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對高校會計核算摘要欄填制的幾點思考論文
一、 “摘要”的作用
在高校財務(wù)管理中,絕大多數(shù)高校都已經(jīng)完全采用機代替手工進行管理和核算,會計憑證和賬簿也由手工制作和記錄轉(zhuǎn)向計算機操作。無論高校使用的是哪種財務(wù)核算系統(tǒng),開發(fā)商提供的電算化功能都相差無幾。為了減少重復(fù)勞動,在財務(wù)核算系統(tǒng)中一般都是只要一次輸入會計信息,記賬、查詢、報表均由系統(tǒng)提供的各種功能按鈕來完成。在高校使用的所有的財務(wù)核算系統(tǒng)功能中,有一個功能是相同的,那就是,會計賬簿是由會計憑證經(jīng)過財務(wù)核算系統(tǒng)中的“記賬”功能按鈕自動完成的,會計賬簿的摘要直接取之于記賬憑證的摘要。在會計電算化以后,財務(wù)管理的賬務(wù)查詢和主要使用的是電腦的記錄�！稌嫹ā芬矊⒄奶钪谱鳛闀嫽A(chǔ)工作的一項進行法定。摘要填制得完整、準確,可以為我們的財務(wù)分析、查詢起到事半功倍的作用;摘要填寫得如何,直接到財務(wù)管理部門提供的會計賬簿的質(zhì)量;摘要填寫的質(zhì)量,可以反映一個單位財務(wù)管理的水平、會計基礎(chǔ)工作的質(zhì)量、會計人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。會計憑證和賬簿是通過摘要欄來記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容的,對財務(wù)管理部門自身來說,審核人員是通過摘要來記錄所審核的經(jīng)濟業(yè)務(wù)的來龍去脈,向需要會計信息的人員述說經(jīng)濟業(yè)務(wù)的真實面貌;對財務(wù)管理部門外如上級主管部門、銀行、投資機構(gòu)、注冊會計師審計、學(xué)校內(nèi)部各職能部門和相關(guān)院系等來說,通過憑證和賬簿所記載的摘要來獲取經(jīng)濟信息,了解經(jīng)濟內(nèi)容并判斷經(jīng)濟性質(zhì)。特別是在全面實行財務(wù)核算與管理化以后,財務(wù)管理部門與各個院系職能部門的經(jīng)費及賬簿核對是通過對賬單來進行的,對賬單是通過摘要的述說向經(jīng)費使用者提供經(jīng)濟信息,反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的來龍去脈的。拿出財務(wù)管理部門的對賬單需要讓經(jīng)費使用部門人員看得明白,尤其是在高校提供了高級財務(wù)管理平臺以后,各個部門與項目經(jīng)費的負責(zé)人,將會通過高級財務(wù)管理平臺直接在校園網(wǎng)絡(luò)上實時查詢自己部門經(jīng)費與項目經(jīng)費的使用情況,他們只能通過財務(wù)審核制作的憑證摘要來獲取和了解財務(wù)管理部門提供的會計信息。因此,為了提供準確、完整、簡潔、明了的會計信息,提高財務(wù)管理部門賬簿的質(zhì)量,摘要的填制有待規(guī)范。
二、“摘要”欄填制存在的
摘要的填制需要簡明扼要地反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的來龍去脈,使得查詢?nèi)藛T一目了然,這是會計的基礎(chǔ)工作。模糊不清或過于簡單的摘要會讓經(jīng)費使用部門、賬務(wù)查詢?nèi)藛T難以理解和明白,往往會在實際工作中浪費時間和精力,還會造成查詢?nèi)藛T對會計核算和財務(wù)管理質(zhì)量的質(zhì)疑,對財務(wù)管理部門工作質(zhì)量的懷疑,對會計人員和財務(wù)管理部門來說,誰也不想遇到和看到這種現(xiàn)象發(fā)生�？涩F(xiàn)實工作中,我們看到的憑證摘要就是這樣,過于簡單讓人難以判斷。例如:張三老師為教學(xué)實習(xí)基地的事情出差到山東濟南,回來之后來報銷山東旅費2356元,審核人員制作的憑證摘要是“張三差旅”、“張三旅費”,別人看了以后只知道是張三老師出差了,到哪里去干什么無從知曉。再如,鄭二老師借論文版面費1000元,審核制作憑證的摘要是“鄭二借款”,雖然,我們知道鄭二借了1000元錢,干什么用不知道,在暫付款催賬時也會莫名其妙,而且,在暫付款分析時,這樣的借款不知道該歸為哪一類;還有,馬六老師購置了一些實驗易耗品和辦公用品總計983元,審核制作的憑證摘要是“馬六購物”……有時候,在查詢賬目時為了一筆摘要不清的憑證,不得不花費時間和精力去翻閱原始憑證,重新審核一遍原始單據(jù),造成了相應(yīng)的人力資源的浪費。