
2 數(shù)字檔案館在高校的發(fā)展現(xiàn)狀
目前,數(shù)字檔案館的建設(shè)正在同內(nèi)眾多高校巾如火如茶地進(jìn)行著。其中以上海交通大學(xué)、南京大學(xué)、東南大學(xué)、浙汀大學(xué)等高校為代表已經(jīng)取得了著成效。上海交通大學(xué)存2009年初順利通過(guò)了南上海市檔案局組織的成果鑒定,這不僅標(biāo)志著上海交通大學(xué)在數(shù)字檔案館建設(shè)和應(yīng).}{j方面取得了實(shí)質(zhì)性成果,在數(shù)字化卡當(dāng)案館平面化服務(wù)向立體化服務(wù)的轉(zhuǎn)變歷程巾處于全同領(lǐng)先水平,而且還標(biāo)志著全周高校第一個(gè)數(shù)字檔案館建設(shè)成功。
上海交通大學(xué)數(shù)字檔案館系統(tǒng)運(yùn).多種先進(jìn)技術(shù),整合各類(lèi)檔案信息資源,建立了集成式的數(shù)字檔案業(yè)務(wù)工作平臺(tái).通過(guò)檔案站和校史博物館網(wǎng)站向校外用戶(hù)提供了全方位、一門(mén)式的數(shù)字檔案信息服務(wù)。南京大學(xué)數(shù)字梢案館建設(shè)也走在全同高校的前列,在學(xué)校的教學(xué)、科研、管理T_作巾發(fā)揮了重要的作用。
目前,南京大學(xué)已經(jīng)完成了“‘南大之星’多媒體檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)(6.0版)”“南京大學(xué)教授成果管理系統(tǒng)”“南京大學(xué)研究生論文電子版上傳與管理系統(tǒng)”“南京大學(xué)畢業(yè)生電子和學(xué)位電子照片管理系統(tǒng)”等的開(kāi)發(fā)和運(yùn)行,搭建了數(shù)字檔案館檔案信息管理平臺(tái),實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的網(wǎng)上收集、開(kāi)發(fā)和利用。東南大學(xué)在2003年推行辦公自動(dòng)化,2004年開(kāi)始電子公文網(wǎng)上歸檔,初步實(shí)現(xiàn)了義檔一體化管理,目前文檔一體化管理已經(jīng)十分成熟。浙江大學(xué)于2005年起開(kāi)始探索高校數(shù)字檔案館建設(shè)道路,以適應(yīng)學(xué)校建設(shè)“數(shù)字化校園”的需求和國(guó)家檔案事業(yè)發(fā)展的宏觀要求,在對(duì)國(guó)內(nèi)外數(shù)字檔案館建設(shè)實(shí)踐與理論研究的深入學(xué)習(xí)和探討的基礎(chǔ)上,對(duì)數(shù)字檔案館內(nèi)涵提出了全新的詮釋?zhuān)业搅艘粭l有特色的數(shù)字檔案館建設(shè)之路。
綜合來(lái)看,到目前為止,高校數(shù)字檔案館主要發(fā)揮了3個(gè)方面的作用:一是介紹、宣傳檔案館的基本狀況和利瑁方法;二是介各個(gè)學(xué)校的基本狀況;三是提供數(shù)字查詢(xún)。從上述幾所高校數(shù)字檔案館建設(shè)來(lái)看,數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比,有著豐富的數(shù)字化資源、海量的存儲(chǔ)、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開(kāi)放、信息的共享等優(yōu)點(diǎn),這些優(yōu)勢(shì)是傳統(tǒng)檔案館望塵莫及的。
3 高校建設(shè)數(shù)字檔案館的必要性
(1)高校檔案館館藏?cái)?shù)量不斷增加,現(xiàn)行存儲(chǔ)空間有限,需要通過(guò)數(shù)字檔案館來(lái)緩解。近年來(lái),隨著高校的擴(kuò)招,高校檔案數(shù)量激增。但是,檔案的保管空間并沒(méi)有得到相應(yīng)的擴(kuò)展。檔案數(shù)量激增帶來(lái)的不僅僅是存儲(chǔ)問(wèn)題,由于檔案機(jī)構(gòu)人員配備有限,急劇增長(zhǎng)的檔案往往不能得到有效的管理和利州。檔案人員往往陷于檔案人庫(kù)排架、庫(kù)房管理、提供利等繁瑣的13常管理巾,這就阻礙了高校檔案管理水平的進(jìn)一步提高。數(shù)字檔案館的建設(shè),從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看,可以將檔案人員從正常業(yè)務(wù)中解放來(lái),也可以大大減少檔案物理占用面積。同時(shí),多媒體教學(xué)檔案、CAD檔案都可以得到有效的保管和利川。
(2)高校檔案意識(shí)薄弱,需要通過(guò)數(shù)字檔案館的運(yùn)作來(lái)提升檔案意識(shí)。目前,很多高校雖然具有專(zhuān)門(mén)的檔案機(jī)構(gòu),也制定了各種檔案規(guī)章制度,但貫徹不力。一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本部門(mén)檔案丁作的重要性缺乏認(rèn)識(shí),對(duì)本部門(mén)的梢案疏于管理。而一些文件形成者對(duì)檔案移交歸檔認(rèn)識(shí)不足.很多有價(jià)值的檔案不能及時(shí)歸檔,在個(gè)人手巾積壓、滯留。同時(shí)檔案部門(mén)的一些工作人員依法治檔的意識(shí)也很淡薄,對(duì)檔案立卷歸檔的業(yè)務(wù)指導(dǎo)不夠,監(jiān)察、督辦不力。同有的陋習(xí)只有通過(guò)一些現(xiàn)代化手段才有可能徹底革除,通過(guò)數(shù)字檔案館的建設(shè),一方面可以提高文件形成者、領(lǐng)導(dǎo)者的檔案質(zhì)量意識(shí);另一方面也可以將檔案管理制度規(guī)范融入管理系統(tǒng)之巾,使之成為高校檔案管理的自覺(jué)行為,從而提高高校檔案管理質(zhì)量。
