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加快高職院校檔案信息化建設(shè)的設(shè)想論文

時(shí)間:2021-09-19 19:02:56 論文范文 我要投稿

加快高職院校檔案信息化建設(shè)的設(shè)想論文

  加快高職院校檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程,是一個(gè)復(fù)雜而艱巨的系統(tǒng)工程。要做好這項(xiàng)工作,不僅需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各個(gè)部門(mén)在資金、人力等方面的大力支持與配合,而且更需要高職院校檔案部門(mén)、檔案工作人員的不懈努力和不斷創(chuàng)新。

加快高職院校檔案信息化建設(shè)的設(shè)想論文

  一、更新觀念,實(shí)現(xiàn)管理方式的現(xiàn)代化

  作為高職院校的檔案管理者,應(yīng)站在學(xué)校改革與發(fā)展的高度,從更深層次上思考信息化給檔案管理帶來(lái)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。不斷解放思想,更新觀念,積極尋求檔案工作與學(xué)校中心工作的結(jié)合點(diǎn),在較高層面上籌劃本校檔案信息化建設(shè)方略。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式是手工操作的,而現(xiàn)代電子檔案、聲像檔案的管理,則必須順應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)、聲像技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展的新形式,跟上現(xiàn)代化的步伐。所以檔案工作者必須更新長(zhǎng)期以來(lái)形成的管理理念和方式。過(guò)去人們注重的檔案實(shí)體只作為保管單位進(jìn)行簡(jiǎn)易組合,以便于保管、保護(hù)和統(tǒng)計(jì),而檔案信息才是檢索、傳輸?shù)闹饕獙?duì)象。只有脫離實(shí)體才便于作深層次加工、貯存,才能實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索和在網(wǎng)上傳輸。這是整個(gè)檔案管理業(yè)務(wù)鏈條上最基礎(chǔ)的一環(huán),這一環(huán)節(jié)上認(rèn)識(shí)的更新、方式的改革,對(duì)從整體上實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化至關(guān)重要。

  二、制定檔案工作業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

  檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)施高職院校檔案信息化建設(shè)的前提和基礎(chǔ),必須從一開(kāi)始就堅(jiān)持統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的原則,制定一套切實(shí)可行的符合本校實(shí)際的管理辦法與制度,這是檔案信息化建設(shè)高質(zhì)量的基礎(chǔ)保障。

  檔案基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,首先是歸檔材料完整、準(zhǔn)確。只有將完整的檔案資料作為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī),在軟件的支持下,計(jì)算機(jī)對(duì)輸入數(shù)據(jù)進(jìn)行整理加工,才能使檔案得到充分利用。其次是著錄標(biāo)準(zhǔn)要準(zhǔn)確,實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化標(biāo)引,避免因?yàn)槿说囊蛩夭町惗斐蓸?biāo)引著錄標(biāo)準(zhǔn)前后不一致的問(wèn)題,使每一項(xiàng)數(shù)據(jù)項(xiàng)都能準(zhǔn)確地、唯一地表現(xiàn)被反映的事物。第三,要建立一個(gè)通用性強(qiáng),大多數(shù)軟件都能接受的文件信息存儲(chǔ)、交換格式標(biāo)準(zhǔn),從而保證校園網(wǎng)、校際網(wǎng)、教育系統(tǒng)網(wǎng)、檔案系統(tǒng)網(wǎng)之間檔案信息存儲(chǔ)、交換的順利進(jìn)行,為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。

  在檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題上,要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)國(guó)家級(jí)和山東。ㄋ鶎偈。┑母黝悩(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的貫徹落實(shí),尤其是山東省的各類技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,以保證校檔案信息化與省檔案信息化建設(shè)在同一個(gè)平臺(tái)上發(fā)展,最大范圍地實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。要以國(guó)家檔案局頒布的《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與交換格式》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范以及山東省頒布的相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范為依據(jù),結(jié)合本校實(shí)際,制定出一系列完善的電子檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。