高校規(guī)模不同,從事審核崗位的人員數(shù)量也不同,但據(jù)統(tǒng)計,一般高校都有兩人及以上的審核,規(guī)模較大的高校甚至有8到10人的審核,而且高校經(jīng)過多年的合并,會計人員來自于各個不同管理模式的高校,工作習(xí)慣、知識面、對業(yè)務(wù)的理解各不相同,高校合并后由于沒有對經(jīng)濟業(yè)務(wù)的摘要進行適當(dāng)?shù)囊?guī)范,同樣的經(jīng)濟業(yè)務(wù)由不同的審核填制憑證的話,摘要會填制得五花八門。例如:趙四老師購置了一批實驗用碳酸鉀等藥品3687元,對這樣的業(yè)務(wù),有的審核會填制摘要“趙四購物”,有的審核會填制摘要“趙四購藥品”,有的審核會填制摘要“趙四購實驗藥品”……不同的審核完全憑自己的意識來填制憑證的摘要,如此種種,不勝枚舉,給財務(wù)監(jiān)督、分析、管理、查詢帶來了諸多不便,財務(wù)管理部門提供的賬簿質(zhì)量也大打折扣。
三、對如何填制摘要欄的幾點看法
一般的財務(wù)核算系統(tǒng)對摘要欄的字數(shù)都有一定的限制,會計人員必須在規(guī)定的字數(shù)內(nèi)對審核過的經(jīng)濟業(yè)務(wù)作恰當(dāng)?shù)挠涊d。摘要的填制是一項簡明扼要的記載經(jīng)濟業(yè)務(wù)的來龍去脈的工作。摘要的填制既需要簡明扼要又需要符合語法要求,不能出現(xiàn)病句�！昂喢鞫笠毙枰氖翘崛〗�(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生過程的精華,提綱挈領(lǐng)地記錄下來,會計人員自己清楚,別人看了也明明白白,這樣的摘要基本上是完整的、準確的。“符合語法要求”就是填制摘要使用的語句需要符合語言的結(jié)構(gòu)方式,精簡、通順,不是病句。筆者根據(jù)自己多年從事審核和賬目查詢、會計分析的經(jīng)驗,對摘要的填制大致作了如下和分析,列示如此,以與各位同行商榷。
(一)差旅費。在高校的差旅費核算中,差旅費的用途主要有會議、購物、實驗、科研、進修培訓(xùn)、出國等,甚至辦理一些各項業(yè)務(wù)上的事宜。差旅費的摘要只要注明出差人、出差的地點、出差的目的就能讓人了解該筆業(yè)務(wù)。一般情況下,“王某某等濟南參加數(shù)學(xué)研討會旅費”、“李某某上海購書旅費”、“趙某某廣州修理激光檢測儀旅費”、“陳某某北京部聯(lián)系學(xué)科申報旅費” …… 這樣寫明“某人某地某事”就可以作為差旅費憑證摘要了。
(二)購置物品。在日常工作中,購置一些辦公用品、實驗耗材、固定資產(chǎn)、圖書;搞活動用獎品、紀念品、食品等;維修用零配件、維修材料……對于這類業(yè)務(wù),需要載明的是“某人購為某事用某物”。例如:“張某購實驗用氧氣3瓶”,“錢某購課題用書10本”,“施某購教學(xué)樓維修用水泥5噸”、“李某購生沙龍活動用照相冊20本”,“鄭某購招待專家用水果” ……當(dāng)然,如果經(jīng)辦人將多種用途的單據(jù)一并報銷,應(yīng)該按用途進行歸類,摘要中可以將金額較大的物品注明,金額較小的物品用“等”表示。
(三)內(nèi)部結(jié)算。高校中的內(nèi)部結(jié)算包括下屬印刷廠、餐廳、車隊、賓館、出版社向?qū)W校財務(wù)處結(jié)算各部門的印刷費、用餐費、用車費、住宿費、出版費、購書費以及下屬單位需要返還學(xué)校的工資、水電費、上交利潤等。一般來說,這樣的結(jié)算相對業(yè)務(wù)比較集中,每月發(fā)生一到兩筆,各種用途的同類性質(zhì)費用也比較多,結(jié)算的時間跨度也比較長,各相關(guān)院系職能部門對費用后所附有的清單基本上都進行過詳細核對,這類憑證的摘要,筆者認為注明“某單位結(jié)算某費用”妥當(dāng)些。如“車隊結(jié)算文學(xué)院用車費”,“某賓館結(jié)算某單位住宿費”等等,經(jīng)費使用部門領(lǐng)導(dǎo)一看一目了然。對于返還學(xué)校的費用,可以使用“某單位返還2004年工資”、“某單位上交2004年度利潤”等等即可。