(3)人們利用信息資源的數(shù)量增加、內(nèi)容廣泛,需要利朋數(shù)字檔案館來(lái)滿(mǎn)足要求。當(dāng)前.存互聯(lián)網(wǎng)被廣泛利剛的情況下,人們利川檔案資源需要突破時(shí)間和空間的限制,按照己的需要尋求同類(lèi)信息的組合。檔案現(xiàn)代化管理的最終目的是實(shí)現(xiàn)檔案信息收集、整理和開(kāi)發(fā)利川的數(shù)字化,滿(mǎn)足人民群眾日益增長(zhǎng)的信息需求。因此,建立數(shù)字檔案館是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)檔案管理工作的迫切需求。
4 高校數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的主要問(wèn)題
數(shù)字檔案館尚屬于新興事物,存其建設(shè)過(guò)程巾面臨著許多問(wèn)題。目前,高校數(shù)字檔案館建設(shè)巾面臨的問(wèn)題可分為兩大類(lèi),即非技術(shù)層面的問(wèn)題和技術(shù)層面的問(wèn)題。
4.1非技術(shù)層面的問(wèn)題
4.1.1基礎(chǔ)理論薄弱
現(xiàn)階段高校對(duì)于新型檔案的存檔意識(shí)還比較溥弱,數(shù)字檔案館的理論體系還沒(méi)有形成。國(guó)內(nèi)學(xué)者對(duì)高校數(shù)字檔案館的研究理論空洞,大多數(shù)文章在內(nèi)容上交叉重復(fù),沒(méi)有新意,具體實(shí)施方案和有實(shí)踐價(jià)值的文章很少。 4.1.2專(zhuān)業(yè)人才缺乏
高校數(shù)字檔案館提供的是一個(gè)全新的丁作環(huán)境,要求工作人員能夠提供主動(dòng)的、多種類(lèi)型的服務(wù)。此,高校數(shù)字檔案館的作人員需要進(jìn)行擘門(mén)的培訓(xùn),他們必須能夠有效地鑒別、篩選、組織、分析、提供和傳播信息,必須掌握基本的計(jì)箅機(jī)知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)技能。目前,高校巾這種拿業(yè)人才還比較匱乏,這是高校數(shù)字檔案館建設(shè)巾面臨的重大問(wèn)題。
4.1.3高校檔案信息化中的法律問(wèn)題
對(duì)于高校檔案部門(mén)而言,隨著相關(guān)信息資源管理部門(mén)對(duì)于知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的日益重視,如何協(xié)調(diào)向公眾提供其開(kāi)發(fā)的信息資源與維護(hù)當(dāng)事人的合法權(quán)益之間的矛盾在具體操作巾還存存諸多的法律問(wèn)題。
4.2技術(shù)層面的問(wèn)題
4.2.1多媒體問(wèn)題
高校數(shù)字檔案館中存儲(chǔ)的是大量的多媒體信息,但是傳統(tǒng)的面向文字信息的結(jié)構(gòu)化關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)不能滿(mǎn)足這一現(xiàn)實(shí)要求,需要建立面向?qū)ο蟮姆墙Y(jié)構(gòu)化的多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。
4.2.2網(wǎng)絡(luò)問(wèn)題
通信網(wǎng)絡(luò)是傳遞數(shù)字化檔案信息的基礎(chǔ),遠(yuǎn)程登錄使數(shù)字檔案館的利川不受地域限制。目前,我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)的傳輸速度較慢,朋戶(hù)的接收設(shè)備沒(méi)有普及,網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題尚術(shù)解決,這些都阻礙了數(shù)字檔案館的發(fā)展。
4.2.3標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題
標(biāo)準(zhǔn)的制定在數(shù)字梢案館的建設(shè)過(guò)程巾至關(guān)重要,但是目前相應(yīng)的電子文件標(biāo)準(zhǔn)、多媒體信息標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)字檔案的著錄標(biāo)準(zhǔn)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)的標(biāo)準(zhǔn)等還沒(méi)有形成規(guī)范。
4.2.4安全問(wèn)題
高校數(shù)字檔案館建設(shè)的目的是為了實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享,將數(shù)字檔案信息在局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)上進(jìn)行傳輸,安全問(wèn)題變得尤為重要。
5 高校數(shù)字檔案館建設(shè)的對(duì)策
