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探討建設(shè)工程項目信息化,在華北油田工程建設(shè)中的應(yīng)用論文
一、華北油田工程建設(shè)管理現(xiàn)狀
華北油田礦區(qū)服務(wù)事業(yè)部計劃財務(wù)處是事業(yè)部計劃項目管理的歸口管理部門。負(fù)責(zé)指導(dǎo)項目的前期工作,組織安排、評審項目建議書和可行性研究報告;組織項目的初步設(shè)計方案審查、施工圖設(shè)計;負(fù)責(zé)項目的概算、預(yù)算和結(jié)算初步審查;監(jiān)督檢查項目執(zhí)行情況;對計劃項目完成情況進(jìn)行考核;組織項目后評價工作。
華北石油礦區(qū)建設(shè)工程監(jiān)督管理實行兩級管理制度。華北石油管理局礦區(qū)建設(shè)管理處和礦區(qū)服務(wù)事業(yè)部礦區(qū)建設(shè)管理處合署辦公,對華北油田建設(shè)工程以監(jiān)管為主并做好對華北油田礦區(qū)重點建設(shè)工程的協(xié)調(diào)、監(jiān)管工作;華北油田公司各二級單位的礦建管理部門對本單位的工程項目進(jìn)行監(jiān)管,主要負(fù)責(zé)工程項目全過程管理工作。
二、華北油田礦區(qū)建設(shè)項目管理工作特點
(一)涉及面廣礦區(qū)建設(shè)施工項目管理是一個多部門、多專業(yè)的綜合全面的管理。它不單包括施工過程中的生產(chǎn)管理,還涉及到技術(shù)、質(zhì)量、材料、計劃、安全和合同等方方面面的管理內(nèi)容。(二)工作量大一個建筑物的形成,需要消耗的物資種類繁多,需要大量的施工活動共同參與。對所有這些施工環(huán)節(jié)及其用到的資源都做到管理工作的深入到位,而這些僅僅是項目管理中的生產(chǎn)管理和材料管理兩個側(cè)面。(三)制約性強(qiáng)項目管理工作必然要符合建設(shè)工程項目從計劃決策到竣工驗收這樣一個循序漸進(jìn)的內(nèi)在規(guī)律。因此,建筑施工項目管理不僅要符合建筑工程有關(guān)規(guī)范規(guī)定的要求,還要做到彼此協(xié)作、安排有序。(四)信息流量大信息與物質(zhì)、能源一樣,是構(gòu)成社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要資源。任何一項管理活動都離不開某種信息的處理工作。建筑施工項目各方面的管理活動并不孤立,它們之間既互為依托又互相制約,如何將工程管理方面的信息最快的反映到工程管理層,是保障工程項目管理效率的關(guān)鍵。
三、項目管理信息化建設(shè)的特點及優(yōu)勢
當(dāng)前,計算機(jī)技術(shù)在各個行業(yè)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用,當(dāng)然在建筑業(yè)也不例外,在建筑行業(yè)中從設(shè)計到施工到后期維護(hù)使用各個環(huán)節(jié)計算機(jī)技術(shù)的作用顯得日益重要,特別是在施工階段涉及專業(yè)廣、管理項目繁多、工期緊張,計算機(jī)技術(shù)尤其是專業(yè)軟件的應(yīng)用對提高施工管理人員的工作效率效果顯著,從而使專業(yè)軟件在施工管理人員在工作中廣泛應(yīng)用,在施工項目的成本控制、質(zhì)量控制和進(jìn)度控制中都計算機(jī)技術(shù)都發(fā)揮著重要輔助作用。
建設(shè)項目管理信息化指的是建設(shè)項目管理信息資源的開發(fā)和利用,以及信息技術(shù)在建設(shè)項目管理中的開發(fā)和應(yīng)用。通俗的說就是利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)手段,將現(xiàn)有建設(shè)項目管理內(nèi)容進(jìn)行有機(jī)整合和集成,以便提高管理水平、降低管理成本、提高管理效率。信息技術(shù)在建設(shè)項目管理中的開發(fā)和應(yīng)用,包括在建設(shè)項目決策階段的開發(fā)管理、實施階段的項目管理和使用階段的設(shè)施管理中開發(fā)和應(yīng)用信息技術(shù)。目前總的發(fā)展趨勢是基于網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)項目管理平臺的開發(fā)和應(yīng)用。