(四)工資核算。工資結(jié)算憑證一般一個月才有一張,工資中核算的明細項目比較多,一張憑證涉及的也很多。筆者認為,按照工資核算的項目填制摘要比較好,對整張工資憑證來說反映的業(yè)務(wù)內(nèi)容比較清楚,對各個費用的賬簿來說也能清楚地反映哪個月份的何種工資費用。例如:“發(fā)放六月份在職(人員)基礎(chǔ)工資”……“發(fā)放三月份工資代扣水費”……這樣的摘要比較直觀而且容易讓人明了。
(五)內(nèi)部轉(zhuǎn)賬。在日常核算中,常常有一些計提費用,內(nèi)部劃轉(zhuǎn)費用的發(fā)生,對于這類費用的摘要,筆者認為應(yīng)該按照發(fā)生費用的性質(zhì)填制。如:“計提某月職工福利費”、“計提某年某月至某年某月學(xué)生獎學(xué)金”、“葉某交科研用信息流量費”、“補貼院系元旦學(xué)生活動經(jīng)費”,如此等等,按照費用的性質(zhì)分析填制比較容易讓人明白。
(六)發(fā)放性質(zhì)的費用。高校經(jīng)常發(fā)生一些帶有發(fā)放或領(lǐng)取性質(zhì)的勞務(wù)費用、獎勵費用、購房補貼、安家費、遺屬費等。對發(fā)放性質(zhì)的費用,根據(jù)筆者多年的工作經(jīng)驗,往往有一些是需要核對和經(jīng)常查詢的。因此,對這樣的費用摘要的填制需要注明發(fā)放對象、發(fā)放性質(zhì)。如“張二領(lǐng)引進人才安家費”、“李五領(lǐng)5月份遺屬補助費”、“鄭七領(lǐng)2005年3-5月科研津貼”、“趙九報銷博士論文答辯及評審費”、“發(fā)放2004-2005年度本科生獎學(xué)金”、“洪八報銷專家自動化控制學(xué)術(shù)講座酬金”等等。摘要注明到發(fā)放對象,方便以后的賬務(wù)核對與查詢。
(七)收入核算。高校收入來源渠道很多,有財政撥款、科研撥款、捐贈收入、代管性質(zhì)的收入、收費性質(zhì)的收入、罰沒收入、銀行或機構(gòu)借款等等。據(jù)筆者經(jīng)驗,很多收入,在財務(wù)管理過程中需要不斷核對、查詢、分析,對于這類憑證的摘要一般必須注明收入性質(zhì),摘要盡量完整詳盡。如:“5月份財政撥款”、“5月8日-.14日本科生培養(yǎng)費收入”、“香港大學(xué)數(shù)學(xué)集刊捐贈收入”、“核部撥張四科研經(jīng)費” 等等。
(八) 其他核算。有一些不能劃歸以上類別中的核算業(yè)務(wù),像訂正憑證、調(diào)賬憑證、特殊費用、指標單、年終結(jié)賬等等,對這類核算業(yè)務(wù)的摘要,需要載明的是訂正什么憑證、調(diào)什么賬、何種性質(zhì)的費用等。如:“訂正2002年8月30號憑證”或者“訂正沈九上海修理儀器費用”,“調(diào)整工資中電話補貼費”,“學(xué)生宿舍管理系統(tǒng)專項經(jīng)費指標”,“科研處承辦生命學(xué)術(shù)會議住宿費”等等,只要能說明業(yè)務(wù)的主要內(nèi)容的摘要就算是比較完整的。
在工作中往往會遇到有很多不同性質(zhì)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)放在一張報銷單據(jù)上審批的情況,在填制費用支出摘要時比較方便,按照費用的用途和內(nèi)容分項填制就可以,而相對應(yīng)的現(xiàn)金和銀行賬的摘要比較麻煩,可以填制成“蔣某科研用藥品電話費等”、“馬某購實驗藥品等”……不難看出,在規(guī)范摘要填制的同時需要對報銷單據(jù)的粘貼做到一賬一單,這樣才可以保證現(xiàn)金和銀行賬也清晰明了。按照現(xiàn)行的檔案管理辦法,憑證和賬簿保管時限為15年,而現(xiàn)金和銀行賬保管時限為25年,在憑證和賬簿銷毀以后還能找到經(jīng)濟業(yè)務(wù)的本來面目就只有依靠現(xiàn)金和銀行賬的摘要了,可見規(guī)范一賬一單制和規(guī)范摘要同樣重要。
隨著經(jīng)濟的,的變化,新生事物不斷產(chǎn)生,高校需要核算的經(jīng)濟業(yè)務(wù)也會不斷擴大和發(fā)展,新的業(yè)務(wù)會層出不窮,筆者在此不再贅述�？偠灾�,如何填制憑證的摘要,筆者倡導(dǎo)的原則是語句通順、簡明扼要,并非強求千篇一律;如何填制好憑證的摘要,筆者倡導(dǎo)的是:加強業(yè)務(wù),提高業(yè)務(wù)水平;加強職業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng),提高工作人員的責(zé)任心;加強職業(yè)道德的,提高工作人員的積極性。
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