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高校文秘工作研究探討論文
【摘 要】目前，我國高等教育事業(yè)已經(jīng)進入了快速發(fā)展階段，高校辦公室工作也隨之復(fù)雜化，而高校文秘工作作為這一部門的基本職能也開始變得日益繁雜。在本文中，筆者針對高校文秘工作的現(xiàn)實問題就高校辦公室文秘工作新時期的發(fā)展提出了一些建議，以期能為高等教育事業(yè)的快速發(fā)展盡一點綿薄之力。
【關(guān)鍵詞】高校；文秘工作；能力
一、高校文秘工作的內(nèi)涵闡釋
簡單來講，可以將高校文秘工作歸納為“三服務(wù)兩育人”。 文秘工作要服務(wù)于校領(lǐng)導(dǎo)、師生員工以及高校的改革與發(fā)展 此即“三服務(wù)”， 而在管理和服務(wù)上堅持育人即“兩育人”。高校文秘工作者開展一切工作都是以學校改革與發(fā)展為中心的，其工作內(nèi)容復(fù)雜多樣，包括常規(guī)性工作和非常規(guī)性工作這兩項主要任務(wù)，如各類文書的起草與印發(fā)、信息的搜集與整理、機要文件收發(fā)、處理和保密、信訪人員的接待等工作都屬于文秘工作，甚至連領(lǐng)導(dǎo)臨時安排的工作都在文秘工作者的職責范圍內(nèi)�？傮w而言，在高校文秘工作中，事務(wù)性工作占據(jù)較大的比例，如收發(fā)文件、跑腿等工作，除此以外，文秘工作還具有明顯的服務(wù)性，是促進師生員工與校領(lǐng)導(dǎo)之間協(xié)調(diào)與溝通的潤滑劑。
二、高校文秘工作的現(xiàn)實困境解析
�。ㄒ唬┈F(xiàn)實困境
1、主觀上公共服務(wù)意識不足
部分高校文秘人員缺乏“服務(wù)為業(yè)”的意識。文秘工作以服務(wù)為中心，這一特點主要歸因于其工作性質(zhì)，事務(wù)管理和公共服務(wù)是其主要工作內(nèi)容。 目前，文秘工作者普遍沒有認真對待這份工作，具有較強的自我意識，缺乏服務(wù)意識。 在制定辦事流程與相關(guān)政策時時，一些部門完全考慮自身的利益，而不顧及這些制度所能帶來的其它效益。這樣一來，會導(dǎo)致公共服務(wù)市場化受到嚴重阻礙。所以，高校開展文秘工作應(yīng)該樹立服務(wù)理念，加大創(chuàng)新力度，明確服務(wù)對象，制定規(guī)范、科學的文秘工作。
2、高校文秘工作隊伍建設(shè)不完善
首先，隊伍整體素質(zhì)較低。近年來，市場經(jīng)濟快速發(fā)展，總體而言，高校普遍出現(xiàn)辦公行政人員流失的情況，這一現(xiàn)象在文秘工作這一崗位更加突出，大部分辦公室許多崗位閑置、空缺，盡管還有部分辦公室各個崗位編制都已滿員，但其所聘用的工作人員普遍素質(zhì)較低，大多數(shù)沒有接受過專業(yè)培訓，根本不具備專業(yè)文秘工作者的專業(yè)水平。 此外，大部分年輕人不大喜歡文秘這份工作，他們認為這份工作太過繁雜，這樣一來，高校辦公室工作崗位空缺的現(xiàn)象就會更加嚴重，即使工作人員充實也容易出現(xiàn)老齡化問題。
其次， 隊伍穩(wěn)定性較差。高校辦公室這一部門的職能決定了穩(wěn)定性是高校文秘工作隊伍的必備特征。近年來，辦公室隊伍穩(wěn)定性較差。一方面，工作人員流動性較大，一些工作時間長、經(jīng)驗豐富的辦公室工作人員會因升職被調(diào)離，或者走上從公之路而離開學校，這些人員是造成高校辦公室隊伍人員流動較大的主要因素。另一方面，在崗人員往往會因工作待遇上的差別而心理不平衡，甚至抱怨而無心于工作。
再次，隊伍工作繁重，很難找到合適人選能擔此重任。高校辦公室整個部門的工作事務(wù)繁雜，因而要求只有具備較高的綜合素質(zhì)的應(yīng)聘者才能真正做好這一工作，因此，一方面，高校在選人時要求嚴格，另一方面，也很少有人敢應(yīng)聘這一崗位。