建設(shè)項目管理信息化存在以下特點和優(yōu)勢:
(一)及時準(zhǔn)確地提供項目決策的有關(guān)信息。它可基于信息技術(shù)提供的可能性,對管理過程中需要處理的所有信息進(jìn)行高效地采集、加工、傳遞和實時共享,減少部門之間對信息處理的重復(fù)工作。共享的信息為項目管理服務(wù)、為項目決策提供及時、直觀的工程進(jìn)度、資金使用等情況,使領(lǐng)導(dǎo)能從宏觀角度進(jìn)行宏觀控制和管理。
(二)保障工程項目計劃和管理科學(xué)合理。它使監(jiān)督檢查等控制及信息反饋變得更為及時有效,使以生產(chǎn)計劃和物資計劃為典型代表的計劃工作能夠依據(jù)已有工程的計劃經(jīng)驗而變得更為先進(jìn)合理,使建筑施工活動以及項目管理活動流程的組織更加科學(xué)化,并正確引導(dǎo)項目管理活動的開展,以提高施工管理的自動化水平。
(三)為項目成本核算與財務(wù)分析提供數(shù)據(jù)依據(jù)。無論是從一個項目的角度,還是從公司整體的角度,都可將項目的成本計劃與跟蹤工作細(xì)化,將人力資源成本、費(fèi)用、采購、材料設(shè)備等成本要素分解到項目各個工作環(huán)節(jié),為公司級的成本核算與財務(wù)分析提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。
(四)便于項目相關(guān)部門、人員之間的溝通。由于每個項目都要涉及到各個相關(guān)部門及不同的供應(yīng)商,每個部門及相關(guān)人員從不同的角度都需要了解項目的各個方面進(jìn)度情況,提供一個有效的項目數(shù)據(jù)平臺是解決各個相關(guān)群體和個人之間溝通協(xié)調(diào)的捷徑。
(五)項目的跟蹤報告機(jī)制。隨著項目工作的展開,工程進(jìn)度、合同執(zhí)行情況、資金使用情況、物資及人力資源調(diào)配情況是公司、項目管理機(jī)構(gòu)及各個專業(yè)工程師都非常關(guān)心的問題,通過各個相關(guān)部門都及時報送相關(guān)的項目數(shù)據(jù),可以保障各級領(lǐng)導(dǎo)及時了解項目的進(jìn)展情況,進(jìn)行動態(tài)地分析、控制、管理工作。
(六)信息的有效性傳遞。由于個人理解差異、部門利益考慮、過程延誤等原因,組織內(nèi)部上下級之間的信息、指令的在傳遞過程中也存在著信息失真與信息延誤等現(xiàn)象,組織內(nèi)部自上而下形成的信息漏斗效應(yīng)。在信息流通量與協(xié)同管理量非常大的現(xiàn)代工程建設(shè)項目管理中,信息的有效性傳遞可以有效避免很多扯皮、推委現(xiàn)象的發(fā)生,使得項目高層管理人員(項目經(jīng)理)的協(xié)調(diào)工作得心應(yīng)手。
四、項目管理系統(tǒng)設(shè)計原則
(一)貼近實際業(yè)務(wù),簡單易用
工程項目管理系統(tǒng)操作符合實際工程管理業(yè)務(wù)方式,使用方法易于理解、操作簡單,掌握起來快捷、方便。完整的隨機(jī)幫助及操作向?qū)лo助學(xué)習(xí)操作。系統(tǒng)的初始界面要簡潔明確,將項目的決策、立項、基本建設(shè)程序、進(jìn)度、資金、結(jié)算等最基本情況顯示出來,便于領(lǐng)導(dǎo)層及時掌握工程項目情況,以做出科學(xué)決策。
(二)先進(jìn)的管理思想及軟件技術(shù)
系統(tǒng)要以國際先進(jìn)的PMBOK(《項目管理知識體系》)為基礎(chǔ)、運(yùn)用領(lǐng)先的項目管理理論及數(shù)學(xué)模型,同時要結(jié)合中國國情。產(chǎn)品要既適用,又具有先進(jìn)性,具有生命力、有雄厚持續(xù)發(fā)展能力的主流技術(shù),在今后的一段時間內(nèi)不會過時、并且健康發(fā)展的技術(shù)平臺。