5.1完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
基礎(chǔ)設(shè)施的完備是進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)的前提條件。根據(jù)數(shù)字檔案館的功能需要,基礎(chǔ)硬件主要包括:計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、檔案系統(tǒng)管理軟件、服務(wù)器、檔案加丁設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、數(shù)字化設(shè)備、攝像機(jī)、掃捕儀、光盤(pán)記錄設(shè)備等。另外,還要建立一個(gè)滿(mǎn)足檔案信息化功能需求、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要的綜合管理系統(tǒng)平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)構(gòu)架。
5.2加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)
數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)高科技項(xiàng)目,需要有一批具有檔案管理與服務(wù)、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與維護(hù)、數(shù)據(jù)庫(kù)加工與分析、知識(shí)產(chǎn)權(quán)使川與保護(hù)等方面的專(zhuān)業(yè)人才。所以.要根據(jù)數(shù)字化檔案館建設(shè)的需要,培養(yǎng)和引進(jìn)一批人才,建立一支檔案人才隊(duì)伍,保證檔案館建設(shè)的正常運(yùn)行。
5.3加強(qiáng)同專(zhuān)業(yè)法律機(jī)構(gòu)的合作
高校檔案行政管理部門(mén)的專(zhuān)門(mén)法規(guī)部門(mén)在進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)相關(guān)法律問(wèn)題研究的同時(shí),要加強(qiáng)與專(zhuān)業(yè)法律機(jī)構(gòu)的合作,為數(shù)字檔案館的建設(shè)提供必要的法律咨詢(xún)和專(zhuān)業(yè)的法律保障。
5.4整合信息資源
數(shù)字檔案館的建設(shè),必須在整合信息資源的基礎(chǔ)上才能進(jìn)行。高校具有十分豐富的信息資源,各部門(mén)都有自己的信息系統(tǒng)和網(wǎng)站,每年都產(chǎn)生大量的數(shù)字文檔。這些文檔涉及教學(xué)、科研、行政等方面,需要進(jìn)行整合后才能統(tǒng)一管理。首先,整合校內(nèi)信息資源。整合學(xué)校各部門(mén)產(chǎn)生的信息資源,通過(guò)對(duì)校內(nèi)機(jī)關(guān)、院系、黨群、后勤等部門(mén)的信息系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)查分析,確定具有歸檔價(jià)值的信息。通過(guò)前端控制和全程管理,對(duì)其產(chǎn)生、使川、失效等過(guò)程進(jìn)行有效管理,發(fā)揮T作上的主動(dòng)性和前瞧性。對(duì)于各部門(mén)使用的辦公軟件、媒體編輯丁具產(chǎn)生的非結(jié)構(gòu)化文件,也應(yīng)該要求各部門(mén)定期通過(guò)網(wǎng)絡(luò)或者光盤(pán)載體的方式移交到檔案館。其次,要優(yōu)化館藏目錄,館藏檔案數(shù)字化成功的關(guān)鍵在于數(shù)字化后檔案的社會(huì)價(jià)值與經(jīng)濟(jì)效益的體現(xiàn)。對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、磁帶等數(shù)據(jù),要有選擇、分步驟地實(shí)行數(shù)字化。
5.5解決信息安全的問(wèn)題
針對(duì)目前高校數(shù)字檔案館建設(shè)存在的安全問(wèn)題,我們必須從以下幾個(gè)方面去解決:一是要盡快制定網(wǎng)絡(luò)安全法,從制度上保證網(wǎng)絡(luò)信息安全;二是要針對(duì)檔案的真實(shí)性,建立安全保密系統(tǒng),建立可靠的備份制度;j是要尋找、研發(fā)電子檔案壽命長(zhǎng)的載體;四是要采川傳統(tǒng)檔案與現(xiàn)代電子檔案有機(jī)結(jié)合的方法,保證檔案的真實(shí)性。
總之,數(shù)字化檔案館建設(shè)是高校T作中的一項(xiàng)重大工程。在未來(lái),數(shù)字檔案館將影響到政治、法律、經(jīng)濟(jì)、教育等各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展,并影響到現(xiàn)代社會(huì)教育的質(zhì)量。高校檔案管理人員要抓住機(jī)遇,迎接挑戰(zhàn),更新觀念,創(chuàng)新管理,多方論證,踏踏實(shí)實(shí)地做好技術(shù)儲(chǔ)備和調(diào)研T作,為實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案館向數(shù)字檔案館轉(zhuǎn)移作出貢獻(xiàn)。
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