（二）原因分析
1、缺乏服務(wù)意識
公共服務(wù)市場不同于一般的商品服務(wù)市場，其以服務(wù)為要旨，并不以追逐私利為目的，因此，在這樣一個領(lǐng)域，一個缺乏公共服務(wù)意識的集體或個人是很難立足的。 以最大化的個人效用為追求的大多是理性經(jīng)濟人，而目前文秘工作者卻也一味追逐私利，在開展文秘工作中，各人打好各人的算盤。然而，文秘工作者實際上又不同于理性經(jīng)濟人，其工作具有公共服務(wù)性，這種性質(zhì)的工作往往是很難兼容私利的，這就決定了在文秘這一工作中，要追逐私利就很難實現(xiàn)公共服務(wù)，要想做好公共服務(wù)就不能像理性經(jīng)濟人一樣追求私利。因而，目前高校文秘工作者的這種工作動機對于做好高校文秘工作這項公共事務(wù)是很不利的。
2、價值取向與現(xiàn)實的矛盾
在作為人才培養(yǎng)基地的這樣一個環(huán)境中，高校文秘工作者同樣會追求自我提升，關(guān)注個人的發(fā)展。不過，過于繁重的工作以及狹窄的職業(yè)提升空間使得文秘工作者對于當前這份職業(yè)不抱有多大熱情，因此大多數(shù)人會將視線轉(zhuǎn)向其他更具有發(fā)展空間的崗位， 為自己謀求一個更好的職業(yè)發(fā)展。在外部環(huán)境上，基于高校這一主體本身的特質(zhì)，教學才是其一切工作的重中之重，高校往往會在教學和教師隊伍建設(shè)工作上投入更多，這樣一來，就容易忽視文秘工作者的素質(zhì)提升，很少為文秘工作者提供培訓機會。要比專任教師少
三、高校辦公室文秘工作的重要性
�。ㄒ唬┦蔷S系高校領(lǐng)導(dǎo)和師生員工之間溝通、協(xié)調(diào)
在高校管理中，作為學校領(lǐng)導(dǎo)工作的必要補充，高校辦公室文秘工作既服務(wù)于學校領(lǐng)導(dǎo)，又負責基層工作，充當著參謀助手的角色，發(fā)揮著承上啟下的作用。通常而言，上情下達和下情上達是高校辦公室的文秘工作者的日常工作內(nèi)容，對于學校領(lǐng)導(dǎo)的決定以及學校的有關(guān)精神，文秘工作者應(yīng)該及時準確地傳達下去，并加以解釋，再將各學院、部門和廣大師生的真實情況收集起來，及時反饋給學校領(lǐng)導(dǎo)，以便學校領(lǐng)導(dǎo)作出下一步工作考慮。
�。ǘ┦浅洚旑I(lǐng)導(dǎo)決策的參謀助手
隨著高等教育的快速發(fā)展，高校領(lǐng)導(dǎo)的工作壓力也隨之增加，在高校發(fā)展過程中，高校領(lǐng)導(dǎo)需要處理的問題越來越多。高校辦公室是高校的信息處理中心，作為這一部門的主要組成人員，高校文秘工作者應(yīng)充分利用在這一工作環(huán)境工作的優(yōu)勢，做好信息的收集、整理、傳播、反饋等一系列工作，以確保將最為全面有效的信息反饋給學校領(lǐng)導(dǎo)，并附以合理的建議以及科學的備選方案，以便學校領(lǐng)導(dǎo)。
更加迅速地作出決策，這還僅僅是對于一些比較復(fù)雜的工作。而對于一些較為簡單的工作，文秘工作者則要視情況自己應(yīng)對，對于情況的性質(zhì)、程度作出準確地分析、判斷，選擇合適的處理方案，進而及時作出理性的處理，以待學校領(lǐng)導(dǎo)做最后審查、批準即可。這樣一來，高校領(lǐng)導(dǎo)擁有了文秘工作者這樣一支隊伍就相當于擁有了一個“智囊團”，在工作上可以在很大程度上幫助校領(lǐng)導(dǎo)減負，提高黨務(wù)、政務(wù)等事務(wù)的決策效率。
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