(三)良好擴(kuò)展性和適應(yīng)性
能針對不斷發(fā)展的企業(yè)經(jīng)營活動和組織結(jié)構(gòu),滿足各級組織、員工的門戶界面擴(kuò)充和變化的需要。能夠滿足工程管理系統(tǒng)與現(xiàn)工程管理業(yè)務(wù)雙軌制運(yùn)行的要求。具備門戶單一密碼登錄、各職能應(yīng)用通行的能力。同時可以要提供系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)導(dǎo)入、導(dǎo)出接口,便于本系統(tǒng)與其它系統(tǒng)(如財務(wù)系統(tǒng)、OA、Erp、公司網(wǎng)站)的數(shù)據(jù)銜接。
(四)高可靠性、高安全性
多級權(quán)限控制,防止非法操作和擅自使用,并具有操作全面跟蹤記錄功能。最好設(shè)置代理服務(wù)功能,實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)隔離和數(shù)據(jù)加解密功能保護(hù)內(nèi)網(wǎng)數(shù)據(jù)安全。具有普通員工、部門管理員、部門負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)及網(wǎng)絡(luò)管理員等多種權(quán)限設(shè)定。提供完整的歷史追溯功能�？梢詾槊總�項目管理人營造一個量身定制的辦公空間。
(五)智能預(yù)警機(jī)制
動態(tài)預(yù)警機(jī)制,突出監(jiān)督時效,針對項目管理工作周期長、對象多、任務(wù)重的客觀情況,系統(tǒng)在業(yè)務(wù)處理過程中,新增了智能預(yù)警機(jī)制,對于即將到來的合同、進(jìn)度報告等工作,系統(tǒng)會自動報警,體現(xiàn)管理的時效性。
五、項目管理系統(tǒng)主要功能展示
(一)進(jìn)度計劃模塊
進(jìn)度計劃模塊包括項目計劃、項目進(jìn)度等功能,通過對項目的WBS分解,針對每個工作包可以從時間、費(fèi)用、資源、材料設(shè)備、工程量、合同資金、質(zhì)量、文檔、責(zé)任人等多個角度制訂項目計劃,并從上述各個側(cè)面報告進(jìn)度情況,便于跟蹤、對比分析;項目進(jìn)度報告、形象進(jìn)度報告等報表隨時 反映項目進(jìn)展情況。
WBS編碼設(shè)置功能,可以對不同的項目任意設(shè)置編碼規(guī)則。軟件項目模版功能,允許用戶將WBS保存為模版或從模版生成,并據(jù)此與P3、MS Project進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。
(二)合同管理模塊
合同管理模塊以甲乙方、合同金額等關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息為核心,輔助以合同付款計劃與實際撥付、合同變更管理、合同違約索賠管理、合同模板等功能,并與WBS關(guān)聯(lián),方便、快捷地產(chǎn)生合同臺帳等各種匯總和明細(xì)合同報表,從而實現(xiàn)合同信息的存儲、查詢、分析等管理目標(biāo)。
(三)材料管理模塊
根據(jù)加載到WBS上的材料和設(shè)備需求,可以對項目形成總的材料設(shè)備需求計劃,根據(jù)工程進(jìn)度,材料進(jìn)場日期和企業(yè)采購提前期,進(jìn)行資源運(yùn)算,得到不同時期的采購計劃,采購申請單經(jīng)過批準(zhǔn)后,產(chǎn)生采購單、入庫單、出庫單等業(yè)務(wù)單據(jù),全面跟蹤、控制材料設(shè)備的計劃、采購、入庫、領(lǐng)用及庫存情況。
采購單、入庫單與采購合同關(guān)聯(lián),便于分析控制撥款計劃與實際付款。
(四)資源管理模塊