  同時(shí),必須制定相應(yīng)的管理制度,做到事事有依據(jù)、人人有責(zé)任。與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范相互配合,形成規(guī)范化的管理體系,保障校檔案信息化建設(shè)安全、有序地開(kāi)展,確保在信息化建設(shè)過(guò)程中始終有章可循、有法可依。

  三、加快檔案隊(duì)伍建設(shè)

  高職院,F(xiàn)有的檔案隊(duì)伍大多知識(shí)結(jié)構(gòu)單一,計(jì)算機(jī)等新興技術(shù)力量薄弱,知識(shí)技術(shù)更新緩慢,高學(xué)歷、復(fù)合型人才嚴(yán)重不足,顯然己愈來(lái)愈不能適應(yīng)技術(shù)含量、責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)等不斷增大的檔案工作。當(dāng)務(wù)之急是要為專職檔案工作者的知識(shí)更新、業(yè)務(wù)水平的提高創(chuàng)造條件。如舉辦業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、跨地區(qū)交流、專題講座、學(xué)術(shù)研究、實(shí)際操作、參觀學(xué)習(xí)等形式,加強(qiáng)檔案人員在計(jì)算機(jī)、信息、網(wǎng)絡(luò)等知識(shí)和技術(shù)方面的培訓(xùn),注重電子檔案接收、保管等方法和技術(shù)的學(xué)習(xí)。與此同時(shí),還要對(duì)不同專業(yè)、年齡、職稱的檔案工作者進(jìn)行優(yōu)化組合,盡量將各大院校檔案專業(yè)的畢業(yè)生充實(shí)到檔案隊(duì)伍中,吸引計(jì)算機(jī)、電子等應(yīng)用型和復(fù)合型的人才到本行業(yè)中來(lái)。

  四、利用校園網(wǎng),實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化

  高職院校檔案軟件管理系統(tǒng),要接入校園網(wǎng)才有生命力。隨著各高校辦公自動(dòng)化的'不斷深入,檔案室單獨(dú)的檔案管理軟件己不能適應(yīng)辦公自動(dòng)化的要求。必須接入學(xué)校的校園網(wǎng),利用先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)校內(nèi)信息的共享和傳輸?shù)臄?shù)字化。實(shí)現(xiàn)電子文件的歸檔、查詢,從而實(shí)現(xiàn)和國(guó)家主管機(jī)關(guān)、各院校之間的的信息交流。這已成為高校實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的必然趨勢(shì)。

  五、加大信息系統(tǒng)的綜合開(kāi)發(fā)和利用

  高職院校檔案部門(mén)應(yīng)該利用多種途徑和形式主動(dòng)提供檔案利用和服務(wù),包括接待查閱、檔案外借、制發(fā)檔案復(fù)印本、制發(fā)檔案證明、開(kāi)展咨詢服務(wù)、檔案室藏介紹、舉辦檔案展覽、建立檔案目錄中心等。通過(guò)這些工作,既可擴(kuò)大檔案利用范圍,提高檔案的利用率,也可引起人們對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí),實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)提供個(gè)體服務(wù)向提供群體服務(wù)的方向發(fā)展,由半封閉無(wú)條理的資料庫(kù)向現(xiàn)代化、信息化發(fā)展。從而贏得領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)和有關(guān)方面對(duì)檔案信息化建設(shè)的支持。

  六、加強(qiáng)教學(xué)檔案建設(shè),突出高職院校室藏特色

  在網(wǎng)絡(luò)不斷完善的今天,建設(shè)特色室藏,提供特色服務(wù),是高職院校檔案室賴以生存、得以持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。高職院校的專業(yè)設(shè)置有別于普通高校的特點(diǎn),既有高職特色又有行業(yè)特色,專業(yè)性很強(qiáng),應(yīng)加快建立本校重點(diǎn)學(xué)科、龍頭專業(yè)的特色數(shù)據(jù)庫(kù)檔案。同時(shí)高職院校培養(yǎng)的學(xué)生是高技能應(yīng)用型人才,其檔案內(nèi)容要特別注重收集體現(xiàn)其實(shí)際動(dòng)手能方面的材料,如各種技能證書(shū)、技術(shù)等級(jí)證書(shū)等,只有這樣才能使高職院校檔案室具有高職特色。

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