以WBS為核心的資源管理,囊括了onmouse人力資源和機(jī)械設(shè)備等資源要素,通過分析工作包的資源計劃、資源負(fù)荷,可對驅(qū)動資源進(jìn)行合理配合、資源優(yōu)化;對工作包明確責(zé)任部門及人員,是責(zé)任矩陣和資源中心的基礎(chǔ)。
(五)文檔管理模塊
文檔管理模塊不僅是對各種文件、技術(shù)資料的簡單分類保存,實現(xiàn)WORD、EXCEL文件的在線編輯,還可與WBS關(guān)聯(lián),實現(xiàn)按項目、類別的雙向管理。文檔查詢可按各種要素進(jìn)行資料快速檢索、借閱管理記錄資料文件來龍去脈;基于文件級別的權(quán)限控制,不僅保障文件安全,還便于相關(guān)人員進(jìn)行文件編輯。
(六)項目跟蹤與報告模塊
項目跟蹤模塊將項目執(zhí)行過程中常用的、需特別關(guān)注的項目信息匯集生成項目對比報告,從時間、資源、費(fèi)用、材料設(shè)備和成本等各個側(cè)面,將項目的實際進(jìn)度與計劃進(jìn)行對比,發(fā)現(xiàn)偏差、找出原因,是項目控制的基礎(chǔ)。同時,還將一些即將發(fā)生的工作、滯后的工作、關(guān)鍵工作等信息及時報告給項目高層領(lǐng)導(dǎo)和管理人員。
(七)資金管理模塊
資金管理模塊包括前期資金估算、資金計劃、資金收支和資金報表等功能,以核算項目為中心、以資金收支類別為基礎(chǔ)、圍繞項目WBS,全面實時地反映項目資金的計劃和使用情況,包括現(xiàn)金流量的估算、計劃、記錄、預(yù)測的匯總和明細(xì)報告。資金收入、支出的記錄,可與合同撥款關(guān)聯(lián),并可通過預(yù)設(shè)的憑證模版,實現(xiàn)與財務(wù)軟件的完美對接。
(八)招標(biāo)管理模塊
實現(xiàn)招標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)全過程的管理。招標(biāo)項目/子項目劃分,項目評分標(biāo)準(zhǔn)及權(quán)重多級定義、專家評分匯總,自動生成評標(biāo)匯總表,便于決策層定標(biāo)。
(九)協(xié)同辦公模塊
以工作流引擎為核心協(xié)同辦公模塊,包括工作計劃、消息中心、資源中心等功能,基于項目業(yè)務(wù)平臺,實現(xiàn)對合同撥款、合同變更、進(jìn)度計劃調(diào)整、材料招標(biāo)等業(yè)務(wù)的網(wǎng)上流轉(zhuǎn)、審批。智能提醒功能可實現(xiàn)新的工作任務(wù)需要處理時,系統(tǒng)自動彈出提醒消息窗口,對于離線用戶支持手機(jī)短信通知,方便高效處理工作。
(十)安全管理模塊
安全管理包括安全文檔和安全設(shè)施等功能,安全文檔實現(xiàn)各種安全法規(guī)制度、安全備案、安全交底、安全會議的信息管理;安全措施與WBS關(guān)聯(lián),管理安全設(shè)施、施工安全問題、隱患整改等業(yè)務(wù)功能,實現(xiàn)安全工作報表的匯總分析。
(十一)質(zhì)量管理模塊
質(zhì)量管理模塊包括質(zhì)量資質(zhì)、質(zhì)量規(guī)劃、質(zhì)量報告等功能,可以根據(jù)WBS制定相應(yīng)的質(zhì)量工作結(jié)果、質(zhì)量檢查計劃、操作描述、檢查表格。對于常見質(zhì)量問題,系統(tǒng)可以生成因果分析圖。
六、結(jié)語
信息化工具已經(jīng)很豐富了,管理信息系統(tǒng)已經(jīng)不是一個陌生的產(chǎn)品,所以我們的關(guān)注核心就是如何選擇一款合適的產(chǎn)品,既結(jié)合企業(yè)實際,又能持續(xù)發(fā)展,鑒于目前我們已經(jīng)建設(shè)財務(wù)管理、協(xié)同辦公系統(tǒng)、再通過此次的項目管理系統(tǒng)建設(shè),向下一步綜合管理方向又邁進(jìn)一步,為盡早實現(xiàn)華北油田礦區(qū)建設(shè)工程更加科學(xué)化、合理化而努力
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